Rammeavtale for service og vedlikehold av hydraulisk utstyr på Havforskningsinstituttets fartøy i Bergen indre havn

Rammeavtale (med én leverandør) for service og vedlikehold av hydraulisk utstyr samt hydraulikkdeler til bruk på Havforskningsinstituttets forskningsfartøy i Bergen indre havn. Rammeavtalen gjelder to år med opsjon om forlengelse inntil to ganger (1 år av gangen), samlet maks 4 år. Rammeavtalen omfatter ikke arbeid utført på skipsverksted under planlagte vedlikeholdsoppdrag eller utstyr som har egne serviceavtaler. Oppdragene inkluderer bl.a. service/vedlikehold av hydrauliske systemer (vinsjer, sylindere, pumper/motorer, ventiler/aggregater) og mindre rørarbeider, samt avrop på deler som installeres av eget mannskap.

• Skatteattest: leverandøren skal ha ordnede forhold for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Norske leverandører: attest via Altinn (skatt og mva). Utenlandske leverandører: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig.

  Dokumentasjon: Skatteattest (maks 6 måneder før tilbudsfrist) eller erklæring godkjent/signert som beskrevet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.1
• Registrering/autorisasjon mv.: leverandøren skal være lovlig etablert. Norske: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister eller foretaksregister iht. hjemlandets regler.

  Dokumentasjon: Firmaattest eller bekreftelse på registrering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.2
• Økonomisk og finansiell kapasitet: leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell kapasitet; kredittvurdering/rating ikke eldre enn 3 måneder fra tilbudsfrist, og minst Rating A eller tilsvarende (kredittscore). Utført av anerkjent kredittvurderingsselskap med konsesjon.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating (maks 3 måneder før tilbudsfrist) fra anerkjent kredittvurderingsselskap.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.3
• Gjennomføringsevne: leverandøren skal ha nødvendig gjennomføringsevne for å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Utfylt mal for leverandørens gjennomføringsevne (Vedlegg 4) med bl.a. beskrivelse av teknisk personell/ansvarlige for kvalitetskontroll, utdanning/faglige kvalifikasjoner, kjernekompetanse, organisering, samt redskaper/materiell/teknisk utstyr.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.4.1
• Erfaring: leverandøren skal ha god erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (service/vedlikehold av hydraulisk utstyr på fartøyer/skip).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av tre (3) mest relevante leveranser fra de tre (3) siste årene, komplett utført, i utfylt mal (Vedlegg 5) med vedlegg/henvisning til signerte attester fra leveransene.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.4.2
• Kvalitetssikrings-/ledelsessystem: dokumentert og implementert kvalitetssikrings-/ledelsessystem som dekker relevante organisasjonsenheter/prosesser. Skal tilfredsstille ISO 9001 eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 9001-sertifikat (eller tilsvarende) fra akkreditert sertifiseringsorgan, eller alternativ dokumentasjon (uavhengig tredjeparts rapport/evaluering av tilsvarende system, eller detaljert beskrivelse som muliggjør selvstendig vurdering).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.4.3
• Miljøledelsessystem: dokumentert og implementert miljøledelsessystem som dekker relevante organisasjonsenheter/prosesser. Skal tilfredsstille ISO 14001 eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Kopi av ISO 14001-sertifikat (eller tilsvarende) fra akkreditert sertifiseringsorgan, eller alternativ dokumentasjon (uavhengig tredjeparts rapport/evaluering, eller detaljert beskrivelse som muliggjør selvstendig vurdering).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4.4.4
• ESPD: leverandøren skal levere komplett utfylt ESPD og bekrefte at det ikke foreligger grunnlag for avvisning og at kvalifikasjonskravene er oppfylt.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema (elektronisk i KGV-systemet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2

