Prekvalifisering - R01916 Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsadministrasjonsverktøy (KGV og KAV)

Forsvarsbygg inviterer leverandører til prekvalifisering for en rammeavtale/kontrakt om å anskaffe og implementere et nytt KGV- og KAV-system (R01916 KGV og KAV). Målet er helhetlig og datadrevet, helelektronisk saksbehandling fra planlegging/strategi/kb konkurransegrunnlag til tildeling og kontraktsoppfølging. Løsningen skal være brukervennlig, skalerbar, og ivareta sikkerhet og personvern. Avtalen inngås med 1 leverandør, varighet 3 år med automatisk ettårsfornyelse, og opsjoner kan bestilles av deltakere i forsvarssektoren/NSM.

• Leverandøren skal være et lovlig registrert firma. Utenlandske leverandører skal dokumentere lovlig registrering i hjemland; norske leverandører dokumenterer ikke utover skatte- og mva-attest.

  Dokumentasjon: Skatte- og mva-attest (RF-1316) for norske leverandører; dokumentasjon for lovlig registrering for utenlandske leverandører. Kilde angir også RF-1316-frist (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen).

  Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, punkt Kvalifikasjonskrav (Generelle krav)
• Ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: ‘Attest for skatt og merverdiavgift’ (RF-1316), bestilles via Altinn. Ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. (Gjelder norske leverandører).

  Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, Generelle krav
• Leverandøren skal ha nødvendig økonomisk og finansiell kapasitet for å utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med resultat ‘kredittverdig’ eller tilsvarende, ikke eldre enn 6 måneder fra utløpet av søknadsfristen. Kredittvurderingen skal inneholde vurdering av betalingshistorikk/pålitelighet og fremkomme som gradert verdi mot definert skala. Ved støtte fra andre: tilsvarende kredittvurdering og rettslig bindende bekreftelse om solidarisk ansvar.

  Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, punkt Kvalifikasjonskrav (Økonomisk/finansiell)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring fra leveranser som har overføringsverdi til avtalen.

  Dokumentasjon: Fylle ut vedlegg ‘Referanseliste’. Listen kan omfatte leveranser utført siste 3 år.

  Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, punkt Kvalifikasjonskrav (Tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha et dokumentert og implementert ledelsessystem for informasjonssikkerhet som dekker leveransen, basert på anerkjent standard (f.eks. ISO 27001 eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Gyldig ISO 27001-sertifikat eller tilsvarende, eller rapport/evaluering fra uavhengig tredjepart med kompetanse, eller intern beskrivelse av ledelsessystemet og etterlevelsen.

  Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, punkt Kvalifikasjonskrav (Kvalitetssikringsstandarder)
• For samarbeidende leverandører/konsortium og støttende virksomheter: ESPD skal leveres også for underleverandører/støttende virksomheter der dokumentasjon benyttes til å oppfylle kvalifikasjonskrav; og solidaransvarserklæring/forpliktelseserklæring ved behov.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema for alle gruppedeltakere; ESPD for underleverandør hvis det støttes. Forpliktelseserklæring fra støttende virksomheter (vedlegg 3) ved relevans; Erklæring om solidaransvar (vedlegg 4) ved relevans.

  Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, punkt ‘Krav ved samarbeidende leverandører’ og ‘Bruk av underleverandører eller andre støttende virksomheter’

