Anskaffelse av skade- og personforsikringer

Åpen anbudskonkurranse for Vaksdal kommune (saksnr. 25-0114/395564) om skadeforsikringer/personforsikringer. Avtalen har oppgitt hovedforfall 01.10 og avtaleperiode 01.10.2026–30.09.2027, med ikrafttredelse 01.10.2026. Leverandørene skal prise etter WTW premietabell/premiematrise i EU Supply og levere tilbud innen 28.08.2026 kl. 12:00. Tildeling baseres på pris (50 %), service (25 %) og vilkår/eierandelsnivå (25 %).

• Leverandøren skal være godkjent av Willis Towers Watson Security.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon for WTW Security-godkjenning (ikke nærmere spesifisert i teksten).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 6)
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister etter lovgivningen i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Firmaattest / registreringsbekreftelse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 6-7)
• Ordnede skatte- og avgiftsforhold. Skatteattest ikke eldre enn seks måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta. For norske: attest via Altinn. For utenlandske: tilsvarende attester, eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig dersom attester ikke utstedes.

  Dokumentasjon: Skatteattest/attester eller signert erklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 6-7)
• Tilbydere skal følge instruks for utfylling av ESPD i elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (EU Supply).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD i portalen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 7)
• Leverandør skal ha egen kontaktperson hos leverandøren som er ansvarlig for leveransen og koordinerer leveransen.

  Dokumentasjon: Oppgis i tilbud/organisering (ingen egen mal oppgitt).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 7)
• Leverandøren må kunne levere detaljerte skadestatistikker med skadedato, årsak, objekt/kjennemerke, status.

  Dokumentasjon: Beskrivelse/evneerklæring (ingen formkrav gitt).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 7)
• For endringer/fornyelser: Senest 3 måneder før forfall må leverandøren sende skriftlig varsel om eventuelle endringer i premiesatser og vilkår som går ut over indeks og G-reguleringer.

  Dokumentasjon: Prosess-/forpliktelseserklæring (ikke nærmere spesifisert).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 7)
• Garanti for oppgjør innen 10 dager etter mottatt skademelding (forutsatt tilstrekkelige opplysninger til å gjøre opp).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 7-8)
• Forsikringsavtalene skal utvides til å omfatte utgifter Sikrede eller Sikredes representanter har til forberedelse/verifisering/kartlegging av forhold rundt en skade (dekningsmessig under avtalen).

  Dokumentasjon: Vilkår/tilsagn (vedlagte vilkår nevnes som evalueringsgrunnlag).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 8)
• Leverandøren må dekke nye personer eller objekter kommet til i løpet av virksomhetens siste forsikringsår som kunden har glemt å melde inn (kun for dekninger i løpende program).

  Dokumentasjon: Tilbudt dekning/tilsagn i henhold til krav.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 8)

• Tilbudet skal lastes opp i portalen EU Supply.Kilde: Konkurransegrunnlag, «Anbudsinvitasjon og administrative opplysninger» (Side 3)
• Tilbudet må være gyldig i 3 måneder fra leveringsfristen.Kilde: Konkurransegrunnlag, «Anbudsinvitasjon og administrative opplysninger» (Side 3)
• Leverandøren skal bruke tilbudsdokumentets regneark for premietabell/premiematrise. Tilbydere som ikke leverer iht. dette kan bli avvist.Kilde: Konkurransegrunnlag, «Konkurranseregler» punkt 1.2.5 (Side 5)
• Alle beløp skal oppgis i NOK, inkl. naturskadepremie. Grunnpremie/evt. gebyrer knyttet til fakturering/betaling skal være inkludert i oppgitte premier.Kilde: Konkurransegrunnlag, «Konkurranseregler» punkt 1.2.5 (Side 5)
• Spørsmål/avklaringer skal rettes skriftlig i EU-Supply til oppgitte kontaktpersoner (brukes ved dialog i tilbudsperioden).Kilde: Konkurransegrunnlag, «Henvendelser og avklaringer» punkt 1.2.8 (Side 6)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode/ikrafttredelse: 01.10.2026–30.09.2027 (begge dager inkludert) og fornyelse i 12 måneder med hovedforfall 01.10.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.2.4 «Avtaleperiode» (Side 5)
• Skadeforebyggende arbeid: ønskes forslag til hvordan selskapene kan bidra; risksurveys og RM-rapporter m.m. Leverandør skal orientere om hvilke tjenester de kan tilby.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.2.6 «Skadeforebyggende arbeid» (Side 5)
• Skadebehandling: selskapene skal redegjøre for skadebehandlingen (eget skadeapparat vs ekstern skadeoppgjørsbistand).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.2.7 «Skadebehandling» (Side 5)
• Oppgjørsplikt innen 10 dager etter mottatt skademelding (forutsatt tilstrekkelige opplysninger).Kilde: Konkurransegrunnlag, «Krav til leveransen og leverandørene» (Side 7)

