Eventtjenester - planlegging og produksjon av arrangementer til Helse Fonna HF
Frist 17.08.2026
Spør om konkurransedokumentene
Still spørsmål om innholdet i konkurransedokumentene og få svar med kildehenvisning — uten å lese alle dokumentene selv. AI-svar kan inneholde feil; originaldokumentene gjelder alltid.
Bør du se nærmere på denne konkurransen?
- Eventtjenester - planlegging og produksjon av arrangementer til Helse Fonna HF: utførelsessted Vestland (NO0A2), Norge.
- Kvalifikasjon: Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i den staten tilbyder er etablert (norske selskaper: firmaattest; utenlandske: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet).
- Innlevering: Alle tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfrist. Systemet tillater ikke levering etter fristen.
- Særlig å merke seg: Endringer/tillegg til avtalen skal avtales skriftlig og nedtegnes fortløpende i endringsprotokoll-bilag.
Om oppdraget
Anskaffelsens formål er inngåelse av avtale om levering av eventtjenester knyttet til planlegging, koordinering og gjennomføring av sosiale arrangementer, konferanser, fagdager og lignende arrangementer for Kunden. Leveransen omfatter blant annet rådgivning og prosjektledelse, koordinering av program og bidragsytere, deltakeradministrasjon, praktisk tilrettelegging, oppfølging av underleverandører samt gjennomføring og etterarbeid. Leverandøren skal kunne håndtere både planleggingsfase, gjennomføringsfase og økonomioppfølging knyttet til arrangementene.
Tjenesteområde
- Forretningstjenester: jus, markedsføring, rådgivning, konsulent 79000000
Tilbudsstrategi
- Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
- Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.
Historikk hos oppdragsgiver
Basert på strukturerte tildelingskunngjøringer i Anbudsradar. Listen kan være ufullstendig der eldre kunngjøringer mangler leverandørdata.
Se full oppdragsgiverprofil for SYKEHUSINNKJØP HF
Tidligere tildelinger med samme CPV-kode
Leverandører oppdragsgiver ofte har tildelt kontrakter til
- Medtronic Norge AS110 tildelinger · sist 08.12.2025 · 7 081 333 520 kr
- Ortomedic AS86 tildelinger · sist 16.02.2026 · 900 723 421 kr
- B Braun Medical AS82 tildelinger · sist 01.07.2025 · 845 734 656 kr
- Mediplast AS77 tildelinger · sist 05.03.2026 · 910 817 882 kr
- Stryker AB62 tildelinger · sist 19.11.2025 · 805 129 445 kr
- OneMed AS57 tildelinger · sist 04.03.2026 · 1 816 787 265 kr
Beriket informasjon fra konkurransedokumentene
AI-basert uttrekk fra konkurransedokumentene. Kontroller alltid originaldokumentene før tilbud leveres.
Oppdragssammendrag fra dokumentene
Rammeavtale (1 leverandør) om eventtjenester – planlegging, koordinering og gjennomføring av sosiale arrangementer, konferanser, fagdager mv. for Helse Fonna HF, inkl. rådgivning/prosjektledelse, program- og bidragsyterkoordinering, deltakeradministrasjon, praktisk tilrettelegging, oppfølging av underleverandører samt gjennomføring og etterarbeid. Avtaleperiode 2 år med opsjon forlengelse inntil 1 år av gangen (maks 4 år).
Emneknagger
Dette må kontrolleres i originaldokumentene
- Volum og behov er eksplisitt oppgitt som usikkert (estimert verdi basert på forventet bistand til julebord 2026; kan variere).
- Dokumentutdraget inneholder ikke selve bilag 2 (Kravspesifikasjon) og prisskjema (bilag 1); konkrete tekniske krav, bemanningskrav og detaljer i evalueringsgrunnlaget knyttet til CV/ressurser er derfor ikke fullt utdragbart her.
- Tildelingskriteriet ‘Kompetanse og erfaring’ viser at CV vektlegges, men detaljer om hvilke CV-elementer/scoremodell fremgår ikke av utvalget.
- Elektronisk samhandlingskrav i bilag 11 er forankret i EHF/PEPPOL og inneholder mye detalj, men den konkrete anvendelsen for ‘eventtjenester’ (hva som faktureres som varer/tjenester) er ikke presisert i utdraget.
Kvalifikasjonskrav
- Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i den staten tilbyder er etablert (norske selskaper: firmaattest; utenlandske: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet).