• Tilbudet skal ikke leveres som deltilbud, alternative tilbud eller parallelle tilbud (kun ett tilbud som helhet).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1.1-6.1.3
• Tilbud skal inneholde (minimum): utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1), evt. forpliktelseserklæring(er) (Vedlegg 2), evt. avvik og forbehold (Vedlegg 3), utfylt administrative bestemmelser (Vedlegg D), samt utfylt egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår (Vedlegg E).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Tilbud skal inneholde dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (skatteattest, firmaattest, kredittvurdering/rating, utfylt Vedlegg 4, utfylt Vedlegg 5, dokumentasjon på kvalitetssystem og miljøsystem).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3
• Tilbud skal inneholde dokumentasjon på oppfyllelse av tildelingskriterier: pris (utfylt Vedlegg C1) og klima/miljø (utfylt Vedlegg B, innen sidebegrensning).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 og pkt. 7.1
• Eventuelle underleverandører: opplysning om navn, oppgaver og hvilke deler av kontrakten som skal utføres, i Vedlegg 1. I tillegg signert forpliktelseserklæring for underleverandør(er) (Vedlegg 2).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2
• Språk: all kommunikasjon og selve tilbudet skal være på norsk; gjelder også kontraktgjennomføring.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.3
• Levering av tilbud: elektronisk via KGV-systemet (Mercell) innen angitt tilbudsfrist. Post/e-post gir avvisning. Tilbakekalling/endre skjer elektronisk. Frist for å stille spørsmål før tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4, 2.7, 6.5, 6.6
• Filformat/organisering: det anbefales at filer leveres i PDF og navngis slik at filnavn viser innhold.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Responstid/bestillingstid: ordinære oppdrag mottas virkedager kl. 07-15; bestillinger innen kl. 12 samme virkedag skal kunne påbegynnes hos oppdragsgiver senest påfølgende virkedag. Bestillinger etter kl. 12 påbegynnes senest innen 2 virkedager (med mindre annet avtales). Bekreftelse av mottatt bestilling innen 2 timer i ordinær arbeidstid med planlagt oppstart og kontaktperson.Kilde: Vedlegg A (Oppdragsgivers kravspesifikasjon) – Responstid og levering
• Hasteoppdrag: kan bestilles per telefon eller e-post innen virkedager kl. 07-15. Møte/oppmøte senest 2 timer etter mottatt bestilling når bestilling mottas i angitt tidsrom. Ingen krav til beredskap utenom tidsrommet.Kilde: Vedlegg A – Responstid og levering (Hasteoppdrag)
• Utførelse og regelverk: arbeid skal utføres fagmessig og i samsvar med til enhver tid gjeldende regelverk for hydraulisk arbeid om bord på skip; krav om kvalifisert personell; leverandør ansvarlig for samsvar med relevant lovgivning/bransjeregelverk og nødvendige tillatelser/godkjenninger.Kilde: Vedlegg A – Utførelse av arbeid
• Materiell: alt materiell/utstyr skal være nytt, av dokumentert god kvalitet, egnet for maritimt miljø, og oppfylle gjeldende lover/forskrifter/standarder; klasseregler (f.eks. DNV eller annet relevant klassifikasjonsselskap) ved krav om sertifisering/typegodkjenning.Kilde: Vedlegg A – Utstyr og materiell
• Arbeidstøy/HMS: personell skal være lett identifiserbart og bruke egnet arbeidstøy merket med firmanavn/logo; arbeidstøy tilpasset oppgavene og oppfylle HMS-krav inkludert personlig verneutstyr der påkrevd.Kilde: Vedlegg A – Arbeidstøy
• Dokumentasjon ved levering av deler/utstyr: all nødvendig dokumentasjon skal følge leveransen; sikkerhetsdatablad/produktdokumentasjon der lovpålagt; dokumentasjon på drift/bruk/vedlikehold/installasjon (på norsk med mindre avtalt).Kilde: Vedlegg A – Krav til dokumentasjon ved levering av deler og utstyr
• Språk og kommunikasjon i gjennomføring: personell som utfører oppdrag må ha tilstrekkelige muntlige og skriftlige ferdigheter i norsk og/eller engelsk; all dokumentasjon og rapportering skal utarbeides på norsk med mindre annet avtalt.Kilde: Vedlegg A – Språk og kommunikasjon
• Orden/avfall: leverandør skal rydde/rengjøre fortløpende og minimum ved avslutning av hver arbeidsdag; samle inn/fjerne/håndtere avfall, sortere og disponere i samsvar med lover/forskrifter og eventuelle rutiner; beskytte omkringliggende områder; overlevere arbeidsområde ryddet og uten avfall.Kilde: Vedlegg A – Orden
• Avrop: rammeavtalen gir ingen kjøpsplikt/volumgaranti; avrop skal som hovedregel være skriftlig (e-post eller bestillingssystem), haste per telefon med skriftlig bekreftelse. Leverandør skal bekrefte mottak av avrop uten ugrunnet opphold og opplyse forventet oppstartstidspunkt.Kilde: Vedlegg D – Administrative bestemmelser (Avrop)
• Lærlingordning (kontraktskrav): minimum 10 % av arbeidede timer innen relevante tekniske og håndverksfag skal utføres av lærlinger. Kravet kan også oppfylles via underleverandører; leverandør/UP skal sannsynliggjøre ved oppstart og levere oversikt over lærlingtimer ved avslutning (timelister ved anmodning).Kilde: Vedlegg F – Kontraktsvilkår for bruk av lærlinger

