2026/26: Avtale om lisenser og lisensforvaltning

Patentstyret skal inngå flerårig avtale om leie av programvarelisenser og lisensabonnement, samt Software Asset Management (SAM)-tjenester. Tjenestene omfatter løpende forvaltning og overvåking av lisensporteføljen, periodisk rapportering og kvartalsvis status, med dekning av løpende behov for lisenser fra leverandører som Microsoft, Adobe, Citrix og VMware, samt mulig kjøp av begrenset omfang skytjenester (Microsoft Azure) etter behov. Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse med én leverandør.

• Norske leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder). Uten merverdiavgiftsplikt: bekreftelse fra skattemyndighetene.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.1 (Lovpålagte krav)
• Foretaket skal være lovlig etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i faglige registre (ikke eldre enn 12 måneder).

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.2
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Oppdragsgiver kan innhente kredittopplysninger uavhengig av innlevert dokumentasjon.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.3
• Leverandøren skal ha god erfaring med oppdrag med overføringsverdi til denne kontrakten.

  Dokumentasjon: Vedlegg 7 – referanser: minimum 3 referanseoppdrag, ikke eldre enn 3 år. Referanser fylles ut med reell informasjon (kan bli kontaktet ved behov).

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.4
• Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse og dokumentasjon. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat er tilstrekkelig.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.4
• Leverandøren skal ha et miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat (f.eks. ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn el.l.) eller egenerklæring med miljøpolicy/mål, tiltak, rutiner for oppfølging og måling, samt kontinuerlig forbedring.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.4
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for personell leverandøren disponerer til gjennomføring av leveransen. Dokumentasjon skal merkes tydelig mot aktuelt krav.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.4
• Leverandøren skal ha rutiner for behandling av personopplysninger i tråd med GDPR.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av systemer og sletterutiner. Dokumentasjon skal merkes tydelig mot aktuelt krav.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.4
• Hvis leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet (økonomi/teknisk/faglig), skal dette dokumenteres.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (Vedlegg 3) som viser at leverandøren råder over nødvendige ressurser.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 8.5
• Avvisnings-/kvalifikasjonsdokumentasjon via ESPD.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjemaer i KGV. Underleverandør i vesentlig grad: tilsvarende ESPD.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 7 og pkt. 8 (ESPD som del av oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner)

• Innen tilbudsfristens utløp: levere utfylt ESPD-skjema i KGV.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2 (Dokumenter i tilbudet) + pkt. 7
• Innen tilbudsfristens utløp: levere skatteattest (gjelder kun norske leverandører, via KGV).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2
• Innen tilbudsfristens utløp: levere eventuell dokumentasjon på underleverandører ved behov.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2 + pkt. 8.5
• Innen tilbudsfristens utløp: levere utfylt Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2
• Innen tilbudsfristens utløp: levere utfylt Vedlegg 3 – Forpliktelseserklæring (dersom aktuelt).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2
• Innen tilbudsfristens utløp: levere utfylt Vedlegg 4 – Prisskjema.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2
• Innen tilbudsfristens utløp: levere utfylt Vedlegg 5 – Beskrivelse av brukeropplevelse og funksjonalitet.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2
• Innen tilbudsfristens utløp: levere utfylt Vedlegg 6 – Mal_CV.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2
• Innen tilbudsfristens utløp: levere utfylt Vedlegg 7 – Referanser.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.2
• Innen tilbudsfristens utløp: levere sladdet versjon av tilbudet (kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter) i KGV.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.3
• Tilbudet skal utformes på norsk og leveres skriftlig og elektronisk via KGV.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 10.1 og pkt. 3.3
• Forbehold/avvik skal føres i Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 3.9

