Rammeavtale for kjøp av avlastningstjenester

Oppdragsgiver (Lillestrøm kommune) ønsker å inngå to parallelle rammeavtaler for avlastningstjenester til barn/unge og voksne som bor hjemme etter fylte 18 år. Del A gjelder gruppeavlastning (delkontrakt 1) og Del B gjelder individuelt tilpasset avlastning (delkontrakt 2). Tjenestene skal ytes i tråd med vedtak og lover, med krav til bemanning/kompetanse, politiattest, gjennomføringsplan, rapportering (årsrapport/halvårsevaluering) og kvalitetssystem. Videre stilles krav til lokasjon innen 2 timers kjøring, egnede lokaler/universell utforming, måltider, aktiviteter og transport, samt (for Del A og Del B) kapasitet til å levere innen 2 virkedager etter bestilling. Kvalitetsdelen skal besvares etter oppgitte formkrav og evaluerer særlig tjenesteutførelse, kompetanse, lokasjon, aktiviteter/mat og kvalitetssystem.

• Leverandøren skal sørge for at alle ansatte inkludert vikarer har innlevert gyldig politiattest før første arbeidsdag (i tråd med gjeldende lovverk).

  Dokumentasjon: Politiattest/innleveringsdokumentasjon (gyldig politiattest) før oppstart for alle ansatte og vikarer.

  Kilde: Vedlegg 2.1 Krav til leverandør pkt. 1.6; Vedlegg 2.2 pkt. 1.6
• Minimum en ansatt på tjenestestedet skal ha treårig helse- og sosialfaglig kompetanse eller annen relevant høyskole/universitetsutdanning.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på relevant utdanning/kompetanse for minst én ansatt ved tjenestestedet.

  Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.15; Vedlegg 2.2 pkt. 1.15
• Det skal til enhver tid være en ansatt på jobb/vakt med medisinskfaglig kompetanse; leverandøren har ansvar for forsvarlig oppbevaring, kontroll og utlevering av medisiner.

  Dokumentasjon: Bemanning/turnus som viser medisinskfaglig kompetanse på vakt samt rutiner for medisinhåndtering.

  Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.16; Vedlegg 2.2 pkt. 1.16
• Språkkrav: alt personale i direkte kontakt med bruker skal ha tilstrekkelig norsk muntlig og skriftlig; helsepersonell med annet morsmål enn norsk/svensk/dansk skal ha bestått norsk språkprøve B2 (CEFR). Tilsvarende språkkrav for ufaglærte med direkte brukerkontakt.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på norsk språk (språkprøve/kompetanse) for aktuelt personell; virksomhetens oversikt over språkkrav etterleveres.

  Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 2.4; Vedlegg 2.2 pkt. 2.4
• Leverandøren skal ha system for opplæring og håndtering av medikamentutdeling i tråd med forskrift om legemiddelhåndtering.

  Dokumentasjon: Beskrivelse/rutiner og system for opplæring og håndtering av medikamentutdeling.

  Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 2.3; Vedlegg 2.2 pkt. 2.3
• Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring fra tillitsskapende arbeid, avverging og ivaretakelse ved bruk av tvang; ansvar for utarbeiding av vedtak etter kapittel 9 og oppfølging.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon av kompetanse/erfaring samt rutiner/ansvar for kapittel 9-vedtak og oppfølging der aktuelt.

  Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 2.2; Vedlegg 2.2 pkt. 2.2
• Leverandøren skal være lokalisert innenfor 2 timers kjøring fra kommunens rådhus i Lillestrøm (Jonas Lies gate 18).

  Dokumentasjon: Lokasjon/adresse og sannsynliggjøring av kjøretid iht. Google Maps-rute (oppdragsgiver angir beregningsmåte).

  Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 3.1; Vedlegg 2.2 pkt. 3.1

• Oppdragsspesifikk gjennomføringsplan (minimum innhold: formål/mål, sentrale behov, tilrettelegging/struktur (der relevant), støttebehov i aktiviteter/dagligliv/samspill (der relevant), strategier, samhandlingsrutiner, avvik/bekymringer/endringsmelding). Planen skal oppdateres ved behov/vesentlige endringer.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.5; Vedlegg 2.2 pkt. 1.5
• Årsrapport om innhold i tjenesten og drift av tjenesten. Egenrapportering skal inneholde bl.a.: tjenesteomfang/endringer, kvalitet, brukermedvirkning, ernæring, legemiddelshåndtering, avvik, innleggelse/akutte hendelser, bemanning/situasjon og kompetanse, fravær/dekning, tilsyn/kontroller, underleverandør/kontaktperson, informasjonssikkerhet (lokale variasjoner kan forekomme).Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.18; Vedlegg 2.2 pkt. 1.18
• Halvårsevaluering hver 6. måned på status for den enkelte bruker til kontaktperson i kommunen. Minimum innhold: tilstedeværelse, utvikling/endringer, særskilte hendelser, brukers samhandling med andre brukere/ansatte. Kan leveres hyppigere ved behov etterspurt av oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.19; Vedlegg 2.2 pkt. 1.19
• Kvalitetsbesvarelse: leverandør skal levere besvarelse innen tildelingskriteriet kvalitet med angitte formkrav (Calibri 11, linjeavstand 1,0, osv.) og maks sidestørrelser per del (tjenesteutførelse/bemanning maks 2 sider; kompetanseheving maks 1 side; lokasjon maks 2 sider; daglige aktiviteter/mat maks 2 sider; kvalitetssystem maks 2 sider).Kilde: Vedlegg 2.3 Tildelingskriteriet kvalitet Del A; Vedlegg 2.4 Tildelingskriteriet kvalitet Del B
• Delvis innlevering i evalueringsformen: last opp kort beskrivelse av kvalitetssystem samt beskrivelse av hvordan det fungerer i praksis (avvikshåndtering, avviksrapportering, medikamenthåndtering, dokumentasjon m.m. og hvordan brukerundersøkelser/tilbakemeldinger brukes).Kilde: Vedlegg 2.3 (Krav til kvalitetssystem); Vedlegg 2.4 (Krav til kvalitetssystem)
• Prisfastsettelse: Pris på avlastningstilbudet skal være fast (jf. Vedlegg 4 Prisskjema) og leverandør må fylle ut de gule cellene i prisskjemaet (time/døgn for ulike bemanningstettheter og kategorier).Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.24; Vedlegg 2.2 pkt. 1.24; Vedlegg 4 Prisskjema

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Lojalitet/rolleavklaring: leverandør skal forholde seg til kommunen som oppdragsgiver, ikke brukeren/familien, ved omfang og formidling av ønske om økte tjenester.Kilde: Vedlegg 2.1 Innledning (forutsetning); Vedlegg 2.2 Innledning (forutsetning)
• Tjenesten skal utføres i tråd med lover/forskrifter/retningslinjer, herunder Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene; og utføres i samsvar med brukerens vedtak/avtale og god etisk/faglig standard.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.3-1.4; Vedlegg 2.2 pkt. 1.3-1.4
• Samarbeid ved oppstart: leverandør skal samarbeide med oppdragsgiver og relevante personer, og utarbeide oppdragsspesifikk gjennomføringsplan (med plikt til oppdatering ved behov/vesentlige endringer).Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.5; Vedlegg 2.2 pkt. 1.5
• Hendelser og avvik: gjennomføringplan skal beskrive hvordan avvik/bekymringer/vesentlige endringer meldes; leverandør skal ha oversikt over kvalitetsavvik og faktisk medgått bemanning som kan oversendes på forespørsel.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.5 (avvik); pkt. 5.2; Vedlegg 2.2 pkt. 1.5 (avvik); pkt. 5.2
• Bemanning: forsvarlig bemanning mot samlet brukergruppe; turnus tilpasset behov; bemanningsfaktor fremgår av avtaledokumentets pkt. 4.3.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.13-1.14; Vedlegg 2.2 pkt. 1.13-1.14
• Medisinsk ansvar og rutiner: medisinskfaglig vaktansatt til enhver tid, helseobservasjoner og vurdering av tiltak; leverandør har ansvar for medisiner.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.16; Vedlegg 2.2 pkt. 1.16
• Kapasitet til å levere økning periodevis ved søknad/ferieavlastning/særskilte perioder og ved sykdom hos omsorgspersoner.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.12; Vedlegg 2.2 pkt. 1.12
• Reaksjon på bestillinger: leverandør skal kunne svare på bestilling av avlastningsoppdrag innen 2 virkedager (kortere frist kan forekomme ved særlige behov).Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.22; Vedlegg 2.2 pkt. 1.22
• Transportansvar: tur/retur hjem og avlastningstiltak, samt transport i forbindelse med aktiviteter; hovedregel omsorg og henting ved sykdom i løpet av skoledag/dagtilbud; forsvarlig transport; tilrettelagt transport ved behov.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 3.2; Vedlegg 2.2 pkt. 3.2
• Krav til lokasjoner/lokaler: lokalene skal være godkjente og lovlige iht. plan- og bygningsloven; egnede lokaler tilpasset behov og universelt utformet; personalareal; (Del B tillegg) mulighet for skjerming uten økt kostnad; (Del B tillegg) hjelpemidler (heis, rullestolvennlig, stellebenk, takheis o.l.).Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 3.4-3.5; Vedlegg 2.2 pkt. 3.4-3.7
• Matomsorg: alle måltider inngår gjennom hele perioden; variasjon og tilpasning; spesialkost ved medisinske årsaker; mat så langt mulig tilpasses livssyn. (Del A og Del B)Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 4.1; Vedlegg 2.2 pkt. 4.1
• Aktiviteter: varierte aktiviteter og tilpasset opphold (i og/eller utenfor lokalene/hjemmet); kapasitet til alternativt aktivitetstilbud for brukere som ikke kan delta i vanlige tilbud uten at det blir kostnadsdrivende.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 4.2-4.3; Vedlegg 2.2 pkt. 4.2
• Kvalitetssystem: leverandøren skal ha kvalitetssystem tilpasset art/omfang for planlegging, gjennomføring, evaluering og korrigering; forventning om brukerundersøkelser og tilbakemeldinger fra pårørende/ansatte.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 5.1; Vedlegg 2.2 pkt. 5.1
• Klimavennlig transport/krav til kjøretøyteknologi: oppdrag skal utføres med kjøretøy som er klimanøytrale i Lillestrøm kommune fra 01.01.2027; krav til EURO klasse 6/STEG VI for andre kjøretøy; unntak kan søkes skriftlig med dokumentasjon.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 3.3; Vedlegg 2.2 pkt. 3.3
• Prisfastsettelse: fast pris jf. prisskjema; leverandørens internorganisering eller type brukere på ulike tidspunkt skal ikke påvirke pris.Kilde: Vedlegg 2.1 pkt. 1.24; Vedlegg 2.2 pkt. 1.24; Vedlegg 4 Prisskjema (pris fast i avtaleperioden)

