Anskaffelse av skrivere og multifunksjonsmaskiner med sikker print

Avtale om løpende tjenestekjøp over internett (SSA-L) for skrivere og multifunksjonsmaskiner med sikker print, inklusive leie av utstyr, etablering, drift/vedlikehold, dokumentasjon/opplæring, samt håndtering av avvik og forbehold i tilbud.

• Hvis tilbudet inneholder avvik/forbehold mot konkurransedokumentene: avvik/forbehold skal føres i Vedlegg 3 – Avvik og forbehold.Kilde: A.01 Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (seksjon «Avvik»)
• Avvik/forbehold skal være presise og entydige; Oppdragsgiver vurderer vesentlighet. Kun ett avvik/forbehold per tabell ved innsending.Kilde: A.03 Vedlegg 3 - Avvik og forbehold (innledende før tabell)
• Ved signering av tilbudsskjema: leverandøren bekrefter at avtalens forhold/krav/vilkår aksepteres dersom ikke annet fremgår ved avvik/forbehold.Kilde: A.01 Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (seksjon «Avvik» og signatur)
• Hvis «fullmakt i kraft av stillingen» ikke krysset: skriftlig fullmakt ligger ved (som del av tilbud/elektronisk signering).Kilde: A.01 Vedlegg 1 - Tilbudsskjema (seksjon «Fullmakt»)
• Forpliktelseserklæring: støtteforetak forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til disposisjon (skal signeres).Kilde: A.02 Vedlegg 2 - Forpliktelseserklæring (Erklæring og signatur)
• Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår skal gis (bekreftelse på at ansatte/innleide ikke har dårligere vilkår; kan inkludere underleverandører som direkte medvirker).Kilde: B.05.1 SSA-L Bilag 5 Vedlegg 1 – Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren har ansvar for at tjenesten oppfyller krav i bilag 1 og 2 innen frister i bilag 3; drift av tjenesten er inkludert i vederlaget.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 2.1)
• Leverandøren skal håndtere uønskede hendelser etter rutiner og frister i bilag 4.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 2.1)
• Tjenesten inkluderer godkjenningsprøve; Kunden kan ikke underkjenne ved uvesentlige feil (A/B/C-feil definert).Kilde: B.00 SSA-L (punkt 3.3)
• Dokumentasjon skal være på norsk (hvis ikke annet avtalt), datert og siste versjon; leveres senest når godkjenningsprøven starter (hvis ikke annet avtalt).Kilde: B.00 SSA-L (punkt 3.4)
• Standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold inngår i vederlaget med mindre annet angis i bilag 6.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 3.5)
• Prisene oppgis ekskl. mva. (toll/andre avgifter inkludert med mindre annet avtalt). Leverandør kan revidere kundens bruk for å verifisere vederlag.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 4.1)
• Elektronisk faktura i godkjent standardformat er et krav; manglende etterlevelse kan gi tilbakehold av betaling.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 4.2)
• Varighet: 3 år fra leveringsdag, automatisk fornyelse 1 år om gangen; oppsigelse med 3 mnd (Kunden) / 12 mnd (Leverandøren). Avtalen trer i kraft ved signering.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 5.1)
• Avbestilling: Kunden kan avbestille med 3 mnd skriftlig varsel; avbestillingsbetaling inkluderer til gode-beløp, dokumenterte direkte kostnader og avbestillingsgebyr 10 % av siste 3 mnd fakturert vederlag (med mindre annet avtalt).Kilde: B.00 SSA-L (punkt 5.2)
• Informasjonssikkerhet: Leverandør skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, integritet/tilgjengelighet, hindre endring/sletting og angrep; skal holde data atskilt og sikre tredjepartstilbydere.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 6.1)
• Personopplysninger: beskrivelse/tilfredsstillende behandling skal fremgå av bilag 2; dokumentasjon skal være tilgjengelig for kunde/revisorer og tilsyn; underleverandør krever tillatelse; data skal ikke overføres utenfor EØS uten overføringsgrunnlag.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 6.2)
• Kunden beholder eiendomsrett til data; Leverandør har ikke tilbakeholdsrett i kundens data.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 7.2)
• Ved tap/ødeleggelse av data skal Leverandøren gjenopprette/rekonstruere uten ugrunnet opphold; kostnadsansvar reguleres av årsak (leverandør vs. tredjeparter/kunde).Kilde: B.00 SSA-L (punkt 8)
• Mislighold: Kunden kan reklamere skriftlig innen rimelig tid; Leverandøren har avhjelpsplikt og kan gi prisavslag ved manglende avhjelp; dagbot for forsinkelse beregnes og utløser hevingstilgang etter regler.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 9.1 og 9.2)
• Taushetsplikt: konfidensielle opplysninger skal ikke deles uten samtykke; kan gi unntak ved offentlighet/innsyn etter lov.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 11.3)
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør/underleverandører skal sikre vilkår i tråd med allmenngjøring/landsomfattende tariff; dokumentasjon via egenerklæring/tredjepart i bilag 5; kunde kan holde tilbake kontraktssum ved brudd.Kilde: B.00 SSA-L (punkt 11.2)
• Leieavtalen (utstyr): Leverandøren installerer som del av leieprisen (ikke særskilt fakturert); leveranse skal skje innen frister i bestilling og leveres DDP (Incoterms 2020).Kilde: B.10.2 SSA-L Bilag 10 Vedlegg 2 (Leieavtalen) punkt 2.1.2 og 2.1.4
• Leieavtalen (dokumentasjon): brukerveiledning/dokumentasjon skal være i papirformat (for sluttbrukere), lett forståelig og på norsk; elektronisk oversikt over identifikatorer (serienummer/MAC, utstyrstype/modell, koststednummer) skal leveres senest leveringsdag (CSV eller tilsvarende).Kilde: B.10.2 SSA-L Bilag 10 Vedlegg 2 (Leieavtalen) punkt 2.1.3
• Leieavtalen (kundens plikter): Kunden må undersøke mottatt utstyr og fremme reklamasjon skriftlig innen 10 virkedager etter fysisk levering og bekreftet mottak.Kilde: B.10.2 SSA-L Bilag 10 Vedlegg 2 (Leieavtalen) punkt 2.2.2
• Leieavtalen (tilbakelevering): Kunden skal slutte å bruke ved opphør og tilbakelevere innen 20 virkedager; ved forsinkelse kan forsinkelsesrente kreves; unormal slitasje/skader skal meldes senest 10 virkedager etter mottak.Kilde: B.10.2 SSA-L Bilag 10 Vedlegg 2 (Leieavtalen) punkt 2.2.5
• Leieavtalen (eiendom/rettigheter): Utstyret forblir Leverandørens eiendom; Kunden har bruksrett i kontraktsperioden og begrenset disposisjonsrett til programvare/dokumentasjon uten tidsbegrensning.Kilde: B.10.2 SSA-L Bilag 10 Vedlegg 2 (Leieavtalen) punkt 4

