Høring av konkurransedokumenter – rammeavtale for arbeidsklær, sko og verneutstyr

Rammeavtale for Oslo kommune (og tilsluttede virksomheter) om kjøp av arbeidsklær, sko og verneutstyr. Produktene fremgår av Bilag 3 Pris- og produktskjema. Avtalen har også en gjensidig ikke-eksklusiv opsjon på leie av elektroniske skapløsninger med automatisk påfyll, priset som leie per måned (opsjon).

• Fylle ut pris- og produktskjema i samsvar med skjemaet; det skal ikke gjøres endringer i skjemaet. Alle celler i gule kolonner skal fylles ut. Alle etterspurte produkter skal prises.Kilde: Bilag 3 «Veiledning», pkt. 1-2
• Oppgi alle priser per enhet i NOK ekskl. mva. og inkludert alle kostnader/avgifter (inkl. emballasje, toll, frakt, skatter mv.). Ingen gebyrer/avgifter aksepteres som tillegg (må være innbakt i prisvilkår).Kilde: Bilag 3 «Veiledning», pkt. 3-4
• Hvis tilbyder tilbyr samme produkt/varenummer i flere produktgrupper: oppgi laveste pris som skal gjelde.Kilde: Bilag 3 «Veiledning», pkt. 5
• For produkter der det er henvist til standarder: tilbyderen skal dokumentere oppfyllelse av kravet til standard i vedlegg til pris- og produktskjema (dersom tilsvarende standard tilbys).Kilde: Bilag 3 «Veiledning», pkt. 10
• Produktark (henvisning/innsending) for opsjonsprodukter (elektroniske skapløsninger) skal inkludere bilde og utvidet produktbeskrivelse; skal leveres sammen med pris (oppgis under opsjoner).Kilde: Bilag 3 «Opsjoner» kolonnebeskrivelse (arktekst)
• Levere prisliste for øvrig sortiment (B-sortiment) som vedlegg til pris- og produktskjema. Prisliste skal være sortert på produktgrupper og inneholde veiledende listepriser, tilbudt rabatt og rabatterte priser; rabatten skal oppgis per produktgruppe i prosent i arkfanen «Øvrig sortiment».Kilde: Bilag 3 «Veiledning», pkt. 13

