Anskaffelsesfaglig bistand

Rammeavtale/konkurranse om 26/919 «Anskaffelsesfaglig bistand», hvor leverandør skal yte bistand til planlegging og gjennomføring av anskaffelser, inkludert merkantile og juridiske oppgaver. Oppdraget ytes med krav til kjernepersonell (inntil fem konsulenter per oppdragsgiver), kompetanse/erfaring, språk, håndtering av habilitet og taushetserklæringer. Kontrakten reguleres som rammeavtale i SSA-R, med avrop i rangert rekkefølge eller minikonkurranse avhengig av estimert verdi, og prising med timepris (konsulent/seniorkonsulent) og fastpris for prosedyrer for konkurranseformene.

• Leverandøren skal tilby et kjernepersonell på inntil fem konsulenter pr. oppdragsgiver. Hovedregel: oppdrag utføres av konsulent i kjernepersonell; øvrige konsulenter kan benyttes ved behov.

  Dokumentasjon: Kryss av for oppfyllelse av krav 1.3 Kjernepersonell i tilbudets kravbesvarelse (Mercell TendSign).

  Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.3 (Bekreftelse på oppfyllelse av krav)
• Minst én konsulent i kjernepersonellet skal ha mastergrad i rettsvitenskap eller tilsvarende; øvrige konsulenter minst bachelorgrad eller tilsvarende. Alle konsulenter må ha gode norskkunnskaper (muntlig og skriftlig).

  Dokumentasjon: Kryss av for oppfyllelse av krav 1.4 (utdannings- og språkkriterier) og utfylling i kjernepersonell-skjema «Kjernepersonell – tilbudte konsulenter» iht. krav 1.3/1.4.

  Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.4 (Kompetanse) og Kjernepersonell – tilbudte konsulenter (dokumentasjonskrav)
• Erfaring: Minst to konsulenter i kjernepersonellet skal ha minst fire års erfaring med gjennomføring av anskaffelser for offentlig oppdragsgiver i henhold til norsk anskaffelsesregelverk (seniorkonsulent). Øvrige konsulenter minst ett års erfaring som spesifisert.

  Dokumentasjon: Kryss av for oppfyllelse av krav 1.4 (erfaringskrav) og utfylling i «Kjernepersonell – tilbudte konsulenter» (utdanningsnivå/erfaringsnivå) samt vedlegg: inntil fem relevante anskaffelser for offentlig oppdragsgiver siste tre år per konsulent.

  Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.4 (Erfaring)
• Leverandøren skal påse at konsulenter vurderer egen habilitet og signerer habilitetserklæring i tråd med oppdragsgivers prosedyrer; forvaltningsloven §§ 6-10 legges til grunn; ved tvil avklares med oppdragsgiver som tar endelig stilling. Ved inhabilitet fratre prosessen og skiftes ut.

  Dokumentasjon: Kryss av for oppfyllelse av krav 1.10 Habilitet samt signering/oversendelse av habilitetserklæring i henhold til oppdragsgivers løsning (digital/papir).

  Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.10
• Leverandøren skal påse at konsulenter signerer oppdragsgivers taushetserklæring før første oppdrag; signeres digitalt eller på papir; papirer oversendes fortløpende.

  Dokumentasjon: Kryss av for oppfyllelse av krav 1.9 Taushetserklæring.

  Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.9
• Konkurransegrunnlag og andre dokumenter i forbindelse med anskaffelsesprosessen skal utformes på norsk. Skriftlig konsulentbistand skal leveres på norsk. Muntlig bistand kan leveres på norsk, svensk og dansk.

  Dokumentasjon: Kryss av for oppfyllelse av krav 1.6 Språk.

  Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.6

• Besvarelse av kravspesifikasjonen lastes opp i Mercell TendSign: «Besvarelse av kravspesifikasjonen», punkt 4.2.Kilde: Kravspesifikasjon (innledning)
• Bekreftelse på oppfyllelse av krav 1.1-1.10: leverandøren krysser av (Ja/Nei) for hvert krav.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.1-1.10
• Prosessbeskrivelse for evalueringskrav 2.1 Oppdragsforståelse: leveres på inntil fire A4-sider; lastes opp i Mercell TendSign under «Besvarelse av kravspesifikasjonen», punkt 4.3.Kilde: Kravspesifikasjon, evalueringskrav 2.1
• Evalueringskrav 2.2 Kompetanse og erfaring: utfylt svarskjema «Kjernepersonell – tilbudte konsulenter», ett svarskjema med vedlegg per oppdragsgiver.Kilde: Kravspesifikasjon, evalueringskrav 2.2 (og dokumentet «Kjernepersonell – tilbudte konsulenter»)
• For hver navngitt konsulent: kryss av utdannings- og erfaringsnivå i tråd med krav 1.4 og vedlegg inntil fem relevante anskaffelser gjennomført for offentlig oppdragsgiver i løpet av de siste tre år (for nåværende eller tidligere arbeidsgiver).Kilde: Kravspesifikasjon, evalueringskrav 2.2 og «Kjernepersonell – tilbudte konsulenter» (dokumentasjonskrav)
• Tilbudsbrev/skjema: bekreftelser om at konkurransegrunnlaget er lest og forstått, tilbudet er gitt i samsvar med betingelser og opplysninger, samt vedståelse, og ev. forbehold/avvik beskrevet.Kilde: Tilbudsbrev (avkryssing)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Bistand skal utføres i tråd med til enhver tid gjeldende regelverk, oppdragsgivers anskaffelsesstrategi og eventuelle føringer for den enkelte anskaffelse.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.1 Bistand til gjennomføring av anskaffelser
• Koordinerende rolle ved planlegging og gjennomføring av anskaffelsesprosess, inkludert merkantile oppgaver knyttet til prosessen (for anskaffelser også der oppdragsgiver gjennomfører i fellesskap).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.1
• Juridisk konsulentbistand til utredning av anskaffelses- og kontraktsrettslige spørsmål (også for anskaffelser i fellesskap).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.2
• Utskifting av kjernepersonell: leverandøren skal fortløpende orientere oppdragsgiver om utskifting pga. langvarig fravær, avslutning av arbeidsforhold eller tilsvarende; ny konsulent må dokumentere tilsvarende kompetanse og erfaring.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.5
• KGV og maler: hovedregel at anskaffelsesprosesser gjennomføres med oppdragsgivers KGV og maler; opplæringskostnader for KGV dekkes av leverandøren; oppdragsgiver kan godkjenne bruk av leverandørens KGV/maler for det enkelte oppdrag.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.7
• Kontraktsvilkår: fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder skal som hovedregel legges til grunn; ellers oppdragsgivers kontraktsvilkår med mindre annet avtales for det enkelte avrop.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 1.8
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør ansvarlig for at egne ansatte og ansatte hos underleverandører (herunder innleide) som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til relevante forskrifter/landsomfattende tariffavtale; avtaler med underleverandører skal inneholde tilsvarende forpliktelser.Kilde: SSA-R Vedlegg «Lønns- og arbeidsvilkår – kontraktsvilkår»
• Egenrapportering: leverandør skal fylle ut egenrapporteringsskjema og sende til oppdragsgiver innen en måned etter kontrakt er signert (med mindre annet avtales); kan kreves flere ganger.Kilde: SSA-R Vedlegg «Lønns- og arbeidsvilkår – kontraktsvilkår»
• Dokumentasjonsplikt på forespørsel: leverandør skal dokumentere lønns- og arbeidsvilkår (på personnivå) ved blant annet arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister og bankutskrift, innen rimelig frist fastsatt av oppdragsgiver.Kilde: SSA-R Vedlegg «Lønns- og arbeidsvilkår – kontraktsvilkår»
• Brudd på dokumentasjonsplikt: oppdragsgiver kan ilegge dagbot minst kr 1500 per dag.Kilde: SSA-R Vedlegg «Lønns- og arbeidsvilkår – kontraktsvilkår»
• Ved manglende etterlevelse av pålegg fra Arbeidstilsynet innen frister: anses som mislighold av kontrakten.Kilde: SSA-R Vedlegg «Lønns- og arbeidsvilkår – kontraktsvilkår»
• Kontraktsoppfølging i rammeavtalen: leverandør plikter å svare på kundens henvendelser raskt; det kan avtales konkrete frister i bilag 4.Kilde: SSA-R generell avtaletekst, pkt. 3.1
• Kontraktsmekanikk: avrop kan skje i rangert rekkefølge ved verdi < 2,5 mill. ekskl. mva., minikonkurranse ved verdi ≥ 2,5 mill. ekskl. mva., og juridisk konsulentbistand som avrop i rangert rekkefølge.Kilde: SSA-R bilag 2, «Avropsmekanisme»
• Fakturering/ordre ved e-handel: ved bruk av e-handelsløsning skal ordre kunne sendes som EHF-ordre; leverandør skal benytte elektronisk faktura i godkjent standardformat.Kilde: SSA-R bilag 4, «EHF-ordre / EHF-faktura»