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: 3 år fra avtalen er signert, med opsjon for forlengelse 1 år om gangen (inntil totalt 5 ganger) slik at maksimal total periode blir 8 år.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.1-6.2; ssa-l_bilag_2018/SSA-L bilag 5 (avsnitt om varighet)
• Opsjon skal varsles skriftlig 3 måneder før utløp av gjeldende avtaleperiode.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.2
• Samfunnsansvar: kontraktsvilkår knyttet til miljø, menneskerettigheter, lønns- og arbeidsvilkår og andre samfunnshensyn.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.3
• Prosedyrer for kommunikasjon: all kommunikasjon i avtaleperioden skal foregå på norsk.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon, spesifikke krav/kommunikasjon)
• Etablering/tilgjengelighet: fullstendig plan etter kontraktsinngåelse; tjenesten skal være tilgjengelig innen tre måneder etter oppstart av etableringsfasen (oppstart 01.10.2026, avtale trer i kraft 01.09.2026).Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 3: Plan for etableringsfasen)
• Opsjon/videreføring ved oppdragsgivers behov: Leverandøren skal kunne forlenge avtalen i inntil 6 måneder etter opphør på kundens anmodning (dersom Kunden varsler minimum 60 dager før utløp).Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst.pdf (SSA-L punkt 5.4)
• SaaS-krav for SAM-løsningen: installasjon, konfigurasjon og vedlikehold av SAM-løsningen i sin helhet vederlagsfritt; leveres som SaaS; leverandør har ansvar for drift og vedlikehold.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: spesifikke krav)
• SAM- og CSP-krav til funksjonalitet: discovery/inventar (automatisk identifisering on-premise/sky/datasenter), compliance (sammenholde installasjoner med kjøpsrettigheter), license harvesting, dashboards/UI, fleksible rapporteringsverktøy; CSP-portal med UX/UI, funksjoner (automatisering), integrasjoner (API/SSO), sikkerhet (RBAC/2FA/audit logs) og rapportering i sanntid.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 9 (tildelings-/evalueringspunkter) og ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: kravspesifikasjon knyttet til CSP/SAM)
• Statusmøter: kvartalsvis statusmøter mellom kundeansvarlig og kunde; gjennomgang av kvalitet, prisjusteringer, produktoppdateringer, nye tjenester/funksjoner, SAM-rapporter og risiko. Møter i lokaler eller via video-/telefonkonferanse.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: spesifikke krav/periodiske møter)
• Ressurser (nøkkelpersoner) og CV-dokumentasjon: konsulent for teknisk bistand og seniorkonsulent for rådgivende bistand/lisensrevisjon; hovedressurs skal fungere som fast kontaktperson vederlagsfritt til merkantile/faglige spørsmål og kontraktsoppfølging.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: spesifikke krav) + Regler for konkurransen pkt. 9 (kompetansekrav i evaluering)
• Taushet: alle involverte ved levering av tjenestene skal underskrive taushetserklæring (jf. vedlegg 6).Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: spesifikke krav)
• Sikkerhet: leverandøren skal dokumentere tekniske og organisatoriske tiltak for konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet; omfatter relevant sikkerhetssertifisering (f.eks. ISO 27001/SOC 2 eller tilsvarende) samt beskrivelser av tilgangsstyring, logging og hendelseshåndtering.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: spesifikke krav)
• Databehandleravtale: Leverandør må signere databehandleravtale.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: krav knyttet til info/personsikkerhet, pkt. om databehandleravtale; Vedlegg 8)
• Forpliktelse til CSP-/Microsoft-tilknytning: leverandør skal være tilknyttet Microsoft CSP-program; skal kunne tilby selvbetjeningsløsning/administrasjon via CSP-portal; CSP-lisenser automatisk tilordnes og tilgjengeliggjøres i Patentstyrets Azure portal; leverandøren overtar som LSP for Microsoftavtalene ved kontraktsinngåelse.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: spesifikke krav)
• Tjenesten skal fungere sammen med eksisterende teknisk plattform (beskrevet i kravspesifikasjonen).Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: krav til kompatibilitet med teknisk plattform)
• Måling av skyforbruk: løsning som kan måle forbruk og kostnader i skyen (M365/Azure) pr dag samt vise historisk forbruk.Kilde: ssa-l_bilag_2018.docx.docx (Bilag 1: spesifikke krav)
• Fakturering: elektronisk faktura i EHF. (Også krav om betalingsfrist 30 dager i SSA-L).Kilde: ssa-l_generell_avtaletekst.pdf (SSA-L punkt 4.2)

