26160 Næringsmidler, rammeavtale

Dokumentene omhandler praktiske/administrative krav knyttet til innlevering av tilbud (Tendsign) og tilhørende veiledning for innsyn og sladding, samt kontrakts-/avtalevilkår for kjøp av næringsmidler (Drammen kommune) og eksempler på prisskjema for ulike varegrupper. Selve tildelingskriteriene og konkrete kvalifikasjonskrav utover innleverings-/kontraktskrav fremgår ikke av den tekst som er gitt her.

• Tilbud skal leveres i tide; leverandør har ansvar for å levere innen tilbudsfrist. Oppdragsgiver/innkjøpskontoret har ikke ansvar for at tilbud ikke leveres.Kilde: Om tilbudsinnlevering – les dette først (avsnitt om ansvar for rettidig innsending)
• Leverandøren kan levere og trekke tilbud så mange ganger som ønsket frem til tilbudsfrist.Kilde: Om tilbudsinnlevering – les dette først (avsnitt: «Du kan levere tilbud og trekke det igjen…» )
• Sjekk at digital signatur virker før tilbudet leveres, inkludert å invitere riktig signatar, få signatur tilbake før innlevering, og trykke grønn «V»-knapp for å initiere signering.Kilde: Om tilbudsinnlevering – les dette først (avsnitt 5 Digital signatur)
• Vurder om underleverandører/støttevirksomheter krever innlevering av forpliktelseserklæringer, skatteattest og/eller ESPD. Dersom disse skal leveres, skal leverandøren normalt fremskaffe dem raskt.Kilde: Om tilbudsinnlevering – les dette først (avsnitt 4 Underleverandører eller støttevirksomheter)
• Leverandør skal fylle ut ESPD-skjema for underleverandør/støttevirksomhet når det kreves (hovedleverandør har ansvar).Kilde: Om tilbudsinnlevering – les dette først (avsnitt 4)
• Ved behov for innsyn/sladding: kun opplysninger levert av leverandøren selv kan sladdes; opplysninger lagt inn av oppdragsgiver/konkurransegrunnlag kan ikke sladdes.Kilde: Veileder sladding av tilbud (NB!)
• Prisskjemaene (vedlegg) skal fylles ut uten å endre oppsettet; leverandør skal fylle ut grønne felter og ikke endre tabelloppsett.Kilde: Vedlegg 1-5 prisskjema (standardtekst øverst i hvert prisskjema)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktens varighet: gjelder fra og med 15.09.2026 til og med 14.09.2028, med opsjon/prolongering i 1+1 år (oppdragsgiver ensidig rett).Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf, punkt 4 AVTALENS VARIGHET
• Pris og prisregulering: priser faste i 12 måneder fra kontraktsignering; deretter årlig regulering etter SSB (Tabell Matvarer og alkoholfrie drikkevarer) én gang per år; leverandør har ansvar for å fremme krav.Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf, punkt 5 PRIS OG PRISREGULERING
• Faktura-/betalingskrav: fri betalingsmåned + 30 dager; faktura skal merkes med bestillernummer/ordrenummer og det skal være 1 faktura per ordre/bestilling; delfakturering aksepteres ikke hvis ikke særskilt avtalt; faktura uten riktig ordremarkering avvises/returneres.Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf, punkt 6 BETALING - FAKTURA
• Elektronisk faktura skal leveres (EHF) og kostnadsfritt til kommunens fakturamottak; testfakturering kan kreves.Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf, punkt 6
• Leveringsbetingelser for varekjøp: «fritt levert» den enkelte enhet/avdeling på anvist sted, tilsvarende DDP etter INCOTERMS; produkt skal leveres med pakkseddel med opplysninger iht. vilkår (pkt. 4.1 unntatt pris/faktura/forfallsdato).Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 14 LEVERINGSBETINGELSER
• Leverandøransvar: leveransen skal utføres med faglig dyktighet og være i overensstemmelse med kontraktens krav/formål; leverandør kan ikke overlate kontrakten til underleverandører uten oppdragsgivers samtykke.Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf, punkt 8 LEVERANDØRENS PLIKTER
• Garanti: for varekjøp gjelder 2 års garanti (med mindre annet er avtalt). Leverandøren skal reparere/bytte defekte deler innen garantitiden; garanti omfatter ikke normal slitasje.Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 11 GARANTI
• Reklamasjon: kommunen kan påberope mislighold i inntil 45 dager etter at kommunen oppdaget/ burde oppdaget forholdet; absolutt reklamasjonsfrist 3 år fra levering.Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 20 REKLAMASJON
• Mislighold/sanksjoner: forsinkelse gir dagmulkt automatisk; brudd på visse frister kan gi dagbøter/stanse arbeid/heving (detaljerte beløp og terskler fremgår i vilkårene).Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 17 og 18 (særlig 18.3, 18.4, 18.5-18.6)
• Etiske krav/menneskerettigheter: forpliktelse til etterlevelse av grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø; forbud mot barnearbeid og tvangsarbeid samt krav til ikke-diskriminering og fagorganisering. Etterlevelse gjelder også leverandørkjeden, og brudd anses som kontraktsbrudd.Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 8 ETISKE KRAV (8.1-8.7)
• Forsikring (tjenestekjøp): ansvarsforsikring tilpasset virksomheten (gjelder ikke klart for varekjøp, men bestemmelsen er plassert under punkt 10 FORSIKRING (Gjelder tjenestekjøp)).Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 10 FORSIKRING
• Statistikk/rapportering: på forespørsel skal leverandør utarbeide leveringsstatistikk for kommunen (halvår/år/hele avtaleperioden), elektronisk og senest en måned etter utløp av perioden.Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 22 STATISTIKK
• Konfidensialitet: leverandør skal behandle avtale-/kontraktsinformasjon konfidensielt og ikke offentliggjøre uten skriftlig godkjenning (gjelder også etter avtaleperioden).Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 13 KONFIDENSIALITET
• Betaling til bank/elektronisk betaling: krav om at lønn og annen godtgjørelse til ansatte mv. skal utbetales til konto i bank; all annen betaling skal også skje med elektronisk betalingsmiddel (kontantbetaling er forbudt).Kilde: Standard avtalevilkår (Vedlegg 0b), punkt 16 KRAV OM BETALING … / FORBUD MOT KONTANT BETALING

