Eventtjenester - planlegging og produksjon av arrangementer til Helse Fonna HF

Rammeavtale (1 leverandør) om eventtjenester – planlegging, koordinering og gjennomføring av sosiale arrangementer, konferanser, fagdager mv. for Helse Fonna HF, inkl. rådgivning/prosjektledelse, program- og bidragsyterkoordinering, deltakeradministrasjon, praktisk tilrettelegging, oppfølging av underleverandører samt gjennomføring og etterarbeid. Avtaleperiode 2 år med opsjon forlengelse inntil 1 år av gangen (maks 4 år).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i den staten tilbyder er etablert (norske selskaper: firmaattest; utenlandske: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet).

  Dokumentasjon: Firmaattest / attest for lovbestemt registrering (PDF).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.1 / 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Krav til nøkkeltall: kredittrating lik A eller bedre (målt ut fra AAA Soliditets skala eller tilsvarende fra andre ratingselskap). Kredittrating ikke eldre enn 6 måneder.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (PDF, vedlegges) / evt. alternativ dokumentasjon ved saklig grunn (f.eks. morselskapsgaranti, bankgaranti).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring fra gjennomføring av tilsvarende oppdrag: planlegging og gjennomføring av sosiale arrangementer, konferanser, fagdager og lignende, av tilsvarende omfang og kompleksitet.

  Dokumentasjon: Liste over mest relevante leveranser/utførte tjenester siste 3 år, med verdi, tidspunkt, mottaker og oppdragets art (tilrettelegges i Vedlegg 3 – svarskjema referanser; PDF).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner / Vedlegg 3
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav. Ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet skal støttende virksomheter være solidarisk ansvarlige for kontraktsutførelsen. Ved støtte til tekniske/faglige kvalifikasjoner skal støttende virksomheter utføre de tjenestene som krever slik kompetanse/erfaring.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet(er) (solidarisk ansvar ved finans; ressurs-/utførelsesbidrag ved fag/erfaring).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. Støtte fra andre virksomheter + Bilag 10

• Alle tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfrist. Systemet tillater ikke levering etter fristen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal være skriftlig og på norsk. Brosjyrer/produktdatablad mv. kan leveres på engelsk dersom ikke annet er oppgitt.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.5 Språk
• Tilbud skal leveres med riktig filnavn/vedleggsstruktur: Tilbudsbrev, sladdings-/begrunnelsesdokument, Prisskjema, Kravspesifikasjon, Kontaktpunkter leverandør, Egenerklæring om russisk involvering, Morselskapserklæring (hvis aktuelt), Forpliktelseserklæring (hvis aktuelt).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Sladdet versjon av tilbudet skal leveres som eget vedlegg (redigerbart format) samt Bruksanvisning og begrunnelse for sladding utfylt.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Offentlighet + Vedlegg 2
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav som skal legges ved tilbudet: 1) Firmaattest 2) Kredittvurdering 3) Vedlegg 3 – svarskjema referanser.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud (sladdet versjon + dokumentasjon kvalifikasjonskrav) / pkt. 4.1-4.3
• Attest for skatt og merverdiavgift (PDF) vedlegges.Kilde: Konkurransebestemmelser (vedlagt som “Attest for skatt og merverdiavgift” i pkt. 3.1) + pkt. 2.3 Skatteattest
• Egenerklæring om russisk involvering skal leveres utfylt med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.4 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering + Bilag 8
• Morselskapserklæring og forpliktelseserklæring skal leveres hvis aktuelt (vedlagt som Bilag 9 og Bilag 10).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Endringer/tillegg til avtalen skal avtales skriftlig og nedtegnes fortløpende i endringsprotokoll-bilag.Kilde: Bilag 6 Endringsprotokoll
• Etisk handel/kontraktsvilkår: Leverandør skal under hele kontraktsperioden overholde kravene om grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD, ILO-kjerne- og øvrige konvensjoner, arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland). Leverandør må også videreføre krav til underleverandører.Kilde: Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (punkt 1-3 m.fl.)
• Aktsomhetsvurderinger/policys og rutiner ved kontraktsstart: Leverandør skal ha policys/rutiner på plass (kartlegging, forebygging, begrensning, redegjørelse, involvering av interessenter) og rutiner for risikoanalyser og oppfølging/overvåkning av tiltak.Kilde: Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (Policys og rutiner / Kontraktsoppfølging)
• Rapportering/oppfølging: Leverandør skal rapportere forhold i strid med punkt 1-2 uten ugrunnet opphold; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon (policys/rutiner, oversikt produksjonsenheter, egenrapportering innen 6 uker, risikoanalyseoppfølging, oppfølgingssamtaler, relevante rapporter, revisjoner).Kilde: Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (Kontraktsoppfølging)
• Sanksjoner ved brudd: kan kreves retting med tiltaksplan innen 4 uker; midlertidig stans; bytte av underleverandør; heving ved vesentlige/gjentakende brudd eller manglende overhold av tiltaksplan.Kilde: Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (Sanksjoner)
• Personvern: Kunden behandler personopplysninger om leverandørs representanter/ansatte knyttet til signering og forvaltning av avtalen (navn/kontaktinfo, signering, IP-adresse mv., samt kundens interne dokumentasjon der leverandør nevnes). Leverandørens representanter har rettigheter etter GDPR; henvendelser til kundens personvernombud angitt.Kilde: Bilag 5 Personvernerklæring
• Elektronisk samhandling (der relevant): Bruk EHF over PEPPOL/ELMA (ordrebekreftelse, fakturering m.fl.). Ordrebekreftelse fra leverandør innen 5 timer etter mottatt bestilling; krav til korrekt bruk av ordrereferanse/ordrenummer i faktura (OrderReference/ID) – uten dette behandles ikke faktura. Krav til produktkatalogfelt og kvalitet; endrings-/aktningsprinsipp for ‘Akseptert med endring’ (stilltiende aksept hvis ikke kjøper svar innen 1 dag).Kilde: Bilag 11 Avtale om elektronisk samhandling (pkt. 2, 3, 5, fakturering/katalogkvalitet, bekreftelser)
• Morselskapsgaranti: Morselskapet garanterer datterselskapets fulle gjennomføring; ved manglende oppfyllelse skal morselskapet gjennomføre/medvirke og betale skyldige beløp. Endringer/forlengelser/overenskomster påvirker ikke morselskapets forpliktelser.Kilde: Bilag 9 Morselskapsgaranti
• Forpliktelseserklæring ved støtte fra underleverandør/samarbeidspartner: Underleverandør som det støttes på for økonomi/kapasitet bekrefter solidarisk ansvar for utførelse, jf. kontraktens bestemmelser; beskriver ressurser som stilles ved faglige krav.Kilde: Bilag 10 Forpliktelseserklæring

