Legemidler, vaksiner og apotekvarer

Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for legemidler, vaksiner og apotekvarer for Politiets fellestjenester (PFT), med UDI og PST som parter/kunder. Avtalen omfatter 2 delkontrakter: (1) Oslo og (2) Øvrige distrikter unntatt Oslo. Leverandøren kan levere tilbud på én eller begge delkontrakter, og det kan tildeles samme leverandør begge. Avtaleperiode 2 år fra signering, med opsjon forlengelse 1+1 år (total mulig lengde 4 år). Tildeling skjer etter pris/kvalitet for delkontrakt 1 (Oslo) og kun laveste pris for delkontrakt 2 (øvrige).

• Leverandør skal levere utfylt ESPD-skjema (europeisk egenerklæringsskjema) i KGV.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema i KGV; også ESPD for eventuelle virksomheter leverandøren støtter seg på (økonomisk/finansiell og teknisk/faglig).

  Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.1/6.2.2
• Skatteattest gjelder norske leverandører.

  Dokumentasjon: Skatteattest (eget dokumentasjonskrav i KGV).

  Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2 (• Skatteattest)

• Utfylt ESPD-skjema innen tilbudsfrist.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.1/6.2.2
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav iht. dokumentasjonskrav i KGV.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2 (• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav) og 6.2.1
• Skatteattest (kun norske leverandører) dersom relevant dokumentasjonskrav i KGV er aktivert.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2 (• Skatteattest)
• Eventuell dokumentasjon for støtte fra andre virksomheter (forbelegg/forpliktelseserklæring og ESPD per virksomhet) når leverandøren støtter seg på annen virksomhet for kvalifikasjonskrav innen økonomisk/finansiell og teknisk/faglig.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2.3
• Bilag/tilbudsdokumenter innlevert som besvarelse: Bilag 2 kravspesifikasjon, Bilag 3 administrative bestemmelser, Bilag 4 prisskjema, Bilag 6 databehandleravtale, Bilag 7 taushetserklæring.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.2 (• Besvarelse av tilbudsdokumenter)
• Utfylt Vedlegg B – egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Regler for konkurransen, punkt 3.6
• Forbehold skal føres i eget dokument (hvis tilbudet inneholder forbehold til kontraktsvilkår).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 3.5
• Tilbud skal leveres elektronisk via KGV og med digitalt sertifikat (bindende og forpliktende).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: 2 år fra signering; opsjon forlengelse 1+1 år (total mulig 4 år).Kilde: Regler for konkurransen, punkt 2.1 og 2.2
• Eksklusivitet: Delkontrakt 1 eksklusiv med mindre akutt behov/leverandørs lokasjon utilgjengelig; delkontrakt 2 eksklusiv for politi-/lensmannsetaten men med forbehold om apoteker innen rimelig avstand; PST ikke-eksklusiv.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 4
• Leverandørkjede: leverandør skal være åpen om og ha kontroll på leverandørkjede og kunne fremvise oversikt på forespørsel.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 5
• Underleverandører: skifte godkjennes av kunden; godkjennelse ikke nektes uten saklig grunn; leverandør skal varsle senest innen 14 virkedager etter endring.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 6
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal levere utfylt Bilag 3 Vedlegg 1 (egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår); oppdragsgiver kan innhente nye egenrapporteringsskjemaer.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 7; Alminnelige avtalevilkår, punkt 3.12
• Levering: DDP (Incoterms) til avtalt leveringssted; pakkseddel medfølger; levering anses skjedd ved mottak for godkjenning.Kilde: Alminnelige avtalevilkår, punkt 6.1 og 6.3
• Maksimal leveringstid ved forsendelser: 14 dager fra bestilling til mottatt og godkjent.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 10
• Dagbot ved forsinket levering: 0,5 % av beregningsgrunnlag per kalenderdag, begrenset til maksimalt 60 dager; minimum 500 NOK/dag.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 11; Alminnelige avtalevilkår, punkt 8.4.2
• Kvalitetsstyringssystem: leverandør og underleverandører skal ha oppdatert kvalitetssikringssystem; systemet gjennomgås på kundens anmodning; avvik/reklamasjoner håndteres i systemet.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 16
• Miljøstyringssystem og miljøkrav: oppdatert miljøstyringssystem; leverandør skal oppfylle miljøkrav og iverksette tiltak for avfallshåndtering; leverandøren skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 17; Alminnelige avtalevilkår, punkt 3.8 og 3.20; Regler for konkurransen, punkt 2.3
• Sikkerhet/taushet: personell kan kreves politiattest og sikkerhetsklarering; leverandøren og underleverandører skal underlegges taushetsplikt (og signere taushetserklæring).Kilde: Alminnelige avtalevilkår, punkt 3.22.2/3.22.3 og punkt 4.3; Spesielle avtalevilkår, punkt 20.4
• Produktansvar: leverandør ansvarlig etter produktansvarsloven og plikter å holde kunden skadesløs for krav fra tredjemann ved feil/mangler.Kilde: Spesielle avtalevilkår, punkt 21

