Rammeavtale - Legemidler, multidose og apotekspesifikke varer

Utdrag fra flere vedlegg/kontraktsdokumenter som omhandler (i) retningslinjer for sladding av tilbud iht. innsynsregler (offentleglova/FOA), (ii) forpliktelseserklæring fra underleverandør, (iii) oversikt over enheter/leveringssteder i Tromsø kommune, (iv) seriøsitetsbestemmelser (lønns- og arbeidsvilkår, elektronisk betaling/utbetaling, dokumentasjonsplikt, revisjon/kontroll, sanksjoner ved brudd), (v) prisskjema for legemidler/multidose/apotekspesifikke varer (pris-/rabattutfylling og evaluering), (vi) databehandleravtale, og (vii) rammeavtaleutkast for legemidler/apotekspesifikke varer/multidose.

• Leverandørene skal sende inn word-filer og ikke låse dokumentene for redigering (for at Difi/oppdragsgiver kan justere sladding i en selvstendig vurdering).Kilde: Vedlegg 4 – «Retningslinjer for sladding av tilbud…» (avsnitt om sladdet versjon / Difi må uansett gjøre en selvstendig vurdering)
• Databehandleravtalen (mal) skal signeres elektronisk i [sett inn navn på verktøy].Kilde: Vedlegg 5 – «Databehandleravtale» (avsnitt: «Avtalen er signert elektronisk i […]»)
• Ved bruk av prisskjema: leverandøren skal fylle ut orange felter for multidose (inkl. pakkegebyr/administrering m.m.).Kilde: Vedlegg 2 – «Prisskjema – legemidler, multidose og apotekspesifikke varer» (ark B – Multidose: «Leverandøren skal fylle ut de orange feltene…» )
• Ved prisskjema: leverandøren skal fylle ut «Tilbudt rabatt %» for hver ATC-gruppe/produktområde (utfylling i rabattskjema).Kilde: Vedlegg 2 – ark C – «Rabatt på øvrige varegruppe» (kolonner: «Fylles ut av leverandør - Tilbudt rabatt %»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal hemmeligholde taushetsbelagte opplysninger ved sladding; taushetsplikt gjelder opplysninger om «noens personlige forhold» og forretningshemmeligheter (tekniske innretninger/fremgangsmåter samt drifts-/forretningsforhold av konkurransemessig betydning).Kilde: Vedlegg 4 – «Retningslinjer for sladding av tilbud…» (avsnitt «Taushetsbelagte opplysninger»)
• Difi/oppdragsgiver kan gjøre selvstendig vurdering og justere sladding av innsendte dokumenter; derfor skal leverandørene sende inn redigerbare Word-filer.Kilde: Vedlegg 4 – «Retningslinjer for sladding av tilbud…» (avsnitt «Sladdet versjon»)
• Medvirkende arbeiders lønns- og arbeidsvilkår skal ikke være dårligere enn arbeidsmiljølovgivning og (der relevant) allmenngjort tariffavtale/landsomfattende tariffavtale; krav om dokumentasjon på forespørsel (arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister m.m.).Kilde: Vedlegg 1 – «Seriøsitetsbestemmelser» (pkt. A «Krav til lønns- og arbeidsvilkår»)
• Krav om elektronisk betaling og oppgjør for kontrakten, og at det skal kunne dokumenteres.Kilde: Vedlegg 1 – pkt. B «Krav om elektronisk betaling og oppgjør»
• Lønn/vederlag til arbeider som medvirker til oppfyllelse skal utbetales til arbeiders bankkonto uten kostnader for arbeideren.Kilde: Vedlegg 1 – pkt. C «Krav om elektronisk utbetaling av lønn…»
• Dokumentasjonsplikt ved berettiget tvil om yrkesmessig integritet/reell kontraktspart: leverandør skal fremlegge relevant dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 – pkt. D «Krav om yrkesmessig integritet og dokumentasjonsplikt»
• Oppdragsgiver kan gjennomføre revisjon og stedlig kontroll fra kontraktsinngåelse og frem til 6 måneder etter sluttfaktura er betalt; leverandør skal vederlagsfritt stille ressurser/oversende dokumentasjon; medvirkningsplikt omfatter underleverandører.Kilde: Vedlegg 1 – pkt. E «Oppdragsgivers rett til å gjennomføre revisjon og stedlig kontroll»
• Ved brudd på seriøsitets-/kontraktskrav kan oppdragsgiver ilegge gebyr/avkorte vederlag (beløp angitt i flere punkter), stanse arbeid og/eller heve avtalen; ved vesentlig brudd hos underleverandør kan oppdragsgiver kreve utskifting.Kilde: Vedlegg 1 – samlet (pkt. A–H, flere konsekvensbestemmelser)
• Leverandøren kan maksimalt benytte ett ledd underleverandører i vertikal kjede; innleie regnes som ett ledd. Flere ledd kun ved særlige/uforutsette omstendigheter og ikke mer enn nødvendig.Kilde: Vedlegg 1 – pkt. H «Krav om begrensning i antall ledd underleverandører…»
• Databehandler skal kun behandle personopplysninger etter instruks, sikre konfidensialitet/taushetsplikt, bistå behandlingsansvarlig, iverksette egnede sikkerhetstiltak og varsle brudd uten ugrunnet opphold.Kilde: Vedlegg 5 – «Databehandleravtale» (pkt. 3-8)
• Databehandler kan kun bruke underdatabehandlere etter skriftlig tillatelse fra behandlingsansvarlig; databehandler er fullt ansvarlig ved mislighold.Kilde: Vedlegg 5 – «Databehandleravtale» (pkt. 9 «Bruk av Underdatabehandler»)
• Ved opphør skal databehandler slette/tilbakelevere personopplysninger iht. avtalen (inkl. sikkerhetskopier), og skal dokumentere sletting/utrydding.Kilde: Vedlegg 5 – pkt. 12 «Sletting og tilbakelevering av opplysninger»
• Avtalen er underlagt norsk rett; Nord-Troms tingrett som verneting.Kilde: Vedlegg 5 – pkt. 15 «Lovvalg og verneting»

