Bedriftshelsetjenester

Anskaffelse av bedriftshelsetjenester til ansatte i Harstad-/rammeavtalekommunene (Kvæfjord og Ibestad). Åpen tilbudskonkurranse etter FOA del I. Planlagt oppstart 01.01.2027 (oppstart oppgitt som 1. september 2026 i tidslinje) og varighet 2 år, med opsjoner 1 + 1 år (total mulig 4 år). Tjenestene skal bidra til systematisk HMS-arbeid, inkl. forebygging og håndtering av vold/trusler. Estimert verdi ca. 2 300 000 NOK under terskelverdi. Tilbud vurderes etter pris og kvalitet (rangert rekkefølge).

• Skatteattest: Leverandøren skal fremlegge skatteattest som bekrefter at skatter og avgifter er betalt (verifiseres automatisk via eBevis/Altinn).

  Dokumentasjon: Skatteattest (automatisk innhenting via eBevis krever samtykke i Altinn).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav, Nr. 1
• Firmaattest: Foretaksregisteret (bekrefter registrering, signaturrett og prokura; hentes automatisk via eBevis).

  Dokumentasjon: Firmaattest (automatisk henting via eBevis).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav, Nr. 2
• Relevant erfaring: Oppgi minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.

  Dokumentasjon: Referanseliste/opplysninger om minst 3 referanser (filopplasting tillatt).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav, Nr. 3
• Godkjenning: Leverandøren skal være godkjent av Arbeidstilsynet etter forskrift om administrative ordninger (FOR2018-12-14-1977). Underleverandør(er) skal også være godkjent. Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger.

  Dokumentasjon: Arbeidstilsynet-godkjenning (oppdragsgiver innhenter/validerer).

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav, Nr. 4
• Økonomisk og finansiell kapasitet: Tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse anses tilstrekkelig; oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff Forvalt AS.

  Dokumentasjon: Ingen spesifikk leverandørdokumentasjon angitt; oppdragsgiver innhenter fra Proff Forvalt AS.

  Kilde: Konkurransedetaljer / Kvalifikasjonskrav, Nr. 5

• Elektronisk innlevering av tilbud: Påkrevd.Kilde: Konkurransedetaljer / Innleveringsvilkår
• Tillatt språk: Norsk.Kilde: Konkurransedetaljer / Innleveringsvilkår
• Elektronisk signering: Ikke spesifisert.Kilde: Konkurransedetaljer / Innleveringsvilkår
• Vedlegg/standarddokumenter forventes vedlagt i konkurransen, herunder prisskjema (Bilag 1), kvalitetssikringssystem-egenerklæring (Bilag 2/vedlegg 6), offentlig innsyn (Bilag 3/vedlegg 5), og lønn- og arbeidsforhold (Bilag 4/vedlegg 7).Kilde: Vedleggsliste (bilag 1-5) og relevante vedlegg

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Overholdelse av lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende lovverk; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon på etterlevelse.Kilde: Bakgrunn og formål / Lønns- og arbeidsvilkår (konkurransegrunnlagets brødtekst)
• Krav til lærlinger der relevant: leverandøren skal overholde bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og tariffavtaler.Kilde: Bakgrunn og formål / Lærlinger
• Taushetsplikt/forebygging av innsyn i konkurranse- og forretningskritisk informasjon ved innsynsbegjæringer; sladding kan kreves (oppdragsgiver vurderer og håndterer).Kilde: Offentleglova og taushetsplikt / samt Vedlegg 5 Offentlig innsyn
• Kvalitetssikringssystem: Leverandøren skal ha et fungerende kvalitetssikrings-/styringssystem, HMS-policy og sikre at ansatte kjenner og følger systemet; oppdatert system og dokumentasjon ved anmodning. (Signert egenerklæring kreves.)Kilde: Vedlegg 6 Egenerklæring for kvalitetssikringssystem / Om kvalifikasjonskravet (krav om signering)
• Lønns- og arbeidsvilkår i kontrakter: leverandør skal stille krav til egne ansatte og eventuelle underleverandører som direkte medvirker, om lønns- og arbeidsvilkår ikke dårligere enn landsomfattende tariffavtale/vanlig for sted og yrke; dokumentasjonsplikt ved forespørsel; oppdragsgiver kan gjennomføre sanksjoner ved brudd; kontroll skal gjennomføres. (Egenerklæring signeres.)Kilde: Vedlegg 7 Lønn og arbeidsforhold / erklæringstekst

• Tidslinje: Oppstart oppgitt både som 1. september 2026 (varighetsfelt) og tilleggsinformasjon/kontraktsoppstart som 01.01.2027. Kan påvirke forståelse av kontraktsstart.
• Kommunikasjons- og innleveringskrav: det er angitt at elektronisk innlevering er påkrevd, men det er ikke spesifisert om og hvordan tilbud/signering elektronisk skal signeres.
• Kravspesifikasjonens detaljer (innhold utover at besvarelse om kvalitet omfatter «Gjennomføring» og «Kompetanse») er ikke gjengitt i teksten; vurderingsgrunnlaget for «Kvalitet» er derfor ikke fullstendig tilgjengelig her.
• Kontrakts-/rammeavtalens eksakte leveranseomfang, tilpasninger, SLA/ytelsesnivå og eventuelle spesifikke pliktklausuler er kun referert til (kravspesifikasjonen) men ikke inkludert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget er kontraktsoppstart oppgitt både til 1. september 2026 (varighet) og 01.01.2027 (tilleggsinformasjon). Hvilken dato skal vi legge til grunn som faktisk kontraktsstart for rammeavtalen, og når forventes første leveranse/oppstart av bedriftshelsetjenester?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik kontraktsstart kan påvirke tilbudt pris, bemanning/planlegging og forståelse av oppstartskrav.

