Ny konkurranse om levering av institusjonsplasser for personer med ruslidelser

Dokumentet beskriver faktureringsvilkår for offentlige oppdragsgivere (Stavanger kommune, Sola kommune, Randaberg kommune og Sandnes kommune), med krav til når faktura kan sendes, betalingsbetingelser og detaljerte krav til elektronisk EHF-faktura. Det inneholder også spesifikke krav til fakturaformat/innhold (f.eks. linjer, referanser, KID, ordre/bestillingsnummer, felter og returnering ved mangler) samt konsekvenser ved feil (kompensasjon).

• Ved forespørsel fra oppdragsgiver: sende testfaktura i XML- og PDF-format.Kilde: 1.1 Generelle vilkår, Stavanger kommune
• Fakturering skal skje elektronisk i EHF standardformat (ingen papir/e-post).Kilde: 1.1 Generelle vilkår, Stavanger kommune; 2.1 Generelle vilkår, Sola; 3.1, Randaberg; 4.1, Sandnes
• EHF-faktura må inneholde oppgitte minimumsfelt (bl.a. fakturanummer, bankkonto, bestillingsnummer, referanseperson/virksomhet, fakturadato, forfallsdato, totalt beløp) iht. oppdragsgivers kravsystem.Kilde: 2.1 Generelle vilkår, Sola kommune
• Randaberg: sende kopi av de 2 første fakturaene til avtaleansvarlig og med kopi til innkjop@randaberg.kommune.no.Kilde: 3.1 Generelle vilkår, Randaberg kommune
• Randaberg: sende elektronisk EHF-faktura til e-fakturaadresse 0192:934945514; leveransen må kunne importeres og behandles maskinelt.Kilde: 3.1 Generelle vilkår, Randaberg kommune

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert.Kilde: 1.1 Generelle vilkår, Stavanger kommune
• Fakturering skal følge oppsett/EHF-krav: egne fakturalinjer per vare/tjeneste med korrekt artikkelnummer, antall, enhetskode og artikkelbeskrivelse; ikke slå sammen varer/tjenester.Kilde: 1.1 Generelle vilkår, Stavanger kommune
• Det skal sendes faktura per referanse/bestilling (ikke samlekrav mot flere virksomheter).Kilde: 1.1 Generelle vilkår, Stavanger kommune; 2.1 Generelle vilkår, Sola kommune
• EHF-innhold: leverandør og oppdragsgiverinfo, fakturanummer, fakturadato, forfallsdato (30 dager etter fakturadato der angitt), beløp, valuta, MVA, samt bestillings-/ordre- og referansefelter.Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura, Stavanger kommune
• Stavanger: Oppdragsgiver kan returnere mangelfulle fakturaer for retting; betaling ikke plikt før faktura oppfyller avtalekrav og med full dokumentasjon for leverte varer/tjenester.Kilde: 1.1 Generelle vilkår, Stavanger kommune
• Sola: faktura kan ikke inneholde krav mot mer enn én virksomhet (ingen samlefaktura for flere virksomheter i kommunen).Kilde: 2.1 Generelle vilkår, Sola kommune
• Randaberg: betaling innebærer ingen godkjennelse; omstridt faktura tillates ikke sendt til inkasso; faktorering/overdragelse aksepteres ikke.Kilde: 3.1 Generelle vilkår, Randaberg kommune
• Sandnes: betaling innebærer ikke aksept; omtvistede krav forfaller ikke før enighet/rettskraftig dom; ved manglende skriftlig godkjenning innen en måned regnes leveransen som godkjent.Kilde: 4.1 Generelle vilkår, Sandnes kommune
• Kompensasjon ved gjentatte påpekte feil/mangler i faktureringsrutiner: høyeste beløp av 300,- pr. faktura med feil/mangler eller 2 % av fakturaverdien; i tillegg skal hele differansen krediteres oppdragsgiver.Kilde: 2.1 Generelle vilkår, Sola kommune; 3.1 Generelle vilkår, Randaberg kommune (beskriver tilsvarende kompensasjon)

• Dokumentet inneholder flere deler for ulike kommuner; oppgitte EHF-/adresse- og feltkrav kan være kommune-spesifikke. Det er ikke angitt hvilken kommune/kontrakt som er relevant for en konkret konkurranse i denne utdragsteksten.
• Det finnes ingen tildelingskriterier eller kvalifikasjonskrav i den gjengitte faktureringsdelen; disse kan ligge i andre dokumenter som ikke er vedlagt her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Hvilken kommune/avtale (Stavanger, Sola, Randaberg eller Sandnes) skal vi legge til grunn i tilbudet, og gjelder faktureringsvilkårene i valgt punkt (1.1–1.2 / 2.1 / 3.1 / 4.1) fullt ut for denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentet inneholder separate faktureringsvilkår for flere kommuner. Leverandøren må avklare hvilken del som faktisk skal brukes for å prise korrekt og sikre riktig fakturering.