• Søknad om prekvalifisering skal leveres elektronisk i Mercell innen frist (angitt dato 21.08.26).Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, tidsplan og ‘Forespørsel om deltakelse’
• Søknaden skal bestå av: Søknadsbrev (undertegnet), ESPD (integrert i Mercell, fylles ut ved innlevering), dokumentasjon på kvalifikasjonskrav, Etisk egenerklæring (vedlagt mal) undertegnet, Egenerklæring om russisk involvering (vedlegg), samt forpliktelseserklæring fra støttende virksomheter (hvis aktuelt) og erklæring om solidaransvar (hvis aktuelt).Kilde: Kontraktsregler/FASE 1 – prekvalifisering, ‘Hva skal søknaden inneholde?’
• Tilbud (for kvalifiserte leverandører): leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist 25.09.26.Kilde: Kontraktsregler/FASE 2 – tilbudsfasen, tidsplan og ‘Innlevering av tilbud’
• Tilbudets obligatoriske dokumentasjon: Tilbudsbrev (signert) med tydelig og uttømmende beskrivelse av avvik/forbehold (med sidetall/punktvis), samt utfylte evalueringsdokumenter: Vedlegg 1.2 – Kravspesifikasjon, Vedlegg 2 – Prisskjema, Vedlegg 3 – WCAG-sjekkliste.Kilde: Kontraktsregler/FASE 2 – tilbudsfasen, ‘Krav til tilbudet’

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Databehandler skal behandle personopplysninger kun i omfang og for formål beskrevet i Hovedavtalen/Databehandleravtalen, og ikke behandle for egne formål.Kilde: Databehandleravtale Bilag A/B/C – Bilag C ‘Instruks vedrørende behandling’, punkt ‘Behandlingens omfang og formål’
• Sikkerhet: Databehandler skal etablere og forvalte egnet styringssystem for informasjonssikkerhet og iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak; dokumentere rutiner/tiltak og risikovurderinger.Kilde: Databehandleravtale Bilag C ‘Sikkerhet ved behandlingen’ og ‘Dokumentasjon’
• Underdatabehandlere: Bruk og endringer krever forhåndsgodkjenning/varsling etter Bilag B. Utover EØS-lokasjoner kreves skriftlig godkjenning. Databehandler skal på forhånd informere og gi mulighet til å motsette seg endringer etter vilkår (f.eks. 1 måned før, saklig grunn).Kilde: Databehandleravtale Bilag B ‘Betingelser for Databehandlerens bruk og endring av eventuelle Underdatabehandlere’
• Lokasjon/tilgang: Behandling på andre lokasjoner eller med tilgang fra andre steder enn angitt i Bilag B.2 kan ikke skje uten Behandlingsansvarliges forutgående skriftlige godkjenning; mor-/søster-/datterselskaper i EØS unntas, men må redegjøres for på forespørsel.Kilde: Databehandleravtale Bilag C ‘Overføring av personopplysninger - Lokasjon for behandling og tilgang’
• Revisjon og tilsyn: Behandlingsansvarlig har rett til revisjon (maks 1 gang i året ved mindre sikkerhetsbrudd/særlige forhold), Databehandler skal stille ressurser til rådighet; kan også kreves ekstern årlig attestasjonsrevisjon (f.eks. ISAE 3402) etter valg i Bilag C.Kilde: Databehandleravtale Bilag C ‘Rutiner for revisjon og tilsyn’
• Sletting/tilbakelevering ved opphør: valg mellom sletting innen 90 kalenderdager etter opphør av Hovedavtalen (også relevant info) eller tilbakelevering, samt frister for sletting etter tilbakelevering; tilbakelevering skjer i angitt format.Kilde: Databehandleravtale Bilag C ‘Sletting og tilbakelevering av personopplysninger ved avtalens opphør’
• Brudd på personopplysningssikkerhet: Databehandler skal uten ugrunnet opphold skriftlig underrette Behandlingsansvarlig og gi nødvendig bistand for melding til tilsynsmyndigheter; informasjonens innhold er nærmere spesifisert.Kilde: Databehandleravtale Generell avtaletekst ‘Melding om brudd på personopplysningssikkerheten’
• Overføring til tredjeland: kun ved skriftlig godkjenning fra Behandlingsansvarlig og oppfylte vilkår (f.eks. standard personvernbestemmelser/tilstrekkelighet). Databehandlers Bilag B skal vise godkjennelse grunnlag.Kilde: Databehandleravtale Generell avtaletekst ‘Overføring av personopplysninger til land utenfor EØS-området’
• Varighet: Databehandleravtalen gjelder fra signering og så lenge databehandling skjer; gjelder også for eventuelle personopplysninger hos Databehandler/underdatabehandler etter Hovedavtalens opphør. Databehandleravtalen kan ikke sies opp så lenge Hovedavtalen består med mindre den avløses.Kilde: Databehandleravtale Generell avtaletekst ‘Varighet og opphør’
• Tilbuds-/kontraktsoppfølging (skatt/OSA): Før kontraktsinngåelse skal innstilt tilbyder sende signert fullmakt (OSA) til Forsvarsbygg; tilsvarende gjelder for underleverandører som benyttes for kvalifikasjonskrav (må være levert/godkjent før de kan benyttes).Kilde: Kontraktsregler/FASE 2 – ‘Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt…’
• Oppfølging gjennom kontraktsperioden: tilbyderen skal sende månedlige oversiktslister med fødsels- eller D-nummer på ansatte som utfører arbeid, som kontrolleres av Skatteetaten.Kilde: Kontraktsregler/FASE 2 – ‘Samarbeid med Skatteetaten…’