• Volum og behov er eksplisitt oppgitt som usikkert (estimert verdi basert på forventet bistand til julebord 2026; kan variere).
• Dokumentutdraget inneholder ikke selve bilag 2 (Kravspesifikasjon) og prisskjema (bilag 1); konkrete tekniske krav, bemanningskrav og detaljer i evalueringsgrunnlaget knyttet til CV/ressurser er derfor ikke fullt utdragbart her.
• Tildelingskriteriet ‘Kompetanse og erfaring’ viser at CV vektlegges, men detaljer om hvilke CV-elementer/scoremodell fremgår ikke av utvalget.
• Elektronisk samhandlingskrav i bilag 11 er forankret i EHF/PEPPOL og inneholder mye detalj, men den konkrete anvendelsen for ‘eventtjenester’ (hva som faktureres som varer/tjenester) er ikke presisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen angis estimert volum per år til NOK 2.500.000 eks. mva. og maksimal verdi til NOK 12.000.000 eks. mva. for hele avtaleperioden inkl. opsjoner. Kan Oppdragsgiver beskrive hvordan julebordet for ~1000 personer i 2026 påvirker avropenes forventede fordeling mellom (i) ekstern bistand og (ii) fysisk oppmøte, samt forventet tidsbruk i hver kategori?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for å kunne prise riktig timeprismodell (pris evalueres med 50/50 mellom ekstern bistand og fysisk oppmøte).

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / punkt 5.1 Pris.

2. Bilag 1 (Prisskjema) skal brukes til å beregne evalueringspris basert på tilbudte timepriser. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke evalueringsgrunnlag/timegrunnlag som legges til grunn (f.eks. fast antall timer per kategori), og om samme grunnlag gjelder for hele rammeavtaleperioden eller fordelt per år/avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis evalueringsformelen ikke er intuitiv, kan leverandør få avvik mellom tilbudt pris og evaluert pris.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5. Tildelingskriterier og evaluering / «Se Bilag 1 – Prisskjema…».

