Rammeavtale - Matvarer til storhusholdning - Kolonial og tørr varer

Rammeavtale for levering av matvarer (kolonial- og tørrvarer) til storhusholdning for kommunene i Innkjøpssamarbeidet på Haugalandet. Omfanget gjelder produktområde «Kolonial og tørrvarer». Kommunene skal avrope minst 80 % av eget samlede behov innenfor rammeavtalens omfang. Avtalen gjelder 2 år med ensidig opsjon for oppdragsgiver til forlengelse (1+1 år), planlagt oppstart 15.11.2026. Forventet verdi per år NOK 10 000 000 eks. mva; maks samlet uttak over fire år inkl. opsjoner og forventet prisstigning NOK 45 000 000 eks. mva.

• Ordentlige skatte- og avgiftsforhold: leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Skatteattest ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen.

  Dokumentasjon: Skatteattest (Altinn) for norske leverandører; tilsvarende attester/erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig for utenlandske leverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (Krav til skatteattest)
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten den er etablert. Norske selskaper: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon/godtgjørelse tilsvarende registrering.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) / godtgjørelse på registrering (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.1 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv.)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: leverandøren skal ha tilstrekkelig kredittverdighet til å oppfylle kontrakten. Minimumskrav til kredittverdighet: A.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsbyrå ikke eldre enn 2 måneder. Oppdragsgiver kan selv foreta kredittvurdering (Bisnode Credit AS).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2 (Kredittvurdering)
• Teknisk og faglig kvalifikasjon – erfaring: dokumentert erfaring fra relevante og sammenlignbare oppdrag. Krav om beskrivelse av 3 mest relevante oppdrag siste 3 år, med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post).

  Dokumentasjon: Fylle ut vedlagt mal for referansebeskrivelser (Vedlegg C – Referansebeskrivelser).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3 (Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Kvalitetssikringssystem: dokumentert kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting. ISO 9001 eller annet anerkjent system gir tilstrekkelig dokumentasjon via kopi av gyldig sertifikat.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem, eller kopi av gyldig sertifikat ved sertifisering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3
• Miljøledelsessystem: dokumentert miljøledelsessystem. ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn mv. gir tilstrekkelig dokumentasjon via kopi av gyldig sertifikat.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystem, eller kopi av gyldig sertifikat ved sertifisering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.3

• ESPD/egenerklæring: leverandør skal fylle ut vedlagt ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. ESPD skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3 (Det europeiske egenerklæringsskjemaet/ESPD), særlig pkt. 3.1
• Dersom tilbyder støtter seg på underleverandører/andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav: ESPD for hver underleverandør/virksomhet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Ferdig utfylt Vedlegg B – Kravspesifikasjon (kravtabell).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.2 (Tilbudets utforming) / Vedlegg B
• Ferdig utfylt prisskjema Vedlegg E – Prisskjema (kolonial og tørrvarer). Leveres som del av tilbudet; excelformat nevnes for prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.2 (Tilbudets utforming) og Vedlegg E (Veiledning til prisskjema)
• Vedlegg D – Kjøretøyskjema (kjøretøy-/drivstoffopplysninger) skal fylles ut.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9/ tildelingskriterier (Klima og miljø, A Klimavennlig kjøretøy) samt Vedlegg D
• Tilbudsskjema (Vedlegg I) utfylt og signert.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.2 (Tilbudets utforming)
• Tilbudsdokumenter samlet i én sladdet PDF (alle dokument i tilbudet samlet i sladdet utgave).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.2
• Levering av tilbud elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.1 (Innlevering av tilbud)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leveringsbetingelse: DDP (Incoterms 2010) og fritt levert varemottaker; leverandør leverer på anvist sted hos hver kommune/brukersted.Kilde: Vedlegg B? (i konkurransegrunnlag: «Levering... DDP» under pkt. LEVERING) og Vedlegg A (pkt. 5.1)
• Krav om plassering/levering på angitt sted; leverandør har risiko frem til varen er plassert på angitt plass. Lossing på bestemmelsesstedet inkludert.Kilde: Vedlegg A Generelle kontraktsvilkår (pkt. 5.1)
• E-handel/katalog/PunchOut: leverandør skal kunne levere elektronisk katalog/PunchOut i EHF-format, uten å inkludere varer utenfor relevant varegruppe; avtalevarer skal merkes som anbudsprodukter (avvik ikke tillatt uten skriftlig godkjenning).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7 E- HANDEL (Varekatalog/PunchOut/Erstatningsvarer)
• Fakturering: betalingsfrist 30 dager; faktura skal sendes elektronisk i EHF-format; ingen faktura-/administrasjonsgebyr. (Kontraktsvilkår: faktura sendes elektronisk, standardformat; betalingsbetingelser 30 dager.)Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6 (Betaling og fakturering) og Vedlegg A (pkt. 7.1-7.2, 7.8)
• Leveringsplikt og håndtering av avvik: leverandør skal ha avvikssystem (mangler, reklamasjoner, forsinkelser, temperatur for frys/kjøl, manglende informasjon, utsolgte avtalevarer uten erstatning).Kilde: Vedlegg B (pkt. 8.2 Avvikshåndtering)
• Beredskapsplan for leveransesikkerhet: oppdatert beredskapsplan oversendes ved kontraktsoppstart, oppdateres årlig og oversendes uoppfordret etter hvert kontraktsår; skal minst omfatte risikovurdering, forebyggende tiltak, handlingsplan og reservekapasitet/alternativer.Kilde: Vedlegg B (pkt. 8.3 Beredskapsplan)
• Leveringsgrad: minimum 98 % på volumprodukter; rapporteres på forespørsel med oversikt over avvik og årsaker.Kilde: Vedlegg B (pkt. 7.5)
• Erstatningsvarer kan ikke leveres uten forhåndsgodkjenning fra bestiller; må være lik eller bedre kvalitet og ikke dyrere enn opprinnelig bestilt vare.Kilde: Vedlegg B (pkt. 7.4 og 7.6)
• Krav til matvarekvalitet og transport: etterlevelse av regelverk/standarder; ubrutt fryse-/kjølekjede; frakttemperatur dokumentasjon på pakkseddel og levert kunde sammen med varene.Kilde: Vedlegg B (pkt. 1.1)
• Miljø- og klima i leveransen: årlig rapportering om kjøretøy benyttet; kjøretøy skal ha motor av under lossing/lossing/lasting; Euro6-minimum for transportmidler.Kilde: Vedlegg B (pkt. 11.2, 11.3, 11.4)
• Krav til eierforhold/leveringsgrad m.m.: leverandør skal oppnevne avtaleansvarlig og holde kommunikasjon/administrasjon.Kilde: Vedlegg B (pkt. 7.1)

