Kartlegging av bytrær i Stavanger

Dokumentet inneholder generelle avtalevilkår (ikke spesifikke tildelings-/kvalifikasjonskrav for et enkelt oppdrag). Vilkårene regulerer pris og prisendringer, bestilling/ordrebekreftelse, levering (risiko, dokumentasjon, montering, emballasje og følgeseddel), underleverandører, leverandørens ansvar, lønns- og arbeidsvilkår, mislighold og sanksjoner (dagbøter, prisavslag, heving), opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven, e-handel, kvalitetsstyring, miljøkrav, immaterielle rettigheter, statistikk, heving ved EØS-brudd, konkurs, markedsføring, personvern, taushetsplikt, endringer, habilitet, lovvalg/verneting, force majeure, ansvarlig forretningspraksis, sanksjoner (Russland/Israel/FN-boikott/Åpenhetsloven) og Mercell leverandørregister. Vedlegg 1 beskriver detaljerte krav til EHF faktura (inkl. felt- og linjespesifikasjon).

• Leverandør skal sende prøvefaktura i XML- og PDF-format dersom oppdragsgiver ber om det. Oppdragsgiver skal kontrollere og godkjenne oppsettet før vanlig fakturering kan startes.Kilde: Kap. 4 Faktura (EHF)
• Ved forespørsel skal leverandøren utarbeide og levere statistikk i Excel-format med minimum oppgitte innhold (type produkter/modeller, levert mengde per produkt, forbruk i kroner per produkt mv.).Kilde: Kap. 17 Statistikk
• På forespørsel skal leverandør legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkår (egen virksomhet og evt. underleverandører).Kilde: Kap. 10 Lønns- og arbeidsvilkår
• På forespørsel skal leverandør legge frem dokumentasjon for at opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven er overholdt.Kilde: Kap. 12 Opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