• Dokumentteksten inneholder ikke konkrete kvalifikasjonskrav (kun avvik/innleveringer og generelle kontraktsbestemmelser).
• Tildelingskriterier og vekt er ikke synlig i innsendt tekst.
• Leieavtalens mislighold/forventede sanksjoner er ikke fullstendig gjengitt (teksten slutter midt i «6.1 LEVERANDØRENS MISLIGHO»).
• Leveringsfrist/leveransemeldingstidspunkter er ikke oppgitt; det refereres til bilag 3/4/6 som ikke er inkludert her.
• «Avvik og forbehold»-vedlegget har plassholdere for henvisning/bestemmelsestekst; ingen konkrete avvik er listet i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen fremgår det at tildelingskriteriene er Pris (40 %), Kvalitet (30 %) og Klima og miljø (30 %). Kan dere presisere hvilke konkrete elementer/underkriterier innen «Kvalitet» som evalueres basert på SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1 (kundens krav og leverandørens løsningsbeskrivelse), SSA-L Bilag 3 (Plan for etableringsfasen) og SSA-L Bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner), og hvordan disse vektes eller rangeres i scoring (0–10)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kobling mellom dokumentene og hvordan kvalitet/kompensasjoner faktisk gir poeng kan gi feil prising og feil fokus i tilbudsdokumentasjonen.

