Møbler og inventar til kommunene i Kongsvingerregionen 2026 - 2030

Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for kjøp av møbler og inventar til kommunene og interkommunale selskaper i kongsvingerregionen for perioden 2026–2030 (rammeavtale: 2 år fra kontraktsignering med ensidig opsjon på forlengelse). Det skal tildeles rammeavtale med to leverandører: én for barnehager og én for øvrige deltilbud. Anskaffelsen omfatter varegrupper til kontor/møte/opphold, institusjon, skole og barnehage. Leveranse og avrops-/e-handelskrav reguleres i kravspesifikasjon og samhandlings-/kontraktsvilkår.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv.)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (f.eks. Bisnode AAA eller tilsvarende). Alternativ dokumentasjon kan aksepteres ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre mest relevante oppdrag siste tre år inkl. verdi, periode, mottaker/kunde m/kontaktinfo, kort innhold og relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak (metoder for systematisk reduksjon av negativ miljøpåvirkning).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak, evt. sertifisering iht. ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 (Miljøledelsestiltak)
• Tilbyder skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikringssystem/rutiner, evt. gyldig sertifikat (ISO 9001 eller tilsvarende).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 (Kvalitetssikringssystem)
• Leverandør skal være sertifisert iht. ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende miljøledelsesstandarder (eller annen dokumentasjon dersom sertifikat ikke kan fremlegges innen frist).

  Dokumentasjon: Sertifisering eller annen dokumentasjon på tilsvarende miljøledelsestiltak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 (miljøledelse – sertifiseringsalternativ)
• Tilbyder skal være sertifisert iht. ISO 9001 (eller tilsvarende kvalitetssikringsstandard).

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat eller annen dokumentasjon ved forhold som ikke skyldes leverandøren selv.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3 (kvalitet – sertifiseringsalternativ)
• Ved støtte fra andre foretak: tilbyder kan støtte seg på kapasitet til å oppfylle kvalifikasjonskrav (økonomisk/finansiell og teknisk/faglig).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (vedlegg) + egne ESPD-skjemaer for relevante underleverandører/støttende foretak.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4 (Støtte fra andre foretak)

• Tilbudsbrev (vedlegg 01) signert av person som kan forplikte tilbyder. Eventuelle forbehold skal oppgis her. Taushetsbelagte opplysninger skal angis, og sladdet versjon skal vedlegges dersom relevant.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3 og pkt. 3.4 samt Vedlegg 1 – Tilbudsbrev
• Besvarelse av kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon (vedlegg 02 i Excel).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 (Tilbudets utforming/vedlegg) + Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon.xlsx
• Utfylt prisskjema (vedlegg 03 i Excel).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 + Vedlegg 3 – Prisskjema (Barnehage/Institusjon/Kontormøbler/Skole)
• Produktinformasjon/brosjyrer e.l. (vedlegg 04).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (vedlegg 05).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4
• Forpliktelseserklæring (vedlegg 06) kun ved støtte fra andre virksomheter.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 + Vedlegg 5 – Forpliktelseserklæring
• Sladdet versjon av tilbudet (vedlegg 07) ved taushetsbelagte opplysninger.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 + Offentlig innsyn (vedlegg/tekst)
• Offentlig innsyn (vedlegg 08) utfylt av tilbyder.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 + Vedlegg 6 – Offentlig innsyn