05.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Pris oppgis i NOK uten mva. Oppgitte prisomkostninger skal være inkludert (bl.a. leveringskostnader, montering/installering, faktureringskostnader, transport, miljøgebyr, emballasje, reise/reisetid, møtevirksomhet, skatter/avgifter, evt. søndags-/helligdagstillegg og overtid).Kilde: Kap. 3 Pris
• Prisregulering: prisen er ikke gjenstand for regulering.Kilde: Kap. 3.1 Prisregulering
• Leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert. Fakturering skal skje elektronisk i EHF til oppdragsgivers organisasjonsnummer.Kilde: Kap. 4 Faktura
• Fakturainnhold: faktura skal følge oppsettet i Vedlegg 1 (EHF feltkrav). Leverandøren skal ha separate fakturalinjer per vare/tjeneste, ikke samlelinjer. Leverandør skal alltid føre opp korrekt artikkelnummer, antall, enhetskode og artikkelbeskrivelse.Kilde: Kap. 4 Faktura + Vedlegg 1
• Bestilling skal være skriftlig. Leverandør skal sende ordrebekreftelse så snart som mulig etter mottak. Hvis ordrebekreftelse ikke sendes kan oppdragsgiver avbestille. Leverandør må framheve avvik skriftlig; avtalen anses ikke oppfylt før bestiller skriftlig har godtatt avvik.Kilde: Kap. 5 Bestilling og ordrebekreftelse
• Levering: leveransen skal være fritt levert til leveringsadressen på anvist sted. Risiko overføres først etter avtalt levering (varene levert). Leveransen anses ikke levert før evt. montering/installering og igangsettelse er utført.Kilde: Kap. 6 Levering
• Dokumentasjon og språk: all nødvendig dokumentasjon for normal bruk skal være inkludert; språk skal være norsk med mindre annet er uttrykkelig fastsatt.Kilde: Kap. 6 Levering
• Emballasje og følgeseddel: leverandør skal emballere forsvarlig; følgeseddel på norsk skal følge hver forsendelse med bl.a. leverandørinfo, varebeskrivelse, artikkelnummer, antall varer/kolli, oppdragsgivers bestillingsnummer, bestillers navn/K-nummer, leveringsadresse, dato og signatur.Kilde: Kap. 6 Levering
• Leveringsplan: ved forespørsel skal leverandøren legge frem plan i god tid før levering; minimum omfatter montering/installasjon, igangsettelse og prøvedrift, ansvarsfordeling og milepæler fra oppstart til ordinær drift.Kilde: Kap. 6 Levering
• Tilleggsarbeid: dersom leverandøren blir kjent med behov for arbeid utenfor oppdraget som er praktisk å utføre samtidig, skal oppdragsgiver kontaktes; tilleggsarbeid igangsettes ikke før det er eksplisitt avtalt.Kilde: Kap. 6.2 Tilleggsarbeid
• Retur: oppdragsgiver har rett til å returnere ubrukte produkter for kreditt innen rimelig tid (ubrukte i originalemballasje); krediteres med betalt pris.Kilde: Kap. 6.3 Retur av varer
• Underleverandører: kun benytte underleverandør dersom det er avtalt skriftlig på forhånd. Leverandøren er fullt ansvarlig for underleverandørers leveranser.Kilde: Kap. 8 Underleverandører og forholdet til tredjepart
• Leverandøransvar: bl.a. forsikringsdekning frem til levering, samsvar med avtalte vilkår og bransjeminimumskrav, oppfyllelse av kvalifikasjonskrav som var stilt i konkurransen (i hele avtaleperioden), samsvar med gjeldende lov/forskrift/offentlige vedtak.Kilde: Kap. 9 Leverandørens ansvar
• Skatter og avgifter: leverandør og underleverandører skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser; oppdragsgiver kan kontrollere.Kilde: Kap. 9.1 Skatter og avgifter
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre at egne ansatte og underleverandørers ansatte ikke har dårligere vilkår enn lov/forskrift/tariff for bransjen; plikt til tjenestepensjonsordning. Rettigheter skal etterleves, og lønn skal utbetales til ansattes bankkonto. Dokumentasjon kan kreves, og oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller.Kilde: Kap. 10 Lønns- og arbeidsvilkår
• Mislighold og sanksjoner: oppdragsgiver kan holde tilbake forholdsmessig del av betaling ved mislighold. Ved forsinket levering påløper dagbot automatisk (0,15 % av samlet vederlag eks. mva per kalenderdag, maks 100 dager; nedre grense NOK 1 000 per kalenderdag). Ved mislykket avhjelp: forholdsmessig prisavslag. Ved vesentlig mislighold: heving med øyeblikkelig virkning.Kilde: Kap. 11 Mislighold
• Opplysningsplikt etter skatteforvaltningsloven: leverandør skal overholde og kunne dokumentere overholdelse; leverandør skal holde oppdragsgiver skadesløs og opplysningsbrudd er vesentlig mislighold.Kilde: Kap. 12
• E-handel: hvis oppdragsgiver ber om det, skal leverandør gjøre varer/tjenester tilgjengelig for bestilling via e-handelssystem innen rimelig tid. Leverandør kan ikke fakturere kostnader til oppsett av e-handel.Kilde: Kap. 13 E-handel
• Kvalitetsstyring: leverandør skal ha system for kvalitetsstyring tilpasset leveransen; oppdragsgiver kan kontrollere oppfyllelse. Manglende kvalitetskontroll fritar ikke leverandør.Kilde: Kap. 14 Kvalitetsstyring
• Miljø: produkter/tjenester skal være tilstrekkelig merket. Leverandøren skal bidra med veiledning om sortiment/valg. Emballasje: leverandør skal kunne dokumentere returordning (f.eks. Grønt Punkt eller tilsvarende) eller egen ordning for miljømessig forsvarlig sluttbehandling, og opprettholde ordningen i avtaleperioden.Kilde: Kap. 15 Miljø
• Immaterielle rettigheter/dokumentasjon: leveransen tilfaller oppdragsgiver ved utført levering (med lovbestemte begrensninger). Oppdragsgiver kan bruke leverandørens materiale/dokumentasjon til drift/vedlikehold/reparasjoner/modifikasjoner og kopiere nødvendig dokumentasjon. Leverandør kan ikke bruke oppdragsgivers materiale til andre formål; leverandør kan ikke bruke resultater fra leveransen til andre oppdrag uten skriftlig samtykke (generell art unntas). Partene skal varsle ved krenkelse; leverandør skal holde oppdragsgiver skadesløs ved krenkelse av tredjemanns rettigheter.Kilde: Kap. 16 Materielle og immaterielle rettigheter + 16.1
• Patentsøknad: leverandør må ha skriftlig godkjenning fra oppdragsgiver før patent som inneholder taushetsbelagt informasjon søkes.Kilde: Kap. 16.1 Patentsøknad
• Heving ved EØS-brudd: oppdragsgiver kan heve med 3 måneders varsel (kostnadsfritt), etter rettslig bindende avgjørelse eller pålegg fra myndigheter/EØS-organer; ikke erstatningsplikt med mindre økonomisk tap pga grov uaktsomhet/forse t.Kilde: Kap. 18 Heving ved brudd på EØS-regelverket
• Konkurs/kreditorstyring: oppdragsgiver kan heve med øyeblikkelig virkning ved gjeldsforhandling/akkord/konkurs/kreditorstyring.Kilde: Kap. 19 Konkurs
• Markedsføring: bruk av info om avtalen/kundeforhold eller oppgi oppdragsgiver som referanse krever på forhånd skriftlig godkjennelse.Kilde: Kap. 20 Markedsføring
• Personvern: ved utførelse av (auto-/ikke-auto) behandling av personopplysninger skal leverandør behandle iht. personopplysningsloven og inngå databehandleravtale.Kilde: Kap. 21 Personvern
• Taushetsplikt: konfidensielt forbud mot å gjøre opplysninger tilgjengelig uten samtykke; unntak for offentleglova-krav (med mulig varsling før). Taushetsplikt gjelder også etter avtaleslutt.Kilde: Kap. 22 Taushetsplikt
• Endringer: endringer i avtalen skal avtales skriftlig i endringsbilag signert av begge parter.Kilde: Kap. 23 Endringer i avtalen
• Habilitet: leverandør skal informere oppdragsgiver dersom leverandør vet/tror ansatte ikke oppfyller habilitetsvilkår eller det finnes forhold som kan svekke tilliten.Kilde: Kap. 24 Habilitet
• Lovvalg og verneting: norsk rett; tvister forsøkes løst ved forhandling/me kling; verneting Sør-Rogaland tingrett.Kilde: Kap. 25 Lovvalg og verneting
• Force majeure: regulerer definisjon, varslingsplikt og suspensjon av forpliktelser; heving i force majeure krever samtykke eller når situasjonen varer/antas å vare >90 dager med 15 dagers varsel.Kilde: Kap. 26 Force majeure
• Ansvarlig forretningspraksis: leverandør skal respektere standarder for menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter/miljø/dyrevern/antikorrupsjon i egen virksomhet og leverandørkjede; liste over relevante FN/ILO-regelverk nevnes. Ved brudd kan oppdragsgiver heve (særlig hevingsgrunn) med umiddelbar virkning for alvorlige overtredelser knyttet til leveransens gjenstand.Kilde: Kap. 27 + 27.1
• Sanksjoner/økonomisk aktivitet: leverandør skal avstå fra økonomisk aktivitet med russiske aktører (forskrift 1076/2014), selskaper med produksjon på okkuperte områder i Israel, samt selskaper underlagt handelsboikott av FN/norske myndigheter. For underlagt Åpenhetsloven gjelder ytterligere krav. Gjelder hele leverandørkjeden og kontraktsperioden.Kilde: Kap. 28 Økonomisk aktivitet i land underlagt sanksjoner
• Mercell leverandørregister: leverandør skal sørge for at data i registeret er korrekt og uten duplikater (organisasjonsnummer/kontaktpersoner).Kilde: Kap. 29 Mercell leverandørregister

• Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke oppgitt i den vedlagte teksten (kun generelle avtalevilkår).
• Dokumentet viser ikke oppstart/slutt eller varighet for avtalen utover at flere plikter gjelder «i hele avtaleperioden».
• En del tekstfragmenter i dokumentet er ufullstendige ved innliming (f.eks. i forbindelse med plikter/linjeskift), men hovedpunktene fremgår av kapitlene som er gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I beskrivelsen står det at alle trær må registreres med parametrene i en fast rekkefølge, og at det skal brukes samme parametre som eksisterende treregister. Kan dere bekrefte at parametrene dere lister (treID, løvfellende/vintergrønn, norsk navn, botanisk navn, type/gruppering, voksested, høyde i intervaller, stammeomkrets nøyaktig, kronediameter i intervaller, kulturform, utviklingsfase, vitalitet, mekanisk kvalitet (0–5), fritekst, registrert av, globalid) også skal leveres som egne kolonner/attributter med nøyaktig samme feltnavn og datatyper som i deres eksisterende register (og eventuelt oppgi mal/skjema)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For at leverandøren skal prise og levere riktig datastruktur, må de få avklart om det kun er rekkefølgen som er avgjørende, eller om også feltnavn/datatyper/verdikoder må samsvare fullt ut.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt 2 og punkt om “Følgende parametre skal kartlegges og inkluderes … i samme rekkefølge” samt punkt om datalevering.

2. Ved merking i felt: dere opplyser at Stavanger kommune stiller plaketter og “egen hammer til å feste de på stammen”, men at konsulenten skal ta med hammer ut fra eget utstyr. Kan dere avklare hvem som faktisk skal ta med hammer (og hvilket type/omfang), samt hvilken praktisk rutine dere forventer for påsetting av plaketter for trær med stammeomkrets under 20 cm (kun digitalt nummer vs. også fysisk merking)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: En uklarhet om hvilket utstyr som skal medtas og hvordan merking skal håndteres påvirker bemanning, planlegging og kostnader i felt.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, avsnitt “Merking av trærne i feltet” og punkt “Eget utstyr som utfører må ta med”.