Firmaattest / attest for lovbestemt registrering (PDF).
Konkurransebestemmelser pkt. 4.1 / 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv. - Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Krav til nøkkeltall: kredittrating lik A eller bedre (målt ut fra AAA Soliditets skala eller tilsvarende fra andre ratingselskap). Kredittrating ikke eldre enn 6 måneder.
Kredittvurdering (PDF, vedlegges) / evt. alternativ dokumentasjon ved saklig grunn (f.eks. morselskapsgaranti, bankgaranti).
Konkurransebestemmelser pkt. 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet - Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring fra gjennomføring av tilsvarende oppdrag: planlegging og gjennomføring av sosiale arrangementer, konferanser, fagdager og lignende, av tilsvarende omfang og kompleksitet.
Liste over mest relevante leveranser/utførte tjenester siste 3 år, med verdi, tidspunkt, mottaker og oppdragets art (tilrettelegges i Vedlegg 3 – svarskjema referanser; PDF).
Konkurransebestemmelser pkt. 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner / Vedlegg 3 - Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav. Ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet skal støttende virksomheter være solidarisk ansvarlige for kontraktsutførelsen. Ved støtte til tekniske/faglige kvalifikasjoner skal støttende virksomheter utføre de tjenestene som krever slik kompetanse/erfaring.
Forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet(er) (solidarisk ansvar ved finans; ressurs-/utførelsesbidrag ved fag/erfaring).
Konkurransebestemmelser pkt. Støtte fra andre virksomheter + Bilag 10
Innleveringskrav
- Alle tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfrist. Systemet tillater ikke levering etter fristen.Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
- Tilbudet skal være skriftlig og på norsk. Brosjyrer/produktdatablad mv. kan leveres på engelsk dersom ikke annet er oppgitt.Konkurransebestemmelser pkt. 3.5 Språk
- Tilbud skal leveres med riktig filnavn/vedleggsstruktur: Tilbudsbrev, sladdings-/begrunnelsesdokument, Prisskjema, Kravspesifikasjon, Kontaktpunkter leverandør, Egenerklæring om russisk involvering, Morselskapserklæring (hvis aktuelt), Forpliktelseserklæring (hvis aktuelt).Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming
- Sladdet versjon av tilbudet skal leveres som eget vedlegg (redigerbart format) samt Bruksanvisning og begrunnelse for sladding utfylt.Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 Offentlighet + Vedlegg 2
- Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav som skal legges ved tilbudet: 1) Firmaattest 2) Kredittvurdering 3) Vedlegg 3 – svarskjema referanser.Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 Innlevering av tilbud (sladdet versjon + dokumentasjon kvalifikasjonskrav) / pkt. 4.1-4.3
- Attest for skatt og merverdiavgift (PDF) vedlegges.Konkurransebestemmelser (vedlagt som “Attest for skatt og merverdiavgift” i pkt. 3.1) + pkt. 2.3 Skatteattest
- Egenerklæring om russisk involvering skal leveres utfylt med tilbudet.Konkurransebestemmelser pkt. 2.4 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering + Bilag 8
- Morselskapserklæring og forpliktelseserklæring skal leveres hvis aktuelt (vedlagt som Bilag 9 og Bilag 10).Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 Tilbudets utforming
Tildelingskriterier i dokumentene
- Pris
Pris evalueres ut fra tilbudt timepris for henholdsvis ekstern bistand og bistand som krever fysisk oppmøte ved avtalt arbeidssted.
Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 / Tildelingskriterier - Kompetanse og erfaring
Vekt på bl.a. CV for medarbeiderressurser som skal stilles til disposisjon for Kunden i avtaleperioden.
Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 / Tildelingskriterier
Viktige kontraktskrav
- Endringer/tillegg til avtalen skal avtales skriftlig og nedtegnes fortløpende i endringsprotokoll-bilag.Bilag 6 Endringsprotokoll
- Etisk handel/kontraktsvilkår: Leverandør skal under hele kontraktsperioden overholde kravene om grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD, ILO-kjerne- og øvrige konvensjoner, arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland). Leverandør må også videreføre krav til underleverandører.Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (punkt 1-3 m.fl.)
