Kjøp av institusjonsplasser

Oslo kommune ved Barne- og familieetaten (BFE) skal inngå to-trinns prekvalifisering og konkurranse med forhandling for rammeavtaler om kjøp av institusjonsplasser til barn/unge i barnevernet. Rammeavtalen skal omfatte grunnkapasitet og tilleggskapasitet i omsorgsinstitusjoner og behandlingsinstitusjoner (samt føringer for akuttmulighet innenfor godkjenning). Formålet er forutsigbar tilgang ved behov når kommunen ikke har tilstrekkelig kapasitet i egen drift. Kontraktsperiode er løpende med gjensidig oppsigelse med 6 måneder varsel, og det er mulig å forhandle om endringer.

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon som viser registrering i relevant bransjeregister/foretaksregister iht. hjemlandets lovgivning.

  Kilde: Pkt. 4.2.1 – Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Foretakets siste årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som er relevante for regnskapstall. Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering.

  Kilde: Pkt. 4.2.2 – Økonomisk og finansielle kapasitet
• Institusjoner leverandøren ønsker å tilby skal være godkjent i henhold til barnevernsloven, med oversikt over lovbestemmelser og målgrupper.

  Dokumentasjon: Vedtak om godkjenning fra godkjenningsmyndigheten med oversikt over lovbestemmelser og målgrupper. For nyetablerte institusjoner: vedtak skal foreligge senest ved kontraktsoppstart.

  Kilde: Pkt. 4.2.3 – Godkjenning av institusjoner
• Leverandøren skal ha erfaring fra drift av barnevernsinstitusjon.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av leverandørens erfaring med institusjonsdrift (omfang og varighet) i utfylt Vedlegg 5 – Mal Faglige og tekniske kvalifikasjoner.

  Kilde: Pkt. 4.2.4 – Teknisk og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha relevant institusjonstilbud opp mot Oslo kommunes behov (kapasitet, institusjonsavdelinger, geografisk beliggenhet og målgrupper).

  Dokumentasjon: Utfylt Vedlegg 5 – Mal Faglige og tekniske kvalifikasjoner med oversikt over kapasitet, institusjonsavdelinger, geografisk beliggenhet og målgrupper (samt omfang av tilleggskapasitet).

  Kilde: Pkt. 4.2.4 – Teknisk og faglige kvalifikasjoner
• Institusjonsavdelinger som inngår i grunnkapasitet skal ha geografisk beliggenhet nær Oslo og maksimum 4 timer reise med bil.

  Dokumentasjon: Opplysning/angivelse i utfylt Vedlegg 5 – Faglige og tekniske kvalifikasjoner (geografisk beliggenhet).

  Kilde: Pkt. 4.2.4 – Teknisk og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha motivasjon, fleksibilitet og organisatorisk kapasitet til å imøtekomme endringer i kommunens behov og føringer for institusjonstilbudet.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av hvordan leverandøren jobber for å tilpasse tjenestetilbudet til ny nasjonal strategi og ev. målgruppeendringer, inkl. vurdering av modenhet/kultur/kapasitet knyttet til endringsledelse i utfylt Vedlegg 5.

  Kilde: Pkt. 4.2.4 – Teknisk og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha god vandel.

  Dokumentasjon: Egenerklæring via utfylt/signert Vedlegg 6 – Mal Egenerklæring om vandel.

  Kilde: Pkt. 4.2.5 – Vandel
• Signert egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår (seriøsitet).

  Dokumentasjon: Signert Vedlegg 7 – Mal egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, ved innlevering av kvalifikasjonsforespørsel.

  Kilde: Pkt. 4.3.2 – Lønns- og arbeidsvilkår
• Attest for skatt og merverdiavgift (kun norske leverandører).

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel/å delta. Eventuell betalingsutsettelse skal legges ved.

  Kilde: Pkt. 4.3.3 – Attest for skatt og merverdiavgift
• Overholdelse av avvisningsgrunner iht. FOA § 24-2 (og rent nasjonale avvisningsgrunner omtalt).

  Dokumentasjon: Oppfølges gjennom ESPD del III mv.; teksten oppgir avvisningsgrunner som gjelder i konkurransen selv om anskaffelsen er unntatt FOA/LOA.