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Rammeavtaleadministrasjon: sekretariatsbidrag 1,5 % av omsetningen over avtalen (ekskl. mva.) utbetales til RIIK hvert år før 31. januar.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.1 (obligatorisk leveransekrav)
• Utpeke avtaleansvarlig/kontaktperson som skal være ansvarlig for oppfølgingsmøter og rådgivning; beherske norsk skriftlig og muntlig; oppgi kontaktinformasjon.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.2
• Gjennomføre oppfølgingsmøter etter kontraktsinngåelse og ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.3
• Tilgjengelighet til utprøving: stoler for de tre mest aktuelle stolene skal være tilgjengelig over tid på forespørsel for varegruppen kontor/skole/barnehage.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.4
• E-handel: tilbyderen skal ha egen nettbutikk for elektroniske bestillinger; og det er krav til funksjonalitet/brukervennlighet samt oppdatering av sortiment/katalog.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.1 og pkt. 3.1–3.3
• EHF ordre/ordrebekreftelse ved punch-out: leverandør skal som minimum bruke EHF ordre og EHF ordrebekreftelse fra start; faste krav til kommunikasjon/endringer og ny ordre ved tilleggsbestillinger; fast kontaktperson for e-handel.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.4
• Levering: avtale levering med hvert leveringssted; levering innen arbeidstid (08:00–15:00) og produkter tilgjengelige på nettbutikk innen 7 dager. Pakkseddel skal følge med og signeres.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 5.1–5.2 og Kontraktsvilkår (levering/pakkseddel)
• Manglende levering: oppdragsgiver kan avbestille kostnadsfritt ved ikke overholdte leveringstider; leverandør skal tilby alternativt produkt ved restordresituasjoner/leveringsvansker uten ekstra kostnad.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 5.3 og 5.5
• Returordninger: kurante (ikke åpnet) varer kan returneres med gebyr inntil 30 %; kvalitetsreklamasjoner returneres kostnadsfritt; retur/avbestilling/reklamasjon skal beskrives.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 5.7–5.9
• Fakturering: leverandør skal sende faktura elektronisk i EHF-format; krav til innhold/referanser; leverandør skal oppgi profil-id til oppdragsgivers mottaker i XML.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 6.1–6.3
• Kundeservice/salgsapparat: fungerende salgs- og serviceapparat og kundeservice som minimum kan motta bestillinger og gi produktrelatert veiledning. Åpningstid og responstid utenom kontortid.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 7.1–7.4
• Avvikshåndtering: leverandør skal ha rutiner for håndtering av avvik og redegjøre for disse.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 7.6
• Stabilt avtalesortiment: ikke tilby varer som går ut av produksjon tidlig (ikke partivarer i hovedsortimentet). Ved bytte pga. kvalitet/kravbrudd skal nye/bene produkter leveres til lik eller bedre pris.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 8.1–8.2
• Garantitid: minimum 5 år for produkter (2 år for elektriske produkter).Kilde: Kravspesifikasjon (alle varegrupper) pkt. 1
• Miljøkrav: for produkter markert med miljøkrav i prisskjema må tilbudte produkter være merket med nærmere angitte miljømerker eller tilsvarende; dokumentasjon via lisensnummer/sertifikat iht. krav i prisskjema.Kilde: Kravspesifikasjon (Miljø) pkt. 11.1–11.3
• Leveringstid for avrop: hvis ingen frister er avtalt, skal levering ikke skje senere enn 5 virkedager fra bestilling.Kilde: Kontraktsvilkår (levering/leveringsfrist)
• Dagbot ved forsinkelse/mangel som ikke kan tas i bruk, samt begrensninger i dagbotansvar (0,15% pr. kalenderdag, min. 1.000 kr, maks 100 virkedager; samlet dagbotansvar begrenset til 15% av kontraktssum).Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 8.2 (Dagbot)
• Leveranse-/avtalesamarbeid og statistikk: leverandør skal delta i informasjonsdag, ta initiativ til ett oppfølgingsmøte per år (oversend statistikk før møtene), og levere leveringsstatistikk vederlagsfritt ved avtaleslutt og på anmodning (excel/elektronisk).Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 11 (Møter) og pkt. 12 (Levering av statistikk mv.)
• Pris: priser ekskl. mva. i bilag 2 og inkluderer levering og øvrige kostnader med mindre annet avtales. Prisene gjelder 1 år, deretter regulering via KPI/evt. endringer etter varsel.Kilde: Kontraktsvilkår pkt. 6.1–6.3
• Etiske/andre kontraktskrav: kontrakten viser til bilag 5 Etiske krav og bilag om etiske kontraktsvilkår.Kilde: Kontraktsvilkår/oversikt bilag (Bilag 5 Etiske krav) i konkurransegrunnlag