• Avtaleperiode i teksten inneholder mulig skrivefeil: «Avtaleperiode er 01.10.2026 - 30.09.2026» etterfulgt av beskrivelse om fornyelse 12 måneder. Samtidig oppgis avtaleperiode 01.10.2026 - 30.09.2027 i innledende administrative opplysninger.
• Excel-arket «Meglerfullmakt» er ikke fylt ut i utdraget; eksakt krav til innhold/vedlegg fremgår ikke utover at det ligger som vedlegg.
• Dokumentet viser krav/underlag for flere forsikringstyper og bransjer, men uten fullstendig liste over hvilke som omfattes i avtalen utover bransjer som er oppført (mulig også andre deler som ikke er inkludert i utdraget).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget punkt 1.2.4 står avtaleperiode som «01.10.2026 - 30.09.2026», mens administrative opplysninger i punktet «Avtaleperiode» oppgir «01.10.2026 - 30.09.2027». Hvilken avtaleperiode skal legges til grunn for tilbudet (inkludert fornyelse: 12 måneder), og hva er korrekt sluttdato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både prising, premieberegning og risikoperiode. Manglende avklaring kan gi feil tilbud og avvisningsrisiko.

   Kilde: 1.2.4 Avtaleperiode / Anbudsinvitasjon og administrative opplysninger

2. Skal tilbudet omfatte både skadeforsikringer og personforsikringer i samme konkurranse, eller er konkurransen kun for en av disse (jf. forsiden «SKADEFORSIKRINGER» og «PERSONFORSIKRINGER» samt de bransjene som listes)? Gi en tydelig avklaring av hvilke forsikringstyper som faktisk skal prises i denne anskaffelsen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentutdraget antyder flere kategorier, og feil forståelse kan føre til at leverandøren prissetter feil produkter/underdekninger.

   Kilde: Instruksjon til tilbydere / Innhold / 1.2.11 Tilbudet omfatter følgende bransjer

3. I premietabellen (Excel) ser flere felter ut til å være «#DIV/0!» og «0», og i «Premiematrise» ligger det også flere seksjoner (PERSONFORSIKRING, HELSEFORSIKRING, REISEFORSIKRING, TANNHELSEFORSIKRING, ANNET). Skal vi som tilbyder fylle ut alle delene, og hva er årsaken til «#DIV/0!» i den versjonen dere har lagt ved (skal vi erstatte med egne antakelser eller få beregningsnøkler fra dere)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Premiematrise er eksplisitt grunnlag for tilbud (premietabell skal benyttes). Uklare føringer for utfylling kan gi avvisningsgrunnlag.

