E39 Rogfast - Prosjektstøtte for besøk og foredragsoppdrag

E39 Rogfast – prosjektstøtte for besøk og foredragsoppdrag. Avtalen omfatter planlegging og gjennomføring av besøk og foredrag for prosjektets lokasjoner Kvitsøy, Mekjarvik (hovedkontor) og Arsvågen, inkl. bl.a. dronefotografering/filming, presentasjoner, foredrag på norsk og engelsk, praktisk bistand ved åpen dag/milepæl og håndtering av besøksarrangementer samt klargjøring av besøksutstyr.

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Bekreftelse ved innlevering av tilbud. På forespørsel: firmaattest (norske) eller dokumentasjon for registrering i relevante register/bransjeregister (utenlandske).

  Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Kvalifikasjonskrav / registrering (kap. 2)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering fra Experian; ved tvil kan oppdragsgiver innhente ytterligere opplysninger.

  Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Kvalifikasjonskrav / økonomisk og finansiell kapasitet (kap. 2)
• Oppfyllelse av krav knyttet til ESPD (avvisningsgrunner).

  Dokumentasjon: Utfylt europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) ved innlevering av tilbud; separate ESPD for virksomheter ved støtte til kvalifikasjon eller fellesskap.

  Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Krav (ESPD)
• Overensstemmelse med sanksjonsforskrift Ukraina (territoriell integritet mv.).

  Dokumentasjon: Bekreftelse ved innlevering av tilbud; oppdragsgiver kan gjennomføre undersøkelser og be om dokumentasjon på forespørsel.

  Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Krav (Sanksjonsforskrift Ukraina)
• Skatteattest (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift).

  Dokumentasjon: Bekreftelse ved innlevering av tilbud; på forespørsel attest fra kompetent organ, ikke eldre enn 6 måneder. Gjelder også ved evt. forespørsel om å delta i konkurransen.

  Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Krav (Skatteattest)
• Utvidet skatteattest / fullmakt til Skatteetaten (arbeidslivskriminalitetstiltak).

  Dokumentasjon: Signert fullmakt (fra hovedleverandør; også fra underleverandører ved behov i kvalifisering). Fullmakt leveres til oppdragsgiver så raskt som mulig og innen 3 virkedager etter tildelingsbrev, før kontraktsignering. Fullmakten signeres av vinnende leverandør etter tildelingsbrev mottatt; gjelder også nedover i leverandørkjeden.

  Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Krav (Utvidet skatteattest)

