PROSJEKTLEIAR TIL SAMLOKALISERING OMSORGSSENTER - HJELMELAND KOMMUNE

Hjelmeland kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse om rådgivningstjenester/prosjektleiing for samlokalisering av omsorgssenter (Årdal og Hjelmeland). Kontrakten gjelder prosjektleiartenester i utviklings- og forprosjektfase, og eventuelt gjennomføringsfase dersom kommunen benytter opsjon. Prosjektet omfatter planlegging av nytt omsorgssenter med flere helsetjenester og etterbruk/plan for utvikling til et fremtidsrettet helsetun.

• Skatteattest: norske leverandører skal ha ordnede forhold mht. skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. (Kap. 5.1)

  Kilde: Kap. 5.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: firmaattest. Utenlandske selskap: dokumentasjon for registrering i foretaks-/fag-/handelsregister i etableringsstaten. (Kap. 5.2)

  Kilde: Kap. 5.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha et miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Skildring av miljøledelsestiltak; ISO 14001 / Miljøfyrtårn eller tilsvarende er tilstrekkelig med fremlagt sertifikat. (Kap. 5.3)

  Kilde: Kap. 5.3 Miljøleiingssystem
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere dokumentasjon. Alternativt kan leverandør dokumentere med annet egnet dokument ved saklig grunn. (Kap. 5.4)

  Kilde: Kap. 5.4 Økonomisk og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra minst to (2) oppdrag med relevant omfang og kompleksitet.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste relevante oppdrag siste fem (5) år. Må inneholde: oppdragsgiver, kort oppdragsbeskrivelse, kontraktens verdi eks. mva., prosjektstørrelse, tidspunkt (årstall), oppdragsgiver. Oppgi navn og e-post til kontaktperson for minst to (2) mest relevante oppdrag. Leverandør kan også dokumentere erfaring via kompetanse i personell den råder over. (Kap. 5.5)

  Kilde: Kap. 5.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Støtte på tredjemannsressurser for å oppfylle kvalifikasjonskrav (hvis aktuelt).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (eller annen dokumentasjon) som viser rådighet over nødvendige ressurser. Dersom det støttes til økonomisk kapasitet: solidarsansvarserklæring. (Kap. 5.6, jf. FOA § 16-10)

  Kilde: Kap. 5.6 Tredjemannsressurser
• Eierskaps-/avvisningserklæring (ESPD del II og III) og bekreftelse av kvalifikasjonskrav (del IV a).

  Dokumentasjon: Elektronisk utfylling av ESPD (ESPD del II og III). Ved støtte fra andre foretak: separate ESPD og dokumentasjon. Ved felles tilbud: avtale om forpliktende samarbeid og solidaransvarserklæring signert av alle deltakere. (Kap. 4)