• Flere felter i Databehandleravtale Bilag A (formål, karakter av behandling, typer/kategorier av personopplysninger, varighet) er markert som maltekst med blanke felt; det fremgår ikke konkrete verdier i utdraget.
• Konkrete valg/markeringer i Bilag C (f.eks. ‘høyt sikkerhetsnivå’ vs ‘ikke høyt’, hvilke revisjonsrutiner som er valgt, og valg for sletting/tilbakelevering) er ikke utfylt i tekstutdraget.
• Kvalitetskriterier utover ‘E304 Brukervennlighet’ er henvist til ‘Vedlegg 1.2 – Kravspesifikasjon’, men innholdet i vedlegget er ikke inkludert i utdraget.
• Kontraktsbestemmelser fra SSA-Sky/SSA-Sky Bilag (ytelsesdetaljer, dagbot, sikkerhetsløsninger osv.) er i stor grad henvist til bilag/krav (Axxx), men ikke gjengitt som operative minstekrav i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I SSA-Sky Generell avtaletekst legger dere opp til etablering/innføring med mulig Godkjenningsprøve (varighet 10 virkedager ved mindre annet er avtalt). Kan dere bekrefte hvor Godkjenningsprøve er spesifisert (bilag 4 og/eller Etableringsplan), og hvilke “feilnivå” som faktisk kan gi underkjennelse i denne anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leveringsdato, risiko for forsinkelser og dagbøter, og hvordan dere kan styre test- og akseptkriterier i tilbudet.

   Kilde: SSA-Sky Generell avtaletekst, kapittel 2.2.12 og avsnitt om Godkjenningsprøve (2.2.12), samt kapittel om feilnivå A/B/C.

2. Databehandleravtale Bilag A (formål/karakter av behandling, typer/kategorier av personopplysninger og varighet) fremstår som maltekst i utdraget. Kan dere gi konkrete utfylte verdier for Bilag A slik at vi kan prise og implementere riktig (inkl. forventet varighetsperiode og behandlingsformål)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil eller manglende konkrete personvernforutsetninger gir risiko for både compliance og feil implementeringsomfang.

   Kilde: Databehandleravtale (Bilag A – utfyllingsfelter markert som maltekst).

3. I Databehandleravtale fremstår enkelte valg/markeringer i Bilag C (f.eks. “høyt sikkerhetsnivå” vs “ikke høyt”, hvilke revisjonsrutiner som er valgt, samt valg for sletting/tilbakelevering) som ikke utfylt i utdraget. Kan dere bekrefte hvilke alternativer som gjelder for denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhetsnivå, revisjonsomfang og avslutnings-/slettelogikk påvirker kostnader, prosesser og leverandøransvar.

   Kilde: Databehandleravtale (Bilag C – valg/markeringer).

