Oslo lufthavn: Leie av areal til forretningsvirksomhet innenfor servering

Avinor AS utlyser én leie-/konsesjonskontrakt for servering ved Oslo lufthavn (TILBUDSNR. 26/04282). Leiekontrakten gjelder utløp av eksisterende leieavtale 31.12.2026, og regulerer både leie av arealer og plikt til å drive avtalt serveringsvirksomhet i leieobjektet. Tilbydere må levere tilbud via TendSign, inkludert tilbudsbrev og vedlegg (leie i Excel “Price”, virksomhetsplan, tegninger), samt eventuelle skjema for forbehold/avvik og dokumentasjon for kvalifikasjonskrav. Det gjennomføres ikke felles informasjonsmøte, men det gis mulighet for befaring. Det er mulig for Avinor å avholde forhandlinger før tildeling. Leiekontrakten omfatter bl.a. leie og betalingsmekanismer, drift/åpningstider, etablering/arbeider/endringer, vedlikeholds- og avfalls-/HMS-krav, samt etiske og styrende dokumentkrav.

• Tilbyder skal oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav; manglende oppfyllelse medfører avvisning.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til punkt 4.2 (referert i dokumentet) samt evt. vedlagt dokumentasjon etter kvalifikasjonspunktene (økonomi/finansiell kapasitet og faglige kvalifikasjoner).

  Kilde: Tilbudsforespørsel kap. 3.1 og punkt 2.9 (tilbudsvedlegg)
• Mulighet til støtte fra andre foretak for økonomisk og finansiell kapasitet; dersom støtte benyttes kreves solidarisk ansvar og vedlegg/dokumentasjon fra støttende foretak samt forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon fra støttende foretak i henhold til kvalifikasjonskrav for økonomisk/finansiell kapasitet (pkt. 3.2.2) + signert forpliktelseserklæring (selvskyldnererklæring) + firmaattest for støttende foretak.

  Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 3.1 (Støtte fra andre foretak) og skjema 01.3 (Selvskyldnererklæring)
• Tilbyders faglige kvalifikasjoner: krav til tilstrekkelig erfaring fra relevant virksomhet (pkt. 3.2.3) (tilbyder skal angi relevante virksomheter siste 3 år, med kontaktinfo og nøkkelopplysninger).

  Dokumentasjon: Utfylt tabell/skjema for “Til Tilbudsforespørsel, punkt 3.2.3: Tilbyders erfaring fra relevant virksomhet” (oppsett: beskrivelse av konsept, lokasjon, tidsperiode, omsetning per år eks. mva.) eller alternativ/utfyllende beskrivelse vedlagt tilbudet.

  Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 3.2.3 (referert) og dokument 01.5 Skjema for faglige kvalifikasjoner
• Dersom faglige kvalifikasjoner ikke oppfylles av tilbyder selv og støtte benyttes, kreves forpliktelseserklæring fra støttende foretak.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende foretak signert + (for støttende foretak) utfylling av erfaringstabell/angivelse av relevante virksomheter eller annen beskrivelse + ev. bilag som angitt i skjemaet.

  Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 3.2.3 (referert) og dokument 01.6 Forpliktelseserklæring faglige kvalifikasjoner