3. Kompetanse og erfaring evalueres (50%) og det fremgår at det legges vekt på CV for medarbeiderressurser. Kan Oppdragsgiver utdype hvilke konkrete CV-elementer som gir uttelling (f.eks. antall relevante oppdrag, rolle/ansvarsfordeling, dokumentert omfang/kompleksitet, relevante arrangementstyper) og hvordan scoring/vekting gjøres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig scoremodell gjør det vanskelig å dimensjonere riktig person- og CV-innlevering for å vinne.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 5.1 Tildelingskriterier og evaluering «Kompetanse og erfaring».

4. I kvalifikasjonskravet for tekniske/faglige kvalifikasjoner (ref. 4.3) skal relevante leveranser de siste 3 år beskrives med verdi, tidspunkt, mottaker og oppdragets art. For å forenkle sammenligning: Kan Oppdragsgiver avklare hvilke minimumskriterier som typisk forventes for at et referanseoppdrag skal anses «tilsvarende» (f.eks. nedre terskel for deltakere/budsjett/kompleksitet eller om det er tilstrekkelig med prosjektledelse/produksjon av arrangement uten hele verdikjeden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk gir kvalifisering, og hvordan referanser vurderes opp mot «tilsvarende omfang og kompleksitet».

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner samt Vedlegg 3 - Svarskjema referanser.

5. Det er opplyst at det ikke avholdes tilbudskonferanse/tilbudsbefaring. For å kunne prise korrekt: Hvilke lokasjoner/leveringssteder (Bilag 4) skal leverandøren normalt forholde seg til ved avrop, og finnes det «standard» for hvilke områder som krever fysisk oppmøte (for eksempel oppmøte i Helse Fonna/Haugesund/Stavanger/regionale kontor), eller er dette 100% avropsstyrt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppmøtefrekvens og reisekost (som ofte påvirkes av lokasjoner) henger direkte sammen med evalueringens del for fysisk oppmøte.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.8 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring / Bilag 4 Leveringssteder (nevnt i dokumentopplysninger).

6. Rammeavtalen er «én leverandør» uten delkontrakter. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan avrop vil bli håndtert ved kapasitetsbehov som ikke kan dekkes av én leverandør alene (f.eks. behov for ekstra produksjon/underleverandører til julebord ~1000 personer), herunder om underleverandører kan brukes fritt og eventuelle begrensninger i forhold til tildelings-/kvalifikasjonskrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå kontraktens praktiske gjennomføringsmodell for å unngå risiko for manglende leveransekraft ved store avrop.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 1.5 Delkontrakter / punkt 4.4 Støtte fra andre virksomheter.

7. I forpliktelseserklæring (Bilag 10) og krav om solidarisk ansvar: Kan Oppdragsgiver avklare hvilken type støtte som typisk er aktuelt (finansiell vs. teknisk/faglig) og hvordan leverandøren bør fylle ut ressursbeskrivelse når støtten gjelder CV-/personressurser (hvilke detaljer om rolle/tilgjengelighet Oppdragsgiver forventer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil utfylling kan gi usikkerhet ved vurdering av kvalifikasjoner og risiko for avvisning eller etterfølgende avklaring.

   Kilde: Bilag 10 Forpliktelseserklæring (mal) / Konkurransebestemmelser punkt 4.4 Støtte fra andre virksomheter.

8. Elektronisk samhandling er forankret i EHF/PEPPOL (Bilag 11) og det fremgår at «delbetaling vil ikke bli gjort» og at fakturaer som ikke er i samsvar kan returneres. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke fakturatyper som er aktuelle i denne eventtjenesten (planlegging/produksjon som «tjenester» vs. «varer»), og om avrop vil genereres som konkrete ordre/linjer i EHF som standard, eller om det finnes unntak/avvik for eventtjenester?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker faktureringsoppsett og leverandørens risiko ved manglende samsvar mellom bestilling og faktura.

   Kilde: Bilag 11 Elektronisk samhandlingsavtale (Fakturering/ordre, og avsnitt om EHF ordre/leveranse og fakturakrav) samt «Presisering av informasjon i faktura».

9. Kvalifikasjonskravet for økonomisk og finansiell kapasitet krever kredittrating lik A eller bedre (AAA Soliditets skala) eller tilsvarende, og rating skal være «ikke eldre enn 6 måneder» vedlegges. Kan Oppdragsgiver bekrefte om «ikke eldre enn 6 måneder» regnes fra tilbudsfrist eller fra fristen for forespørsel/innlevering, og om det er tilstrekkelig å vedlegge én samlet kredittrapport dersom leverandøren har flere enheter/organisasjonsledd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis tolking av dato for kravoppfyllelse er kritisk for å unngå avvisning pga. formalia.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet samt «Kredittrating ikke eldre enn 6 måneder…».