  Kilde: Kap. 4 EIGENERKLÆRING OM OPPFYLLING AV KRAV

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV-verktøy (Mercell) innen tilbudsfrist. Tilbud som ikke er innkommet i KGV innen frist tas ikke med i vurdering.Kilde: Kap. 6.1 Tilbodsfrist og Kap. 6.2 Innlevering av tilbod
• Tilbudets innhold skal organiseres med filnavn/vedleggsstruktur som angitt: Vedlegg 1-9 (tilbudsbrev, prisskjema, kompetanse/erfaring, skatteattest, firmaattest, miljøledelsessystem, økonomi/finans, tekniske/faglige kvalifikasjoner, og utfylt eierskaps-/lønn- og arbeidsvilkår-erklæring).Kilde: Kap. 6.3 Tilbodets utforming ved levering
• Vedlegg/vedlagt fullmakt ved behov: dersom det ikke fremgår av firmaattesten at den som signerer har fullmakt til å inngi tilbud.Kilde: Kap. 6.3 Tilbodets utforming ved levering
• Tilbud skal være skrevet på norsk.Kilde: Kap. 6.4 Språk
• Ved avvik/forbehold: krysse av i vedlagt mal for tilbodsbrevet og utarbeide vedlegg merket «Leverandørens atterhald», med tydelig henvisning til punkter i konkurransegrunnlaget og beskrivelse så entydig/presis at oppdragsgiver kan vurdere uten kontakt.Kilde: Kap. 6.5 Leverandørens atterhald/avvik
• Leverandøren må vedstå seg tilbudet innen vedståelsesfrist: 90 dager fra tilbudsfristens utløp.Kilde: Kap. 6.6 Vedståelsesfrist (og punkt 1.11/nevnt i dokumentet)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtaletype: NS 8402 (2010) – rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid, med endringer/tillegg i kontraktsgrunnlaget.Kilde: Vedlegg 02 - Kontraktsgrunnlag (NS 8402)
• Reise og reisetid: Alle reiseutgifter skal være inkludert i oppmøtepris/timesats. Reisetid honororeres ikke. Reiseutgifter dekkes ikke særskilt (jf. endringer i NS 8402 punkt 12.1-13.C).Kilde: Vedlegg 02, punkt 2 Honorar generelt og punkt 3 Timesatsar/dagsatsar og punkt 4 Utgifter
• Fakturering: Faktura etter EHF-standarden. Angi korrekt «Deres ref.» (accounting cost/cbc:ID) format xxx-xx, og merkes med virksomhetens referansekode. Betalingsfrist 30 dager fra mottak av korrekt faktura; mangelfull faktura returneres uten varsel og ny betalingsfrist ved kreditnota/ny korrekt faktura.Kilde: Vedlegg 02, punkt 5 Betaling generelt og punkt 6 Betalingsfrist
• Nøkkelpersonell: Prosjektleder som er evaluert kan ikke byttes uten samtykke fra oppdragsgiver. Ny prosjektleder må ha minst like god kompetanse; leverandøren dekker kostnader for å bringe ny person på samme nivå. Uten skriftlig samtykke og ved avslag pga. saklig grunn: fast gebyr kr. 150.000.Kilde: Vedlegg 02, punkt 7 Nøkkelpersonell
• Tvisteløsning: Verneting Stavanger tingrett. Tvister etter norske prosessuelle og materielle regler.Kilde: Vedlegg 02, punkt 8 Tvistar
• Oppsigelse/avbestilling: Oppdragsgiver kan si opp uten kostnad hvis avtalen er i strid med EØS-regelverket; oppsigelse ved rettslig bindende avgjørelse/pålegg. Oppdragsgiver kan avbestille; ved rådgivningsfeil ingen erstatning, ved avbestilling uten rådgivningsfeil gjelder NS 8402 punkt 15. Oppdragsgiver kan bruke resultatet uten vederlag også ved videreføring med ny prosjektleder.Kilde: Vedlegg 02, punkt 9 Oppseiing og punkt 11 Avbestilling
• Endring av avtale: må avtales skriftlig; kun korrespondanse mellom partenes oppnevnte representanter er gyldig.Kilde: Vedlegg 02, punkt 10 Endring av avtale
• Offentliggjøring av kontraktsinnhold: Rådgiver skal ikke offentliggjøre/ sende offentlige meldinger om inngått kontraktsinnhold uten skriftlig forhåndsgodkjenning.Kilde: Vedlegg 02, punkt 1 Kontrakten

• Dokumentutdraget inneholder ikke selve vedlegg 04 (malen) og detaljene i punkt 8 og 9 i vedlegg kravspesifikasjon (avtaleperiode/opsjon).
• Arbeidsoppgaver til prosjektleder er referert til i vedlegg «Kravspesifikasjon», men selve kravspesifikasjonen er ikke inkludert i teksten du ga.
• Prisskjemaets konkrete poster og hvordan timesats/oppmøtesats skal evalueres praktisk (formel/avgrensninger utover oppgitt vekt) er ikke fullt gjengitt.
• Tildelingskriterienes poengstyring for normalisering er beskrevet, men den skjønnsmessige skalaen (0-10) og hvordan referanser vurderes i praksis er ikke videre utdypet i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg «Kravspesifikasjon» punkt 8: Kan oppdragsgiver beskrive nærmere avtaleperiodens lengde i utviklings- og forprosjektfasen, og hva som er forventet oppstart-/milepælsrekkefølge for prosjektlederrollen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå faktisk varighet og faseinndeling for å prise riktig ressursinnsats og tilpasse bemanning.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 8 (avtaleperiode – utviklings-/forprosjektfase, omtalt i konkurransegrunnlaget)

2. I vedlegg «Kravspesifikasjon» punkt 9: Kan oppdragsgiver utdype hvordan og når opsjonen for gjennomføringsfase kan utløses (varselfrist, beslutningsgrunnlag, og om opsjonen medfører automatisk forlengelse av samme betingelser/honorar)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsmekanismer påvirker risiko og planlegging; tilbyder må vite terskler og tidskritikalitet for å prise korrekt.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 9 (opsjon – gjennomføringsfase, omtalt i konkurransegrunnlaget)

3. I prisskjema (vedlegg 2): Hvilke konkrete poster skal fylles ut for «timesats for utvikling- og forprosjektfasen» og «timesats for gjennomføringsfasen», og hvordan skal tilbyder eventuelt prise hvis kommunen ikke utløser opsjon for gjennomføringsfase? Skal tilbyder likevel oppgi timesats(er) for begge faser fullt ut?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i hvordan prisskjemaet skal fylles ut kan gi feil prising og risiko for avvik.