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

English, norsk

• Produkter skal være i overensstemmelse med alle gjeldende lover og forskrifter for aktuelle produktgrupper.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.1
• Produktene skal være fremstilt i henhold til aktuelle internasjonale standarder (NS, ISO og EN) der dette er aktuelt.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.2
• Leverandøren skal tilby bredt størrelsesspenn og minst: klesprodukter str. 46-66 eller XS-4XL; damemodeller str. 34-48 eller XS-3XL; sko str. 36-48 (35-42 for damemodeller); hansker str. 7-12.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.3
• Egen damemodell skal tilbys der dette er spesifisert i Bilag 3 (det er også ønskelig utover minimumskravet).Kilde: Bilag 1, krav 2.2.4
• Klesprodukter skal ha størrelsesmerking og vaskeanvisning med symboler og/eller tekst på skandinavisk eller engelsk; vaskeanvisning skal informere dersom skyllemiddel ikke tåles (der relevant).Kilde: Bilag 1, krav 2.2.5
• Klesprodukter (ikke regntøy og vernevest) skal tåle minst 60°C vask og tørk i trommel; skal også tåle minst 25 vask (inkl. multinormtøy).Kilde: Bilag 1, krav 2.2.6
• Synlighetstøy skal være iht. NS-EN ISO 20471 og ha gul som hovedfarge. Regntøy skal oppfylle angitte standarder og være PU/PVC i klasse 3 for vannsøyle og pusteevne, testet i regntårn eller tilsvarende.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.7
• Verneutstyr skal følge sist oppdatert forskrift for PVU; CE-merkes; produsert etter (EU) 2016/425; norsk bruksanvisning og samsvarserklæring; bruksanvisning tilgjengelig i leverandørens bestillingsportal.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.8
• Engangsdresser skal tilbys i type 4B og 5B iht. NS-EN 14126, og oppfylle krav til tetthet/design/robusthet/bruk og komfort.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.9
• Hodevern/hjelmer skal tilbys i ulike typer og størrelser og være kompatible med annet verneutstyr (hørselvern, åndedrettsvern, ansiktsvern og hodelykt); skal være iht. NS-EN 397 og standarder i Bilag 3.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.10
• Hørselvern skal være iht. NS-EN 352-serien, og tilby tre typer (passivt, elektronisk m/ to-veis radio, elektronisk m/ omgivelseslyd, Bluetooth og mikrofon) samt kompatibilitet med øvrig verneutstyr.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.11
• Øyevern/ansiktsvern skal være iht. NS-EN ISO 16321-serien og kompatibelt med hjelmer og åndedrettsvern.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.11
• Vernesko skal være testet iht. NS-EN ISO 20344 og oppfylle krav iht. NS-EN ISO 20345; vinterstøvler/vintergummistøvler skal være foret med isolerende faktor ned til -20°C.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.12
• Hansker skal være utformet iht. EN 420/EN ISO 21420 og standarder for aktuelle hansker i Bilag 3.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.13
• Leverandøren skal tilby profilering av arbeidstøy i samsvar med Oppdragsgivers designmanual (Design.Oslo) og bestillerne kan tilpasse logo der nødvendig.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.14
• Søm og reparasjon: leverandøren skal tilby timepriser på søm; tilpasning/omsøm og målsøm (fra hhv. str. 66 og ned / fra str. 66 og opp); plagg skal tilfredsstille høyest mulig synlighetsklasse og minimum synlighetsklasse 1 etter omsøm/målsøm; leverandør skal oppgi synlighetsklasse etter omsøm/målsøm.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.15
• Produktene skal ikke inneholde stoffer på Miljødirektoratets prioriterte miljøgifter (prioritetslista) eller REACH-kandidatliste (SVHC) til enhver tid.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.16
• Det skal ikke forekomme mulesing i produksjon av ullen som tilbys; leverandøren skal kunne dokumentere dette på forespørsel.Kilde: Bilag 1, krav 2.2.17
• A-sortiment: stabilitet i A-sortimentet (produkter skal ikke være forventet å gå ut av produksjon tidlig); A-sortiment forventes tilgjengelig på lager til enhver tid; alternativt produkt ved manglende leveranse (minimum like god kvalitet til samme pris).Kilde: Bilag 1, krav 2.3.1-2.3.2
• Komplett sortiment innen produktgruppene i Bilag 3: levere både A- og B-sortiment; for B-sortiment skal leverandør oppgi fast rabatt per produktgruppe.Kilde: Bilag 1, krav 2.3.4
• Varekatalog/«sortilog»: leverandør skal utarbeide varekatalog med bilde, beskrivelse og varenummer for alle A-sortimentsprodukter innen fire uker etter kontraktinngåelse (elektronisk format), kontinuerlig oppdatere ved endringer; «sortilog» på forespørsel for største kunder med spesifikt utvalg.Kilde: Bilag 1, krav 2.3.5