• Kunne ikke trekke ut detaljerte tjenestenivåkrav (SLA) fordi bilag 4 kun omtales generelt (ingen konkrete SLA-satser i vedlagt tekstutdrag).
• Konkrete kontrakt-/sanksjonsparametere som dagbotssatser og kompensasjonsnivåer fremgår ikke i utdraget (kun at det finnes bilag 4 og standardiserte kompensasjoner).
• Flere 'spesifikke krav' ligger i bilag 1-utdraget, men fullstendig kravsliste kan ikke verifiseres fullt ut siden teksten stopper midt i dokumentene (utdraget av databehandleravtalen er også ufullstendig).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 punkt «Spesifikke krav til ytelsen» fremgår det at leveransen skal «levere en løsning hvor forbruk og kostnader i skyen (m365/Azure) kan måles pr dag samt vise historisk forbruk». Hva er minimum datakvalitet og krav til historisk periode (f.eks. antall måneder/år), og hvordan definerer dere «måles pr dag» (datofrekvens, datakilde, granuleringsnivå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og beskrive riktig må vi vite hva som menes med daglig måling og hvor langt historikk vi faktisk må kunne hente og rapportere.

   Kilde: Vedlegg 8/ Bilag 1: «Spesifikke krav til ytelsen» (måles pr dag og vise historisk forbruk)

2. I Bilag 1 fremgår det at leverandøren skal «sørge for installasjon, konfigurasjon og vedlikehold av SAM-løsningen i sin helhet vederlagsfritt» og at løsningen skal leveres som en SaaS-tjeneste. Kan dere presisere hva som menes med «vederlagsfritt» for: (1) etablering/konfigurasjon i etableringsfasen, (2) integrasjoner/tilpasninger mot Patentstyrets miljø, og (3) løpende drift/vedlikehold – og hvilke arbeidstyper som eventuelt kan faktureres timebasert etter Bilag 6?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepet «vederlagsfritt» kan gi rom for tolkning. Vi må avklare scope for å gi korrekt pris og riktig forventningsstyring i kontrakten.

   Kilde: Bilag 1: «Leverandøren skal sørge for installasjon, konfigurasjon og vedlikehold av SAM-løsningen… vederlagsfritt… (SaaS)» samt «Leverandøren har ansvar for drift og vedlikehold…»

3. Bilag 1 beskriver at leveransen skal «fungere sammen med Kundens eksisterende tekniske plattform», og at dere har Intune, VMware/Citrix og bruker Azure. Hvilke konkrete integrasjonsgrensesnitt forventer dere at SAM-løsningen og/eller CSP-portal skal støtte (f.eks. API-er, SSO/Entra ID, Manuell dataimport, e-postvarsel, eksport til rapportformat), og i hvilken grad skal dette være «inkludert» uten tilleggskost?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadsdrivere ligger ofte i integrasjon og tilgangsstyring. Vi må avklare forventet teknisk omfang før vi kan prise riktig.

   Kilde: Bilag 1: «Leveransen skal fungere sammen med Kundens eksisterende tekniske plattform» og «servermiljø/klientmiljø…»

4. I SSA-L punkt 9.2.3 fremgår standard dagbot: 0,15 % av avtalt vederlag per kalenderdag, maksimalt 100 dager. Dere viser til at «andre dagbotsatser… kan avtales i bilag 3». I deres vedlegg/datadokumentutdrag ser vi ikke konkrete dagbotsatser. Kan dere bekrefte om det er avtalt egne dagbotssatser/milepæler i Bilag 3 for denne anskaffelsen, og i så fall sende eksakt liste over dagbøtteleveranser/milepæler og beregningsgrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden kontrakten kan inneholde andre dagbøter/milepæler enn standard, må vi vite eksakt sanksjonsrisiko for å prise riktig og vurdere leveranserisiko.

   Kilde: SSA-L: punkt 9.2.3 «Dagbot ved forsinkelse»; og Bilag 3 henvisning

5. SSA-L punkt 9.2.4 sier at «økonomisk kompensasjon for brudd på avtalt tjenestenivå» følger standardiserte satser i Bilag 4. I utdraget ser vi kun at Bilag 4 finnes. Kan dere gi Bilag 4 i sin helhet (eller oppgi hvilke SLA-satser/kompensasjonsmatrise som gjelder), inkludert definisjonene av hvilke hendelser som utløser kompensasjon og hvordan kompensasjon beregnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tjenestenivå/kompensasjon påvirker både risiko og prising direkte. Leverandøren trenger de konkrete satser og definisjoner for å kunne tilby og prise.