• Dokumentteksten inneholder kun innholdsfortegnelse og deler av konkurransegrunnlaget; eksakte evalueringsdetaljer for poengberegning av klima/miljø (hvilken formel/poengskala utover «0-10» og vekting) er ikke fullstendig gjengitt.
• Vedlegg B er delvis gjengitt; flere minstekrav/tildelingskrav i vedlegg B utover det som vises kan eksistere, men er ikke med i teksten.
• Planlagt oppstart (15.11.2026) og øvrige rammevilkår er oppgitt, men eventuelle opsjonsdetaljer/avropsmekanismer utover «minimum 80 %» er ikke vist i utdraget.
• Tilbudets vedståelsesfrist omtales som et avsnitt med brutt markering (tekst mangler); eksakt dato/varighet for vedståelsesfrist er derfor ikke entydig i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Konkurransegrunnlaget punkt 9.1 (Evalueringsmetode) og øvrig omtale bruker en poengskala 0–10. Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvordan poeng for «Pris» beregnes (f.eks. formel for lineær metode), og om det er «lavest pris = 10» samt proporsjonal nedskalering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det avgjørende å forstå evalueringsformelen for å kunne vurdere konkurranseposisjon og riktig prisstrategi.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.1 Evalueringsmetode og pkt. 9 Tildelingskriterier

2. I tildelingskriteriet «Klima og miljø – Klimavennlig kjøretøy» står det at tilbyder skal beskrive andel av oppdragene med kjøretøy på elektrisitet/hydrogen/biogass hvert år og fylle ut vedlegg D. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som menes med «andel av oppdragene» i vedlegg D (f.eks. antall leveranser/turer, leverte volumer/tonn, eller kjøretøystimer), og hvordan dette skal fordeles når samme bil brukes på flere ordninger/oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av «andel av oppdragene» kan gi feil fylling av vedlegg D og dermed uriktig forventning om poeng.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, tildelingskriterier «Klima og miljø – A. Klimavennlig kjøretøy» og Vedlegg D – Kjøretøyskjema

3. Konkurransegrunnlaget beskriver «lokalt lager» (siste holdeplass/omdistribuering før levering – «last mile») og at evaluering skjer basert på kjøretøyenes drivstoffteknologi og hvor lang tid av kontrakten de skal benyttes. Kan oppdragsgiver utdype hvordan evalueringen av «hvor lang tid av kontrakten» gjennomføres i praksis (f.eks. antall måneder/andel av årlig leveransevolum) og hvilke bevis/ dokumentasjon oppdragsgiver legger til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det viktig å forstå hva som faktisk gir uttelling, slik at kjøretøyplanen kan underbygges og prises/planlegges riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, «Klimavennlig kjøretøy» (omtale av last mile og evaluering på grunnlag av kjøretøy og tid) samt Vedlegg D – Kjøretøyskjema