   Kilde: Table of contents / 1 Faktureringsvilkår Stavanger kommune / 2 Faktureringsvilkår Sola kommune / 3 Faktureringsvilkår Randaberg kommune / 4 Faktureringsvilkår Sandnes kommune

2. For Stavanger: Hva innebærer kravet «Faktura per referanse eller bestilling» i praksis—skal vi sende én faktura per enkelt bestillingslinje (artikkel), eller kan vi samle flere linjer på samme bestilling/referanse innen samme faktura?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Stavanger-delen sier ikke å slå sammen «samlelinje», men åpner for faktura per bestilling/referanse. Presisering trengs for riktig systemoppsett og kostnadsestimat.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår (Stavanger kommune)

3. For Stavanger: Under punktet om «EHF-oppsett»—hvordan skal leverandøren oversende «testfaktura i XML- og PDF-format», og hva er fristen for oppdragsgivers godkjenning før ordinær fakturering kan starte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet om testfaktura og godkjenning kan påvirke oppstart, leveringstidspunkt og likviditet. Leverandøren bør få konkrete prosess- og tidskrav før tilbud.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår (Stavanger kommune)

4. For Sola: EHF-adresse «0192:948 243 113» er oppgitt. Skal denne brukes fast for alle fakturaer, og hvordan skal vi håndtere eventuelle tilfeller der fakturaen gjelder ulike enheter/virksomheter i kommunen (siden det ikke skal sendes faktura med krav mot mer enn én virksomhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sola har strengt krav om at en faktura ikke skal inneholde krav mot mer enn én virksomhet. Leverandøren må forstå hvordan kommunen forventer at vi skiller virksomheter ved fakturering.

   Kilde: 2.1 Generelle vilkår (Sola kommune)

5. For Sola: Hva menes med «Beløpet på kreditnotaen må ikke betales ut, med mindre det er avtalt»—hvordan skal vi forstå og praktisere dette i tilfeller der kreditnota brukes for å korrigere pris/omfang (skal beløpet alltid motregnes mot neste faktura, og i så fall hvordan identifiseres dette i EHF/vedlagt dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et uvanlig og praktisk kritisk vilkår. Leverandøren må avklare motregningsmekanisme for å unngå betalingsansvarsfeil og retur av kreditnota.

   Kilde: 2.1 Generelle vilkår (Sola kommune)

6. For Randaberg: Kravet «Det skal skrives en – 1 – elektronisk faktura pr. rekvisisjon/oppdrag dersom ikke annet blir avtalt særskilt»—betyr dette at vi ikke kan aggregere flere rekvisisjoner på samme faktura selv om de gjelder samme leveranseperiode, og hva er «rekvisisjon/oppdrag»-identifikatoren vi skal bruke i EHF (hvilket felt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart svar trengs for fakturalogikk og korrekt merking i EHF, ellers risikerer man retur og kompensasjon.

   Kilde: 3.1 Generelle vilkår (Randaberg kommune)

7. For Randaberg: Vedlagte dokumentkrav—hva er krav til vedlegg i denne konkurransen, særlig «kopi av rekvisisjon» og «undertegnet og attestert timeliste» (nevnt i Randaberg-delen). Hvilke hjelpedokumenter forventes for leveranser som ikke er timebaserte (f.eks. vareleveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Randaberg-delen beskriver vedlegg for arbeidstimer, men leveransen i konkurransen kan være annet enn timebasert. Leverandøren må få avklart hvilke vedlegg som er påkrevd for de aktuelle ytelsene.

   Kilde: 3.1 Generelle vilkår (Randaberg kommune) (avsnitt om bestillers navn/prosjektnummer, timeliste og vedlegg)

8. Felles: I dokumentet står det at «Faktura som ikke oppfyller disse kravene, vil kunne bli returnert» og at det kan kreves kompensasjon (f.eks. «høyeste beløp av kr. 300,- pr. faktura… eller 2 % av fakturaverdien»). Hva regnes som «feil/mangler» som utløser kompensasjon—gjelder dette også avvik i artikkelbeskrivelse/UNSPSC-enhet/kodestandard, eller kun faktiske pris-/rabattavvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå terskelen for kompensasjon for å vurdere risiko og dimensjonere kontrollrutinene riktig.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår (Stavanger) / 2.1 Generelle vilkår (Sola) / 3.1 Generelle vilkår (Randaberg) (avsnitt om retur og kompensasjonskrav) / 4.1 (Sandnes)