• Konkurransegrunnlagsteksten viser avtaleperiode som 2 år med opsjon til maks 4 år, mens tittel/informasjon i endringsbilagene indikerer perioden 2026–2030. Eksakt sammenheng mellom disse tidsangivelsene er ikke fullt avklart i utdraget.
• Den generelle avtaleteksten (bilag 4) har kun oversikt over punkt som endres; konkrete nye/endrede formuleringer er ikke gjengitt.
• Endringsbilag (Bilag 5) viser et prisskjema-produktutdrag og format, men endringens innhold utover dette er ikke beskrevet.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Avtaleperiode i konkurransen er angitt som 2 år med opsjon til inntil 4 år, men tittel/opplysninger i endringsdokumenter kan indikere perioden 2026–2030. Kan oppdragsgiver bekrefte eksakt avtaleperiode (startdato/ikrafttredelse) og hvordan forlengelsesmekanismen skal forstås slik at totalperioden stemmer med 2026–2030?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og planlegge kapasitet/tilgjengelighet korrekt i hele avtaleperioden og unngå avvik mellom konkurransegrunnlaget og faktisk kontraktsperiode.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – «Avtaleperiode» samt tittel: «Møbler og inventar 2026–2030» og Bilag 4 – «Endringer i den generelle rammeavtaleteksten» (punkt 2 Varighet) / Vedlegg 4 – Kontraktsvilkår (Varighet).

2. I bilag 3 (Endringer i den generelle rammeavtaleteksten) er det kun listet hvilke punkter som kan være endret (bl.a. «2 Varighet», «4.1 Leveringsbetingelser», «6 Pris og betaling», «7 Mislighold», «8.2 Dagbot» og «18 Oppsigelse»), men selve nye formuleringene fremgår ikke i utdraget. Kan oppdragsgiver oversende/gi tilkobling til fullstendig innhold i bilag 3 (hvilke konkrete formuleringer som gjelder etter endring) for disse punktene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten eksakte endringsformuleringer kan leverandøren feilvurdere risiko (særlig prisregulering/dagbot/mislighold/oppsigelse).

   Kilde: Bilag 3 – «Endringer i den generelle rammeavtaleteksten».

3. Sekretariatsbidraget er oppgitt som 1,5 % av omsetningen over avtalen eks. mva, utbetales «hvert år før 31. januar». Kan oppdragsgiver presisere: (1) om «omsetningen» beregnes av fakturert beløp på avrop (inkl./ekskl. mva), (2) om bidraget beregnes per kalenderår eller per avtaleår, og (3) hvordan bidraget håndteres ved prisjusteringer/kampanjer og eventuelle krediteringer/avbestillinger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kalkyle og risikoberegning i konkurransens pris- og tilbudsstruktur.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 1.1 Administrasjon av avtale (O-krav) (sekretariatsbidrag 1,5%).

4. Kravspesifikasjonen punkt 4.2 sier at leverandør skal oppgi «frist» for når bestillinger må være gjort for at varene blir levert innen avtalt leveringstid (maks 6 uker), og punkt 5.2 sier at produkter som er tilgjengelige på nettbutikken skal leveres innen 7 dager. Hvordan forventes det at vi skal angi/operasjonalisere «maks frist» når leveringstid for tilgjengelige produkter er 7 dager—skal fristen gjelde kun for produkter som ikke er tilgjengelige i nettbutikken? Kan oppdragsgiver beskrive forventet modell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig grensesnitt mellom bestillingsfrist og leveringstid kan føre til feil priselementer (bemanning, lagergrad) og potensielle kontraktsavvik.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 4.2 (O) og punkt 5.2 (O).

5. Montering på stedet: punkt 4.3 sier «For montering på stedet betales kr 600 pr time. Montering og pris avtales ved bestilling». Kan oppdragsgiver bekrefte at kr 600/time er fast timesats (ikke enhetspris som også skal prises via prisskjema/påslagsmodell), og at eventuelle tillegg (f.eks. reise, materiell, overtid, antall montører) skal avtales som egne kostnader eller inngår i avtalte priser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Montering kan gi betydelig kostnadsusikkerhet. Leverandøren må vite hva som er fast regulert og hva som kan faktureres tillegg.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 4.3.

