Kjøp av heldøgns bo og omsorgstjeneste

Råde kommune har inngått en elektronisk kontrakt (rammeavtale med én leverandør) for kjøp av heldøgns bo og omsorgstjeneste. Avtalen gir oppdragsgiver rett til avrop uten kvantumsforpliktelse; leverandør blir økonomisk forpliktet først ved hvert avrop/bestilling. Kontraktsperiode har opsjoner for forlengelse 12 måneder av gangen inntil 2 ganger (maks 4 år). Kontrakten regulerer bl.a. pris/betaling, ordrebekreftelse, levering, krav til dokumentasjon, misligholdsbeføyelser (dagbot, prisavslag, heving), garanti, samt etiske kontraktsvilkår (menneskerettigheter i leverandørkjeden).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen er med én leverandør; avrop gir ikke kvantumsforpliktelse (oppdragsgiver forpliktes først ved hvert avrop/bestilling).Kilde: Kap. 7 Avtalens omfang; Kap. 8 Avrop
• Opsjonsutløsing: forlengelse 12 måneder av gangen inntil 2 ganger (maks 4 år). Varsling dersom opsjon ikke ønskes: innen 30 dager før utløp av avtale/opsjonsperiode.Kilde: Avtaleperiode (innledende del) / Kap. 7 Avtalens omfang
• Avvikende vilkår fra leverandør aksepteres ikke; leverandørs egne betingelser vedlagt følger ikke med mindre skriftlig godkjent av oppdragsgiver.Kilde: Kap. 1.1 Avtalevilkår / Kap. 9.1.1 Generelt
• Kommunikasjon skal rettes til partenes kontaktpersoner; henvendelser besvares uten unødig opphold.Kilde: Kap. 2.1 Partenes representanter / Kap. 9.1.2 Kontaktpersoner og kommunikasjon
• Underleverandørbruk krever skriftlig forhåndssamtykke; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandør er ansvarlig for underleverandør og skal kunne dokumentere etterlevelse.Kilde: Kap. 9.2 Underleverandør / Kap. 9.6.6 Bruk av underleverandører
• Kampanjer/tilbud i kontraktsperioden som er mer gunstige enn avtalt, skal automatisk gjelde oppdragsgiver; leverandør plikter å gjøre slike kjent.Kilde: Kap. 9.3.1 Pris
• Prisfaste vilkår: priser faste første avtaleår (med forbehold iht. bilag 3) og deretter generell prisendring én gang pr. år begrenset til økning i SSB konsumprisindeks; prisendring krever skriftlig godkjennelse.Kilde: Kap. 9.3.4 Prisendring
• Fakturering: etterskuddsvis; for rammeavtale pr. avrop; betalingstid pr. 30 kalenderdager (fristen løper ikke før levering er skjedd og godkjent faktura mottatt); elektronisk faktura EHF; kun fakturere for levert kvantum; ingen overdragelse av faktura uten skriftlig samtykke.Kilde: Kap. 9.3.6 Fakturering
• Ordrebekreftelse ved avrop: leverandør skal sende ordrebekreftelse så snart som mulig; ellers kan oppdragsgiver kansellere etter 14 dager. Avvik må opplyses eksplisitt og godtas skriftlig.Kilde: Kap. 9.4 Ordrebekreftelse
• Levering: som standard DDP iht. Incoterms 2010 på avtalt adresse (med avtalt leveringstid/leveringssted per avrop). Levering skjer ved mottak på avtalt sted/tid; ved montasje/funksjonsprøver anses levering først når dette er ferdig og oppdragsgiver skriftlig har akseptert.Kilde: Kap. 9.5 Levering
• Leveransen skal ledsages av pakkseddel som skal signeres av oppdragsgiver før levering anses levert (må inneholde nærmere opplysninger).Kilde: Kap. 9.5 Levering
• Dokumentasjon ved levering (når relevant): produktdatablad, bruksanvisninger, nødvendige sertifikater, lagrings-/drifts-/vedlikeholdsdokumentasjon og evt. andre dokumenter som er relevante/påkrevd; delelevering ikke tillatt hvis ikke avtalt.Kilde: Kap. 9.5 Levering
• Leverandør skal gi brukeropplæring på egnet sted uten ekstra kostnad for kunden, i nødvendig grad for faglig og økonomisk riktig bruk.Kilde: Kap. 9.6.2 Levering
• Kontraktsmessighet: levere i samsvar med krav til art/mengde/kvalitet/egenskaper/innpakning; skal også være i overensstemmelse med gjeldende lovgivning og holde vanlige kvalitetskrav i bransjen.Kilde: Kap. 9.6.3 Kontraktobjektets egenskaper
• Eierrett/risiko: eiendomsrett overføres ved (1) når oppdragsgiver betaler eller (2) når oppdragsgiver godkjenner leveransen (først av disse). Risiko går fra leverandør til oppdragsgiver ved levering.Kilde: Kap. 9.6.4.1 Eiendomsrett; Kap. 9.11 Risiko
• Dokumentasjonsoverføring: dokumenter som representerer kontraktsobjektet og dokumentasjon som er av betydning for bruken skal leveres senest ved leveringstidspunktet.Kilde: Kap. 9.6.5 Overføring av dokumenter
• Forsikring: leverandør skal holde kontraktsobjektet forsikret frem til risiko går over på oppdragsgiver.Kilde: Kap. 9.6.7 Forsikringer
• Varslingsplikt ved hindring: melding uten ugrunnet opphold om hindring og virkninger; leverandør skal kunne dokumentere når/hvordan melding gis.Kilde: Kap. 9.6.8 Varslingsplikt
• Taushetsplikt: konfidensiell behandling av informasjon; ikke dele med utenforstående uten samtykke; gjelder også etter kontraktens opphør.Kilde: Kap. 9.6.9 Taushetsplikt
• Reklame/kundepleie: forhåndsgodkjenning kreves for offentlig informasjon utover generell referanse; forbud mot gaver/gavelignende til oppdragsgiver/representanter; ved avslutning plikt til smidig overgang og stoppe markedsføring/avvise avrop knyttet til avsluttet forhold.Kilde: Kap. 9.6.10 Reklame, kundepleie mv.
• Statistikk: leverandør skal etter forespørsel levere statistikk over solgte ytelser kostnadsfritt; årlig rapport i Excel med nærmere spesifiserte datapunkter; øvrig statistikk innen 14 virkedager etter forespørsel.Kilde: Kap. 9.6.11 Statistikk
• Emballasje: dokumentasjon på deltakelse i returordning eller egen returordning (Grønt Punkt eller tilsvarende) senest ved kontraktsinngåelse.Kilde: Kap. 9.6.12 Emballasje
• Garant i: ansvar for feil/mangler i første 24 måneder etter at leveransen er mottatt; evt. lengre garantitid følger av bilag (dog ikke kortere enn bransjepraksis). For delleveranser fra installert/klart til bruk; reparasjon/utskifting for egen regning snarest.Kilde: Kap. 9.10 Garanti
• Etiske kontraktsvilkår: leverandør skal ved signering ha lest/akseptert og overholde krav i underpunkt 1-4; krav om policys og rutiner innen oppstart/innen 6 mnd (offentlig tilgjengelige policys, regelmessig oppfølging, risikoanalyser/tiltak). Etterlevelse kan kreves dokumentert (egenrapportering, risikoanalyse, rapporter fra uavhengig part, revisjon/kontroll, deltakelse i oppfølgingssamtaler m.m.). Leverandør skal varsle oppdragsgiver om forhold i strid med krav i leverandørkjeden uten ugrunnet opphold.Kilde: Kap. 10 Etiske kontraktsvilkår; Kap. 10.2 Policys og rutiner; Kap. 10.3 Kontraktsoppfølging
• Sanksjoner ved brudd på etiske krav/dokumentasjonsmangler: retting innen frist og plikt til tiltaksplan (innen 4 uker med mindre annet settes); kan kreves midlertidig stans; kan kreve bytte av underleverandør og heving ved vesentlige/gjentagende brudd.Kilde: Kap. 10.4 Sanksjoner

