Reiseregningsløsning for statlige virksomheter

Anskaffelsen gjelder en skyløsning (SaaS) for søknad, registrering, kontroll, godkjenning, utbetaling og oppbevaring av reiseregninger og utgiftsrefusjoner for statlige virksomheter. DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) skal bruke løsningen for sine kunder, med utbetaling via løsningene og oppbevaring av reisedokumentasjon. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter kvalifiseringsfase, der tildeling skjer etter beste forhold mellom kostnad og kvalitet.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten leverandøren er etablert (dokumentasjonskrav varierer for norske/utenlandske selskaper).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i relevant register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.1 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv.)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Alternativ dokumentasjon dersom saklig grunn ikke kan fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne (kort overordnet beskrivelse av virksomhet, inkludert antall ansatte relatert til leveransen og hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av kontrakten).

  Dokumentasjon: Kort og overordnet beskrivelse av virksomheten (antall ansatte og organisering). Det skal ikke leveres CV-er i kvalifikasjonsomgangen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av siste 5 år, med oppgi verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren må dokumentere relevans (kan bygge på kompetanse personell disponerer selv om erfaringen er fra annen leverandør).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)

• Forespørsel om å bli kvalifisert skal leveres via oppdragsgivers KGV.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 8 (Innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen)
• Dokumenter som skal leveres sammen med forespørselen: søknadsbrev, ESPD-skjema, forpliktelseserklæring ved støtte på andre foretak, samt etterspurt dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 8
• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfrist; innlevering etter e-post/lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudets innhold som skal fylles ut/leveres: tilbudsbrev; leverandørens løsningsspesifikasjon m/vedlegg (implementerings- og testplan, CV-er for nøkkelpersonell i prosjektteamet, standardvilkår for skytjenester som bilag 10-innlegg); utfylt prisskjema; databehandleravtale med evt. vedlegg.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9.1-9.2 (Tilbudets utforming / elektronisk signatur)
• Filer: dokumentasjon lastes opp som PDF (prisskjema i Excel). Alle filer skal navngis slik at filnavn viser til filens innhold. Databehandleravtale skal leveres som del av tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9.1 (Tilbudets utforming)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Databehandler skal ikke lagre personopplysninger lenger enn x måneder med mindre særskilt instruks.Kilde: Databehandleravtale - Bilag C, kap. C.1 (Instruks vedrørende behandling; omfang/formål) [i utdrag angitt med 'x måneder']
• Databehandler skal ha et egnet styringssystem for informasjonssikkerhet og etablere/forvalte tilstrekkelige sikkerhetstiltak.Kilde: Databehandleravtale - Bilag C, kap. C.2.2 (Styringssystem for informasjonssikkerhet)
• Revisjonsrett: Behandlingsansvarlig kan utføre revisjon på Databehandlers forretningssted; maksimalt én gang i året med mindre særlige forhold; dekning av kostnader reguleres.Kilde: Databehandleravtale - Bilag C, kap. C.5 (Rutiner for revisjon og tilsyn)
• Sletting/tilbakelevering: Alle personopplysninger skal slettes uten ugrunnet opphold og senest innen 90 kalenderdager etter opphør av hovedavtalen (alternativt tilbakelevering angitt som valg, men i utdrag er sletting valgt).Kilde: Databehandleravtale - Bilag C, kap. C.6 (Sletting og tilbakelevering av personopplysninger)
• Databehandler kan ikke behandle/tilgjengeliggjøre personopplysninger fra andre lokasjoner enn angitt, uten skriftlig forhåndsgodkjennelse (med unntak for mor-/søster-/datterselskaper i EØS).Kilde: Databehandleravtale - Bilag C, kap. C.4 (Overføring; lokasjon for behandling og tilgang)
• Underleverandører/underdatabehandlere: Databehandler kan kun bruke underdatabehandlere i tråd med bilag B; ved endringer skal behandlingsansvarlig underrettes og gis anledning til å motsette seg, og tredjestater krever skriftlig godkjenning.Kilde: Databehandleravtale - Bilag B, kap. B.1 (Godkjennelse av bruk/endringer)
• Databehandler skal varsle behandlingsansvarlig ved sikkerhetsbrudd uten ugrunnet opphold, og gi nærmere opplysninger som angitt i databehandleravtalens tekst (i utdrag fra generell avtaletekst).Kilde: Databehandleravtale - Generell avtaletekst, kap. 8 (Melding om brudd på personopplysningssikkerheten)

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete leverandørkvalifikasjonsbevis som skal lastes opp i kvalifiseringsfasen utover ESPD og generelle krav; evt. detaljer ligger ikke i tekstutdraget.
• I databehandleravtalens Bilag C står 'Databehandler plikter å ikke lagre opplysninger i lengre tid enn x måneder' – selve antallet måneder er ikke fylt ut i utdraget.
• Databehandleravtale-Bilag B lister underdatabehandlere med plassholdere (navn/org.nr./adresse/lagerland), så konkrete underdatabehandlere og lokasjoner er ikke oppgitt i utdraget.
• Tildelingskravene viser at minstekrav (A) ikke oppfylles gir avvisning, men selve minstekravsliste/poenggivning per kravtype er ikke med i utdraget (henviser til kravspesifikasjon vedlegg 1).
• Sletting/tilbakelevering: valget 'sletting innen 90 dager' er krysset i utdraget, men tidspunkt for opphør av hovedavtalen kan kreve kontekst fra deler av SSA/standardvilkår som ikke er inkludert her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen (vedlegg til SSA) fremgår det at enkelte krav skal besvares med ja/nei/delvis (f.eks. 1.1.2, 1.2.1 og flere “skal”-krav) og at besvarelsen blir en del av kontrakten. Kan oppdragsgiver avklare hvordan “delvis” skal forstås for disse kravene, og om leverandørens besvarelse forventes å beskrive konkrete avgrensninger/forbehold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig avklaring av tolking av ja/nei/delvis påvirker både tilbudets risiko og kontraktsforpliktelser (avvik kan gi avvisning/kontraktsbrudd).