6. Retur av kurante varer: punkt 5.7 sier at kundene kan returnere kurante varer (ikke åpnet) med et gebyr på inntil 30 %. Punkt 5.9 ber leverandør beskrive avbestillings-, reklamasjons- og returordninger. Kan oppdragsgiver presisere om gebyret (inntil 30 %) skal tilbys som en fast prosent i avtaleforholdet for alle relevante varelinjer, og om gebyret skal fremgå i prisskjema/andre deler av tilbudet eller bare beskrives i Vedlegg 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise lager-/omsetningsrisiko og mulig returvolum korrekt og sikre at prisskjema/beskrivelse ikke blir i konflikt.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punktene 5.7 og 5.9.

7. Krav om utprøving av stoler (punkt 1.4): Oppdragsgiver sier «de tre mest aktuelle stolene» skal være tilgjengelig «over tid» på forespørsel. Kan oppdragsgiver avklare (1) hvor mange leveringer/utleveringer som typisk forventes per kunde i avtaleperioden, (2) hvem som bærer kostnader (frakt, henting, vedlikehold), og (3) hvor lenge maks utprøvingsperiode per forespørsel kan være?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig omfang i utprøvingskravet kan gjøre det vanskelig å prise logistikk og ressursbruk.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 1.4.

8. E-handel/Visma (punkt 2.3 og 2.4): punkt 2.3 sier at det gjelder «vedlegg 8 - Samhandlingsavtale», men vedlegg 8 er ikke vist i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte at nødvendige krav/dokumenter for samhandlingsavtalen er inkludert i konkurransen, og eventuelt angi hvor samhandlingsavtalen (vedlegg 3/Bilag 3) ligger i Mercell slik at vi kan vurdere implementasjonsomfang (punch-out, EHF-ordre, ordrebekreftelse og endringer på linjenivå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre korrekt implementering og unngå avvik i e-handelsleveransen må leverandøren ha fullstendig grunnlag for samhandlingskravene.

   Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 2.3 (henvisning til vedlegg 8 Samhandlingsavtale) og punkt 2.4.

9. Tildelingskriterier/prising: Pris evalueres med lineær metode basert på «vurdert pris-laveste prislaveste pris», og oppdragsgiver forbeholder seg forholdsmessig metode ved prisforskjell over 100 %. Kan oppdragsgiver beskrive hvilket «vurdert pris»-grunnlag som brukes i evalueringen (sum av hvilke poster/ark: kun hovedsortiment, eller også «Øvrig sortiment» påslagsprosent), og om evalueringen gjelder per deltilbud eller etter samlet best-with-tildeling ved begge deltilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan prisskjema skal prise for å maksimere score, spesielt når beregningsgrunnlaget ikke er eksplisitt i utdraget.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Tildelingskriterier, punkt 6.1 Pris (60 %) samt Deltilbud og tildeling pr deltilbud/samlet kontrakt.

10. Miljøkrav og dokumentasjonskrav: For miljømerkede produkter (O-krav i punkt 11.1–11.3) sier kravspesifikasjonen at Svanemerket/EU Ecolabel/NF/Svensk Møbelfakta kan dokumenteres med lisensnummer (kontrollerbart), mens Blå Engel og FEMB level 3 krever sertifikat/lisensbevis. Kan oppdragsgiver bekrefte om vi skal legge ved dokumentasjon for alle produkter som er markert «Ja» i prisskjema, eller om det er tilstrekkelig å oppgi lisensnummer/sertifikat i Vedlegg 3 der det kreves, gitt at oppdragsgiver kan kontrollere på nettside?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Feil dokumentasjonsomfang kan gi avvisnings-/avvikssituasjoner. Leverandøren må vite hva som faktisk skal leveres i tilbudet.

    Kilde: Vedlegg 2 – Kravspesifikasjon, punkt 11 (Miljø) og Vedlegg 3 – Prisskjema (kolonner «Krav om miljømerket produkt» og «Miljømerke/merkeordning»).