• Konkret vekting av tildelingskriteriet kvalitet er ikke oppgitt i dokumentteksten (kun at det evalueres særlig vekt på punktene).
• Bemanningsfaktorens konkrete nivå/krav fremgår ikke av kravspesifikasjonen her; det vises til avtaledokumentets pkt. 4.3.
• Eventuelle øvrige innleveringsfrister/tidsplan for årsrapport/halvårsevaluering er ikke angitt i utdraget.
• Databehandleravtale (Vedlegg 5) er inkludert i materialet, men databehandlers spesifikke leveransekrav utover personvern omtales ikke eksplisitt som del av tildelings-/kravoppfyllelse i kravspesifikasjonene over.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.13 og punkt 1.14 (samt avtaledokumentets pkt. 4.3) vises det til «bemanningsfaktor». Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete bemanningsfaktor-nivåer som gjelder for gruppeavlastning (del A) for henholdsvis timebasis (dag/kveld/natt) og døgn, og hvordan bemanningsfaktoren skal beregnes/forstås i praksis når flere brukere er til stede samtidig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite eksakt hvilken bemanningsfaktor som gjelder for å prissette riktig og for å kunne dokumentere etterlevelse av kravet.

   Kilde: Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.13 og 1.14 (henviser til avtaledokumentets pkt. 4.3)

2. I Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.22 og Vedlegg 2.2 Del B punkt 1.22 fremgår det at leverandøren skal svare på bestilling innen 2 virkedager, men at kortere frist kan fremkomme ved «særlige behov hos bruker». Hva menes med «særlige behov» i denne konkurransen, og hvilke konkrete frister kan oppdragsgiver gi (maks/min), samt hvordan varsles leverandør (f.eks. eHandel/epost/telefon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig maksimal leverings-/svarfrist påvirker kapasitet, planlegging og kostnadsstruktur, og dermed riktig prising.

   Kilde: Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.22 og Vedlegg 2.2 Del B punkt 1.22

3. Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.18 krever årsrapport, og punkt 1.19 krever halvårsevaluering hver 6. måned. Kan oppdragsgiver bekrefte/oppgi: (1) nøyaktige leveringsfrister (dato/periode) for årsrapport og halvårsevaluering, (2) om det finnes maler/formkrav (skjema) og (3) hvilke data som skal rapporteres for hver av tidsperiodene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende tidsplan for rapportering gjør det vanskelig å planlegge ressursbruk og systematisere datainnhenting.

   Kilde: Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.18 og 1.19

4. I Vedlegg 2.1 Del A punkt 3.1 og Vedlegg 2.2 Del B punkt 3.1 er det krav om lokalisering innen 2 timers kjøring fra Jonas Lies gate 18, beregnet med «raskeste foreslåtte rute i Google Maps kl. 16:00». Kan oppdragsgiver presisere hvilke parametere som skal brukes (f.eks. trafikktid/dato/ukedag), og om lokasjon avlønnes mot én konkret avlastningsadresse eller flere lokasjoner (og i så fall hvordan dokumentasjon skal gis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Geografikravet er evaluerings-/kvalifikasjonskritisk; leverandøren må kunne dokumentere at kravet er oppfylt etter oppdragsgivers beregningsmåte.