  Kilde: Pkt. 4.3.1 – Nasjonale avvisningsgrunner

• Kvalifikasjonsforespørsel skal leveres via KGV og være på norsk (skriftlig) og inneholde relevant dokumentasjon iht. sjekkliste (kapittel 6).Kilde: Pkt. 3.3.1 – Forespørsel om deltakelse
• Frist for å levere kvalifikasjonsforespørsler: 12.8.2026 kl. 12.00. For sent innkomne kan avvises.Kilde: Pkt. 3.3.1 – Forespørsel om deltakelse
• Forespørselen skal være skriftlig bindende, undertegnet av person med fullmakt til å forplikte leverandøren. Dersom signatur ikke samsvarer med signaturrett, skal signert fullmakt vedlegges.Kilde: Pkt. 3.3.1 – Forespørsel om deltakelse
• Kommunikasjon (spørsmål/avklaringer) skal skje gjennom meldingsfunksjonen i KGV.Kilde: Pkt. 3.3.1 og pkt. 3.11 – Kommunikasjonskrav
• Tilbudsfase: Kun prekvalifiserte leverandører inviteres til å levere tilbud.Kilde: Pkt. 3.4.1 – Innlevering av tilbud
• Sjekkliste for komplett kvalifikasjonsforespørsel: signert søknadsbrev (Vedlegg 3), innspill til kontraktsskissen (Vedlegg 2) (dersom levert), utfylt ESPD i KGV (inkl. eget ESPD ved støtting på andre foretak), ev. forpliktelseserklæring (Vedlegg 4), dokumentasjon for kapittel 4.2.1-4.2.4 via Vedlegg 5, signert egenerklæring om vandel (Vedlegg 6), signert egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår (Vedlegg 7) og skatteattest (Vedlegg 10/angitt som pkt. 4.3.3), samt sladdet versjon for sladding hvis relevant og fullmakt ved behov.Kilde: Sjekkliste – «SJEKKLISTE OG ØNSKET PRESENTASJONSFORM» (kapittel 6/sist sidegjengivelse)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale om grunnkapasitet med beleggskrav og tilhørende avropsavtaler, samt standard kontraktsvilkår (Oslomodellen).Kilde: Pkt. 2.1 – Kontraktstype
• Beleggskrav knyttes til grunnkapasitet (prosent av mulige oppholdsdøgn i avregningsperiode 12 måneder); leverandør avlastes økonomisk risiko for ubelagte døgn ut over beleggskrav, mens leverandøren bærer risiko hvis faktisk belegg er lavere enn beleggskravet.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsskisse, pkt. 3.2
• Leverandøren har plikt til å ta imot barn på ledig plass i grunnkapasiteten (dersom inntaket vurderes forsvarlig og barn er i institusjonens målgruppe).Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsskisse, pkt. 3.3
• Døgnpris og prisregulering: døgnpris beregnes ut fra full kapasitetsutnyttelse; årlig regulering knyttes til deflator (kommunens prisjustering av bevilget beløp for beleggsavlastning).Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsskisse, pkt. 7
• Belegg ut over beleggskrav: påslag per døgn for døgn som overstiger beleggskravet; det skal ikke være behov for å fremforhandle økt døgnpris.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsskisse, pkt. 3.4
• Tilleggskapasitet: ønsket som supplement til grunnkapasitet; ved behov skal grunnkapasitet benyttes først og tilbydere med grunnkapasitet forespørres før tilbydere uten slik avtale (når det er til barnets beste).Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsskisse, pkt. 3.5
• Avrop på rammeavtalen skjer av BFE v/seksjon for inntak etter forespørsel fra bydelene; BFE forvalter rammeavtalen på systemnivå, bydel følger opp avropsavtaler direkte. Trepartsavtale mellom BFE, bydel og leverandør.Kilde: Pkt. 2.4 – Avropsmekanismer
• Barnets beste skal være grunnleggende prinsipp for avrop/plasseringer, inkl. vurderingsmomenter (omsorg/tilknytning, medvirkning, stabil voksenkontakt, forsvarlighet jf. barnevernsloven § 10-2, gruppesammensetning, geografiske hensyn).Kilde: Pkt. 2.4 – Avropsmekanismer
• Når tilleggskapasitet tas i bruk skal det kunne dokumenteres at grunnkapasitet er vurdert og ikke er tilgjengelig/tilstrekkelig før tilleggskapasitet tas i bruk. Konvertering fra tillegg til grunnkapasitet skal skje når kapasitet blir ledig (dersom barnet kan bli værende).Kilde: Pkt. 2.4 – Avropsmekanismer (avsnitt om dokumentasjon/konvertering)
• Databehandleravtale skal inngås i henhold til GDPR art. 28 (utkast sendes ved tilbudsforespørsel).Kilde: Pkt. 2.5 – Databehandleravtale
• Oppdragsgiver har seriøsitetsbestemmelser for helse- og omsorgstjenester, bl.a. krav om bruk av fast ansatte, lønns- og arbeidsvilkår, lærlinger (minst 10 % av arbeidede timer innen fagområder med behov for læreplasser), begrensning antall ledd underleverandør, samt krav om forhåndsgodkjenning av underleverandører.Kilde: Pkt. 2.2 – Skisse til kontraktsbestemmelser (referanse til Vedlegg 8 – Seriøsitetsbestemmelser)
• Leverandørene må benytte kjøretøy som er nullutslippskjøretøy (batterielektrisk/hydrogen) eller biogasskjøretøy minimum euroklasse 6/VI i gjennomføringen av kontrakten.Kilde: Pkt. 2.2 – Skisse til kontraktsbestemmelser
• Kontraktsperiode: rammeavtalen løper til den sies opp av en av partene; oppsigelse av hele eller deler med 6 måneders varsel, med virkning fra ethvert tidspunkt etter ikrafttredelse. Det kan forhandles om endringer i alle deler; endringer krever skriftlig enighet.Kilde: Pkt. 2.6 – Kontraktsperiode
• Forutsetninger for plassering/inntak i avropsavtalen: standard avtalemal skal inneholde bestemmelser om oppfølging, dokumentasjon, dialog, oppsigelse av plasseringen og håndtering av endringer i barnets behov (jf. avropsavtale kapittel 5/6 i skisse).Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsskisse, pkt. 5 og 6
• Ekstra bemanning ved særlig omfattende behov kan avtales som påslag på døgnprisen; avtale om ekstra bemanning skal være inngått før fakturering for dette, og kriterier/rutiner for dekning og evaluering skal inngå i avtalemalen.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsskisse, pkt. 5.1