3. I tidsrommet står det at feltarbeidet skal utføres når det er løv (august til tidlig oktober), og ved behov til slutten av oktober 2026, med overlevering innen 30. november 2026. Kan dere bekrefte om det er: (1) en fast oppstartdato og en fast slutt for feltarbeid, eller (2) at oppdraget i hovedsak er en ramme med oppstart/plan som avklares ved oppstartsmøte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om man skal prise forutsigbare bemanningsvinduer eller ta høyde for fleksibel planlegging knyttet til oppstart/slutt.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt 2 “Tidsrommet for oppdraget”.

4. Dere skriver at nummereringen av trærne må være fortløpende, og at det ikke blir mulig at flere arborister utfører feltarbeidet samtidig i flere anlegg. Kan dere presisere hvordan dette skal håndheves i praksis: Skal hele oppdraget gjennomføres av én arborist/én team (uten parallell registrering), eller er det kun kravet om fortløpende registreringsnummer som gjør at man må unngå samtidige plasser der nummerrekken overlapper?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en vesentlig ressurs- og kostnadsdriver. Leverandøren må forstå om begrensningen gjelder hele oppdraget eller bare nummereringslogistikken.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt 2 “Vi vil påpeke at det ikke blir mulig … flere arborister … samtidig … nummerering … må være fortløpende”.

5. I punkt 3 “Antall trær som skal registreres” ber dere om tilbud for 3000 bytrær, og sier at dere kan utvide ved funn av færre enn 3000 i områdene (oppdatering av tidligere registrerte trær). Kan dere beskrive konkret hvilke kriterier som avgjør hvilke tidligere registrerte trær som skal oppdateres, og om det vil være snakk om re-registrering av alle parametere eller kun enkelte felter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utvidelses-/opsjonslogikk og omfang for “oppdatering av tidligere trær” påvirker både pris og risiko, og leverandøren trenger operasjonell avklaring.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt 3 “Antall trær som skal registreres” (avsnitt om utvidelse/oppdatering).

6. Dataoverlevering: dere ber om Shape/SOSI-fil eller Excel med koordinater, men dere spesifiserer ikke formatvalg eller kontrollkrav. Kan dere avklare hvilket av disse formatene som er foretrukket/obligatorisk, samt om dere har krav til koordinatsystem (f.eks. EUREF89/UTM-sone), og eventuelle kontroll-/valideringsregler før godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Geometri/koordinatsystem og leveranseformat avgjør nødvendig verktøy og etterarbeid, og påvirker pris og plan.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt 4 “Overlevering av data til Stavanger kommune”.

7. Kvalifikasjonsforutsetning og bemanning: dere forventer at kartleggingen utføres av en ISA-sertifisert arborist. Kan dere bekrefte om ISA-sertifiseringen må være hos “hovedansvarlig/tilbudt nøkkelperson” i hele feltperioden, og om dere krever at samme person også utfører kvalitetssikring og etterbehandling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis sertifisering må holdes kontinuerlig av en navngitt person, påvirker det kapasitet/risiko og dermed pris.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt 1 “Faglige forutsetninger”.

8. Om koordinatfesting og “globalid”: Kan dere spesifisere nøyaktig hvordan dere forventer at globalid skal beregnes/lagres (f.eks. UUID/GlobalID-format, eller hvordan koordinater fra feltpunkt skal danne globalid), og hvilken programvare-/dataflyt dere bruker i dagens treregister?

   Hvorfor det er verdt å spørre: “globalid (koordinater)” kan tolkes ulikt. Uavklart definisjon kan gi feil datakvalitet og omfattende etterarbeid.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt om parametrene, spesielt “globalid (koordinater)” og punkt om digital registrering/overlevering.

9. For felting og logistikk: dere oppgir 301 anlegg og sier at konsulenten får nøyaktige områdeavgrensninger digitalt etter kontraktinngåelse og at rekkefølge avklares i oppstartsmøte. Kan dere opplyse om dere forventer at leverandøren besøker alle anlegg for å ta med plater/hammer og etablere fortløpende registreringsnummer, eller om noen anlegg kan utelates/omprioriteres uten at det endrer prisgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker reise-/tidsplan og om leverandøren må kalkulere med full dekningsreise eller mer fleksibilitet.

   Kilde: Vedlegg 7 - Beskrivelse av oppdraget, punkt 2 “Arbeidsomfang” og punkt 3/oppstartsmøte omtalt rekkefølge samt punkt 5 om kostnader.