• Tildelingskriterier mangler i den oppgitte dokumentteksten (kun innsyn/sladding, innleveringsveiledning, og kontrakts-/vilkårs- og prisskjemaeksempler er synlige).
• Kvalifikasjonskrav (f.eks. skatteattest/ESPD, økonomisk/teknisk kapasitet, krav til leverandørens faglige kvalifikasjoner) er ikke trukket ut fordi de konkrete kravene ikke fremgår av tekstutdraget som er gitt; kun generell omtale av at ESPD/attester kan være aktuelle for underleverandører/støttevirksomheter.
• Det er ikke oppgitt hvordan prisskjemaene vektes eller inngår i evalueringssum utover at evalueringssum (gult felt) overføres til Mercell Tendsign (KGV).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kontrakt pkt. 4 («Avtalens varighet») og prisreguleringsbestemmelsen i pkt. 5: Kan Drammen kommune bekrefte at avtaleperioden er 15.09.2026–14.09.2028, og at prolongering (1+1 år) og eventuelle prisreguleringer håndteres innenfor samme mekanismer (SSB Tabell Matvarer og alkoholfrie drikkevarer, 12-måneders endring, maks én gang per år) uten ytterligere begrensninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig trenger leverandøren sikkerhet for hvordan forlengelse og prisregulering samspiller over hele avtaleperioden.

   Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf – pkt. 4 og pkt. 5

2. I kontrakt pkt. 5 («Pris og prisregulering»): Hvilken rutine gjelder for leverandørens «varsel» om ordinær prisregulering: minst 1 måned før ikrafttredelse (slik det fremgår «kan først skje fra måned etter skriftlig varsel»), og hvilken frist har oppdragsgiver for å godkjenne/avslå slik at leverandøren rekker oppdatering av katalog på e-handelsplattformen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge oppdateringer i e-handelsløsningen og unngå forsinkelser som kan medføre reklamasjons-/misligholdsliknende problemstillinger ved prisendringer.

   Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf – pkt. 5

3. I kontrakt pkt. 5 («Pris og prisregulering») – ekstraordinær prisregulering: Kan oppdragsgiver presisere hva som konkret kreves for at leverandøren skal dokumentere at «prisstigningen rammer hele markedet, ikke bare sin egen innkjøpspris» (f.eks. hvilke typer kilder/markedsindekser, dokumentasjonsomfang og om oppdragsgiver selv kan legge til grunn konkrete markedsdata)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ekstraordinær prisendring er en høy-nytte risiko-/usikkerhetsfaktor for leverandøren; presisering reduserer risiko for avslag og gjør prising mer robust.

   Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf – pkt. 5 (Ekstraordinær prisregulering)

4. I kontrakt pkt. 5 («Pris og prisregulering») om revisjonsadgang: Når oppdragsgiver «ved utgangen av hvert år» kan kreve revisjon dersom prisbetingelser/betingelser i markedet kommer i utakt, kan kommunen beskrive hvordan revisjon gjennomføres (f.eks. krav til dokumentasjon fra leverandør, hvordan ny pris fastsettes, og om det kan medføre prisreduksjon i avtalegrunnlaget midt i perioden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå økonomisk risiko ved å levere med faste priser i 12 måneder og deretter mulig revisjon ved markedsendringer.

   Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf – pkt. 5 (revisjon ved utgangen av hvert år)

5. I kontrakt pkt. 6 («Betaling – faktura»): Kan oppdragsgiver bekrefte om alle bestillinger faktisk må faktureres med nøyaktig «-1- faktura pr. ordre/bestilling» (og dermed at samlefakturering ikke aksepteres), og om det finnes særskilte unntak ved avrop som består av flere leveranser innen samme bestillingsnummer (f.eks. leveranser i flere sendinger/partier)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Faktureringslogikk påvirker intern håndtering og risiko for avvisning/retur av faktura ved mismatch mellom leveranse og ordre.

   Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf – pkt. 6

6. I kontrakt pkt. 7 («Bestillingsrutiner og levering») og pkt. 6 («faktura»): Kan kommunen beskrive hvilke opplysninger som forventes i EHF-feltene (særlig «Ordrenummer/OrderReference») når bestilling gjøres via elektronisk bestillingsløsning, og om leverandør skal bruke bestillernummer eller ordrenummer i praksis der begge forekommer i dokumentasjonen fra kommunen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Etter kravene kan faktura avvises ved manglende merking; leverandøren må vite hvilket identifikasjonsfelt som er avgjørende i oppgitt integrasjon.

   Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf – pkt. 6 (EHF felt) og pkt. 7

7. I kontrakt pkt. 7 («Levering») fremgår det «Varer skal være fritt levert på det enkelte brukersted (DDP Incoterms 2010)». Kan oppdragsgiver presisere hva som ligger i «fritt levert» i denne avtalen for næringsmidler (f.eks. krav til levering til rom/skap vs. mottak i varemottak, krav til temperatur, og eventuelle leveringsvinduer/avtalt mottaksprofil hos brukersted)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP kan innebære betydelige praktiske kostnader; leverandøren må avklare leveringsomfang og håndteringskrav for å prise riktig.

   Kilde: Vedlegg 0a Rammeavtale.pdf – pkt. 7

8. I standard avtalevilkår pkt. 11.1 («Garant for varekjøp»): Kan oppdragsgiver bekrefte at garantien for «2-års garanti» gjelder fra leveringstidspunkt for de leverte varer, og om garantien innebærer «bytte/reparasjon» eller om oppdragsgiver også kan kreve kreditering/prisavslag ved mangel (og hvordan dette samspiller med mislighold/reklamasjon i øvrige vilkår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantibetingelser påvirker leverandørens kost- og risikoeksponering ved reklamasjoner.

   Kilde: Vedlegg 0b Standard avtalevilkår av 07.12.2023.pdf – pkt. 11.1 (og evt. sammenhold med pkt. 18/20)

9. I standard avtalevilkår pkt. 22 («Statistikk»): Hva er formatet og tidsfristen som gjelder i praksis for «leveringsstatistikk pr. halvår, pr år, og for hele avtaleperioden senest en måned etter utløp» – skal leverandøren følge et bestemt mal/Excel, og finnes det allerede spesifikasjon for hvilke felter som er nødvendige utover «type produkt og modeller / levert mengde pr. produkt / forbruk i kroner pr. produkt»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Statistikkrav gir ressursbehov og kan påvirke systemkost/rapportering; avklaring gjør planlegging og kostnadsprising enklere.

   Kilde: Vedlegg 0b Standard avtalevilkår av 07.12.2023.pdf – pkt. 22