• Kvalifikasjonskrav utover ESPD og skatteattest er ikke oppgitt i utsnittet (de ligger «i KGV» under «Besvar krav / kriterier»), så eksakte krav-tekstene mangler i dokumentutdraget.
• Konkrete kontraktsspesifikke krav i Bilag 1 (kravspesifikasjon) og Bilag 3 (administrative bestemmelser) er ikke inkludert i fulltekst, utover generelle henvisninger.
• Leveringssteder/lokasjoner er beskrevet som veiledende oversikt og avhenger av tiltrådt avtale; eksakt liste/krav per lokasjon fremgår ikke i utsnittet.
• Tildelingsberegning for handlekurver/produktutvalg viser nullverdier i prisskjema-arket; endelig evalueringslogikk for ‘produkter i handlekurv’ fremgår ikke av komplette tallgrunnlag.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 2 (Øvrige distrikter unntatt Oslo): Krav A2 og A3 ber om at leverandøren har utsalgssteder i alle oppgitte distrikter, og at øvrige fysiske utsalgssteder også skal kunne tilknyttes avtalen slik at øvrige brukere kan tilknyttes. Kan dere bekrefte om dere krever (i) minimum én fysisk utsalgs-/utleveringsenhet i hver av distriktene Øst, Vest, Sør-Øst, Sør-Vest og Agder politidistrikt, og (ii) i tillegg at alle leverandørens øvrige utsalgssteder (i Norge) kan tilknyttes – eller er det tilstrekkelig at leverandøren kan tilby tilknytting for et nærmere avgrenset sett lokasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må avklare hva som faktisk menes med «alle lokasjoner» og «tilknyttes avtalen» for å kunne planlegge nettverk/kapasitet og prise riktig. Uklarhet her kan gi avvik i minimumskrav.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A2–A4

2. For delkontrakt 2 (Øvrige distrikter unntatt Oslo): Kan dere utdype hva som menes med «oppgi lokasjoner, evt. henvis til vedlegg» (A2/A3) – og hvilke dokumenter/vedlegg som i så fall skal henvises til i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår ikke av utdraget hvilke vedlegg som skal brukes til lokasjonsoppføring. Riktig henvisning er viktig for å unngå avvisning pga. uklar besvarelse av minimumskrav.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A2–A4

3. For delkontrakt 1 (Oslo): Krav A5 sier at OPD har behov for døgnkontinuerlig utlevering, og evalueringskrav B1/B2 beskriver vakttelefon, responstid mv. Kan dere bekrefte hvilke konkrete åpningstids-/bemanningskrav dere legger til grunn for «døgnkontinuerlig utlevering» (f.eks. 24/7 bemannet utsalgssted, eller 24/7 vaktopplegg som dekker ordre/hente-/utleveringsflyt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsvektingen for kvalitet avhenger av løsning for budlevering og døgnåpen uthenting. For å svare korrekt på A5 og levere evalueringsgrunnlag (B1/B2) må «døgnkontinuerlig» operasjonaliseres.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A5 og evalueringskrav B1–B2

4. For delkontrakt 1 (Oslo): Evalueringskrav B2 beskriver hastelevering «helst innen neste virkedag». Kan dere presisere hva som anses som «hastesituasjon» fra kundens side (hvilke bestillingskanaler/tidspunkter/terskler)? Videre: Skal hastelevering forstås som «levering av produkt til kunden innen neste virkedag» eller «oppstart/henting innen neste virkedag»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon av «hastesituasjon» og målepunkt for responstid/levering kan påvirke både oppsettet og kostnadsbildet, og dermed prising og risiko.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, evalueringskrav B2

