Anskaffelse for levering av Vinterdrift kommunale veger og plasser Malvik kommune 2026-2030

Åpen tilbudskonkurranse for leie av ekstern aktør på rode 6 (Formålsbygg vest) i Malvik kommune for vinterdrift/brøyting i perioden 01.12.2026 til søndag uken etter påsken 2028, med kommunal opsjon på fornyelse +1 år +1 år. Oppdragsgiver utfører strøing (strøvarer fra eget lager), mens leverandør skal brøyte og selv holde nødvendig brøyte- og strømateriell/utstyr. Styrt utkalling, responstid maks 60 minutter, og fakturering baseres på effektiv tid registrert i kommunens digitale vinterdriftssystem (mLogg/Betelo). Klima- og miljøvekting er minimum 30% i tildeling.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) ikke eldre enn 1 år fra tilbudsfrist, eller tilsvarende dokumentasjon for utenlandske (e-Certis). Kilde: pkt. 3.2.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Merverdiavgifts- og skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist (jf. FOA § 7-2(2)), eller tilsvarende fra utenlandske leverandører/erklæring godkjent og signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig. Betalingsutsettelse må legges ved ved tilleggsinformasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet/kapasitet til å utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap for de siste 2 regnskapsår (2025 bør vedlegges hvis mulig, ellers foreløpig årsregnskap), og eventuelt ønskelig kredittvurdering/rating fra konsesjonert kredittopplysningsvirksomhet. Eventuelt annet egnet dokument dersom krevde ikke kan fremlegges.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.4
• Leverandøren skal ha erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av minimum 1 relevante avtaler/leveranser med angivelse av beskrivelse, tidspunkt, navn på oppdragsgiver og telefonnummer; dokumenteres ved utfylling av vedlegg 4 (referanser).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.5
• Alle sjåfører/utførende ressurser må ha godkjent kompetanse på materiellet som skal benyttes.

  Dokumentasjon: Egenerklæring (leverandørens eget dokument). Malvik kommune kan i ettertid be om dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.5
• Dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for kvalifikasjonskrav (for eksempel morselskap/bank/samarbeidspartner/underleverandør), må det dokumenteres at leverandøren råder over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring som vedlegges tilbudet; én erklæring per støttende underleverandør/virksomhet (vedlegg 7). Manglende erklæring kan medføre avvisning.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.1 og vedlegg 7

• Tilbudsbrev (Vedlegg 1) skal fylles ut og legges ved tilbudet. Alle poster merket med gult skal fylles ut komplett. Skal inneholde opplysninger om firma, kontaktpersoner, elektronisk signatur/fullmakt, eventuelle forbehold/avvik, taushetspliktige opplysninger/innsynsbegrunnelse og egenerklæringer/underskrift.Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev (Vedlegg: Tilbudsbrev)
• Prisskjema (Vedlegg 2) skal fylles ut; leverandøren fyller ut celler merket gult. (Priser kun i NOK eks. mva.)Kilde: Vedlegg 2 Prisskjema.xlsx
• Liste over kjøretøy og utstyr (Vedlegg 3) skal fylles ut og oppgis maskin-/utstyrsliste (inkl. oppstillingsplass, dato kjøretøy klart og miljø/teknologi etter skjemaoppsett).Kilde: Vedlegg 3 Liste over kjøretøy og utstyr.xlsx
• Referanser (Vedlegg 4) skal fylles ut, ett skjema per ressurs, relevante prosjekter innen siste 5 år.Kilde: Vedlegg 4 Referanser.docx
• Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår (Vedlegg 5) skal fylles ut (vedlegges sammen med tilbudet innen tilbudsfristen).Kilde: Vedlegg 5 Egenerklæring lønns og arbeidsvilkår.docx; konkurransegrunnlag kap. 2.3
• Egenerklæring HMS (Vedlegg 6) skal fylles ut og innleveres sammen med tilbudet innen tilbudsfristen.Kilde: Vedlegg 6 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS).docx; konkurransegrunnlag kap. 2.3
• Ved bruk av underleverandører/støtte til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: Forpliktelseserklæring for underleverandører (Vedlegg 7) skal fylles ut og legges ved tilbudet for hver støttende virksomhet.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.5, 3.1 og Vedlegg 7

