HR-system

Oppdragsgiver Nye Veier AS skal anskaffe et skybasert HR-system (systemstøtte for HR-prosesser) med selvbetjente løsninger for ansatte og ledere, løpende oppdatering/oppfølging og støtte for datamigrering (Sympa) samt integrasjoner. Kontrakten reguleres av SSA-lille sky, og tildeling skjer etter pris og kvalitet (beste forhold mellom pris og kvalitet).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Bekreftelse via Enhetsregisteret for ikke registreringspliktige enkeltpersonsforetak. For utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister eller henvisning til BRIS.

  Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.4 (avsnitt: "Krav til organisatorisk og juridisk stilling")
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, ikke eldre enn 3 måneder; rating utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Alternativt kan annen dokumentasjon fremlegges ved saklig grunn.

  Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.5 (avsnitt: "Krav til økonomisk og finansiell stilling")
• Leverandøren skal ha god erfaring fra sammenlignbare oppdrag som avtalen omfatter.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre mest relevante oppdrag fra siste fem år. Skal inkludere rolle, oppdragets verdi, tidspunkt og navn på mottaker/kunde (navn, telefon, e-post). Referanseskjema (Del 1 Vedlegg 5) skal benyttes.

  Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.6 (avsnitt: "Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner")
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssystem som omfatter styring og forbedring av prosesser knyttet til leveransen.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av kvalitetssystem (kvalitetskontroll, avvikshåndtering, kontinuerlig forbedring) og ev. vedlegg (kvalitetsmanual/prosedyrer). Tredjepartssertifisering (f.eks. ISO 9001) kan legges ved som alternativ.

  Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.6
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende miljøledelsessystem som bidrar til systematisk arbeid med å redusere miljøpåvirkning i egen virksomhet og i leveransen.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av miljøledelsessystem (mål/tiltak, internkontroll og ev. oppfølging av underleverandører). Tredjepartssertifisering (f.eks. ISO 14001, Miljøfyrtårn eller EMAS) kan legges ved som alternativ.

  Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.6
• Leverandøren skal ha et tilfredsstillende styringssystem for informasjonssikkerhet.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av styringssystem for informasjonssikkerhet (hvordan det er implementert og forvaltet) tilstrekkelig detaljert for at oppdragsgiver kan foreta selvstendig vurdering. Tredjepartssertifisering (f.eks. ISO 27001) kan legges ved som alternativ.

  Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.6
• Ved støtte på underleverandører/samarbeidspartnere for kvalifikasjonskrav knyttet til økonomisk/finansiell og/eller teknisk/faglig stilling, må nødvendig dokumentasjon og forpliktelseserklæring leveres.

  Dokumentasjon: ESPD for hver underleverandør/samarbeidspartner. Nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandøren, samt signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale (Del 1 Vedlegg 4).

  Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.2.2 og 8.3 (samt pkt. 8.3-tabell)