• Dokumentteksten oppgir ikke eksplisitt hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder (økonomisk/teknisk) utover de detaljerte kravene i kravspesifikasjonen; «forpliktelseserklæring» har avkrysningspunkter for økonomisk og teknisk/faglig kapasitet uten nærmere innhold i utdraget.
• Tildelingskriterienes vekting er ikke angitt (kun navn/beskrivelse).
• Flere kontrakt-/utførelseskrav kan ligge i bilag 3/4/5/SSA-B (SSA-B enkel 2026 / SSA-B 2026) og øvrige vedlegg, men disse er ikke inkludert i utdraget utover det som fremgår av teksten ovenfor.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For å kunne prise og bemanne korrekt: Bekrefter dere hvor mange konsulenter som forventes i «bistand til gjennomføring av anskaffelse» ved avrop i praksis, gitt at vi skal tilby kjernepersonell på inntil fem konsulenter per oppdragsgiver (krav 1.3) og at oppdraget «som hovedregel» skal utføres av en konsulent i kjernepersonellet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prising (fastpris/timepris) og riktig ressursplanlegging for avrop avhenger av forventet bemanningsmodell og bruk av kjernepersonell.

   Kilde: Kravspesifikasjon, krav 1.3 Kjernepersonell og 5.1 Prisskjema (fastpris/timepris).

2. Dere skriver at konsulenter skal ha gode norskkunnskaper, og at skriftlig bistand skal leveres på norsk (krav 1.6). Kan dere bekrefte hvordan dere forventer dokumentasjon/etterlevelse av dette kravet i forbindelse med avrop (f.eks. krav til språkbevis, test eller annen dokumentasjon), og om dette vurderes likt for alle konsulenter i kjernepersonellet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hva som kreves for å dokumentere språkoppfyllelse og hvordan dette blir operasjonalisert, slik at vi ikke tar feil kostnads- eller leveranseoppsett.

   Kilde: Kravspesifikasjon, krav 1.6 Språk.

3. Ved utskifting av kjernepersonell (krav 1.5) beskrives at leverandøren skal dokumentere at ny konsulent har minimum tilsvarende kompetanse og erfaring. Kan dere utdype hvordan dere ønsker at «tilsvarende» skal dokumenteres (hvilke konkrete dokumentasjonselementer/format), og om det må forhåndsgodkjennes før vedkommende kan settes inn i oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leveranseberedskap, kontraktsrisiko og intern rutine for bemanningsbytter.

   Kilde: Kravspesifikasjon, krav 1.5 Utskifting av kjernepersonell (samt bilag 3/SSA-B for utskifting i pågående oppdrag).