• Leverandøren skal levere tilbudsbrev i henhold til mal vedlagt konkurransegrunnlaget.Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Tilbudsbrev
• Leverandøren skal levere utfylt prisskjema (timepris).Kilde: Krav/ tildelingsgrunnlag – Prisskjema vedlegg (Prisskjema-dokument)
• Leverandøren skal legge ved én CV for tilbudt personell/tilbudt ressurs.Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Tildelingskriterier / Kvalitet (kap. 3)
• CV skal inneholde utfyllende informasjon, inkl. inntil 3 relevante tidligere oppdrag med oppdragsgiver, størrelse/verdier/type og personens rolle samt referansekontakter.Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Tildelingskriterier / Kvalitet (kap. 3)
• Tilbudsbrev skal være signert av person med fullmakt til å forplikte leverandøren (elektronisk signering i KGV er akseptabelt).Kilde: Tilbudsbrev-dokument – Erklæring og signatur
• Leverandøren skal levere ESPD ved innlevering av tilbud.Kilde: Informasjon om anskaffelsen.pdf – Krav (ESPD)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: gyldig fra signeringsdato; gjelder i 2 år, med opsjon 1+1 år (maks totalt 4 år).Kilde: Kontraktsbestemmelser - tjenesteanskaffelse (Avtaledokument)
• Kontraktsdokumenter rangeres ved motstrid etter avtalte dokumenter i rangert rekkefølge (Avtaledokument, spesielle, alminnelige, leverandørens tilbud, oppdragsgivers kravspesifikasjon, øvrige dokumenter).Kilde: Kontraktsbestemmelser - tjenesteanskaffelse (Avtaledokument – kontraktsdokumenter og tolkningsregler)
• Konfidensialitet: Leverandør og tilbudt ressurs skal signere erklæring om taushetsplikt før oppstart. Sensitiv informasjon skal avklares med prosjektledelsen før deling.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Konfidensialitet (se alminnelige pkt. 3.8)
• Honoreres etter medgått tid. Oppdrag knyttet til hvert besøk/foredrag må godkjennes av oppdragsgiver før arbeid utføres; arbeid utført uten slik forhåndsavklaring kan ikke faktureres.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Pris (pris/medgått tid og godkjenning av besøk/foredrag)
• Kostnader: Utlegg dekkes kun i den grad det er avtalt i kontrakten. Reise-/reisetid og administrative kostnader (bl.a. mobiltelefon) skal være inkludert i timepris (jf. kravspesifikasjonen).Kilde: Kontraktsbestemmelser – Pris; samt Kravspesifikasjon kap. 4 (reise/administrative kostnader)
• Arbeid lørdag/søndag/helligdager: godtgjøres med 50 % tillegg til timepris.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Pris
• Prisregulering: priser faste i 1 år, deretter én gang per år justert etter SSB konsumprisindeks (totalindeksen). Leverandør skal sende oppdatert prisskjema innen rimelig tid.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Prisregulering
• Fakturering: oppdragsgiver mottar kun elektronisk faktura (EHF) og ikke faktura på e-post. Faktura skal sendes som EHF til Statens vegvesens EHF-adresse (org.nr. 971 032 081).Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Fakturering
• Fakturadato: innen den 10. i påfølgende måned. Faktura skal spesifisere timepris og øvrige kostnader, samt kontrakt og lokasjon arbeidet gjelder.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Fakturering
• Krav til merking av elektronisk faktura: BuyerReferance/Bestillers navn (seksbokstavers bruker-ID), OrderReference/ID (hvis bestilling), og ContractDocumentReference/ID (inkl. unikt kontraktsnummer 26/65861). Kreditnotaer/vedlegg PDF i XML stilles.Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Krav til merking av faktura
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør skal på forespørsel fylle ut egenrapporteringsskjema innen 1 måned etter kontraktssignering (eller annen avtalt frist); kan kreves flere ganger. Oppdragsgiver kan gjennomføre stedlige kontroller (inkl. innsyn i lønns-/personalsystemer).Kilde: Spesielle kontraktsbestemmelser – Lønns- og arbeidsvilkår
• HMS og internkontroll: på forespørsel dokumentere etterlevelse; oppdragsgiver kan foreta stedlige annonserte/uannonserte kontroller. Brudd kan medføre dagbøter/vesentlig mislighold/heving.Kilde: Kontraktsbestemmelser – Helse, miljø og sikkerhet (HMS) / dagbøter ved brudd
• Ansvars-/misligholdsregler: dagbot ved forsinkelse (0,2 % av kontraktssum per kalenderdag, min. 1500 kr; samlet ansvar begrenset til 15 %). Mangler: leverandør ansvar i kontraktsløpet og etterpå 24 måneder (med regler for avhjulpet mangel).Kilde: Kontraktsbestemmelser – Forsinket levering (dagbot); Mangler

• Omfattende krav om dokumentasjon (ESPD/attester) er angitt, men eksakte krav til tidspunkt/format for hver mulig innleveringsfase (tilbud vs. evt. forespørsel om å delta) er ikke fullt detaljert i teksten utover at oppdragsgiver kan be om dokumentasjon.
• Tildelingskriterienes evalueringsmetode (poengskala/beskrivelsesnivåer) er ikke angitt; kun vektfordeling og at CV evalueres.
• Krav til konkrete leveranser/aktiviteter utover typiske oppgaver er ikke operasjonalisert med mengde-/tidskrav per besøk.
• Kontraktsmessig plassering av eventuelle øvrige detaljer (f.eks. konkrete møtehyppigheter, godkjenningsprosessens form) ligger trolig i innledende møter/andre kontraktsdokumenter som ikke er gjengitt her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Hvordan defineres og avgrenses «én ressurs» for denne avtalen: er det kun én navngitt person som skal utføre alle oppgaver, eller kan leverandøren tilby en reserve/backup som ikke er navngitt i tilbudet? Hvis backup kan tilbys, hvilke krav gjelder da til CV/dokumentasjon og godkjenning ved bytte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både bemanningsrisiko, planlegging og hvilken dokumentasjon leverandøren bør legge ved i tilbudet.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4 samt Kontraktsbestemmelser (arbeidets organisering / utskifting av navngitt person).

2. Dere oppgir et anslag på ca. 50 besøksgrupper pr år og ca. 15 timer per gruppe, men også at antallet varierer (1–6 pr måned frem til mars 2026). Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at timeestimatet på «ca. 15 timer per besøk» fordeler seg på typiske aktiviteter (f.eks. behandling av forespørsel, reise, drone/opptak, presentasjon/foredrag, opprydding/klargjøring), og om 15 timer skal forstås som alt inklusive?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart aktivitets- og tidssnitt er nødvendig for å prise riktig timepris og håndtere variasjoner.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2 og Prisskjema vedlegg (om ca. 50 grupper og ca. 15 timer).

