Sensorteknologi for aktivitetsbasert arbeidsplass

Konkurranse om et SaaS-basert system for aktivitetsbasert arbeidsplass: sanntidsvisning av tilgjengelighet/rom og arbeidsplasser for ansatte, samt informasjon til eiendomsforvaltning om bruk. Kontrakten gjelder fire år beregningsmessig (opsjoner) og er tidsubegrenset iht. beregning, men SSA-L utkast angir 3 år fra leveringsdag med automatisk ettårige fornyelser. Estimert kontraktsverdi: kr 1.200.000–3.000.000 inkl opsjoner. Ingen deltilbud.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4.1 «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse) basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Ved saklig grunn: annet egnet dokument.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4.2 «Økonomiske og finansielle kapasiteter»
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år inkl. verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4.3 «Tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Leverandøren skal ha miljøledelsestiltak tilpasset leveransens miljømålsetting, miljøegenskaper, kompleksitet og risiko.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak. Ved ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat (hvis tiltakene er omfattet av sertifiseringsordningen).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4.3 «Tekniske og faglige kvalifikasjoner» (miljøledelse)
• ESPD-egenerklæring: foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner, og at kvalifikasjonskrav oppfylles (inkl. samlet angivelse i del IV).

  Dokumentasjon: ESPD-skjema (del B for skatter/avgifter/trygdeavgift og del III/IV etter krav). Skatteattest må leveres sammen med forespørsel om deltakelse (norsk leverandør).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3 «Krav til leverandørene» og kap. 8 «Innlevering av forespørsel om deltakelse»
• Skatteattest (for norske leverandører) skal leveres, ikke eldre enn 6 måneder fra frist for forespørsel om å delta.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatt.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3 «Krav til leverandørene» (skatteattestkrav)

• Forespørsel om å bli kvalifisert skal leveres på norsk i oppdragsgivers KGV, og innen fristen.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8 «Innlevering av forespørsel om deltakelse»
• ESPD-skjema (elektronisk egenerklæring) som foreløpig dokumentasjon (forutsetning for videre deltakelse).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 3 «Generelt om kvalifikasjonskrav og ESPD-skjema» og kap. 8
• Skatteattest (for norske leverandører).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8 «Innlevering av forespørsel om deltakelse»
• Firmaattest.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8 «Innlevering av forespørsel om deltakelse»
• Referanseliste.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8 «Innlevering av forespørsel om deltakelse»
• Beskrivelse av miljøledelsestiltak.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8 «Innlevering av forespørsel om deltakelse»
• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfristen. Tilbud etter frist avvises. E-post/tilsvarende medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9 «Innlevering av tilbud»
• Tilbudets dokumenter (kreves utfylt/vedlagt): Tilbudsbrev, egenerklæring/taushetspliktige opplysninger, SSA-L bilag 2 vedlegg 1 kravskjema, SSA-L bilag 2 leverandørens beskrivelse av tjenesten (pdf og word), SSA-L bilag 6 prisskjema, databehandleravtale og bilag, samt øvrige dokumenter som bilag 2 angir at skal fylles ut.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9.1-9.2 «Tilbudets utforming»
• Tilbud skal utarbeides i henhold til KGVs utforming; dokumentasjon lastes opp som pdf (regneark i Excel der relevant).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9.1 «Tilbudets utforming»
• Elektronisk signatur kreves for autentisering ved innlevering av tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 9.2 «Elektronisk signatur»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten leveres som SaaS, regulert av SSA-L (Statens standardavtale for IT-anskaffelser – løpende tjenestekjøp over internett).Kilde: Konkurransegrunnlag, «Kontraktsform»
• Varighet: Avtalen følger SSA-L punkt 5.1. Gjelder i tre år fra leveringsdag, fornyes automatisk med ett år om gangen med mindre oppsigelse. Ikrafttredelse ved undertegning.Kilde: Konkurransegrunnlag, «Kontraktsperiode» / SSA-L bilag (punkt 5.1 omtalt i utkasttekst)
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår; dokumentasjon/sanksjoner følger SSA-L og/eller konkurransens krav.Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til lønns- og arbeidsvilkår» og SSA-L «Lønns- og arbeidsvilkår»
• Kravspesifikasjonsleveranse: besvare minstekrav (A) og beskrive bør-krav (B) i bilag 2 vedlegg 1; vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag, «Kravspesifikasjon» (bilag 1)
• Databehandleravtale skal være inngått før løsningen settes i drift.Kilde: Bilag 1 «Kravspesifikasjon», kap. «Personopplysninger»
• Informationssikkerhet og personvern: leverandøren skal ha ISMS/tiltak, gjennomføre risikovurderinger, sårbarhetsskanning og penetrasjonstester, ha loggføring uten manipulasjon, MFA, sikre kundedata (skille/separasjon), kryptering (i ro og under transport), og ha sletting/tilintetgjøring dokumenterbar.Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 «Kravskjema» (krav 4.1-9.6 m.fl.)
• Miljø-/personvern-krav om lagringssted: alle data skal ligge på servere i Norge eller i EU (norsk lov/regime).Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 «Kravskjema» (8.1 Personvern)