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Beredskap (15. oktober til søndag i uken etter påsken), og for sesongen 2026-27 starter beredskap fra 01.12.2026. Beredskap per rode.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7; Vedlegg B eksempel kontrakt
• Responstid etter utkalling: maks 60 minutter (og ved akutte hendelser oppgis også 1 time). Forhånds-/akutte utkallinger via kommunens prosess/varslingssystem.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7 og 1.8; Vedlegg A og/eller Vedlegg B eksempel kontrakt
• Leverandør skal bruke kommunens digitale vinterdriftssystem (mLogg/Betelo) og følge instrukser/opplæring. Smarttelefon/nettbrett kompatibelt med systemet. Rapporter fra systemet (effektiv tid innenfor roden) skal brukes som faktureringsgrunnlag og leveres månedlig ved fakturering.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.5 og 1.14; Vedlegg D Instruks digitalt vinterdriftssystem
• Leverandøren skal selv holde nødvendig brøyte- og strømateriell. Vegbane/tilhørende fortau/holdeplasser m.m. skal ryddes i full bredde. Snø skal ikke plasseres til hinder for frisikt/fremkommelighet og det skal ikke kastes direkte på hus/biler ved brøyting.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.9; Vedlegg E Brøyteinstruks
• Krav til utføring/godkjente føreforhold: bl.a. tilstand hardt og jevnt snø/isdekke med maks 10 cm løs snø; friksjon for strøareal >0,25; hard snø/is tykkelse mindre enn 5 cm; tidskrav for gjennomkjøring (8 timer) og gjennoppretting (16 timer/72 timer).Kilde: Vedlegg C Godkjente føreforhold
• Tiltak/regulering ved værhendelse: skjer ved utkalling fra kommunen. Eventuell varsling/kommunikasjon skjer innenfor kommunens kontaktpunkter (driftsleder veg/teknisk vakt).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7; Vedlegg A og Vedlegg E
• Kontraktsforpliktelser om tilpasning/verneting mv. (eksempelkontrakt): leverandøren kan ikke overdra forpliktelser; vikar kun godkjent av kommunen; digital vinterdriftssystem for fakturerbare timer; kommunens fradragsrett ved manglende oppfyllelse ved bruk av annen/egen ressurs ved leverandørsvikt; tvist: Trøndelag tingrett verneting.Kilde: Vedlegg B Eksempel Kontrakt

• Dokumentteksten inneholder kun del av konkurransegrunnlaget (vedlegg/utdrag). Konkret tekst om alle kvalifikasjonskrav (særlig pkt. 3.1 tabeller) og tildelingsberegning detaljer er delvis ikke gjengitt fullt ut.
• Krav til «godkjent kompetanse» for sjåfører er oppgitt som egenerklæring, men hvilken form for egenerklæring (leverandørens eget dokument) er ikke spesifisert i utdraget.
• Det er ikke inkludert komplett kravspesifikasjon for brøyting/strøing utover instruks og føreforhold; enkelte praktiske/operasjonelle detaljer kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget eller rodespesifikke vedlegg som ikke er gjengitt her.
• Tildelingskriteriets konkrete scoring for referanser (hva som teller innad i 3%) og «lineær modell» for pris er beskrevet generelt, men ikke med full formel/dimensjonering i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Vedr. vedlegg A (Prioriteringsliste og tidspunkt) og vedlegg C (Godkjente føreforhold): Kan Oppdrager bekrefte hvilke konkrete tidsfrister som gjelder for «start brøyting», «start sandstrøing» og «tidskrav for gjennoppretting av godkjente føreforhold etter værhendelse» og «tidskrav for gjennomoppretting ... med hensyn til tykkelse og ujevnheter», spesifikt for rode 6?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og dimensjonere kapasitet og beredskap korrekt når det gjelder responstid og gjennomføring, og sikre samsvar mellom prioritering/tabell for tidspunkt og føreforholdstidskrav.

   Kilde: Vedlegg A og Vedlegg C

2. I konkurransegrunnlaget står det både at responstid etter utkalling er maks 60 minutter (pkt. 1.7) og at «Responstid ved akutte hendelser er en (1) time» (pkt. 1.8). Kan Oppdrager bekrefte at dette er samme krav, og videre presisere hva som regnes som «startet oppdrag på den aktuelle roden» i praksis (f.eks. første handling på rute/effektiv tid registrert i mLogg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av responstid/startpunkt kan påvirke bemanning, rigg og risikoberegning, og kan gi avvik ved kontroll.

   Kilde: 1.7 Beredskap og 1.8 Kriterier for start og gjennomføring av tiltak

3. Vedr. faktureringsgrunnlaget (pkt. 1.14) og digitalt vinterdriftssystem (vedlegg D): Hvordan skal transporttid håndteres i praksis for rode 6 (kalibrering i pris/beredskap), når transporttid «må beregnes inn i timespris eller beredskap» samtidig som effektiv tid er «den tid som leverandøren berører roden»? Ønsker dere en nærmere avklaring av forventet metode for å skille/prise transporttid.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må legge riktig kostnadsmodell inn i timespris/beredskap for å unngå underprising og tvist ved fakturering.

   Kilde: 1.14 Faktureringsgrunnlag og faktureringsbetingelser og Vedlegg D Instruks digitalt vinterdriftssystem

4. Vedr. mLogg og fakturering (pkt. 1.14): Kan Oppdrager bekrefte hvordan «effektiv tid» skal avgrenses for arealer på formålsbygg/innkjørsler/utkjørsler/gangveger når ruten inneholder flere veier/plasser? Skal leverandøren sikre at oppstart/avslutning av logging i mLogg alltid skjer når kjøretøyet fysisk berører hver enkelt vei/plass innen roden, eller finnes det konkrete føringer i instruks/beredskapsdefinisjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Effektiv tid er avgjørende for faktura. Leverandøren må vite hvilke loggingrutiner som forventes for korrekt avgrensning.