• Tilbudet skal være skriftlig og utformet på norsk og/eller engelsk.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.6
• Tilbyder må bekrefte å ha lest og forstått Avinors personvernerklæring for innkjøpsprosesser (GDPR).Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.7
• Tilbyder må bekrefte å ha lest og forstått Avinors etiske krav til kontraktsparter.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.8
• Tilbyder skal utarbeide et eget tilbudsbrev underskrevet av person(er) med fullmakt til å forplikte Tilbyder, samt dokumentasjon for fullmakt vedlegges.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.9
• Tilbudsbrevet skal inneholde: (i) navn på Tilbyder og organisasjonsnummer (ii) kontaktperson(er) med telefon og e-post (iii) skriftlig bekreftelse på lest personvernerklæring (iv) skriftlig bekreftelse på lest etiske krav.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.9
• Tilbudet skal inneholde tilbudsvedlegg: dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, ferdig utfylt skjema for forbehold, Vedlegg B Leie (Excel “Price”), Vedlegg C Virksomhetsplan, Vedlegg D Tegninger, samt sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.9 (krav til tilbudsvedlegg) og punkt 1.11 (sladdet versjon)
• Forbehold/avvik skal oppgis i eget skjema “Forbehold/Avvik” og leveres med tilbudet; skjemaet skal fylles ut.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.5 og dokument 01.1 Forbehold_Avvik.docx
• Tilbyder skal bruke Excel-filen “Price” for Vedlegg B Leie ved levering av tilbud (også ved reviderte tilbud).Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.10
• Vedlegg C (Virksomhetsplan) skal besvares i tråd med vedleggets rekkefølge/nummerering, og tekst fylles direkte inn i Word-fil; ved revisjon skal tidligere tekst overstrykes fremfor slettes og oppdateringer merkes.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.11
• Vedlegg D (tegninger/bilder) kan inkluderes ved behov og skal anses å høre til besvarelsen; dokumentasjon utover dette er ikke nødvendig i tilbudsfasen.Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.12
• Tilbydere skal levere tilbud og kommunisere/dokumentdele gjennom TendSign.Kilde: Tilbudsforespørsel innledning (bruk av TendSign)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Leietaker har rett og plikt til å drive avtalt virksomhet (servering) i leieobjektet, og skal holde virksomheten åpen i avtalte åpningstider; endring av virksomheten krever Utleiers skriftlige forhåndssamtykke.Kilde: Leiekontrakt pkt. 6 og 14
• Leieobjektet skal brukes kun til avtalt virksomhet (ikke annet formål). Røyking tillates ikke i eller ved leieobjektet.Kilde: Leiekontrakt pkt. 5 og 14
• Etablering/endringer: Leietaker kan ikke foreta arbeider/endringer/innredning uten Utleiers skriftlige forhåndssamtykke; fremdriftsplan må godkjennes før arbeid utføres.Kilde: Leiekontrakt pkt. 15.4
• Vedlikehold: Leietaker har hovedansvar for drift, vedlikehold og utskiftning av alt innenfor leieobjektet (inkl. tekniske installasjoner og innvendig vedlikehold).Kilde: Leiekontrakt pkt. 15.3
• Utleier kan skaffe adgang til leieobjektet for inspeksjon/reparasjon/vedlikehold og miljøtiltak; Leietaker skal medvirke til innhenting av måle- og forbruksdata.Kilde: Leiekontrakt pkt. 11
• Leie og betaling: Leien består av omsetningsbasert leie og driftskostnader; driftskostnader faktureres forskuddsvis og omsetningsbasert leie etterskuddsvis; leie i forsinkelsesperiode ved avvik fra milepæl (M8) som minimumsleie per dag kan påløpe.Kilde: Leiekontrakt pkt. 9
• Etiske krav til kontraktsparter skal etterleves (inkl. aktsomhetsvurderinger m.m.). Brudd kan anses som vesentlig mislighold og gi sanksjoner (bl.a. heving, stans, bytte av underleverandør).Kilde: Leiekontrakt pkt. 26.2 (henviser) samt dokument “Etiske krav til kontraktsparter” (kontraktseffekt/oppfølging)
• GDPR/personvern: kontrakten forutsetter personvernregler og tilgang til relevante dataområder; databehandleravtale benyttes der det er relevant (se eget dokument).Kilde: Leiekontrakt pkt. 29 og eget dokument “Databehandleravtale” (integrert del av hovedavtalen)

• Tildelingskriterier og vekting er ikke gjengitt i den leverte teksten (kun omtalt i innholdsfortegnelse/kapittelhenvisning).
• Selve konkrete kvalifikasjonskravene for økonomisk/finansiell kapasitet (pkt. 3.2.2) og de tilhørende dokumentasjonskravene (utenom støtte-/erklæringsskjema) fremgår ikke av utdraget.
• Leieperiodens eksakte varighet/oppstartsdato og eventuell utfylling i tabeller (for “x” år og milepæler) fremgår ikke av utdraget.
• Deler av kontraktsdetaljer (f.eks. konkrete rapporterings- og kontrollkrav) er kun listet i innholdsfortegnelse, ikke vist i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 1.8 står det at det ikke avholdes felles informasjonsmøte, men at det er anledning til befaring 8. juli 2026 kl. 10:00. Kan dere bekrefte om det i tillegg til befaringen er planlagt individuelle avklaringsmøter (eller telefon-/Teamsmøter) for tilbydere, og i så fall hvilken prosedyre og tidsramme som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at tilbyder får avklart tolkning av leie- og driftsforutsetninger som kan påvirke prising og konseptvalg, spesielt siden det ikke er felles møte.

   Kilde: 1.8 Informasjonsmøte og befaring

2. Vedrørende sikkerhetsavtale og tilgang til datarom (punkt 2.2) og Styrende Dokumenter/Avinor SMART (punkt 2.3): Kan dere bekrefte estimert behandlingstid og frist for når signert sikkerhetsavtale og tilgangsforespørsel må være sendt for å være sikret tilgang før tilbudsfrist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgang til datarom og styringsdokumenter er kritisk for å kunne utarbeide et pris- og tilbudsmessig riktig grunnlag innen frist.