• Dokumentteksten inneholder ikke selve kravspesifikasjonen (bilag 1) eller leverandørens besvarelse (bilag 2); derfor kan konkrete leveransekrav utover generelle kontraktsvilkår ikke utledes.
• Innlevert/tilbudsdokumentasjon og kvalifikasjonskrav fremkommer ikke i den gjengitte teksten (ingen seksjoner om kvalifikasjonsgrunnlag eller innleveringskrav utover kontraktsmessig dokumentasjon ved levering).
• Kontraktsobjektet omtales som varer, men kontraktens tittel gjelder heldøgns bo og omsorgstjeneste; det er uklart hvordan dette samsvarer innholdsmessig i bilagene (ikke tilgjengelig i teksten).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere bekrefte om kontrakten (tittel «Kjøp av heldøgns bo og omsorgstjeneste») i denne konkurransen faktisk gjelder levering av «varer» slik den generelle avtaleteksten kapittel 9 legger opp til, og i tilfelle hvordan dette er ment løst i Bilag 1 og Bilag 2 (f.eks. hva som er «Kontraktsobjektet», og om deler er tjenester/omsorg og ikke varer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er en tydelig sammensmeltning av «varer» i kontraktsteksten, mens konkurransegrunnlagets tittel indikerer bo- og omsorgstjenester. Avklaring påvirker både avtaleforståelse og prising/risikobildet.

   Kilde: 9 Generelle avtalevilkår + Kontraktstittel (saksnummer/innledning) og Bilag 1/Bilag 2 (referanser)

2. I hvilken konkret avrop-/bestillingsprosess skal oppdragsgiver gjøre «avrop» (rekkefølge og roller), og hvilke konkrete opplysninger skal Leverandør få i hver bestilling/avrop for å kunne prise korrekt (adresse, volum, tidspunkt, type ytelse/produkt, eventuelle opsjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten sier at avrop kan gjøres av fullmaktshavere og at Leverandør blir økonomisk forpliktet ved hvert avrop, men den praktiske bestillingsinformasjonen påvirker hvordan leverandør kan levere og prise riktig.