   Kilde: 1.2.5 Tilbudet (premiematrise) / Vedlegg: «Premiematrise» (Excel: «Premiematrise»)

4. Kan oppdragsgiver/megler bekrefte hvilke forsikringstyper og dekningsområder som skal prises i denne konkurransen, konkret knyttet til bransjelisten i punkt 1.2.11 (Ansvar/Formuesskade, Kriminalitet, Bygning, Motor, Lastebil, Arbeidsmaskin, Gruppeliv m. tariff, Yrkesskade m. tariff/LOY, Kollektiv ulykke, Barneulykke, Reiseforsikring)? Er alle disse bransjene relevante for Vaksdal kommune i denne anskaffelsen, eller er noen kun «tilgjengelige» kategorier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bransjelisten er bred, og det må verifiseres hvilke deler som faktisk skal prises og evalueres.

   Kilde: 1.2.11 Tilbudet omfatter følgende bransjer

5. Under «Krav til leveransen og leverandørene» står det bl.a. at leverandøren «skal kunne levere detaljerte skadestatistikker med skadedato, årsak, objekt/kjennemerke, status» og at leverandøren skal «garant[ere] oppgjør innen 10 dager etter mottatt skademelding» (forutsatt tilstrekkelige opplysninger). Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «skademelding» i praksis, om 10-dagersfristen gjelder første utbetaling eller kommunisert oppgjør/tilbud om oppgjør, og hvilke unntak/forutsetninger som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsfrister og definisjoner påvirker leverandørens risiko og operasjonelle kapasitet og må være entydige før prising og avtaleutførelse.

   Kilde: Krav til leveransen og leverandørene (punkter om skadestatistikk / garanti oppgjør innen 10 dager)

6. I samme punkt om krav for «Fornyelser» står det at leverandøren «senest 3 måneder før forfall» skal sende skriftlig varsel om endringer i premiesatser og vilkår som går ut over indeks og G-reguleringer. Hvilken «forfallsdato» skal legges til grunn (01.10 hvert år), og hvordan skal varselet håndteres ved eventuelle avtaleendringer midt i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig kalender for varslingsplikt er viktig for compliance og korrekt tilbudspris/risikobildet ved indeksjusteringer.

   Kilde: Krav til leveransen og leverandørene (Fornyelser / varsling 3 måneder før forfall)

7. «Meglerfullmakt» finnes som vedlegg, men er ikke utfylt i utdraget. Kan oppdragsgiver/megler bekrefte nøyaktig hvilke felter/underskrifter som skal fylles ut av tilbyder i meglerfullmakten (og om dere krever at den returneres som signert dokument sammen med tilbudet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylt/uklar meglerfullmakt kan medføre avvisning eller forsinket kontraktsinngåelse.

   Kilde: Vedlegg: Meglerfullmakt

8. Tildelingskriteriet «Pris» (50 %) viser til «Ferdig utfylt premietabell». Tildelingskriteriet «Service» (25 %) og «Vilkår» (25 %) viser til «Vedlagte vilkår; herunder vil egenandelsnivå også vurderes». Kan oppdragsgiver presisere hvilken dokumentasjon som forventes for Service (format/omfang, og hva som konkret vektlegges), og hvordan egenandelsnivå beregnes/normaliseres i evalueringen for å sikre sammenlignbarhet mellom tilbydere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige krav til dokumentasjon og evaluering kan gi lav poengscore selv om prisen er konkurransedyktig.

   Kilde: Tildelingskriterier (Pris/Service/Vilkår) / 1.4.1 Evaluering

9. Oppdragsgiver ber tilbyder «komme med forslag til hvordan de kan bidra til kundens skadeforebyggende arbeid» (risksurveys og RM-rapporter). Hvilket minimumsnivå ønsker dere at leverandøren beskriver (f.eks. antall surveys/rapporteringstidspunkter pr. år), og er det forventet at dette er en inkludert kostnad i premien eller faktureres separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker både kostnadsbilde og hva som kan dokumenteres i service-/kvalitetsdelen.

   Kilde: 1.2.6 Skadeforebyggende arbeid / Tildelingskriteriet Service