- Aktsomhetsvurderinger/policys og rutiner ved kontraktsstart: Leverandør skal ha policys/rutiner på plass (kartlegging, forebygging, begrensning, redegjørelse, involvering av interessenter) og rutiner for risikoanalyser og oppfølging/overvåkning av tiltak.Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (Policys og rutiner / Kontraktsoppfølging)
- Rapportering/oppfølging: Leverandør skal rapportere forhold i strid med punkt 1-2 uten ugrunnet opphold; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon (policys/rutiner, oversikt produksjonsenheter, egenrapportering innen 6 uker, risikoanalyseoppfølging, oppfølgingssamtaler, relevante rapporter, revisjoner).Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (Kontraktsoppfølging)
- Sanksjoner ved brudd: kan kreves retting med tiltaksplan innen 4 uker; midlertidig stans; bytte av underleverandør; heving ved vesentlige/gjentakende brudd eller manglende overhold av tiltaksplan.Bilag 7 Kontraktskrav til etisk handel (Sanksjoner)
- Personvern: Kunden behandler personopplysninger om leverandørs representanter/ansatte knyttet til signering og forvaltning av avtalen (navn/kontaktinfo, signering, IP-adresse mv., samt kundens interne dokumentasjon der leverandør nevnes). Leverandørens representanter har rettigheter etter GDPR; henvendelser til kundens personvernombud angitt.Bilag 5 Personvernerklæring
- Elektronisk samhandling (der relevant): Bruk EHF over PEPPOL/ELMA (ordrebekreftelse, fakturering m.fl.). Ordrebekreftelse fra leverandør innen 5 timer etter mottatt bestilling; krav til korrekt bruk av ordrereferanse/ordrenummer i faktura (OrderReference/ID) – uten dette behandles ikke faktura. Krav til produktkatalogfelt og kvalitet; endrings-/aktningsprinsipp for ‘Akseptert med endring’ (stilltiende aksept hvis ikke kjøper svar innen 1 dag).Bilag 11 Avtale om elektronisk samhandling (pkt. 2, 3, 5, fakturering/katalogkvalitet, bekreftelser)
- Morselskapsgaranti: Morselskapet garanterer datterselskapets fulle gjennomføring; ved manglende oppfyllelse skal morselskapet gjennomføre/medvirke og betale skyldige beløp. Endringer/forlengelser/overenskomster påvirker ikke morselskapets forpliktelser.Bilag 9 Morselskapsgaranti
Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver
AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.
- I konkurransen angis estimert volum per år til NOK 2.500.000 eks. mva. og maksimal verdi til NOK 12.000.000 eks. mva. for hele avtaleperioden inkl. opsjoner. Kan Oppdragsgiver beskrive hvordan julebordet for ~1000 personer i 2026 påvirker avropenes forventede fordeling mellom (i) ekstern bistand og (ii) fysisk oppmøte, samt forventet tidsbruk i hver kategori?
Dette er nødvendig for å kunne prise riktig timeprismodell (pris evalueres med 50/50 mellom ekstern bistand og fysisk oppmøte).
Konkurransebestemmelser, punkt 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / punkt 5.1 Pris. - Bilag 1 (Prisskjema) skal brukes til å beregne evalueringspris basert på tilbudte timepriser. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke evalueringsgrunnlag/timegrunnlag som legges til grunn (f.eks. fast antall timer per kategori), og om samme grunnlag gjelder for hele rammeavtaleperioden eller fordelt per år/avrop?
Hvis evalueringsformelen ikke er intuitiv, kan leverandør få avvik mellom tilbudt pris og evaluert pris.
Konkurransebestemmelser, punkt 5. Tildelingskriterier og evaluering / «Se Bilag 1 – Prisskjema…». - Kompetanse og erfaring evalueres (50%) og det fremgår at det legges vekt på CV for medarbeiderressurser. Kan Oppdragsgiver utdype hvilke konkrete CV-elementer som gir uttelling (f.eks. antall relevante oppdrag, rolle/ansvarsfordeling, dokumentert omfang/kompleksitet, relevante arrangementstyper) og hvordan scoring/vekting gjøres?
Utydelig scoremodell gjør det vanskelig å dimensjonere riktig person- og CV-innlevering for å vinne.
Konkurransebestemmelser, punkt 5.1 Tildelingskriterier og evaluering «Kompetanse og erfaring». - I kvalifikasjonskravet for tekniske/faglige kvalifikasjoner (ref. 4.3) skal relevante leveranser de siste 3 år beskrives med verdi, tidspunkt, mottaker og oppdragets art. For å forenkle sammenligning: Kan Oppdragsgiver avklare hvilke minimumskriterier som typisk forventes for at et referanseoppdrag skal anses «tilsvarende» (f.eks. nedre terskel for deltakere/budsjett/kompleksitet eller om det er tilstrekkelig med prosjektledelse/produksjon av arrangement uten hele verdikjeden)?