• Ved introdusering av nye produkter: leverandør kan foreslå nye produkter innen frister for tertialrapportering; nye produkter skal ikke gi større fortjeneste enn tilsvarende produkter priset i avtalen; nye produkter og priser må godkjennes av oppdragsgiver før eventuell promotering; leverandør skal kunne dokumentere at nye produkter tilfredsstiller kravene i konkurransegrunnlaget.Kilde: Bilag 1, krav 2.3.6
• Nettbutikk/e-handel: leverandør skal tilby elektronisk bestillingsløsning (nettbutikk) med redigerbar startside ved innlogging; ansvar for vedlikehold/oppdatering. Nettbutikken skal ha brukervennlig grensesnitt og minimum funksjoner (søk med A øverst, tydelig info om størrelser/farger/vaskeanvisning/miljømerke/standarder/pris, bruksanvisning, oppdatert lagerstatus, favoritter, handlelister, registrering av kontaktperson per bestiller/leveringspunkt, sperre enkeltprodukter for enkelte virksomheter) samt oppfylle universell utforming (IKT).Kilde: Bilag 1, krav 2.4.1-2.4.2
• Nettbutikk skal være implementert senest to måneder etter kontraktsinngåelse, og krav til universell utforming skal være oppfylt innen utløpet av første avtaleår.Kilde: Bilag 1, krav 2.4.3
• A- og B-sortiment med avtalepriser skal fremkomme automatisk ved innlogging; A-sortiment skal være tydelig merket; produktkategorier som ikke inngår i avtalen skal ikke vises etter innlogging og reklame for produkter som ikke inngår skal ikke vises.Kilde: Bilag 1, krav 2.4.4-2.4.6
• Bestilling og service: leverandør skal ha fast kundeteam dedikert, tilgjengelig på telefon/e-post man-fre kl. 08-16, med kompetanse innen HMS, salg, ordrebehandling og avtaleoppfølging.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.1
• Leverandøren skal ha butikk/showroom i Oslo der brukere kan prøve arbeidstøy og sko, få veiledning, bestille og hente; åpningstid man-fre kl. 08-16; krav skal være oppfylt fra avtaleoppstart.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.2
• Produktopplæring på forespørsel i avtaleperioden skal gjennomføres; kostnadsfri; digitalt eller i oppdragsgivers lokaler etter avtale.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.3
• Bestilling skal være mulig via web-basert bestillingsportal (nettbutikk), skriftlig per e-post til kundeteam og fysisk i butikk.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.4
• Maksimal leveringstid (maks): 3 virkedager for A-sortiment (uten profilering), 5 virkedager for A-sortiment (med profilering), 10 virkedager for B-sortiment, 10 virkedager for reparasjon ved reklamasjon/garanti. Kortere leveringstid kan avtales for avrop. Levering skjer ved mottak og overlevering til bestiller på avtalt sted/tid.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.5
• Reklamasjon/garanti: produktet skal fortrinnsvis repareres fremfor erstattes dersom dette er sikkerhetsmessig forsvarlig.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.6
• Reservedeler: leverandør skal ha mulighet for å kjøpe reservedeler (inkl. knapper, spenner, borrelåser, glidelåser, reflekser) av minst tilsvarende kvalitet som originaldelene.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.7
• Avvikssystem og rutiner for avviksoppfølging: oversikt over alle innrapporterte avvik, og tertialvis (og ved forespørsel) sende oppdragsgiver oversikt over avvik og oppfølging.Kilde: Bilag 1, krav 2.5.8
• Elektronisk samhandling/e-handel: Bærum kommune bruker Basware Alusta (EHF/PEPPOL-funksjonalitet). Alle bestillinger skal gjøres gjennom Alusta. Leverandøren skal håndtere elektronisk samhandling iht. Elektronisk samhandlingsavtale for Bærum kommune. Rammeavtalen skal ha elektronisk katalog (internkatalog eller eksternkatalog/punchout), og innkjøpsordre sendes per e-post eller via EHF (PEPPOL 3.0).Kilde: Bilag 1, krav 2.6.1
• Opsjon (ikke evaluert): oppdragsgiver og leverandør har gjensidig ikke-eksklusiv opsjon på leie av elektroniske skapløsninger for lagring av arbeidstøy/sko/verneutstyr med automatisk påfyll; opsjon prises separat som leiepris per måned, bindingstid angitt i Bilag 3 opsjon (6 måneder).Kilde: Bilag 1, avsnitt «Rammeavtalens innhold» + Bilag 1 kravtype O; Bilag 3 «Opsjon - Elektroniske skap»
• For opsjoner skal leverandøren fremlegge produktbeskrivelse for tilbudte skapløsninger; prisen skal oppgis som månedlig leiepris med bindingstid 6 måneder; leverandør kan tilby flere varelinjer for flere relevante produkter.Kilde: Bilag 3, «Opsjon - Elektroniske skap»

• Dokumentet inneholder ikke eksplisitte kvalifikasjonskrav (leverandørekvalifisering) eller tildelingsformel/vekting utover at «Pris» evalueres (vekt ikke angitt i utdraget).
• Kravspesifikasjonen (Bilag 1) oppgir ikke egen dokumentasjonsplikt for hvert minimumskrav (feltet «Dokumentasjonskrav» er til stede, men innhold er ikke inkludert i utdraget).
• Bilag 3-utdraget viser produktlinjer og noen standardkrav, men ikke hele prisarkets opsjoner og alle regler for evaluering utover det som fremgår i «Veiledning» og oppsummeringsark.