   Kilde: Vedlegg 2.1 Del A punkt 3.1 og Vedlegg 2.2 Del B punkt 3.1

5. I Vedlegg 2.1 Del A punkt 3.3 og Vedlegg 2.2 Del B punkt 3.3 stilles det krav om klimanøytralitet fra 01.01.2027 og kjøretøyteknologi med mulighet for unntak. Kan oppdragsgiver utdype: (1) hva som skal til for at «det ikke er praktisk mulig» skal anses dokumentert, (2) hvem som vurderer og innen hvilken frist unntak avgjøres, og (3) hvordan unntak påvirker krav om EURO klasse 6/STEG VI i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unntaksmekanismen påvirker hvorvidt leverandør kan levere i tråd med kravet og hvilke kostnader som må prises inn for transport.

   Kilde: Vedlegg 2.1 Del A punkt 3.3 (særlig punkt 4) og Vedlegg 2.2 Del B punkt 3.3 (særlig punkt 4)

6. I Vedlegg 2.2 Del B punkt 3.6 og 3.7 kreves lokaler med skjerming uten økt kostnad og at leverandøren har ansvaret for nødvendige hjelpemidler under oppdraget. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette skal forstås ift. hjelpemidler: Skal leverandør anskaffe/vedlikeholde et fast «minimumsspekter» (og hvilket), eller er det snakk om midlertidige tilpasninger/hjelpemidler brukere allerede disponerer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i hva som ligger i leverandørens «ansvar» for hjelpemidler kan medføre feil kostnadsgrunnlag og risiko for manglende kontraktsoppfyllelse.

   Kilde: Vedlegg 2.2 Del B punkt 3.6 og punkt 3.7

7. I Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.15 og Vedlegg 2.2 Del B punkt 1.15 (minimum én ansatt med treårig helse- og sosialfaglig eller relevant høyskole/universitetsutdanning) og i tildelingskriteriene bes det om beskrivelse av formal- og realkompetanse samt turnus. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete utdanninger som anses som «relevant» i denne konkurransen (for eksempel vernepleie/sykepleie/barnevern/pedagogikk/annen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kompetanseprofiler som oppfyller kravet for å bemanne og beskrive tilbudet korrekt.

   Kilde: Vedlegg 2.1 Del A punkt 1.15 og Vedlegg 2.2 Del B punkt 1.15

8. I Vedlegg 5 databehandleravtale står det at databehandler skal fylle ut «Vedlegg 1 – Behandlingens formål, opplysninger og kategorier», «Vedlegg 2 – Informasjonssikkerhet» og «Vedlegg 3 – Underleverandører». Kan oppdragsgiver avklare om tilbyder skal fylle ut disse vedleggene i tilbudet, eller om databehandleravtalen signeres og vedleggene fylles ut senere når leverandør er valgt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis utfylling skal gjøres i tilbudet, påvirker det ressursbruk og risiko for feil/inkonsistens i innsendingen.

   Kilde: Vedlegg 5 databehandleravtale (kapittel «Om vedlegg» og omtale av Vedlegg 1–3)

9. Tildelingskriteriene for kvalitet (Vedlegg 2.3 Del A og Vedlegg 2.4 Del B) sier at oppdragsgiver «legger særlig vekt på» bestemte punkter, men konkret vekting fremgår ikke i utdraget. Kan oppdragsgiver presisere hvordan kvalitetspoeng kalkuleres og hvilken vekting som gis til (1) tjenesteutførelse og bemanningsnivå, (2) kompetanse/kompetanseheving, (3) lokasjon/lokaliteter, (4) daglige aktiviteter og matsomsorg, og (5) kvalitetssystem?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsvekting gjør det vanskelig å prioritere tekstinnhold og dokumentasjon for å maksimere score.

   Kilde: Vedlegg 2.3 Del A tildelingskriteriet kvalitet og Vedlegg 2.4 Del B tildelingskriteriet kvalitet

10. I Vedlegg 4 Prisskjema fremgår det at prisene skal være «fast i hele avtaleperioden, bortsett fra vanlig indeksregulering» og at «alle kostnader» skal være inkludert (reise/reisetid/opphold/måltider/aktiviteter m.m.). Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med «vanlig indeksregulering» (hvilken indeks, hvilken prosentvis frekvens, og fra hvilken måned/termin) og hvor dette er regulert i avtaledokumentet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Indeksreguleringsmekanismen påvirker kalkyle og risiko; leverandøren må vite hvordan justering skjer for å prise korrekt.

    Kilde: Vedlegg 4 Prisskjema (omtale av fast pris og indeksregulering)