2026/2859 - Drift og vedlikehold av BEAM sentralstøvsugeranlegg i Operahuset Oslo

Statsbygg (Operahuset Oslo) inviterer til tilbud på service og eventuelle reparasjoner/ekstraordinært vedlikehold av BEAM sentralstøvsugeranlegg. Avtalen er med én leverandør, gjelder 2 år fra kontraktsignering med opsjoner/forlengelser (totalt maks 4 år). Det skal også leveres forbruksmateriell (f.eks. filter, plastposer, rør) innenfor avtalen, og det er krav om bruk av originaldeler/kompatible deler. Oppdraget inkluderer årlige drift- og vedlikeholdstjenester samt større komponentutskifting ved behov, med krav til oppmøte/varsling, rapportering og responstid.

• Tilbyder skal ha lovlig firma-/foretaksregistrering (Firmaattest/tilsvarende attest for utenlandske).

  Dokumentasjon: Firmaattest (eller tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet foretaket er registrert).

  Kilde: Pkt. 4.1 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (Organisatorisk og juridisk)
• Tilbyder skal ha tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne/kapasitet; omsetning kan vektlegges.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (Statsbygg gjennomfører). Eventuelt revisorbekrevede årsregnskaper hvis tilbyderen blir bedt om det.

  Kilde: Pkt. 4.1 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Teknisk/faglig kapasitet: tilbyders sikker gjennomføringsevne og tilstrekkelig erfaring fra drift og vedlikehold av ventilasjonsanlegg.

  Dokumentasjon: Oversikt over antall ansatte (administrasjon og produksjon) samt oversikt over inntil 3 relevante referanseoppdrag utført de siste 3 år med opplysninger om kontraktsverdi, tidspunkt, kort beskrivelse, og oppdragsgiver.

  Kilde: Pkt. 4.1 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Samarbeid med Skatteetaten: signert fullmakt for Statsbyggs utvidede rett til å innhente opplysninger om skatte- og avgiftsforhold.

  Dokumentasjon: Signert fullmakt (for tilbyderen; og nedover i leverandørkjeden for underleverandører dersom de brukes for å oppfylle kvalifikasjonskrav).

  Kilde: Pkt. 4.1 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen (Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Statsbygg)

• Tilbudsinnlevering skal leveres elektronisk via Mercellportalen innen frist (16.07.2026 kl. 09:00) og krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Pkt. 6.4 Innleveringssted og tilbudsfrist; Pkt. 6.5 Om Mercellportalen
• Vedlagt utfylt og signert tilbudsskjema: 02 - Tilbudsskjema – timepris.Kilde: Pkt. 6.3 Hva skal leveres? (1)
• Vedlagt etterspurt dokumentasjon i tabellen for kvalifikasjonskrav (det er også oppgitt at dokumentasjon ikke leveres nå, kun egenerklæring på Statsbyggs mal).Kilde: Pkt. 6.3 Hva skal leveres? (2) og Pkt. 4.1 Kvalifikasjonskrav ("Dokumentasjonen ... skal ikke leveres nå, kun egenerklæring")
• Vedlagt mal for CV: 08 - Mal for CV (benyttes for oppdragsleder i tildelingsdelen).Kilde: Pkt. 6.3 Hva skal leveres? (3); Pkt. 4.2 Tildelingskriterier (Kvalitet/30%)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Minst 2 service-besøk pr. år (fast periodisk service).Kilde: Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (pkt. Honorar: Antall service-besøk pr. år)
• For service hvor tidspunkt ikke er angitt i spesifikasjon: leverandør ansvar for at servicen skjer til rett tid. Driftslederen skal varsles minst én uke i forkant av hvert besøk.Kilde: Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (RUTINER VED SERVICE OG REPARASJON)
• Oppstartsmøte ved hvert servicebesøk: driftsleder skriver referat; kopi sendes til leverandør. Før avreise skal leverandøren rapportere muntlig; innen én uke etter besøket sendes skriftlig rapport med kontroll/målinger/resultater/utskiftninger/justeringer og hva som gjenstår.Kilde: Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (RUTINER VED SERVICE OG REPARASJON)
• Rapportering/oversikt ved fakturering: ved fast service skal faktura vedlegges oversikt over benyttet forbruksmateriell; ved regningsarbeider skal faktura vedlegges timelister og oversikt over benyttet materiell.Kilde: Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (FAKTURERING)
• Sertifisert personell skal benyttes for arbeider som krever det; kopi av sertifikat for foretak og personell skal forevises Statsbygg før arbeid påbegynnes.Kilde: Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (SERTIFISERT PERSONELL)
• Varsel og godkjenning av kostnadsoverslag for reparasjoner/ekstraordinært vedlikehold før oppstart.Kilde: Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (SÆRLIG OM REPARASJONER/EKSTRAORDINÆRT VEDLIKEHOLD)
• HMS: leverandøren skal følge gjeldende lover/forskrifter og Statsbyggs prosedyrer for internkontroll (IK Eiendom), og medbringe oppdaterte HMS-datablad dersom merkingspliktige kjemikalier/stoffer benyttes.Kilde: Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (KRAV TIL UTFØRELSEN AV ARBEIDET)
• Krav til sanksjonsloven: leverandør plikter å opptre i overensstemmelse med sanksjonsloven; egenerklæring om at leverandør/underleverandører ikke er omfattet av forbud (f.eks. eierskap/russiske borgere) og at de ikke vil bruke slike underleverandører til mer enn 10% av kontraktsverdien.Kilde: Egenerklæring sanksjonslovgivning (punkt/signaturerklæring); samt Generelle kjøpsvilkår (tjenester/varer) om sanksjonsplikt
• Kontraktsmessig manglende dokumentasjon kan medføre mangelansvar/konsekvenser og leverandør kan måtte starte utbedring/omlevere ved mangler.Kilde: Generelle kjøpsvilkår for tjenester (Mangelfull/manglende dokumentasjon; MANGEL; Reklamasjon) og Generelle kjøpsvilkår for varer (Mangelfull/manglende dokumentasjon utløser mangelansvar)

