Eventbyråtjenester NSM

Rammeavtale med én leverandør for eventbyråtjenester til Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM), primært bistand til planlegging og gjennomføring av større arrangementer (særlig årlig Sikkerhetskonferanse) og i noe grad andre mindre arrangementer. Avtalen varer 2 år med opsjon på 1+1 års forlengelse. Estimert verdi ca. 20 MNOK i hele avtaleperioden. Tilbudet skal besvares i bilag 2 med krav/oppfyllelse, pris og miljø/bærekraft.

• Leverandør må kunne levere på alt avtalen skal omfatte.

  Dokumentasjon: Oppgis/leveres gjennom bilag 2 (leverandørens oppfyllelse per krav).

  Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 1 (Må)
• Leverandør kan ikke benytte underleverandører til oppgaver under rammeavtalen uten forhåndsgodkjenning fra NSM.

  Dokumentasjon: Forutsetning/regel i avtalespesifikasjonen; dokumentasjon ikke spesifisert i teksten.

  Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• Bytte av tilbudt personell kan kun skje etter godkjenning fra NSM. Leverandør skal levere CV og to arbeidsprøver fra tilbudt personell.

  Dokumentasjon: CV og to arbeidsprøver.

  Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• Ved avtaleinngåelse skal tilbudt personell kunne signere taushetserklæring.

  Dokumentasjon: Taushetserklæring (signering ved avtaleinngåelse).

  Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• Tilbyder må være i stand til å fremskaffe egnet lokale til 900 personer og minst tre parallelle spor (til totalt 900 personer) i ett og samme bygg, sentralt i Oslo.

  Dokumentasjon: Ikke nærmere angitt i teksten (skal fremskaffes).

  Kilde: Bilag 1 – Tilbyder må kunne fremskaffe (NOTE 1)
• Produsent og teknisk personell må ha erfaring fra tilsvarende størrelser (fullskala teknisk produksjon, rigging, filming, live-streaming). Erfaring fra minst én kunde i offentlig sektor må dokumenteres og oppgis som referanse.

  Dokumentasjon: Referanse fra minst én offentlig kunde; ikke nærmere definert dokumenttype.

  Kilde: Bilag 1 – Produsent og teknisk personell
• Prosjektleder/rådgiver må ha administrativ erfaring fra tilsvarende arrangementsstørrelser og være kontaktperson mellom NSM og andre eksterne aktører ved behov.

  Dokumentasjon: CV/rollebeskrivelse (implisitt gjennom bilag 2-krav om CV og beskrivelse).

  Kilde: Bilag 1 – Prosjektleder / Rådgiver
• Tilbyder skal ha fast kontaktperson som behersker norsk flytende.

  Dokumentasjon: Ikke nærmere angitt.