• Dokumentteksten inneholder ikke eksakte kravspunkter i selve kontraktdelen 01 utover det som er utdraget (f.eks. detaljer om kvalitetssystem utover ISO-krav nevnt, eller konkrete SLA-er utover Vedlegg A).
• Tildelingskriteriet «Pris» refererer til en hybridmodell, men selve beregningsoppskriften for poengskala utover knekkpunkt og at laveste pris gir score 6 er ikke fullstendig gjengitt i teksten.
• Saksnummer, eksakt lokasjon for fartøyene og evt. ytterligere HMS/sertifiseringskrav om bord kan ligge i Vedlegg A utover det som er vist; teksten viser kun deler av vedlegget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg A – Oppdragsgivers kravspesifikasjon er det angitt responstid og oppstartkrav for ordinære oppdrag og hasteoppdrag. Kan dere bekrefte hvilke konkrete «tidsfrister» som gjelder for avrop i denne rammeavtalen (f.eks. timeintervaller, frist for bekreftelse, og når oppdrag anses som igangsatt), og vise til hvor disse eventuelt er spesifisert utover responstid/bestillingstid i Vedlegg A?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise risiko og bemanningsberedskap riktig, og for å unngå avvik/fortolkning knyttet til når plikten til å møte/iverksette faktisk utløses.

   Kilde: Vedlegg A – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Responstid og levering) og Vedlegg D – Administrative bestemmelser (Avrop) / 01 Rammeavtale (Leveransens framdrift – varsel om forsinkelse)

2. Vedlegg C1 - Prisskjema oppgir evalueringsmengder for timepriser (Serviceingeniør hydraulikk, Prosjektleder hydraulikk, Lærling hydraulikk) samt «Påslagsprosent deler og materiell». Kan dere utdype hvordan evalueringssum for «Påslagsprosent deler og materiell» (400000) beregnes og hvilke elementer som inngår (f.eks. om dette er et estimert materiellgrunnlag/innkjøpsbase), og bekrefte at leverandør kun skal fylle ut én påslagsprosent slik arket indikerer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildeling «Pris» skal beregnes ut fra prisskjemaet. Uklare beregningsgrunnlag kan gi feil prising og uønsket risiko i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg C – Pris og prisbestemmelser (Generelt/ Materiell/ regulering) og Vedlegg C1 - Prisskjema

3. Konkurransegrunnlaget punkt 7.3 beskriver hybridmodellen for pris, men med unntak av at knekkpunktet er fastsatt til 2,5 og laveste pris gir score 6. Kan dere bekrefte den eksakte poengformelen/poenginterpolasjonen for priser over knekkpunkt (og hvordan det håndteres dersom flere tilbud får samme pris), slik at leverandøren kan kontrollere forventet score?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere prisstrategi og total score. Manglende poengberegningsdetaljer kan gjøre tilbudsprising mindre treffsikker.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7.3 Evaluering av tilbud (Hybridmodellen)

4. I Vedlegg A står det at materiell og utstyr skal være nytt og av «dokumentert god kvalitet», og at leverandøren ved forespørsel skal kunne fremlegge dokumentasjon. Kan dere beskrive hvilke dokumenter dere typisk forventer for hydraulikkdeler installert på fartøy (f.eks. samsvarserklæringer, typegodkjenning, sertifikater fra DNV, reservedels-/batchdokumentasjon), og om dokumentasjonen skal leveres ved hvert enkelt avrop eller samlet periodisk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise administrasjon/kvalitetssikring og unngå mislighold knyttet til dokumentasjonsleveranse må leverandøren vite forventet «leveranseformat» og tidspunkt.