• Kvalifikasjonskravet om relevant erfaring er formulert mot 'drift og vedlikehold av ventilasjonsanlegg' selv om oppdraget gjelder BEAM sentralstøvsugeranlegg; omfang/tilpasning er ikke eksplisitt forklart i teksten.
• CV-malen (08 - Mal for CV) brukes for tildeling, men konkrete poeng-/kvalitetsvurderingsmetoder utover kriteriene (30%) er ikke beskrevet.
• Responstid og maksimal oppmøtetid for øyeblikkelig utrykning fremstår som utfyllingspunkter (tall mangler i utdraget).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tilbudsskjemaet/avtalen står det at det skal oppgis «Fast pris pr. år for alt nødvendig arbeid i forbindelse med service», og at minimum antall service-besøk pr. år er 2. Kan dere bekrefte om dere har en nærmere planlagt frekvens for periodisk service (dato/uke/intervall), og om det i så fall er lagt føringer for hvordan disse to besøkene fordeles i løpet av året?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise korrekt må leverandøren vite om «minimum 2 besøk» er fleksibelt eller om det forventes bestemte gjennomføringstidspunkter som påvirker bemanning, logistikk og kostnader.

   Kilde: 01 - Frivillig kunngjøring / Tilbudsinvitasjon, pkt. 2.2 Om Serviceavtalen + 03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (Antall service-besøk) + 02 - Tilbudsskjema – timepris (Fast pris pr. år)

2. Avtalen «02 - Tilbudsskjema – timepris» har punkter om timer som kun faktureres for tid tilbrakt på eiendommen (kjøretid og spisepause ikke faktureres), mens «03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg» sier at «Leverandørens timepris skal blant annet inkludere reisetid og kostnader». Kan dere avklare hvordan dette skal forstås og prises: Skal reisetid/kostnader kun inngå i timesatsene (uten fradrag) eller skal noe reisetid faktisk inngå utenfor fakturerbare timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er direkte motstrid/uklarhet i hva som skal anses som fakturerbar tid versus hva som kun skal kompenseres gjennom timesatsene. Dette påvirker tilbudt pris.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema – timepris (timer: kjøretid og spisepause ikke faktureres) + 03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (timepris skal inkludere reisetid og kostnader)

3. I «03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg» er det et punkt «ØYEBLIKKELIG UTRYKNING» der teksten sier at maksimal oppmøtetid «må fylles ut», og i utdraget mangler tall. Kan dere oppgi (i) kravet til respons-/utrykningstid og (ii) maksimal oppmøtetid (antall timer), og bekrefte hvordan dette eventuelt gir grunnlag for ekstra haste-tillegg i henhold til «Tillegg pr. utrykning ved hasteoppdrag» i timeprisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise hasteberedskap/risiko uten å kjenne faktiske krav (tidsfrister) og hvordan de kobles til honorering.