3. Oppdragsgiver skal godkjenne «det enkelte besøk/foredrag» før leverandør utfører arbeid knyttet til det. Hvilket godkjenningsgrunnlag legger dere til grunn (f.eks. skriftlig bestilling/omfang), og hvordan/innen hvilken frist skal leverandøren få bekreftelse for å kunne planlegge reise og eventuelt droneopptak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart godkjenningsregime kan medføre risiko for ikke-fakturerbare timer eller forsinkelser.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4 og Kontraktsbestemmelser «Pris og prisregulering» (godkjenning før utførelse).

4. Når det «kan være aktuelt å reise til andre lokasjoner» og oppmøtested er Mekjarvik, hvordan håndterer dere reiseoppdrag som ligger utenfor de tre lokasjonene: er reise-/reisetid inkludert i timeprisen som for øvrige lokasjoner, eller refunderer dere dette etter reiseregulativ/tillegg som «andre kostnader» når det overstiger lokale reiser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kostnadsgrunnlaget og hva som kan faktureres.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2 (lokasjoner/oppmøtested) og Kontraktsbestemmelser (Priser: reise og lokale reiser; samt utlegg dekkes kun når avtalt).

5. Vi ser at dere forventer at leverandør skal ha «tilgang til egen bil og nødvendig utstyr» (drone, profesjonelt kamera, egen mobiltelefon), samtidig som prosjektet stiller PC og at Statens vegvesen stiller tjenestebil/ bruk av uniform/vest. Kan dere avklare hvilke av disse som er absolutt leveransekrav for leverandør, og hvilke som eventuelt kan dekkes/tilrettelegges av Statens vegvesen (spesielt drone og kamera/profesjonelt utstyr)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av hva som skal leveres av leverandør versus prosjektet kan gi feil kostnadsberegning.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2 (utstyrlisten), samt Kontraktsbestemmelser (om utstyr/lokaler ved behov).

6. Tildelingskriteriet for kvalitet vektlegger CV og «maksimum 3 tidligere utførte oppdrag» samt særlig erfaring fra planlegging/organisering av besøk og foredrag på norsk og engelsk, samt anleggsvirksomhet/tunneldriving. Kan dere bekrefte hvordan dere vurderer «tunneldriving» dersom ressursen har mer erfaring fra kommunikasjon/besøkskoordinering enn direkte tunneldriving, og om relevant erfaring fra større samferdsels-/infrastrukturprosjekter kan vektlegges tilsvarende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvilke typer referanser og formuleringer som lønner seg å legge inn i CV for å oppnå best mulig kvalitetsscore.

   Kilde: Informasjon om anskaffelsen punkt 3 (tildelingskriterier/vekting) og CV-mal (krav til oppsett).

7. Dere angir at det må påregnes arbeid på lørdag/søndag og helligdager. Kan dere opplyse forventet hyppighet (f.eks. antall besøk eller prosent av timeforbruk) av arbeid utenfor ordinær arbeidstid, slik at vi kan vurdere priseffekt av «timepris + 50%»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden prissetting kan påvirkes kraftig av tillegg, er forventet omfang relevant for tilbudsprisen.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2 og Kontraktsbestemmelser / Spesielle kontraktsbestemmelser punkt om lørdag/søndag/helligdager.

8. Hvordan behandles og faktureres eventuelle «andre byggherrestøtte oppgaver» knyttet til mat/bestilling/klargjøring og praktisk bistand til media (inkl. filmteam) når det gjelder: (1) hva som skal inngå i timeprisen, (2) hva som eventuelt refunderes som «utlegg», og (3) hvilke fullmakter/bestillingsprosesser dere forventer at leverandøren følger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentrale grensesnitt for kostnader og ansvar mellom timebetaling og eventuelle refunderbare utlegg.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 2.1 (mat, møterom, drikke, media/moderering) og Kontraktsbestemmelser (Utlegg dekkes bare i den grad avtalt; pris og fakturering).

9. I tillegg til fast timepris: kan dere bekrefte hvordan «Teams og fysiske møter» tidsbruk skal registreres og faktureres (f.eks. om planleggings-/avklaringsmøter alltid forutsettes som del av leveransen pr besøk, og om faste ukentlige/månedlige møter kan pålegges)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Møter kan utgjøre merkostnader som leverandøren må prise og som ellers kan bli gjenstand for uenighet om fakturering.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3 (møter og kommunikasjon) samt Kontraktsbestemmelser (fakturering av medgått tid og spesifikasjon av timer).