• Tildelingskriterier for selve tilbudsevalueringen i trinn 2 er ikke oppgitt i teksten som er gjengitt (det omtales at kriterier finnes i kapittel 5.2, men selve tildelings-/evalueringskriteriene for tilbud er ikke inkludert i utklippet).
• Vedlegg 1 (kontraktsskisse) inneholder flere henvisninger til bestemmelser som skal fremgå i endelig kontraktsmal (eksempelvis konkrete modeller for prisavlastning ved beleggsvikt og avregningsdetaljer).
• Det gis ikke konkrete tall for beleggskrav for alle målgrupper i denne teksten (kun eksempler: 75 % for omsorg etter Bvl. §§ 3-2 og 5-1; 60 % for bestemte plasser etter Bvl. §§ 6-1 og 6-2). For kombinerte/gjennomgående plasseringshjemler skal beleggskrav fremforhandles særskilt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 kap. 3.2: Dere oppgir beleggskrav 75 % (Bvl. §§ 3-2 og 5-1) og 60 % (Bvl. §§ 6-1 og 6-2), men for “plasseringshjemler for alle plasseringshjemler” skal beleggskravet fremforhandles særskilt. Kan dere presisere hvordan dere vil fastsette beleggskravet for slike “alle plasseringshjemler”-godkjenninger (f.eks. hvilke faktorer/risikomodell), og om det gir et konkret intervall eller forventet nivå som vi kan prise på?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket beleggskrav som faktisk blir prisinggrunnlaget for “alle plasseringshjemler”, og hvordan nivået bestemmes, for å kunne gi riktig pris og beregning av risiko.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 3.2 Beleggskrav knyttet til grunnkapasiteten

2. I Vedlegg 1 kap. 3.2: Når dere skriver at “Leverandøren bærer risikoen hvis faktisk belegg i avregningsperioden er lavere enn beleggskravet”, ber vi dere presisere hvordan risikoen konkret slår ut i økonomi og avregning (f.eks. prisreduksjon, etterbetaling, eller annen avkorting). Hvilke satser/avregningsformel vil gjelde i praksis i 7.2–7.4, og hvor i endelig kontraktsmal vil disse detaljene fremgå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten den konkrete avregningsmekanismen for lavere belegg enn beleggskravet er det vanskelig å prise beleggsrisiko korrekt.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 3.2 og kap. 7.2–7.4

3. I Vedlegg 1 kap. 3.3: Dere sier at leverandøren har plikt til å ta imot barn på ledig plass i grunnkapasiteten “så sant inntaket vurderes som forsvarlig og barnet er i institusjonens målgruppe”. Kan dere utdype hvilke momenter som kan gi saklig grunn til å avslå et inntak (innenfor “forsvarlig”), og hvilke konsekvenser det får økonomisk og/eller kontraktsmessig hvis leverandøren avslår en forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå terskelen for avslag og de økonomiske konsekvensene for å kunne vurdere risiko og bemanningsplanlegging.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 3.3 Bruk av grunnkapasiteten

4. I Vedlegg 1 kap. 3.4: Dere beskriver et påslag per døgn ved belegg “ut over beleggskravet”, og at dette skal bidra til best mulig utnyttelse uten behov for “fremforhandling av økt døgnpris”. Kan dere presisere hvordan påslaget beregnes (f.eks. fast kronebeløp eller prosent), om det er lineært fra første døgn over beleggskravet, og om påslaget gjelder likt på tvers av omsorg vs behandling (og eventuelt andre målgrupper)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påslagsberegningen er sentral for prising og for å vurdere inntektsmulighet ved høyt belegg.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 3.4 Belegg ut over beleggskravet