4. Tildelingskriteriet “Kvalitet” (70 %) er i dokumentet knyttet til “Vedlegg 1.2 – Kravspesifikasjon”, og E304 Brukervennlighet vektlegges høyere. Kan dere utdype nøyaktig hvilke andre konkrete punkter/krav i Vedlegg 1.2 som evalueres utover E304, og hvordan scoring for disse gjennomføres (kriterie-/vektskala per punkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk gir uttelling for å kunne prioritere scope, løsningsbeskrivelser og eventuell prising av avvik/tilpasninger.

   Kilde: Konkurranseregler (tildelingskriterier og “Kvalitet – Se evalueringskrav i Vedlegg 1.2 – Kravspesifikasjon”).

5. Pris evalueres med 30 % vekt og lineær metode. Kan dere bekrefte hvilke elementer i “Vedlegg 2 – Prisskjema” som inngår i prisevalueringen (og om det finnes “evaluerings-justeringer” som kun gjelder noen rader/kolonner), samt hva som utløser avviks-/forbeholdskorreksjoner som kan føre til ny pris i evalueringsøyemed?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og unngå utilsiktede avvik som endrer evalueringspris, må vi forstå evalueringslogikken per priskomponent.

   Kilde: Konkurranseregler, avsnitt “Evaluering av Pris” og henvisning til Vedlegg 2 – Prisskjema.

6. KGV/KAV skal integreres mot UNIT4 ERP7 og Elements, og dere sier at integrasjoner, migrering og opplæring for standardfunksjonalitet prises etter medgåtte timer, mens integrasjoner/migrering/opplæring for “standardfunksjonalitet” skal prises som time/mengde i prisskjema (tabell 3). Kan dere angi forventet integrasjonsomfang på høyt nivå (antall grensesnitt/underområder, datatyper og forventet migreringsvolum/antall objekter), slik at vi kan estimere timer korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ved ukjent integrasjons- og migreringsomfang kan timeprising bli vesentlig feil og gi både margin- og evalueringsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 1.1 (Integrasjon mot UNIT4 ERP7 og Elements; “Oppsett av integrasjoner, migrering av data, og opplæring … faktureres etter medgåtte timer (tabell 3 i prisskjema)”).

7. I Vedlegg 1.1 beskriver dere at SSO skal støttes via Microsoft Entra ID. Kan dere spesifisere hvilke autentiserings-/autoriseringskrav dere stiller til SSO i praksis (f.eks. SAML/OIDC, krav til rolle-/gruppekartlegging, og om det er forventet integrasjon mot eksisterende roller/tilgangsmodeller i KAV/KGV)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SSO-valg og autoriseringsmodell påvirker både arkitektur og implementasjonstid/kost.

   Kilde: Vedlegg 1.1 (Brukerautentisering, krav om single sign-on (SSO) gjennom Entra ID; samt “tilgangsstyres” for KAV).

8. Dere skriver at “forsvarssektoren … og NSM” er deltakere som kan bestille standardfunksjonalitet/hyllevare via opsjon, men at “ingen av etatene, utenom Forsvarsbygg, er forpliktet til å benytte avtalen”. Kan dere bekrefte hvordan opsjonsutløsning påvirker etablering/implementeringstid og betaling (f.eks. om etablering for flere deltakere kan skje parallelt, og om fastpris for standardfunksjonalitet per deltaker er forutsatt uansett utløst opsjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsmekanismen påvirker vår plan for leveransekapasitet og kommersiell risiko i tilbudet.

   Kilde: Konkurranseregler/Innledning og Vedlegg 1.1 avsnitt 2 (Deltakere på avtalen – Opsjon til å bestille standardfunksjonalitet/hyllevare).

9. Vedståelsesfristen i Tilbudsbrev/konkurranseregler oppgis som 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp, og står også med en dato som ser inkonsekvent ut i utdraget. Kan dere bekrefte korrekt vedståelsesfristdato (inkludert hvordan den starter ved eventuelle reviderte tilbud i forhandlingsrunder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens binding og kan få direkte konsekvens for tilbudets gyldighet og risiko i forhandlingene.

   Kilde: Konkurranseregler, avsnitt “Vedståelsesfrist” (og tentativ tidsplan/REF-henvisninger).