   Kilde: Kravspesifikasjon (Kundens kravspesifikasjon.xlsx), f.eks. krav 1.1.2, 1.2.1 og kravtypene A (minimumskrav) / C/B/D.

2. I vedlegg til presentasjonsdemo (Brukerhistorier til leverandørdemo) er det spesifisert ønsket demo av blant annet “automatisk datafangst” (utover bildelesing), og at løsningens opplevelse kan være ulik i mobil app og desktop. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er minimum som må demonstreres for å oppnå poeng (dvs. hvilke deler som er “must” vs. “nice to have”) for tildelingskriteriet 70 % kvalitet (50 % bilag til SSA + 20 % demonstrasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig scope for demoen kan føre til feil prioritering og kostnadsberegning, samt risiko for redusert score.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7.1/7.3 (tildelingskriterier og evalueringsmetode) og vedlegg “Brukerhistorier til leverandørdemo”.

3. Krav 6.2.1 spør eksplisitt om “utbetalingsmodul” og beskrivelser rundt EHF/Peppol (der det er relevant). I det samlede kravet 4.2.1 og brukerhistoriene fremgår det at reisen skal avregnes og utbetales, og at nettobeløpet skal komme til utbetaling før utbetaling. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket scenario som er tenkt for utbetaling (egen utbetalingsmodul hos leverandør vs. integrasjon til ekstern utbetalingsløsning), og hvilke konkrete grensesnitt/ansvar som forventes av leverandøren i hvert scenario?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker arkitektur, integrasjonskost, ansvar for sertifikater/meldingsflyt og total risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 6.2.1, 6.2.2, samt presentasjonsdemo-krav i “Brukerhistorier til leverandørdemo”.

4. I databehandleravtalen Bilag C står det at “Databehandler plikter å ikke lagre opplysninger i lengre tid enn x måneder”, men antallet måneder er ikke fylt ut i utdraget. Kan oppdragsgiver oppgi riktig antall måneder (eller gi formell avklaring på hvordan dette fastsettes), og om dette gjelder alle datakategorier (inkl. logger, revisjonsspor, sikkerhetskopier/backup og arkivfunksjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sletting/lagringstid er direkte kontraktsrisiko for personopplysninger og påvirker både teknisk design og prising.

   Kilde: Databehandleravtale – Bilag C (databehandleravtale-tekst omtalt i konkurransegrunnlag).

5. I databehandleravtalen Bilag B er underdatabehandlere listet med plassholdere (navn/org.nr./adresse/lagerland). Kan oppdragsgiver bekrefte om leverandør skal fylle inn konkrete underdatabehandlere og datalagringslokasjoner ved tilbudsinnlevering, og i så fall hvilke minimumskrav oppdragsgiver forventer at leverandøren dokumenterer (f.eks. hvilke lokasjoner som kan “låses” ved kontraktsinngåelse vs. kan endres i avtaleperioden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis underdatabehandler-liste skal endelig fylles ut tidlig, påvirker det due diligence, compliance og tid til å komplettere tilbud.

   Kilde: Databehandleravtale – Bilag B (underdatabehandlere, plassholdere).

6. Krav 5.2.7 og 5.2.8 beskriver automatisk kontroll/attestering og hvordan dette kan konfigureres. Kan oppdragsgiver avklare hvilke deler av automatisk attestering som forventes å være konfigurerbare på virksomhetsnivå i selve løsningen (uten tredjepartsverktøy), og hvilke deler som kan være “beskriv i løsningen” med avhengighet til eksterne komponenter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir leverandøren riktig forståelse av hvilke komponenter som må leveres “out of the box” vs. integreres/avhengig av tredjepartsverktøy (kost og risiko).

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 5.2.7–5.2.10.

7. I kravspesifikasjonen (punkt 7.2.5) står det at oppdragsgiver kan velge datasenterets lokasjon, både primær og reserve, og at leverandør skal informere ved endring av lokasjoner. Kan oppdragsgiver konkretisere: (1) forventet omfang av mulige lokasjonsvalg, (2) om endring av lokasjon kan kreve prisjustering eller endring i avtalen, og (3) hvordan dette håndteres ved allerede planlagt pilotering/produksjonsdatoer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lokasjon/DR-valg påvirker leveringsplan og kost; endringsmekanisme må være avklart for å prise riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjon, punkt 7.2.5 og “Bilag 4: Leveringsplan og plan og kriterier for Kundens Godkjenningsprøve”.

8. I tildelingskriteriet for kvalitet er 50 % knyttet til “Utfylte bilag til SSA lille sky” (og 20 % demonstrasjon). Kan oppdragsgiver avklare hvilke konkrete bilag/kapitler som vil bli scoret innenfor de 50 % (f.eks. hvilke deler av bilag 1/2 som vektlegges), og om score påvirkes av hvordan leverandøren setter “støttes/ikke støttes” eller kun av bekreftelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsgrunnlag for bilag kan gi feil prioritering i utfylling og øke risiko for lav score.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7.1/7.3 (tildelingskriterier og evalueringsmetode), samt henvisning til “Utfylte bilag til SSA lille sky”.