5. Krav A11 sier at leveringen skal være DDP Incoterms 2020 «på Kundens adresse» og at pakkseddel skal medfølge. Hvordan vil dere fordele «Kundens adresse» i praksis i Oslo vs. øvrige distrikter: er det enkelte faste utleveringsadresser per bruker, eller gjelder «til avtalt leveringsadresse» slik den fremgår i bestillingen? Kan dere også bekrefte hvordan dette påvirker vurdering av maksimal leveringstid (A11 vs. Spesielle avtalevilkår pkt. 10 og Alminnelige avtalevilkår pkt. 6.3/6.2)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsadresse og målepunkt påvirker planlegging, transportkost og oppfyllelse av leveringstid/krav. Avklaring er nødvendig for å prise og operasjonalisere riktig.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A11 samt Spesielle avtalevilkår pkt. 10 (Leveringstid) og Alminnelige avtalevilkår pkt. 6.3

6. Krav A12/A13 gjelder kundes mulighet til å hente produkter fysisk og forhåndsbestille for ferdigpakking. Kan dere bekrefte om «forhåndsbestilling» (A13) skal være mulig til en fast cut-off tid før uthenting samme/dag/kommende tidspunkt, og om dere ønsker at leverandøren skal oppgi et standard «behandlingstid»-mål i besvarelsen (hvilken referanse/tidsenhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: A13 ber om beskrivelse av behandlingstid, men utdraget sier ikke hva dere måler mot (f.eks. antall timer, virkedager). Dette kan påvirke evalueringsgrunnlag og kostnadsnivå.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A12–A13

7. Krav A16/A15: Retur og kassasjon skal skje kostnadsfritt for Kunde, og leverandøren skal ha system for reklamasjon og retur. Kan dere beskrive forventet «returflyt» for henholdsvis (i) ubrukte/brukte reseptbelagte legemidler som skal kunne leveres tilbake til leverandør for destruksjon/kassasjon (Spesielle avtalevilkår pkt. 8.1), og (ii) eventuelle avvik knyttet til feilvare/transportskade? Hvilken dokumentasjon forventer dere fra leverandøren for kreditering/kassasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke typer retur som er omfattet, og hvilke kostnads-/dokumentasjonskrav som følger, for å prise riktig og etablere rutiner som faktisk godtas.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A15–A16; Spesielle avtalevilkår pkt. 8.1

8. Krav A19–A20 om bestillingsløsning: Kan dere bekrefte om nettbasert bestilling skal være integrert med kundens systemer (API/EHF/annet), eller om det er tilstrekkelig med en webportal/handlevogn der kunden selv legger inn bestillinger? Videre: Har dere krav til tilgjengelighet (f.eks. oppetid %) eller responstider som ikke fremgår av teksten, og i så fall hvor i dokumentene er dette spesifisert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: A19/A20 stiller krav til backup og server med sikker lagring samt support, men uten synlig spesifikasjon av integrasjons-/SLA-nivå. Dette er sentralt for kostnader og leveranseevne.

   Kilde: Bilag 1 – kundens kravspesifikasjon, krav A19–A20

9. Tildelingskriterier for delkontrakt 1 Oslo: Pris-kriteriet er 80% «Totalpris handlekurv» og 20% «Uthentingsgebyr» innen åpningstid/utenfor (slik teksten antyder). Kan dere forklare nøyaktig hvordan «uthentingsgebyr» skal beregnes i evalueringsgrunnlaget (f.eks. hvilke gebyrtyper/forutsetninger og hvilke hendelser som utløser gebyret), og om det er kun én sats eller flere satser som skal fylles ut i bilag 4 prisskjema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakt evalueringslogikk for handlekurv og uthentingsgebyr kan leverandøren risikere å prise feil og få dårlig uttelling selv med gode tilbud.

   Kilde: Regler for konkurransen, punkt 7.1 (Pris/kostnad) samt Bilag 1 Oslo evaluerings- og prisgrunnlag (handlekurv/uthenting)