   Kilde: 7 Avtalens omfang og 8 Avrop (særlig avropets grunnlag)

3. Kan dere utdype hva som menes med «ved rammeavtale avtales leveringstid og leveringssted for det enkelte avrop» i praksis: hvordan fastsettes leveringstid/leveringssted (innenfor hvilke frister fra bestilling), og hva er normal forventet responstid for Leverandøren ved bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid og leveringssted styrer bemanning/planlegging og kostnader. Uten praktiske frister blir prising og kapasitetsstyring usikker.

   Kilde: 9.5 Levering (DDP, leveringstid/leveringssted) og 8 Avrop

4. Hvordan skal «dagbot» etter pkt. 9.7.8 forstås og beregnes ved avvik i tjenester/heldøgns leveranser (hvis dette ikke er «varer»): gjelder dagbot pr. hverdag for forsinkelse i oppstart, for forsinket enkeltleveranse, eller for manglende funksjon/oppfyllelse, og hvilken «del av leveransen» anses å være «påvirkes av forsinkelsen» i vår situasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagboten er streng (automatikk, % av vederlaget + minimum kr 1.000). For å prise inn riktig risiko må det være avklart hva som utløser forsinkelsesbegrepet i denne anskaffelsen.

   Kilde: 9.7.8 Dagbot ved forsinkelse

5. Kan dere presisere garantivilkåret: Dere skriver at garanti gjelder «i de første 24 måneder etter at leveransen er mottatt» og at lenger garantitid kan følge av Bilag 1 og 2. Hva er garantiperioden som gjelder for denne konkurransen dersom vi leverer som avtalt, og fra hvilket tidspunkt skal garantitiden regnes når det er installasjon/montasje/oppstart (jf. «delleveranser»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantiperiodens startpunkt og eventuelle forlenget garantitid påvirker både kostnader til oppfølging/utbedring og prissetting av risiko.

   Kilde: 9.10 Garanti (inkl. 24 måneder og delleveranser fra installasjon/klart til bruk)

6. Kan dere utdype hva som er «reklamasjonsperiode» i pkt. 9.7.1 i denne konkurransen, og hvordan 5-årsregelen praktiseres i forhold til garanti? (Gjelder reklamasjon 5 år uansett, eller avkortes/utvides etter garantien?)

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reklamasjonsperiode påvirker leverandørens langsiktige ansvar. Uten konkret tolkning blir det vanskelig å prise korrekt garantikost og avsetninger.

   Kilde: 9.7.1 Reklamasjonsperiode og retur

7. Hvordan skal vi forholde oss til «Overføre eiendomsrett … på tidspunkt der Oppdragsgiver betaler eller godkjenner leveransen» (pkt. 9.6.4.1) i en situasjon med gradvis levering/avrop: innebærer det at deler av en leveranse (eller bemannings-/omsorgsrelatert leveranse) får eiendomsrettsovergang løpende, eller er dette ment for klassisk varelevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klausulen kan få utilsiktede rettslige konsekvenser ved ikke-typiske vare-/tjenesteforløp. Avklaring reduserer juridisk risiko.

   Kilde: 9.6.4.1 Eiendomsrett

8. Kan dere bekrefte hvordan prising skal skje i Bilag 3: Er det fastpris per avrop, timebasert vederlag (med «estimert timeantall» og eventuell prisreduksjon ved overskridelse), eller en kombinasjon—og hva er de relevante time-/kostnadsgrunnlagene vi må prise (inkl. eventuelle utlegg/reisekostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten skisserer ulike priskomponenter (fastpris/time/utlegg/reise) og legger føringer for når kostnader kan dekkes. For å gi riktig tilbud må prisstruktur og antakelser avklares.

   Kilde: 9.3.2 Timebasert vederlag, 9.3.3 Utlegg og reisekostnader og 5 Kontraktens dokumenter (Bilag 3)

9. Kan dere presisere forventet volum og fordeling på avropstyper i avtaleperioden (inkl. historikk/estimater): selv om det ikke finnes plikt til kjøp, trenger vi anslag for bemanning, leveransekapasitet og kostnadsgrunnlag for prising.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtaler uten volumforpliktelse krever at leverandør vurderer kapasitets- og overheadkost. Volumanslag reduserer risikoen for feilprising.

   Kilde: 8 Avrop (ingen kjøpsforpliktelse) + 7 Avtalens omfang (omfang følger av Bilag 1)

10. I pkt. 9.6.11 Statistikk og rapportering: Hvilke konkrete «bemanningsnorm»-opplysninger forventes rapportert, og finnes det et fast rapporteringsoppsett/mal som vedlegges (Excelmal, feltnavn, definisjoner), samt hvilket årsskifte-/kalenderløp gjelder?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Rapportering uten omkostninger er pålagt, men innhold/definisjoner og format må være kjent for å unngå ressursbruk og tvist om leveransekrav.

    Kilde: 9.6.11 Statistikk