• Flere av vedleggene inneholder ikke synlige kvalifikasjonskrav eller eksplisitte tildelingspunkter utover pris-evalueringsmatrise (deler av konkurransegrunnlaget kan mangle i teksten).
• Rammeavtaleteksten (Vedlegg/«Rammeavtale legemidler…») er kun delvis gjengitt; sentrale kontraktsvilkår kan derfor mangle i utdraget.
• Databehandleravtalen refererer til bilag A–D som ikke er inkludert i utdraget; konkrete sikkerhetstiltak/instrukser kan derfor ikke utledes fullt ut.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjema ark B for multidose: Skal «Nettopris ekskl MVA pr pakning» forstås som pakkepris ekskl. MVA for selve pakningen (1–4 uker), eller skal prisen også omfatte eventuelle kostnader/administrasjon utover pakking selv om det står at prisene skal inkludere «pakking og all administrering av ordningen samt alle gebyrer»? Kan oppdragsgiver bekrefte korrekt utfylling av feltene (inkl./ekskl. hvilke kostnadskomponenter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise multidose korrekt må leverandøren vite om feltet skal fylles med ren pakningskost eller en full kostnadspris slik skjemaet og teksten indikerer.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema (ark B - Prisskjema Multidose)

2. I prisskjema ark B: Skal «Hastelevering multidose» (felt C8) prises som et eget gebyr per leveranse, og hvordan skal det samvirke med øvrige pakningspriser (1–4 ukers pakning) ved samme avrop—faktureres hastegebyr i tillegg til ordinær/ukes-pakkepris, eller erstatter hasteleveringen en allerede priset pakke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring kan leverandøren komme til å double-fakturere eller prise feil ved hastehendelser, som igjen kan gi avvik i evaluering og økonomisk risiko.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema (ark B - Prisskjema Multidose)

3. I prisskjema ark A (legemidler): Kolonnen «Legemiddelverkets makspris» og beregning «(ant. pakninger x nettopris)» fremgår. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «STATISTIKK 2025 antall» og «antall per 01.06.26» skal brukes i tilbudsprisen—skal «SUM» beregnes som antatt forbruk multiplisert med egen nettopris, og skal leverandørens rabattsats (hvis relevant) beregnes inn i nettopris-feltet eller behandles separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringsgrunnlaget ser ut til å bygge på skjemaformler; leverandøren trenger sikkerhet for hvordan beregning og rabatter skal slås ut.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema (ark A - Legemidler)