• Utkastet til SSA-L bilag/kontraktsbilag 2 vedlegg 1 inneholder detaljer, men selve minstekrav (A)/bør-krav (B) er ikke fullt gjengitt i dokumentteksten; kun deler av kravskjemaet er synlige.
• Kontraktens eksakte leveransefrister og endelige tids-/milepælsatser (for dagbot) ligger i bilag 3 / bilag 4 og er ikke fylt ut i teksten her.
• Tredjepartsleveranser er omtalt generelt (bilag 9), men innhold/omfang er ikke spesifisert i konkurranseteksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravskjemaet punkt 2.2 og 2.3 (medisinsk utstyr/pacemaker) ber vi om avklaring: Gjelder kravene konkrete hensyn til ansatte/besøkende med medisinsk utstyr i lokalene, og hvordan må dette dokumenteres i praksis (f.eks. relevante standarder, teknisk metode for å “ikke påvirke” utstyret, og hvilke test-/dokumentasjonsbevis som forventes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav 2.2–2.3 er minstekrav (A) og kan ha høy teknisk/risiko- og dokumentasjonskostnad. Vi må forstå hvilken dokumentasjon oppdragsgiver faktisk forventer for å kunne prise riktig og unngå avvik/vesentlig avvik.

   Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 2.2 og 2.3

2. Kravskjema punkt 2.1 beskriver at integrasjoner mot direktoratets ikt-plattform består av Microsoft-tjenester i eget datasenter, Microsoft Azure og tilkobling til Office 365. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete integrasjoner som kreves (f.eks. hvilke systemer i tillegg til Office 365/Outlook booking, hvilke datatyper som skal flyte, og forventet integrationsmetode/protokoll), og hvilke integrasjoner som kun er “behov” som kan løses uten særskilt integrasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonsomfanget påvirker arkitektur, sikkerhet, utvikling og pris. En presisering av hvilke integrasjoner som er faktiske forutsetninger er nødvendig for å dimensjonere kost og leveranser.

   Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 2.1

3. I krav 2.4 ber vi om bekreftelse på autentiseringskrav: Må løsningen støtte både OpenID Connect og SAML 2.0 (og OAuth 2.0), eller er det tilstrekkelig å støtte ett av alternativene? Videre: er det en bestemt Azure AD/Azure AD Enterprise Application-struktur eller bestemte claim/roller oppdragsgiver forventer at vi bruker (for SSO og autorisasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil tolkning av krav 2.4 kan gi avvik på minstekrav/bør-krav og påvirker leveranse og tid (IAM/rollemodell).

   Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 2.4

4. Kravskjema krav 2.7 (personvern) ber om hvordan personvern ivaretas på punktene A–D. Kan oppdragsgiver gi et konkret eksempel på hva dere mener med “reservasjon av kontorplass/møterom” (inkl. hvilke status-/tilgjengelighetsdata som skal vises til ansatte og eiendomsforvaltning), samt hvilke loggtyper dere forventer at skal være tilgjengelige/tilgjengelig for revisjon (og omfang/detaljnivå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav 2.7 er minstekrav (A). Konkretisering av hva som skal logges og hva som skal deles internt reduserer risiko for feil scope i tilbudet og kostnader knyttet til logg-/dataminimering.

   Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 2.7

5. I kravskjemaet punkt 3.2 fremgår det at “Løsningen bør kunne leveres på Norsk bokmål” (B). Er norsk bokmål et rent språkkrav (UI/tekster), eller inkluderer det også f.eks. rapporter/statistikk, feilmeldinger, opplæringsmateriell og eventuelle utskrifter/eksport?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om dette er bør-krav, påvirker det omfang og kost. Vi må vite hvilke leveranseflater som inngår for å kunne vurdere avveining mot andre deler av tilbudet.

   Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 3.2

6. Vedr. opsjoner: I kravskjema krav 1.3 står at tilbyder skal beskrive hvilke funksjoner som kan leveres som opsjon og gi egen pris pr funksjon. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke opsjonstyper dere ønsker priset i denne runden (jf. bilag 1 “Opsjoner”, f.eks. konferansesenter 2. etasje, tilleggsmøterom, Trondheim-kontor i 2028), og om vi skal prise enten (a) sensor-/installasjonsdel og (b) SaaS-lisens/drift hver for seg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsprising påvirker både prisskjema og tilbudets evalueringsgrunnlag (og forhandling). Vi trenger tydelig pris-/leveransemodell for opsjonene som faktisk kan bli bestilt.

   Kilde: SSA-L Bilag 1 Kravspesifikasjon, “Opsjoner” samt SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 1.3

7. Tildelingskriteriet “Kvalitet og funksjonalitet” (70%) viser til at evalueringen skjer basert på funksjonelle krav 1.1–1.3, tekniske krav 2.1–2.7 og andre krav 3.1–9.6, samt utfylt kravskjema (bilag 2 vedlegg 1). Kan oppdragsgiver beskrive hvordan poengsettingen typisk skiller mellom tilbud som alle svarer “O” på minstekrav (A), men leverer ulikt på bør-krav (B), og om dere vektlegger mer konkrete demonstrerbare elementer (f.eks. logg-/API-/personvernmekanismer) i forhandlingsrunden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi trenger evalueringslogikk for å skrive tilbudet riktig og allokere innsats i besvarelsen (særlig der vi ikke får avvisning men kan tape på kvalitet).

   Kilde: Konkurransegrunnlag, kapittel 6. Tildelingskriterier og evalueringsmetode

8. Kontraktsvilkår: SSA-L fastslår at frist for når tjenesten skal være tilgjengelig fremgår av bilag 3 (Plan for etableringsfasen), og bilag 3/4 er ikke utfylt i utdraget. Kan oppdragsgiver gi de konkrete leveranse-/milepælsdatoene for etablering og “leveringsdag” som skal legges til grunn ved beregning av dagbot (jf. SSA-L punkt 3.2 og 9.2.3), samt hvilken dagbøtsmekanisme som gjelder dersom bare deler av funksjonalitet er levert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Eksakte frister og milepæler er avgjørende for risiko og prising (dagbot). Vi må vite hva som faktisk utløser dagbot og hvordan del-leveranser håndteres.

   Kilde: SSA-L Generell avtaletekst, punkt 3.2 Leveransefrist/leveransemelding og punkt 9.2.3 Dagbot ved forsinkelse

9. Databehandling/personvern: Krav 8.1 i kravskjemaet sier “Alle data skal ligge lagret på servere i Norge eller i EU, og reguleres av norsk lov.” Kan oppdragsgiver avklare om dette betyr at både rådata, behandlings-/loggdata og sikkerhetskopier må ligge i Norge/EU (og ikke f.eks. supporttilgang utenfor EØS), og hvilke unntak dere eventuelt aksepterer for drift/support?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvorvidt alle datatyper inkludert backup/logg må være i Norge/EU påvirker leverandørens arkitektur og kost. En slik avklaring reduserer risiko for avvik.

   Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 8.1

10. Krav 8.4 og SSA-L/Databehandleravtalen omtaler varsel til Datatilsynet innen 72 timer. Kan oppdragsgiver presisere ønsket varslingskanal og tidslinje for interne steg (for eksempel hvor raskt dere forventer at leverandør varsler oss ved hendelse), samt hvordan dere definerer “sikkerhetsbrudd/personvernbrudd” i denne sammenhengen (hvilke hendelsestyper)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: 72-timerskravet krever praktiske prosesser og beredskap. Vi trenger operasjonell presisering for å beskrive prosess riktig og prise eventuelle beredskaps-/driftskostnader.

    Kilde: SSA-L Bilag 2 vedlegg 1 Kravskjema, krav 8.4 og SSA-L/Databehandleravtalen (varsling 72 timer)