  Kilde: Bilag 1 – Fast kontaktperson

• Besvarelse av kravspesifikasjon i Bilag 2 (krav/oppfyllelse med angivelse Ja/Delvis/Nei og kommentarer ved avvik), spesielt beskrivning under punkt 3 i bilaget.Kilde: Bilag 2 – Innledning: «Slik skal kravspesifikasjonen besvares»
• Tekstlig beskrivelse av: Teknikk og produksjon a-å (streaming av fellesdeler/hovedspor, opptak av øvrige spor, rigg og lyd), påmeldingsløsning, deltakerhåndtering og enkel grafisk design ved behov (case-del a).Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 4 (Må)
• Tekstlig beskrivelse av: Lansering av rapport (~150 deltakere), deltakerhåndtering og enkel stream, og eventuelt prosjektleder/ produsent ved behov (case-del b).Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 5 (Må)
• Levere tre (3) eksempler på tidligere oppdrag til bruk i tilbudsevaluering, samt vise/beskrive hvordan konsulentene i tilbudet har jobbet med oppdragene og hva oppdraget bestod i.Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 6 (Må)
• Legge ved CV fra tilbudt personell og beskrive rolle.Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 7 (Må)
• Pris: estimert totalpris på arrangementene i casen (case-del a og b), samt timepris på tilbudt personell og overslag over antall timer tilbyder anser nødvendig for arrangementene.Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 9 (Må)
• Miljø/bærekraft: vise hvordan virksomheten oppfyller tildelingskriteriet bærekraft (30%), og oppgi som minimum sertifisering (f.eks. Miljøfyrtårn) eller alternativt beskrive bærekraft i leveransen.Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 10 (Må)
• Tilbudet skal leveres innen 14.08.2026 kl. 12:00.Kilde: Bilag 1 – Tilbudsfrist
• Tilbudet skal leveres som PDF i eget dokument elektronisk per e-post (Mercell), og minst inneholde besvarelse av tilbudsforespørsel/krav/ønsker angitt i dokumentet.Kilde: Bilag 1 – Utforming av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Avtale med én leverandør (rammeavtale). Rammeavtale gjelder 2 år, med opsjon på ytterligere 1+1 års forlengelse som utløses automatisk med mindre oppsigelse.Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• Opsjon utløses automatisk med mindre avtalen sies opp før fornyelsestidspunkt i tråd med tidsfrister i kontrakten (tidsfrister ikke gjengitt i teksten).Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• Leverandøren skal kunne avgi ressurser til planlegging og gjennomføring på kort varsel, og god kommunikasjon mellom leverandør og NSM gjennom samarbeidsperioden er en forutsetning.Kilde: Bilag 1 – Beskrivelse av behov
• Leverandør kan ikke bruke underleverandører uten forhåndsgodkjenning fra NSM.Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• NSM forventer at leverandør samarbeider med andre leverandører NSM har knyttet til seg.Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• Ved avtaleinngåelse skal tilbudt personell signere taushetserklæring.Kilde: Bilag 1 – Avtalens omfang
• All kommunikasjon (i bilag 2) skal skje på norsk.Kilde: Bilag 2 – Krav nr. 3 (Må)

• Ingen eksplisitt skille mellom «kvalifikasjonskrav» og «krav i kravmatrise» er definert i teksten; derfor er enkelte 'MÅ'-krav tolket som leveranse-/oppfyllelseskrav basert på formuleringene i bilag 2.
• Det er oppgitt at det finnes kravmatrise/kontraktskrav i Bilag 1, men selve kravmatrisen (kravnummer i Bilag 1 utover refererte 3.1.1 a/b og evaluator-/absolutte krav) er ikke gjengitt i utdraget.
• Note 1 (kravet til lokale) refererer til «Sentralt i Oslo» men uten detaljer om hva som anses «egnet» (dokumentasjonskrav er ikke spesifisert).
• Krav til CV/arbeidsprøver ved bytte av personell er nevnt, men det fremgår ikke hvilke vedleggskrav (format/omfang) som gjelder i tilbudsinnleveringen.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan NSM bekrefte hva som menes med «Egnet lokale til 900 personer OG minimum tre parallelle spor (til totalt 900 personer) i ett og samme bygg, sentralt i Oslo» i praksis—skal lokalet ha tre spor fysisk samtidig (scene/rom) eller kan det løses med tekniske avskjæringer/ombygging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker valg av lokale og teknisk løsning, og dermed både kostnad og risiko for å oppfylle caset.

   Kilde: Bilag 1, «Tilbyder må kunne fremskaffe: Egnet lokale… (NOTE 1)»

2. I Note 1: Hva anses som «egnet lokale» for dette oppdraget—hvilke konkrete kapasitets- og funksjonskrav gjelder (f.eks. auditoriekapasitet pr. spor, rom for fellesdel, tilgjengelighet/krav til rigg, lyd-/stream-forhold), og hvilke dokumentasjonskrav forventes i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver beskriver «sentralt i Oslo» men uten kriterier for egnethet; dette er avgjørende for korrekt tilbud og dokumentasjon.