   Kilde: 1.4 Veg - Plasser og formålsbygg, 1.14 Faktureringsgrunnlag og Vedlegg D

5. Vedr. kvalitets- og funksjonalitet (tildelingskriteriet 15 %): I hvilken dokumentasjonsform og hvilket nivå forventer Oppdrager at leverandøren «sannsynliggjør at oppdraget kan utføres innenfor gjeldende tidsfrister som beskrevet i vedlegg C», og hva skal inngå i utfylling av «vedlegg 3» (kapasitet/beskrivelse/tilknytning til utstyr)? Kan Oppdrager bekrefte hvilke felt/kolonner dere forventer utfylt utover «liste over kjøretøy og utstyr» i Vedlegg 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet er knyttet til gjennomføring/tidsfrister og vurderes etter dokumentasjon. Leverandøren trenger å vite hvilken informasjon som vektlegges og hvor den skal leveres.

   Kilde: 4 TILDELINGSKRITERIER (Kvalitet og funksjonalitet) og 1.9 Utstyr (vedlegg C/vedlegg 3 utfylling) samt Vedlegg 3

6. Vedr. underleverandør-/kapasitetsstøtte: Kvalifikasjonskravet om «erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser» (pkt. 3.5) og spørsmålet i teksten om at referanser fra underleverandør kan brukes «under to forutsetninger». Kan Oppdrager bekrefte hva dere anser som «faktisk skal benyttes på oppdraget», og hvordan dere forventer at dette dokumenteres (f.eks. om underleverandør må levere konkrete ressurser/sjåfører/utstyr i rode 6)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvilke referanser leverandøren kan bruke for å kvalifisere, og om tilbyder risikerer avvisning ved for «generisk» støtte.

   Kilde: 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

7. Vedr. «godkjent kompetanse» for sjåfører (pkt. 3.5): Hvilken konkret form for egenerklæring eller dokumentasjon er tilstrekkelig dersom kommunen kan be om dokumentasjon i ettertid? Kan Oppdrager bekrefte hvilket skjema/dokument dere viser til (vedlegg utover egenerklæring), og hvilke typer dokumentasjon dere vil akseptere (kursbevis, sertifikater, arbeidserfaring m.m.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som forventes levert sammen med tilbudet for sjåførkompetanse for å unngå avvisning ved etterspørsel.

   Kilde: 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (godkjent kompetanse – egenerklæring)

8. Vedr. opsjon strøsingel (pkt. 1.3 og prisskjema vedlegg 2): Kan Oppdrager bekrefte hva som er «leveringsomfanget per runde» for strøing i opsjonen (brukes «estimert forbruk pr runde (kg/m2)» og «estimert mengde per runde i tonn» i prisskjema), og om oppgitte m2/antall runder og kg/m2 er faste for prisgrunnlaget selv om vær/oppdragshyppighet varierer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsprising krever klarhet i grunnlagsvolum. Hvis grunnlagene er kun estimater må leverandøren likevel vite hvilke parametere evalueringen bygger på.

   Kilde: 1.3 Opsjon og Vedlegg 2 Prisskjema (Opsjon / strøsingel-rammer)

9. Vedr. miljøtildeling (30 %): Kravteksten sier at «transport tid kan ikke overstige responstiden på 60 minutter» og at oppstillingsplass/avstand gir trekk «1 poeng per påbegynt kilometer utover 1 km». Kan Oppdrager bekrefte hvordan avstanden måles (direkte avstand/ kjøreavstand/ ruteavstand) og hvilken adresse eller geografisk punkt som legges til grunn for oppstillingsplass i Vedlegg 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt avstandsmåling er direkte utslagsgivende for score. Leverandøren må sikre at opplysningene samsvarer med oppdragers beregningsmetode.

   Kilde: 1.10 Klima og miljø og 5. klima og miljø (avstandskrav til oppstillingsplass) samt Vedlegg 3

10. Vedr. kontraktsvilkår (vedlegg B eksempel kontrakt) og avvik: I eksempelkontrakten står det at avtalen er «skalerbar på inntil 20 %» og at «økning eller reduksjon av antall løpemeter ... mulig etter avtale». Kan Oppdrager bekrefte hvordan dette slår ut for rode 6 sin brøyting (og om det også kan gjelde utvidelse av arealer/plasser/innkjørsler) og hvordan endringer varsles/prissettes i praksis?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Skalering og endringsmekanismer påvirker risiko, kapasitet og kalkyle for timesforbruk/beredskap.

    Kilde: Vedlegg B Eksempel Kontrakt (avsnitt om skalerbarhet og endringer)