5. I Vedlegg 1 kap. 3.5: Dere skriver at tilleggskapasitet er et supplement, og at grunnkapasiteten skal benyttes først, og at eventuelt benyttet tilleggskapasitet kan telle med i beregningen av om beleggskravet er oppnådd “såfremt tilleggskapasiteten er på avdelinger/lokasjoner som inngår i grunnkapasiteten”. Kan dere presisere hva som menes med “inngår i grunnkapasiteten” i praksis (samme avdeling, samme lokasjon, eller samme målgruppegodkjenning), og hvordan dette håndteres dersom tilleggskapasiteten midlertidig etableres/omdisponeres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaringer her påvirker hvordan leverandøren kan planlegge kapasitet og hvordan beleggskravet blir avregnet når man bruker tilleggskapasitet.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 3.5 Avtale om tilleggskapasitet

6. I Vedlegg 1 kap. 5.1: Dere sier at det kan avtales påslag på døgnprisen ved “særlig omfattende behov”, men at det ikke ønskes å forhandle om ekstra bemanning som kun trengs i én eller få dager. Kan dere presisere de konkrete kriteriene/tersklene (f.eks. varighetskrav, min. antall dager, eller nivå på dokumentert ekstra ressursbehov), og hvordan vurderingen skal gjøres opp mot utnyttelse av grunnkapasiteten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tersklene styrer hvor ofte leverandøren får dekket ekstra kostnader og dermed økonomisk risiko ved enkeltsaker.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 5.1 Barn som har mer omfattende behov enn målgruppen tilsier

7. I Vedlegg 1 kap. 7: Dere oppgir at prisregulering skal knyttes til “relevant deflator”, og at “det konkrete modell for dette” vil fremgå av konkurransegrunnlaget og endelig kontraktsmal. Hvilken deflator legger dere til grunn (navn/kilde), og hvordan skal den anvendes (f.eks. årlig prosent, tidspunkt for regulering, avrunding), særlig for påslag knyttet til belegg over beleggskrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Deflator og reguleringsmekanisme må være kjent for å kunne prise prisjustering gjennom kontraktsperioden.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 7 Prisfastsettelse, prisregulering og betalingsbestemmelser

8. I Vedlegg 1 kap. 3.2 og 7.4: Dere beskriver at beleggskrav omregnes til døgn i året (0,75*365 osv.) og at avregning skjer ved slutten av avregningsperioden. Kan dere avklare hvordan dere håndterer avvik ved skuddår/kalenderdager (365 vs 366), og om avregningsperioden alltid er “12 måneder” (eksakt dato til dato) eller en fast beregningsmodell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Små forskjeller i beregningsgrunnlag kan gi utslag i avregning, og leverandøren må vite hvilket regime som faktisk gjelder.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 3.2 Beleggskrav knyttet til grunnkapasiteten og kap. 7.4 Betaling og avregning

9. I Vedlegg 1 kap. 3.1: Dere skriver at det “når som helst” kan avtales endringer i hvilken kapasitet som inngår i grunnkapasiteten, så lenge endringene ikke berører enkeltbarn. Hvilke begrensninger gjelder for slike endringer i praksis (f.eks. varselstid, krav om enighet, og om endringer kan gjøres til ugunst for leverandøren knyttet til beleggskravet/avregning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringsadgangen påvirker leverandørens planlegging og risiko i rammeavtalen, og må forstås for å kunne prise robusthet.

   Kilde: Vedlegg 1 kap. 3.1 Grunnkapasitetens omfang, geografiske beliggenhet og målgruppe

10. I Kvalifikasjonsgrunnlaget kap. 3.4.3 og Vedlegg 5 (faglige og tekniske kvalifikasjoner): Dere legger opp til at tilbud kan evalueres med forbehold hvis institusjoner har inklusjons-/eksklusjonskriterier, og at institusjonene må kunne ta imot alle barn innenfor målgruppen de er godkjent for. Kan dere presisere hvordan dere skiller mellom (1) faglige begrensninger som må behandles som forbehold i evalueringen, og (2) godkjenningsbegrensninger som faktisk innebærer at institusjonen ikke kan ta imot “alle” innenfor målgruppen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning kan påvirke hvordan forbehold prises og hvordan leverandørens tilbud kan bli vurdert i utvelgelse/forhandling.

    Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlaget kap. 3.4.3 og Vedlegg 5 – Faglige og tekniske kvalifikasjoner