   Kilde: Vedlegg A – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Utstyr og materiell) og (Krav til dokumentasjon ved levering av deler og utstyr)

5. Rammeavtalen 01 – punkt 10.3 regulerer dagmulkt ved forsinket levering (2 ‰, minimum 1000 kr per hverdag, maksimal 15 %). Kan dere presisere hva som regnes som «opprinnelig avtalt kontraktsvederlag» i denne bestemmelsen for rammeavtale/avrop (gjelder det avropsprisen for det aktuelle oppdraget), og hva som er «avtalte leveringssted»/leveringspunkt for service på fartøy?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt innebærer betydelig risiko. Leverandøren trenger riktig forståelse av beregningsgrunnlaget og når løpet stopper for å kunne prise og innrette tilbudet.

   Kilde: 01 Rammeavtale om tjenestekjøp (Forsinkelse – dagmulkt og erstatning, punkt 10.3) og Vedlegg D (Avrop – lokasjon)

6. I 01 Rammeavtale (punkt 12) og Vedlegg D (Rapportering) fremgår det at leverandøren skal oversende årlige rapporter/statistikker og at avrop reguleres av rammeavtalens responstid/kvalitet/priser. Kan dere spesifisere innhold/format mer konkret for «årlig rapport», herunder (i) hvilken periode (kalenderår vs avtaleår), (ii) detaljeringsgrad per avrop (f.eks. timebruk, delkostnader, type utstyr), og (iii) om dere krever spesifikke felter i Excel-filen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende kravspesifikasjon for rapportering kan gi feil ressursbruk og risiko for mislighold.

   Kilde: Vedlegg D – Administrative bestemmelser (Rapportering) og 01 Rammeavtale (Leveransens plikter/ samarbeid og rapporteringselementer)

7. Konkurransegrunnlaget punkt 5.4.4.3 og 5.4.4.4 stiller krav til dokumentert kvalitetssikrings-/ledelsessystem (ISO 9001 eller tilsvarende) og miljøledelsessystem (ISO 14001 eller tilsvarende). Kan dere bekrefte hva som anses som «tilsvarende» i deres evaluering dersom vi ikke har sertifikatet (hvilke minimumselementer dere forventer i beskrivelsen), og om det er tilstrekkelig med intern revisjonsrapport fra uavhengig tredjepart uten sertifikatnummer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav korrekt for å unngå avvisning, og kvalitetssikring av alternativ dokumentasjon kan være avgjørende.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.4.4.3 (Krav til kvalitetssikrings-/ledelsessystem) og punkt 5.4.4.4 (Krav til miljøledelsessystem)

8. Vedlegg F – Kontraktsvilkår for bruk av lærlinger krever minst 10 % av arbeidede timer og at minst en av de som deltar i arbeidet skal være lærling, med unntak for sikkerhets-/HMS-/tilgangsbegrunnede forhold. Kan dere gi eksempler på hvilke typer hydraulikkoppdrag på fartøy dere typisk mener gjør at fravik kan tillates, og hvordan unntaket skal dokumenteres i praksis (hvilket type grunnlag/rapportering dere forventer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lærlingekrav påvirker både bemanningsplan og kost. Tydelige eksempler på fraviksgrunnlag reduserer risiko for etterlevelsessvikt.

   Kilde: Vedlegg F – Kontraktsvilkår for bruk av lærlinger (Lærlinger, unntak og dokumentasjon)

9. I 01 Rammeavtale (punkt 7) står det at leverandøren skal ha dokumentert system basert på ISO 9001:2008 eller tilsvarende for leveranser som berører operative sertifiseringer/godkjenninger hos oppdragsgiver. Kan dere konkretisere hvilke typer avrop/arbeid dette gjelder for i denne avtalen (f.eks. hvilke hydrauliske komponenter/arbeider som typisk berører operative sertifiseringer), og om dette er et generelt krav for alle oppdrag eller kun for enkelte avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan påvirke kost og etterlevelsesopplegg. Leverandøren må vite om kravet aktiveres alltid eller kun i avgrensede situasjoner.

   Kilde: 01 Rammeavtale om tjenestekjøp (System for kvalitetsstyring, innsyn og kontroll, punkt 7)