• Tilbudet skal innleveres elektronisk i KGV innen tilbudsfristen; for sent innkomne tilbud avvises. Tilbyder bærer risiko for feil/forsinkelser.Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.1
• Tilbudet skal leveres som komplette, separate dokumenter lastet opp i PDF eller annet alminnelig tilgjengelig format. Elektronisk signatur er ikke nødvendig; tilstrekkelig at tilbudsbrev er signert/skannet og mal lastes opp.Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.1
• Tilbudsbrev med forpliktende signatur (Del 1 Vedlegg 1).Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2 (tabell over minstekrav til tilbudet)
• Egenerklæring om taushetsplikt (Del 1 Vedlegg 2).Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2
• Tilbyders avvik dersom tilbudet inneholder avvik (Del 1 Vedlegg 3).Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2
• Forpliktelseserklæring dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører (Del 1 Vedlegg 4).Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2
• Utfylt referanseskjema (Del 1 Vedlegg 5).Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2
• Utfylt ESPD-skjema i KGV; leveres som del av tilbudet. Innstilt leverandør må deretter dokumentere kvalifikasjonskrav på forespørsel; oppdragsgiver kan når som helst be om dokumentasjon.Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.2.1
• Ved støtte på underleverandører/samarbeidspartnere: ESPD for hver underleverandør/samarbeidspartner.Kilde: Konkurransereglene pkt. 8.2.2
• Kvalifikasjonskrav dokumenteres med leverandørens egne vedlegg.Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2
• Kravspesifikasjon/kontraktskrav: Leverandørens besvarelse av Kundens krav i bilag 1a (Del 2 Bilag 1/1a).Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2
• Tildelingskriterium pris: Utfylt prisskjema (Del 2 Bilag 7a) – hele skjemaet må være korrekt utfylt.Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2 samt pkt. 9 (tildelingskriterier tabell)
• Leverandørens standardvilkår skal vedlegges (jf. bilag 10).Kilde: Konkurransereglene pkt. 7.2.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsregulering: Avtalen reguleres etter SSA-lille sky (den lille skyavtalen) med bilag og leverandørens vilkår.Kilde: Konkurransereglene pkt. 3.2
• Avtaleperiode: 2 år, med opsjon på forlengelse i 1+1+1+1+1+1 år (maks 8 år totalt). Ikke eksklusiv.Kilde: Konkurransereglene pkt. 3.3 og Bilag 4 (varighet)
• Godkjenningsprøve: Gjennomføres for tilgjengeliggjøring av skytjenesten. Varighet 10 virkedager (med mindre annet avtales). Kunden kan melde avvik innen 3 virkedager etter utløp; leverandør må utbedre og kan ved vesentlige mangler gi grunnlag for heving (60-dagers frist).Kilde: Del 2 SSA-lille sky (bilag 4 i avtaletekstutdrag) punkt 2.4 / Kundens Godkjenningsprøve-avsnitt
• Dagbot ved forsinkelse: Leveringsfrister knyttes til dagbot; dagbot løper automatisk, begrenset til maks 60 kalenderdager. Ved forsinket skytjenester: 0,15 % av seks måneders estimert vederlag.Kilde: Konkurransereglene pkt. 4.3 (fremdriftsplan) og Bilag 7 (dagbot) samt Bilag 4 (dagbot/leveringsfrister)
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakt (inkl. dokumentasjon og sanksjoner) iht. forskrift 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Konkurransereglene pkt. 5.1
• Krav til bruk av lærlinger: Ingen krav i kontrakten.Kilde: Konkurransereglene pkt. 5.2
• Løsningen må tilby SLA og leverandørens krav til servicenivå reguleres i bilag/Standardvilkår; SLA skal vedlegges (GK 6, bilag 1a).Kilde: Bilag 1a (GK 6) og Konkurransereglene pkt. 9 (SLA vektlegges indirekte i løsningsforslag)
• Miljøkrav til datasentre og dokumentasjon av fornybar energi (mål 90 % til 31.12.2029, 100 % fra 1.1.2030).Kilde: Bilag 1a (GK 15)
• Sikkerhets- og personvernkrav: omfattende krav til SSO/Entra, WAF, IAM, datalagring/kryptering, sikkerhetskopi/recovery/sletting, logging, varsling ved hendelser, DPIA/DPA-forhold og databehandleravtale.Kilde: Bilag 1a (Sikkerhetskrav-ark og øvrige punkt N1.., D1.., M.., L..) samt SSA-lille sky avtaletekst (personvern/databehandleravtale)

• Teksten fra Bilag 1a (Kundens krav) viser mange krav, men schemaet her er begrenset til kun å hente ut generelle kontrakt-/utførelseskrav fra konkurranseregler og avtalerelevante utdrag. Fullstendig avklaring av alle kontraktspunkter i Del 2 (bilag 1a, standardvilkår m.m.) krever tilgang til resten av standardvilkår/dokumentdetaljer utover utdraget som er inkludert.
• Oppgitte tildelingsvekter gjelder kriteriene i konkurransereglene; «Presentasjon av tilbudet» har ikke oppgitt egen prosentandel, kun at den inngår i vurderingsgrunnlaget under «Løsningsforslag».

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. GK 2: Kan dere bekrefte hvilken oppstart-/implementeringsplan dere legger til grunn frem til og med Kundens godkjenningsprøve, og hvilke konkrete leveranser dere regner som “Krav til leveransen” fra dere versus “Kundens ansvar for tilrettelegging” (jf. bilag 4)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både fremdriftsrisiko og hvordan dere kan prise/organisere prosjektet riktig.

   Kilde: Del 1, pkt. 9 (Tildelingskriterier) / Del 2 Bilag 1a (GK 2) og Bilag 4 (nevnt i teksten)

2. GK 6–7: Kan dere legge inn/utdype SLA vedlagt i bilag 10, herunder: (i) tilgjengelighet (upl), (ii) responstider/løsningsfrister per hendelsestype, (iii) eskaleringssteg og støttekanaler, og (iv) hvilken kompensasjonsmodell som gjelder ved manglende oppfyllelse av servicenivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SLA påvirker både kvalitetsevaluering og kommersiell risiko. Leverandøren må kunne prise support- og beredskapskostnader korrekt.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (GK 6 og GK 7) / Del 2 Bilag 10 (SLA er nevnt som vedlegg)