4. I prisskjema ark C (rabatt på øvrige varegrupper): Under «Fast %-vis minimumsrabatt for hver ATC-gruppe» står «Fylles ut av leverandør - Tilbudt rabatt %» samt «Virkning av rabatt». Kan oppdragsgiver presisere om tilbudt rabatt % skal oppgis som en prosentsats som leverandøren tilbyr generelt for den angitte ATC-gruppen (uavhengig av produkt), og om «Utgangssum» er kun grunnlag for evaluering (ikke bindende omsetning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare tolkningsspørsmål rundt rabattmekanismen og evaluering kan føre til feil utfylling og potensielt uforenlige tilbud.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema (ark C - Rabatt på øvrige varegruppe)

5. I rammeavtalen pkt. 10 (Levering): Det står at levering skal skje DDP til Kunden i henhold til Incoterms® 2020, og at «leveringsdager/-tidspunkt» avtales med hver enhet. Kan oppdragsgiver utdype praktisk hva som forventes ved endringer i ukedager/tidspunkter (varselstid), og om «forsinkelse» måles fra fast leveringstidspunkt eller fra faktisk avtalt tid i avrop/plan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan leveringstidspunkter avtales og hvorvidt dagmulkt/kontraktskonsekvenser knyttes til fast eller endelig avtalt tid.

   Kilde: Rammeavtale legemidler, apotekspesifikke varer og multidose (kap. 10 Levering; inkl. 10.3 og 15.2)

6. I rammeavtalen pkt. 10.5–10.7 (forsinkelser, restlevering, feil/feillevering): Ved manglende leveranse innen leveringstid skal leverandøren kontakte bestiller og sjekke andre grossister/apotek. Kan oppdragsgiver bekrefte hvem som beslutter valg av synonym/erstatningsprodukt og hvordan «hastegraden» avklares ved restliste—er det bestillerens absolutte beslutning, og innen hvilke tidsfrister må leverandør følge opp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ansvars- og beslutningspunkter påvirker leverandørens risiko og operasjonelle planlegging (særlig for haste- og resttilfeller).

   Kilde: Rammeavtale legemidler, apotekspesifikke varer og multidose (10.5, 10.6, 10.7)

7. I rammeavtalen pkt. 11.28–11.37 (multidosekrav): Det står at leverandøren skal «minimere pris for multidose» og ha krav til ordinasjonskort/endringer, bilderapport og integrasjon (Profil og AIDN), samt håndtering av LIP (legemidler som ikke kan pakkes). Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke konkrete «bilag/kravdokumenter» som leverandøren skal legge til grunn for disse multidosepunktene (f.eks. ROS-/databehandler-/andre vedlegg), og kort beskrive hva som typisk er omfanget av endringskostnadene ved ordinasjonskort-endringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Multidosekravene er omtalt i detaljstruktur, men dokumentutdraget viser ikke selve innholdet; leverandøren trenger å vite hvilke konkrete forhold som driver kost og pris.

   Kilde: Rammeavtale legemidler, apotekspesifikke varer og multidose (kap. 11, særlig 11.28–11.37)

8. I rammeavtalen kap. 7 (Fakturering): Under «GebyrerIngen form for gebyrer aksepteres…» står det at «kreditnotaer utbetales ikke, men avregnes på reskontro». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette praktiseres for hendelser som feilfakturering/avvisning (pkt. 7.6) og gebyr kr 400,- per faktura—om gebyret belastes kun hvis leverandøren bryter krav, eller også ved uenighet der faktura ellers er korrekt, men avvises av administrative årsaker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå økonomisk risiko ved fakturamodellen, avvisningsregime og feilfakturering/uenighet.

   Kilde: Rammeavtale legemidler, apotekspesifikke varer og multidose (kap. 7, inkl. 7.6 og faktureringsavsnittet)

9. Rammeavtalen pkt. 2.4 (Opsjon på spesialprodukter): Kunden kan kjøpe spesialbestillinger fra andre leverandører der Kunden anser det hensiktsmessig. Kan oppdragsgiver presisere hvilke typer «spesialprodukter» som typisk faller inn under opsjonen, og om leverandøren uansett forventes å levere slike produkter ved forespørsel (og i så fall under hvilke vilkår/prisregler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsspekteret påvirker leverandørens leveranseforpliktelser og inntektsrisiko.

   Kilde: Rammeavtale legemidler, apotekspesifikke varer og multidose (2.4 Opsjoner knyttet til avtalens gjenstand; 2.4.1)