   Kilde: Varighet (Oppstart/Slutt) og Tilleggsinformasjon: Oppstartdato for kontrakten er 01.01.2027

2. I innleveringsvilkår står det at elektronisk innlevering er påkrevd, men det er ikke spesifisert hvordan tilbudet skal signeres elektronisk. Hvilke krav gjelder for elektronisk signering av tilbud (f.eks. signering av leverandør ved dagens status i Hyyr/KGV), og hvem i virksomheten må signere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av signeringskrav kan medføre avvisningsrisiko eller feil oppsett i tilbudet.

   Kilde: Innleveringsvilkår: Elektronisk innlevering og Elektronisk signering

3. Tildelingskriteriet «Kvalitet» er oppgitt med at det vurderes tilknyttede krav, og kravspesifikasjonen lister «Gjennomføring» og «Kompetanse». Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete forhold som inngår i evalueringen av «Gjennomføring» og «Kompetanse», og hvordan disse vektes eller premieres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget for å kunne prise og utforme tilbudet riktig.

   Kilde: Tildelingskriterier (Kvalitet) og Kravspesifikasjon 1.1 Kvalitet

4. Under «Gjennomføring» besvares kravspesifikasjonen. Kan oppdragsgiver angi forventet/etterspurt nivå for blant annet oppmøtefrekvens, tilgjengelighet/reaksjonstid, plan for risikokartlegging og oppfølging, samt hvordan kommunen skal involveres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leveransens ressursbruk og kostnadsbilde, og er typisk avgjørende for kvalitetsevaluering og prising.

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.1 Kvalitet – Besvarelse av kravspesifikasjon (Gjennomføring)

5. Under «Kompetanse» besvares kravspesifikasjonen. Kan oppdragsgiver presisere hvilke kompetansekrav som vil bli vurdert (f.eks. sertifisering/utdanning for bedriftshelsetjenestens personell, hvilke roller som skal være navngitt, og relevant erfaring), og om det er krav til bemanning per kommune (Ibestad/Kvæfjord) eller samlet kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompetanseprofil og organisatorisk oppsett kan endre både tilbudt kvalitet og pris (kapasitet og ressursallokering).

   Kilde: Kravspesifikasjon 1.1 Kvalitet – Besvarelse av kravspesifikasjon (Kompetanse)

6. Varighet er oppgitt som 2 år (1. september 2026–1. september 2028) med opsjoner 1+1 år og «total mulig varighet: 4 år (2+1+1)». Hvordan skal opsjonene utøves tidsmessig (start/slutt for opsjon 1 og 2), og kan oppdragsgiver utløse opsjonene uten ny konkurranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsplan for opsjoner påvirker langsiktig kostnads- og kontraktsrisikobilde og bør være tydelig før prising.

   Kilde: Varighet (Varighet/Opsjoner/Total mulig varighet)

7. Rammeavtalen skal gjelde ansatte i både Ibestad kommune og Kvæfjord kommune. Kan oppdragsgiver beskrive forventet omfang per kommune (antall ansatte/estimert dekningsgrad) og hvordan prisskjemaet/prismodellen forholder seg til hvert kommunedelsområde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten omfangstall kan leverandøren få feil prising og kapasitetstilpasning mellom kommunene.

   Kilde: Bakgrunn og formål samt Estimert verdi i kontraktsperioden (Ibestad/Kvæfjord) og Bilag 1: Prisskjema.xlsx

8. Krav til dokumentasjon: leverandøren skal oppgi minst tre relevante referanser fra tilsvarende oppdrag de siste tre årene. Kan oppdragsgiver presisere hva som anses som «tilsvarende oppdrag» for bedriftshelsetjenester (f.eks. offentlig sektor/kommunal drift, vold-/trusselhåndtering, risikokartlegging, antall ansatte), og om referansene skal knyttes til begge kommunenes behov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i hva som teller som «relevant» gjør det lettere å dokumentere kvalifikasjon og redusere risiko for avvik fra kvalifikasjonskravet.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 3 Krav til dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser

9. Krav til godkjenning: Leverandøren skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Hvis vi bruker underleverandør, bekreft at vi kan dokumentere underleverandørens godkjenning i tilbudet på samme måte som for hovedleverandør, og om underleverandørens rolle må være navngitt eller kan beskrives på funksjonsnivå.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan tilbudet bygges opp og hvilke dokumenter som må innsendes for å oppfylle kvalifikasjonskravet.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav nr. 4 Godkjenning

10. Tildelingskriteriene oppgir kun «Pris» og «Kvalitet» uten nærmere vekting. Kan oppdragsgiver bekrefte vekting/relativ betydning mellom pris og kvalitet (og eventuelle underpunkter), og hvordan «rangert rekkefølge» gjennomføres i praksis?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig vekting kan gi feil prioritering mellom konkurransedyktig pris og ressurskrevende kvalitetsforbedringer.

    Kilde: Tildelingskriterier (Evalueringsmetode: Rangert rekkefølge og Prioritet Pris/Kvalitet)