   Kilde: Bilag 1, Note 1 (kravet til lokale)

3. Kan NSM utdype hva som inngår i «Teknikk og produksjon a-å» for casen, spesielt: (1) om lyd- og lysspor for sporvalg/parallelle spor er inkludert, (2) om rigg/framrigg og nedrigg er inkludert, (3) om teknisk bemanning for opptak/streaming under hele konferansen er inkludert, og (4) hvilke leveranser som forventes mht. opptak/etterarbeid (f.eks. råfiler vs. ferdig publiserte opptak)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må tilbyder forstå omfanget av tekniske leveranser utover streaming, rigg og lyd—inkludert om opptak/etterarbeid er del av oppdraget.

   Kilde: Bilag 1, «Vi ønsker en beskrivelse og prising av: Teknikk og produksjon a-å (3.1.1 a) …» samt Bilag 2, krav 4

4. Kan NSM beskrive nærmere hva som forventes av «enkel grafisk design ved behov»—hvilke typer materiell inngår typisk (f.eks. grunnlag for program, storskjermgrafikk, slide-dekk, deltaker-/navneskiltmaler), og om NSM leverer noe input/brandmateriell som skal brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Enkel grafisk design» kan tolkes vidt; tydelig forventningsavklaring gir mer treffsikker prising.

   Kilde: Bilag 1, «Teknikk og produksjon… inklusive … enkel grafisk design ved behov»

5. For «Lansering av rapport (3.1.1 b), ca. 150 deltakere»—hvilken teknikk forventes her (streaming/filming, lyd, lys, rigg), og er det krav til spor (parallelle rom) eller «en sal/ett spor»-oppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Caset for pris må speile reelle arrangementstyper; usikkerhet om teknikk og kompleksitet for mindre arrangementer påvirker time- og utstyrskostnader.

   Kilde: Bilag 1, «Vi ønsker en beskrivelse og prising av: Lansering av rapport (3.1.1 b) …» samt Bilag 2, krav 5

6. Når NSM ber om «tre (3) eksempler på tidligere oppdrag» (Bilag 2, krav 6): Kan NSM bekrefte om disse må være innen event/konferanser med (a) streaming og (b) parallelle spor, eller om det holder at de er sammenlignbare på prosjektstørrelse/produksjonsomfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet vektlegger sammenliknbare arrangementer; tilbyder må forstå hvilken likhet NSM forventer for å velge riktige referanser.

   Kilde: Bilag 2, krav 6

7. Kan NSM bekrefte hvilke «minimum tre sammenliknbare arrangementer siste tre år» som menes i evalueringskriteriet: Er det sammenligning basert på (1) deltakertall (fellesdel + spor), (2) teknisk nivå (fullskala teknisk produksjon, streaming), (3) offentlig sektor, eller en kombinasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig sammenligningsgrunnlag gjør det vanskelig å posisjonere tilbudet best mulig og å dokumentere riktig.

   Kilde: Bilag 1, «Tildelingskriterier – Kompetanse / Løsningsforståelse»

8. I forbindelse med bytte av tilbudt personell: Kan NSM presisere hvilke vedlegg/dokumentasjonskrav som gjelder ved innsending av CV og «to arbeidsprøver» (format, omfang, hva som kan aksepteres som arbeidsprøver, og om NSM har krav til språk/norsk dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om CV og arbeidsprøver påvirker hvor forberedt leverandøren må være for senere bytter, og kan også påvirke hvordan arbeidsprøver presenteres i tilbudet.

   Kilde: Bilag 1, «Bytte av tilbudt personell… levere CV og to arbeidsprøver…» samt Bilag 2 (CV-kravene)

9. Kan NSM utdype hvordan «bærekraft» skal dokumenteres og vurderes for tildeling (30%): Er det primært dokumentasjon på miljøsertifisering (Miljøfyrtårn el. tilsvarende) eller skal tilbyder også prise/skalere konkrete tiltak knyttet til det enkelte arrangement (f.eks. avfallssortering, transport, energibruk, leverandørkjede)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart vurderingsgrunnlag kan gi feil investert innsats og risiko for lav score på miljøkriteriet.

   Kilde: Bilag 1, «Miljø… Vektes 30%» samt Bilag 2, krav 10-11