4. For prising: Fastpris skal dekke merkantile oppgaver «herunder møteinnkalling, føring av referat, protokollføring, elektronisk kontraktssignering, klargjøring for arkivering mv.» i forbindelse med bistand til gjennomføring. Kan dere gi en konkret avgrensning/eksemplar på hva som typisk ligger i fastpris per avrop (og hva som i stedet avtales etter medgått tid etter timepriser), eksempelvis for: (i) antall møter, (ii) omfang av protokoll/referat, (iii) antall runder med gjennomgang/justering før signering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig «fastpris vs. timepriser» i praksis blir det vanskelig å prise og styre risiko for underprising.

   Kilde: Prisskjema.xlsx, avsnitt om Fastpris (inkludert merkantil bistand) og Kjernepersonell/bistand-ramme i krav 1.1 samt Bilag 5 Pris og prisbestemmelser (timepris/fastpris-prinsipp).

5. Krav 1.7 sier at opplæring i bruk av oppdragsgivers KGV skal dekkes av leverandøren. Kan dere spesifisere hvilke KGV/maler som normalt benyttes i avrop (f.eks. hvilke moduler/tilganger), forventet opplæringsinnsats (tidsbruk/antall kurs/varighet), og om det finnes standard onboarding-/opplæringsmateriell vi kan legge til grunn for bemanningskostnaden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: KGV-opplæring kan være en betydelig kostnadsdriver og må budsjetteres korrekt.

   Kilde: Kravspesifikasjon, krav 1.7 KGV og maler; Bilag 4 (EHF-ordre/EHF-faktura og fakturaspesifikasjon).

6. Tildelingskriteriene er beskrevet som oppdragsforståelse (2.1) og kompetanse/erfaring (2.2), men vekting er ikke angitt i utdraget. Kan dere opplyse hvordan dere vekter kriteriene (og eventuelt delmomenter) ved minikonkurranser/avrop, og om dere benytter samme evalueringsoppsett for alle oppdragsgivere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vekting styrer hvordan leverandøren bør utforme prosessbeskrivelse og dokumentere konsulentenes relevans, og kan påvirke kost/nytte i tilbudet.

   Kilde: Kravspesifikasjon, evalueringskrav 2.1 Oppdragsforståelse og 2.2 Kompetanse og erfaring (samt Bilag 2 om at valg kan skje på laveste pris eller beste forhold mellom pris og kvalitet).

7. I bilag 2 står det at ved minikonkurranse er rammeavtalte priser «å anse som maksimalpriser», og at det kan velges på laveste pris eller beste forhold mellom pris og kvalitet. Kan dere bekrefte om minikonkurranser kan innebære at leverandører får adgang til å tilby lavere pris enn rammeavtalte maksimalpriser, og hvordan tilbydernes priselementer skal oppgis i minikonkurransen (timepris og/eller fastpris per prosedyre)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker prisingsstrategi og hvilken prisparameter vi må levere i selve minikonkurranse-tilbudet.

   Kilde: Bilag 2 Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen (Minikonkurranse) og Bilag 5 Pris og prisbestemmelser (Minikonkurranse som maksimalpriser).

8. I krav 1.1 fremgår det at bistand skal utføres i tråd med «oppdragsgivers anskaffelsesstrategi og eventuelle øvrige føringer for den enkelte anskaffelse», og at det vises til «unntak og forbehold nevnt i konkurransegrunnlaget, jf. vedlegg 1.1 punkt 1.2.5 Unntak og forbehold». Kan dere bekrefte hvilke konkrete forbehold/unntak som typisk gjelder for denne rammeavtalen (f.eks. områder hvor dere ikke ønsker bistand, begrensninger i leveransemodell eller regelverk) slik at vi kan prise riktig kapasitet og leveransegrenser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forbehold/unntak kan avgrense hva bistanden faktisk skal omfatte og dermed endre time-/fastprisbehov og risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon, krav 1.1 Bistand til gjennomføring av anskaffelser (henvisning til vedlegg 1.1 punkt 1.2.5 Unntak og forbehold).