Leverandøren må vite hva som faktisk gir kvalifisering, og hvordan referanser vurderes opp mot «tilsvarende omfang og kompleksitet».
Konkurransebestemmelser, punkt 4.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner samt Vedlegg 3 - Svarskjema referanser. - Det er opplyst at det ikke avholdes tilbudskonferanse/tilbudsbefaring. For å kunne prise korrekt: Hvilke lokasjoner/leveringssteder (Bilag 4) skal leverandøren normalt forholde seg til ved avrop, og finnes det «standard» for hvilke områder som krever fysisk oppmøte (for eksempel oppmøte i Helse Fonna/Haugesund/Stavanger/regionale kontor), eller er dette 100% avropsstyrt?
Oppmøtefrekvens og reisekost (som ofte påvirkes av lokasjoner) henger direkte sammen med evalueringens del for fysisk oppmøte.
Konkurransebestemmelser, punkt 1.8 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring / Bilag 4 Leveringssteder (nevnt i dokumentopplysninger). - Rammeavtalen er «én leverandør» uten delkontrakter. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan avrop vil bli håndtert ved kapasitetsbehov som ikke kan dekkes av én leverandør alene (f.eks. behov for ekstra produksjon/underleverandører til julebord ~1000 personer), herunder om underleverandører kan brukes fritt og eventuelle begrensninger i forhold til tildelings-/kvalifikasjonskrav?
Leverandøren må forstå kontraktens praktiske gjennomføringsmodell for å unngå risiko for manglende leveransekraft ved store avrop.
Konkurransebestemmelser, punkt 1.5 Delkontrakter / punkt 4.4 Støtte fra andre virksomheter. - I forpliktelseserklæring (Bilag 10) og krav om solidarisk ansvar: Kan Oppdragsgiver avklare hvilken type støtte som typisk er aktuelt (finansiell vs. teknisk/faglig) og hvordan leverandøren bør fylle ut ressursbeskrivelse når støtten gjelder CV-/personressurser (hvilke detaljer om rolle/tilgjengelighet Oppdragsgiver forventer)?
Feil utfylling kan gi usikkerhet ved vurdering av kvalifikasjoner og risiko for avvisning eller etterfølgende avklaring.
Bilag 10 Forpliktelseserklæring (mal) / Konkurransebestemmelser punkt 4.4 Støtte fra andre virksomheter. - Elektronisk samhandling er forankret i EHF/PEPPOL (Bilag 11) og det fremgår at «delbetaling vil ikke bli gjort» og at fakturaer som ikke er i samsvar kan returneres. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke fakturatyper som er aktuelle i denne eventtjenesten (planlegging/produksjon som «tjenester» vs. «varer»), og om avrop vil genereres som konkrete ordre/linjer i EHF som standard, eller om det finnes unntak/avvik for eventtjenester?
Dette påvirker faktureringsoppsett og leverandørens risiko ved manglende samsvar mellom bestilling og faktura.
Bilag 11 Elektronisk samhandlingsavtale (Fakturering/ordre, og avsnitt om EHF ordre/leveranse og fakturakrav) samt «Presisering av informasjon i faktura». - Kvalifikasjonskravet for økonomisk og finansiell kapasitet krever kredittrating lik A eller bedre (AAA Soliditets skala) eller tilsvarende, og rating skal være «ikke eldre enn 6 måneder» vedlegges. Kan Oppdragsgiver bekrefte om «ikke eldre enn 6 måneder» regnes fra tilbudsfrist eller fra fristen for forespørsel/innlevering, og om det er tilstrekkelig å vedlegge én samlet kredittrapport dersom leverandøren har flere enheter/organisasjonsledd?
Presis tolking av dato for kravoppfyllelse er kritisk for å unngå avvisning pga. formalia.
Konkurransebestemmelser, punkt 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet samt «Kredittrating ikke eldre enn 6 måneder…».
Konkurransedokumenter
Last ned dokumentpakke (749.0 KB)Dokumentpakken er hentet automatisk fra IVALUA og samlet som ZIP-fil.
Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.
Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.