   Kilde: Tildelingskriterier/Pris (punkt 8.1) og krav til utfylling av vedlegg 2 (prisskjema)

4. I prisskjema (vedlegg 2) og ved evaluering av «oppmøtesats for fysisk nærvær Hjelmeland kommunes kommunehus»: Bekrefter oppdragsgiver at «oppmøtesats» kun gjelder dager med fysisk nærvær (1 dag i uka er nevnt), og at reisetid skal være inkludert i timesatsen/opfmøtesatsen slik NS 8402-tillegg beskriver? Kan dere i tillegg spesifisere om oppmøtesats evalueres som fast krone per oppmøtedag uavhengig av antall oppmøtedager i kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må tilbyder forstå hva oppmøtesatsen dekker og hvordan den faktisk slår ut i evalueringen.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 8.1 (Pris og oppmøtesats) samt Kontraktsgrunnlag punkt 2–4 (honorar/reiseutgifter/reisetid)

5. Tildelingskriteriet «Kompetanse-/erfaring hos tilbydd prosjektleiar» (punkt 8.1): Kan oppdragsgiver presisere hvordan «normalisering» gjennomføres i praksis når beste tilbyder ikke får 10 poeng, og om normaliseringen gjelder både fagdel (60%) og prisscore (40%) eller kun for kompetansedelen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger av normalisering påvirker strategien for dokumentasjon og forventet uttelling.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 8.1 (tildelingskriterium og poeng-/normaliseringsbeskrivelse)

6. Tildelingskriteriet (punkt 8.1) angir at prosjektleder skal ha erfaring fra «minst eitt bygg- og anleggsprosjekt i offentleg sektor med ein verdi på minst 100 millionar kroner». Hvordan skal verdigrunnlaget beregnes dersom prosjektverdien i referansen er oppgitt som (i) totalentrepriseverdi, (ii) investeringsramme, (iii) kostnadsramme/byggherrekost, eller (iv) leietakers kontraktsverdi? Hvilken type verdi legger oppdragsgiver til grunn for «100 millioner»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Referansekravet er verdiavhengig; tilbyder må vite hvilken verditype som kvalifiserer for å unngå avvik/feil scoring.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 8.1 (kompetanse/erfaring og 100 mill. krav)

7. Kvalifikasjonskrav 5.5 (tekniske og faglege kvalifikasjonar): Dere krever «minst to (2) oppdrag» og liste over «viktigaste relevante oppdrag dei siste fem (5) åra», samt maks 6 referanseprosjekter i tildelingen. Kan oppdragsgiver bekrefte at de samme prosjektene kan brukes både for kvalifikasjonskravet og for tildelingskriteriet, og at det er tillatt at opp til 6 prosjekter brukes i tildelingsdelen selv om kvalifikasjonskravet kun krever 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå forholdet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingsreferanser for å strukturere dokumentasjonen korrekt.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 5.5 (kvalifikasjonskrav) og punkt 8.1 (tildelingskriteriet – maks 6 referanser)

8. Kontraktsgrunnlag NS 8402-tillegg punkt 7 «Nøkkelpersonell»: Oppdragsgiver skriver at leverandøren ikke kan skifte ut prosjektleder uten samtykke og at det ved brudd uten samtykke kan ilegges fast gebyr 150 000 kr. Kan oppdragsgiver presisere hvilke situasjoner som regnes som «sakleg grunn» for å kunne få samtykke til utskifting (f.eks. sykdom/turnover, force majeure, organisatoriske forhold), og om gebyret også kan frafalles ved dokumentert uforutsett hendelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsvilkåret påvirker leverandørens risikoprofil betydelig; det er viktig å få avklart praktisk terskel.

   Kilde: Kontraktsgrunnlag punkt 7 (Nøkkelpersonell, samtykke/gebyr ved utskifting)

9. Kontraktsgrunnlag punkt 11 «Avbestilling»: Oppdragsgiver kan avbestille «attståande delar» og kommunen kan nytte resultatet «uten vederlag» selv om prosjektet videreføres med en annen prosjektleiar. Kan oppdragsgiver beskrive hva som menes med «resultatet av arbeidet» i praksis (leveranser, dokumenter, modeller, arbeidsmateriale), og om leverandørens underliggende metode-/verktøyinnhold blir omfattet av vederlagsfri utnyttelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et sentralt immaterielt/kommersiell risiko-spørsmål for konsulentoppdrag og påvirker både pris og avgrensning av leveranser.

   Kilde: Kontraktsgrunnlag punkt 11 (Avbestilling)