3. GK 14: Hva er forventet praksis/krav til “kontinuerlig videreutvikling” i avtaleperioden: (i) hvilke oppdateringer/utgivelser som er omfattet, (ii) hvordan dere håndterer endringer som kan påvirke eksisterende funksjonalitet/integrasjoner, og (iii) hvilke krav til planlegging/testing og kommunikasjonsløp som gjelder før oppdatering rulles ut?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan gi betydelig risiko for integrasjoner og brukernes overgang. Leverandøren må forstå endrings- og testforpliktelser for å prise og levere sikkert.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (GK 14)

4. FK 2: Krav om digital signering (innebygd eller via integrasjon) – kan dere presisere hvilke dokumenttyper/arbeidsflyter Kunden forventer skal kunne signeres (f.eks. ansettelseskontrakter, endringsbrev, taushetserklæringer), og om det kreves spesifikke signatur-/PKI-løsninger, sertifikatkrav eller sporbarhet/versjonering utover det som følger av integrasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Digital signering påvirker både løsningsdesign og kostnader (lisens/integrasjon/prosess). Leverandøren må vite scope og eventuelle tekniske krav for å unngå avvik.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (FK 2)

5. FK 7: For “administrasjon av sletterutiner for persondata” – kan dere konkretisere hvilke slette-regler dere forventer at løsningen skal støtte (f.eks. slett ved opphør av ansettelsesforhold, tidsfrister, holderegler for historikk) og om sletting må kunne gjennomføres både for primærdata og tilknyttede dokumenter/loggede opplysninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Persondatasletting er både regulatorisk og teknisk krevende. Leverandøren trenger tydelig regelgrunnlag for å bygge/prise riktig funksjonalitet.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (FK 7)

6. FK 6: KI i løsningen – kan dere presisere hva dere konkret vurderer under tilbudets KI-del (f.eks. bruk av KI i saksbehandling/tekstgenerering/oversettelse/innsikt), og om det er forventet at KI kan leveres uten bruk av kundedialogdata til trening, samt hvilke sikkerhetskrav som gjelder for KI-bruk i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: KI kan utløse ekstra personvern- og sikkerhetskrav og påvirker løsningskost og leveranser. Leverandøren må forstå faktisk KI-scope.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (FK 6) og Del 2 Bilag 13 (Etiske krav) / SSA-lille sky (KI-begrensninger i databehandleravtaleteksten)

7. IN 1–IN 4: Integrasjonsomfang – kan dere spesifisere hvilke systemkomponenter i Kundens systemlandskap (bilag 3) dere primært forventer at HR-systemet skal integrere med, herunder hvilke konkrete hendelser/data som skal utveksles via (i) REST API/webhooks, (ii) SCIM/provisjonering, (iii) Microsoft 365/Teams (SharePoint/Teams-varsling) og (iv) fil-/dataeksportformat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjonskravene må kobles til faktisk integrasjonsscope for å prise utvikling, test og vedlikehold.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (IN 1–IN 4) og Del 2 Bilag 3 (Systemlandskap)

8. N1–T2, P1–P2: IAM/privilegert tilgang – kan dere angi hva dere legger i “nødvendig dokumentasjon” og hva som er minimum for risikovurdering ved tildeling av privilegerte administratorkontoer (P1), samt hvordan Nye Veier forventer å følge opp at dere har “oversikt over alle egne administratorkontoer” (P2)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette bestemmer administrasjon/operasjonsmodell og ressursbehov. Leverandøren må vite hva de må dokumentere og hvordan oversendelse/tilgang foregår.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (N1, T2, P1, P2)

9. D1–D4: Sikkerhetskopi og restore – kan dere bekrefte forventet RPO/RTO (om dette er definert i bilag 10/standardvilkår eller bilag 1), og om offline sikkerhetskopier/restores må kunne omfatte hele løsningen eller også delkomponenter (f.eks. kun HR-data/dokumentarkiv), samt hvordan dere vil definere “dokumentasjon på hyppighet og strategi” dere ønsker ved forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhetskopi- og restoreforpliktelser kan være en av de største kostnadsdriverne i drift/beredskap. RPO/RTO og omfang må avklares før prising.

   Kilde: Del 2 Bilag 1a (D1–D4)

10. Avtaleperiode og opsjoner (Del 1 pkt. 3.3) + varighet/oppstart (SSA-lille sky): Kan dere beskrive hvordan oppstart/implementering og godkjenningsprøve vil håndteres når avtalen fornyes/forlenges via opsjonene, og om “tilgjengeliggjøring fra tidspunktet i bilag 4” regnes som engang/iterativt ved fornyelser?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om det forventes ny implementasjonsfase eller kun løpende drift ved opsjonsforlengelse.

    Kilde: Del 1, pkt. 3.3 og Del 2 SSA-lille sky (tilgjengeliggjøring/bilag 4 og varighet/fornyelse)