   Kilde: SSA-L: punkt 9.2.4 «Økonomisk kompensasjon for brudd på avtalt tjenestenivå»; Bilag 4 «Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner»

6. I Bilag 1 fremgår det at leverandøren skal tilby «statusmøter kvartalsvis» og at det skal gjennomgås «prisjusteringer». Hvordan skal prisjusteringer håndteres i praksis: (1) hvilke elementer kan justeres (f.eks. lisenser, abonnement, tjenestepris), (2) hvilken dokumentasjon krever dere, og (3) hva er møtets rolle vs. formelle varslingskrav etter SSA-L punkt 4.5?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi trenger å vite prosedyre og hvilke prismodeller som er aktuelle for å sikre samsvar med varslingskrav og for å unngå avvik som gir mislighold.

   Kilde: Bilag 1: «Det skal gjennomføres statusmøter kvartalsvis… Prisjusteringer…» samt SSA-L punkt 4.5 «Prisendringer»

7. Bilag 1 sier at leverandøren skal være «tilknyttet Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) program», og at «CSP-lisensene skal automatisk kunne tilordnes og tilgjengeliggjøres i Patentstyrets Azure portal». Kan dere spesifisere hvilken Microsoft-rolle/tilgang dere forventer at leverandør skal ha (f.eks. hvilke Azure/Microsoft Entra roller), og hvordan dere ser for dere “tilordning” (automatisk etter definert mapping, selvbetjening via portal, eller manuell gjennomføring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgangsbehov og “automatisering” påvirker både teknisk løsning, sikkerhetsoppsett og kostnad/risiko.

   Kilde: Bilag 1: krav «Leverandør skal være tilknyttet Microsoft CSP»; «CSP-lisensene skal automatisk kunne tilordnes… i Patentstyrets Azure portal»

8. Bilag 1 sier at leverandøren skal «være en Software Asset Management (SAM) partner… med lisensrapportering hvert kvartal på Microsoft og Adobe produkter» og «levere et verktøy for å hente ut data om bruk av lisenser…». Hvilke rapport-/leveranseformater forventer dere for kvartalsrapportene (f.eks. PDF/Excel/PowerBI), og er det krav til innholdsdimensjoner (som “shadow IT”, risikonivå, bestille-/optimaliseringsforslag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise rapporterings- og analyseomfanget må vi forstå forventede leveranseformater og detaljnivå i kvartalsrapportene.

   Kilde: Bilag 1: «…lisensrapportering hvert kvartal…» og «…verktøy for å hente ut data…»

9. I Bilag 3 fremgår det at full plan skal utarbeides etter kontraktsinngåelse, men at tjenesten skal være tilgjengelig innen 3 måneder etter oppstart 01.10.26. Hvilke leveranser/krav forventer dere som minimum må være “ferdige” før tjenesten anses tilgjengelig (f.eks. ferdig installasjon/konfigurasjon, første discovery/inventar, oppstart av kvartalsrapportering, tilgang til CSP-portal, SSO på plass)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilgjengelighetskriterier og hva som inngår i “klar til drift” påvirker plan, bemanning og risiko.

   Kilde: Bilag 3: Plan for etableringsfasen (tjenesten tilgjengelig innen tre måneder)

10. Konkurransegrunnlaget åpner for bestilling av Azure-skytjenester “etter behov” og anslår ca. 1 MNOK årlig, men at oppdragsgiver kan bestille “utenom avtalen”. Kan dere avklare hvordan dette skal forstås i kontrakten: (1) om Azure-varer/tjenester bestilt utenom avtalen kan påvirke omfanget av SAM-løsningen og rapporteringen, (2) om alle Azure-logg-/kostnadsdata fortsatt forventes inkludert i verktøyet uavhengig av bestillingskanal, og (3) hvordan fakturagrunnlaget skal avgrenses mellom avtalen og eventuelle eksterne rammer?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Avgrensning mellom avtaleomfang og “utenom avtalen” påvirker både data scope, rapporteringsplikt og prising/fakturagrunnlag.

    Kilde: Regler for konkurransen punkt 2.1 og 2.2 (Azure etter behov) samt Bilag 1 «Azure-skytjenester (etter behov)…»