4. I vedlegg B – Kravspesifikasjon punkt 6.5 står det at leverandøren på forespørsel skal kunne tilby innsyn i loggføring av temperatur ved transport av ferske og frosne produkt, og at leveransetemperatur skal anføres på følgeseddel ved leveringstidspunkt. Kan oppdragsgiver avklare om dette gjelder alle ferske/frosne varer i hele sortimentet, og om det er tilstrekkelig med én temperaturangivelse per rute/parti eller om hver koll/pakke må dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både operasjonelle rutiner og hvilken dokumentasjon som må inn i leveranselogistikk og fakturaflyt.

   Kilde: Vedlegg B – Kravspesifikasjon, pkt. 6.5 og pkt. 6.6 (følgeseddel fysisk)

5. Vedlegg B – Kravspesifikasjon punkt 5.4 og 6.2 omtaler tidspunkt for kontakt ved manglende levering/varer levert med feil/ødelagte varer. Kan oppdragsgiver bekrefte om «innen kl. 14.00 påfølgende virkedag» i pkt. 7.4 skal forstås som ved alle typer avvik (også midlertidig restordre/partial-levering), og hvordan dette skal praktiseres når bestillingen gjøres dagen før frist (pkt. 5.4 om bestillingsfrist kl. 17.00 to virkedager før)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det nødvendig å vite hvilke avvikstyper som utløser hvilke frister for varsling og erstatning.

   Kilde: Vedlegg B – Kravspesifikasjon, pkt. 5.4, pkt. 6.2 og pkt. 7.4

6. Vedlegg B – Kravspesifikasjon punkt 5.6 krever at bestillingsløsningen skal inneholde merking/informasjon om opprinnelsesland, på norsk. Dersom leverandør bruker eksisterende standard/PunchOut/nettbutikk-løsning: kan oppdragsgiver bekrefte at oppdatering av opprinnelsesland kan skje via leverandørens varestryk/produktdata i katalogen, og hvilke konkrete datafelter/format som forventes (f.eks. landkode/landnavn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker katalogoppsett og integrasjonsarbeid før oppstart, og dermed risiko og kostnad.

   Kilde: Vedlegg B – Kravspesifikasjon, pkt. 5.6 og konkurransegrunnlagets kapittel om E-handel/PunchOut (pkt. 7.2–7.3)

7. Vedlegg B – Kravspesifikasjon punkt 8.3 om beredskapsplan: kan oppdragsgiver bekrefte om det er tilstrekkelig å oversende beredskapsplanen som et dokument, eller om det også skal fylles ut et fast skjema/strukturert mal? Videre: kan oppdragsgiver opplyse hvilke minimumsdetaljer oppdragsgiver typisk forventer for «reservekapasitet», «alternative transportmidler» og «sekundære leverandører»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart nivå på hva som etterspørres reduserer risiko for mangelfull leveranse av dokumentasjon og senere krav til revisjon.

   Kilde: Vedlegg B – Kravspesifikasjon, pkt. 8.3 Beredskapsplan for leveransesikkerhet

8. Vedlegg B – Kravspesifikasjon punkt 7.5 stiller krav til leveringsgrad på minimum 98 % på volumprodukter, der avvik også inkluderer utsolgte avtalevarer selv om bestiller ikke har kunnet gjennomføre bestilling. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken beregningsmetode som skal brukes for leveringsgrad (f.eks. levert volum/volum av bestilte varer, og hvordan behandles kanselleringer/utgåtte varer/erstatninger som er godkjent)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsgradkravet er et tydelig prestasjonskrav; feil beregningsgrunnlag kan gi uventede brudd og tvist.

   Kilde: Vedlegg B – Kravspesifikasjon, pkt. 7.5 Leveringsgrad

9. Konkurransegrunnlaget punkt 10.4 og informasjon om vedståelsesfrist inneholder brudd/uklarhet i teksten («04.12.2026» og mulig manglende eksakt varighet). Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig dato for vedståelsesfrist og hvor lenge tilbudet vedstås fra tilbudsfrist (04.09.2026)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig vedståelsesfrist er kritisk for tilbudets gyldighet og leverandørens interne kalkyle/booking av kapasitet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 10.4 Vedståelsesfrist og «Viktige datoer»