   Kilde: 2.2 Tilgang til klassifisert informasjon | «Datarom» og 2.3 Styrende Dokumenter i Avinor

3. I punkt 2.10 «Tilbud leie (Vedlegg B)» står det at tabeller i vedlegg B utfylles når endelig leiekontrakt utarbeides, og at Excel-filen «Price» skal brukes. Kan dere bekrefte hvilke konkrete felter i «Price»-filen som skal fylles ut i selve tilbudsfasen (før evt. forhandling), og hvordan dere skal forstå eventuelle «x»-/«TBD»-celler som vises i tilbudsfilen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare innfyllingsregler i leie-/prismodellen kan gi feilprising eller avvik/forbehold.

   Kilde: 2.10 Tilbud leie (Vedlegg B)

4. I punkt 4.2 omtales tildelingskriterier, og at Avinor vil benytte en evalueringsmodell. Kan dere oversende/tydeliggjøre i hvilke dokumenter tildelingskriteriene og prioriteringen/vektingen er beskrevet, og hvordan disse kriteriene konkret evalueres for OSL Servering 1.1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger full og presis evalueringsforståelse for å utforme tilbudet med riktig prioritering.

   Kilde: 4.2 Valg av tilbud / Tildelingskriterier

5. I punkt 4.1 står det at Avinor kan åpne opp for innlevering av reviderte tilbud ved forhandling. Kan dere bekrefte: (1) om reviderte tilbud kun gjelder pris/leie i Vedlegg B, eller også Vedlegg C Virksomhetsplan og Vedlegg D (tegninger/bilder), og (2) hvordan Avinor håndterer eksisterende forbehold/avvik ved revidert tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvilke deler som kan/skal revideres påvirker planlegging, kostnad og risikohåndtering i tilbudsfasen.

   Kilde: 1.9 Bindende tilbud og vedståelsesfrist og 4.1 Forhandlinger

6. I punkt 3.2.2 (Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet) fremgår det at støtte fra andre foretak kan brukes, og at støttende foretak må være solidarisk ansvarlig. Kan dere utdype hvilke konkrete økonomiske/finansielle krav som gjelder i denne konkurransen (og hvilke dokumentasjonskrav som følger med), slik at vi kan vurdere om vi må støtte oss på andre foretak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selve kvalifikasjonskravene og dokumentasjonsbehovet er avgjørende for å kunne sikre kvalifikasjon og prise riktig risiko/kost.

   Kilde: 3.2 Kvalifikasjonskrav – Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet (3.2.2)

7. I punkt 3.2.3 (Tilbyders faglige kvalifikasjoner) fremgår ikke i utdraget hvilke faglige krav som stilles. Kan dere bekrefte hvilke erfaringer/leveranser dere krever dokumentasjon på for servering/leietaker i OSL Servering 1.1, og hvilke formkrav som gjelder for referanser (f.eks. omfang, varighet, kundetype)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Faglige kvalifikasjoner må dokumenteres på riktig måte for å unngå avvisning og for å kunne allokere ressurser riktig.

   Kilde: 3.2 Kvalifikasjonskrav – Tilbyders faglige kvalifikasjoner (3.2.3)

8. I punkt 2.5 om forbehold/avvik vises det til at vesentlige avvik kan medføre avvisning, og at det finnes et eget skjema i Tendsign. Kan dere opplyse hvordan Avinor typisk vurderer avvik/forbehold i denne typen leiekontrakter (leierisiko, reguleringer, kontroll-/rapporteringskrav), og om det finnes konkrete kontraktsbestemmelser som tidligere har vært «sensitive» i vurderingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå terskelen for hva som er akseptabelt å ta forbehold om, før tilbud innleveres.

   Kilde: 2.5 Forbehold/avvik

9. Vedrørende leieperioden: gjeldende leiekontrakt utløper 31.12.2026 (punkt 1.1), men eksakt leieperiode/oppstartdato og eventuelle milepæler knyttet til oppstart/etablering fremgår ikke av utdraget. Kan dere bekrefte (1) forventet oppstartdato for ny leiekontrakt, (2) om det er avtalt en etablerings-/ombyggingsperiode, og (3) om det finnes opsjoner/forlengelser og vilkår for disse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leieperiode og oppstart-/etableringsforutsetninger påvirker CAPEX/OPEX, bemanning, inntektsprognose og risikoeksponering.

   Kilde: 1.1 Bakgrunn (utløp 31.12.2026) og 2 Kontraktsstruktur / Leiekontraktens vedlegg (B leie)