   Kilde: 03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (Øyeblikkelig utrykning) + 02 - Tilbudsskjema – timepris (Hasteoppdrag/tillegg pr. utrykning)

4. Kvalifikasjonskravet om relevant erfaring i tilbudsinvitasjonen sier «drift og vedlikehold av ventilasjonsanlegg», mens oppdraget gjelder BEAM sentralstøvsugeranlegg. Kan dere bekrefte at erfaring med drift og vedlikehold av sentralstøvsugeranlegg/andre avsug-/sugesystemer kan dokumentere kravet, og om dere eventuelt vil vurdere «tilsvarende» erfaring som likeverdig med ventilasjonsanlegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om CV/referanser kan brukes på riktig måte for kvalifikasjon og unngå avvisningsrisiko.

   Kilde: 01 - Frivillig kunngjøring / Tilbudsinvitasjon, pkt. 4.1 Kvalifikasjonskrav (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)

5. Tildelingskriteriet 30% kvalitet viser til «08 - Mal for CV», med «Kompetanse og erfaring for tilbudt personell (Oppdragsleder)» og «Referanseprosjekter», men metoden utover kriteriene fremstår ikke som beskrevet. Kan dere utdype hvordan dere faktisk poengsetter/vurderer kvaliteten innenfor 30% (f.eks. hva som vektlegges i CV, hvordan referanseprosjekter vurderes opp mot «overføringsverdi», og om det finnes en poengskala eller minstekrav innenfor CV/kompetanse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evaluering kan gi feil målretting av tilbudt CV og referanser. Dette øker risiko for dårlig uttelling til tross for korrekt kostnadsberegning.

   Kilde: 01 - Frivillig kunngjøring / Tilbudsinvitasjon, pkt. 4.2 Tildelingskriterier (70% pris / 30% kvalitet) samt omtale av «08 - Mal for CV»

6. I «02 - Tilbudsskjema – timepris» står det at «disse summer vil dog ikke inngå i kontraktssummen» (beregningseksempel med evalueringssum basert på anslag). Kan dere bekrefte hvordan antall timer er «anslag» i evalueringen, og gi de konkrete anslagene som ligger til grunn for evalueringen (f.eks. 80 timer fordelt mellom kategorier) samt eventuelle anslag for hasteoppdrag (antall hasteoppdrag = 2) og netto inntakskost (150.000 NOK), slik at vi kan kontrollregne evalueringsgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør kunne verifisere prisens utslag i evalueringsmodellen. Uten klare anslag er det vanskelig å forstå hvilket forhold som gir best pris/effekt i konkurransen.

   Kilde: 02 - Tilbudsskjema – timepris (Tilbudsevalueringen / evalueringssum-beregning med anslag) + 02 (B Lønn, C Materialer, D Hasteoppdrag)

7. Avtalen sier «Det kun er tillatt å benytte originaldeler/kompatible deler» (innenfor rammen av denne avtalen). Kan dere spesifisere hva som menes med «kompatible deler» for BEAM sentralstøvsugeranlegget (f.eks. krav til typegodkjenning, merkespesifikke reservedeler, eller om dere har en liste over godkjente deler/leverandører)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Material-/reservedelskostnader og tilgang til korrekte deler påvirker både timepriser og påslagsprosent, samt risiko for mangler ved bruk av ufullstendig kompatible deler.

   Kilde: 01 - Frivillig kunngjøring / Tilbudsinvitasjon, pkt. 2.1 Generelt + 03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (forbruksmateriell/ reservedeler/ regningsarbeider)

8. I «03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg» står det at ved første besøk skal leverandør og driftsleder klarlegge sikkerhetsrutiner (låsing av dører mv.), og at driftsleder skriver referat fra møtet ved oppstart av hvert servicebesøk. Kan dere beskrive forventet omfang av disse oppstartsmøtene (varighet) og om leverandør skal prise dette innenfor fast service (2 besøk) eller om det håndteres som del av «Oppstartsmøte» for oppdragsleder (som ikke kan faktureres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å forstå hvordan møter/koordinering tidsmessig fordeles mellom fastpris og timesats, og hvilke aktiviteter som aldri kan faktureres.

   Kilde: 03 - Avtale Serviceavtale tekniske anlegg (RUTINER VED SERVICE OG REPARASJON + Oppdragsleder/ikke fakturerbar tid)