   Kilde: Pkt. 7.1 Tildelingskriterier og pkt. 7.3 Evaluering av tilbud

2. Dere oppgir at evalueringen av Pris skal følge «hybridmodellen» fra Oslo kommune med knekkpunkt fastsatt til 2,5. Kan dere forklare hvilke(n) konkrete prispunkter/linjer i «SSA-L Bilag 6 Vedlegg 1 – Prisskjema» som inngår i beregningsgrunnlaget for hybridmodellen (f.eks. om det er summen av alle segmenter, kun enkelte kostnadskomponenter, og hvordan opsjoner/endringer eventuelt håndteres hvis de finnes i prisskjemaet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som faktisk skal summeres inn i prismodellen for å kunne prise riktig og unngå at tilbudet får uventede scoringseffekter.

   Kilde: Pkt. 7.1 Tildelingskriterier (Pris) og pkt. 7.3 Evaluering av tilbud

3. I endringsloggen fremgår det at «segment 5 skal leies (ikke kjøpes)» og at kjøpselementet er fjernet, slik at alle segment utelukkende skal kunne leies. Kan dere bekrefte at samtlige priskomponenter i prisskjemaet (SSA-L Bilag 6 Vedlegg 1) er utformet kun for leie-/tjenesteytelser (uten kjøpspris/engangskost for segment 5), og at det ikke vil bli etterspurt en separat «kjøpsopsjon»-pris i evalueringen eller i avtalestrukturen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringen fra kjøp til leie påvirker både kalkyle, kontantstrøm og risiko. Leverandøren må forsikre seg om at prisskjemaet og evalueringen ikke «forventer» en kjøpskomponent som ikke lenger gjelder.

   Kilde: A.05 Vedlegg 5 – Endringslogg – Reviderte konkurransedokumenter

4. Konkurransegrunnlaget viser til at leveringsfrist/leveransemelding og detaljer om etableringsfase finnes i SSA-L Bilag 3/4/6, men disse er ikke gjengitt i utdraget dere har sendt i konkurransegrunnlaget. Kan dere oppgi/bekrefte: (1) når leveransen skal være «tilgjengelig» (tjenesten klar) for hvert segment/lokasjon, (2) om det er milepæler med dagbot-satser, og (3) hvilken maksimal «leveransemeldingstid» dere forventer fra leverandørens side?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne beregne kostnader til etablering, bemanning og buffer mot dagbøter, og forstå hvilke frister som faktisk er dagbotbelagte.

   Kilde: Pkt. 2.4 Fremdriftsplan + SSA-L pkt. 3.2/3.3 og pkt. 9.2.3 Dagbot ved forsinkelse (detaljer antas å ligge i bilag 3)

5. I SSA-L (generell avtaletekst) punkt 9.2.4 og 9.2.1 fremgår det at dere bruker «standardiserte satser» for økonomisk kompensasjon ved brudd på avtalt tjenestenivå, og at avhjelp/abonnement/tilbakehold kan knyttes til mislighold. Kan dere bekrefte at dere i SSA-L Bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner) oppgir (1) hvilke tjenestenivåbrudd som gir kompensasjon, (2) hvordan kompensasjonen beregnes (satser/perioder), og (3) hvilke forutsetninger som gjelder før kompensasjon utløses?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkret kompensasjonslogikk kan leverandøren ikke vurdere risiko og prise riktig, og det er direkte koblet til tildelingskriteriet Kvalitet (30 %).

   Kilde: Pkt. 7.1 Kvalitet (SSA-L Bilag 4) samt SSA-L pkt. 9.2.1 og 9.2.4

6. Endringsloggen sier at «krav om direkte utskrift er fjernet» og at «krav om bevegelsessensor er fjernet», samt at papirkapasitet er endret fra S-krav til B-krav. Kan dere utdype hvordan disse kravendringene påvirker evalueringsgrunnlaget for Kvalitet (pkt. 7.1), dvs. om leverandørens løsningsbeskrivelse fortsatt skal adressere tidligere bortfalte kravområder, eller om evalueringen kun tar utgangspunkt i gjeldende versjon av Kundens kravspesifikasjon (SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om «referanser» til bortfalte krav vil gi uttelling, medføre avvik eller være irrelevant i evalueringen.

   Kilde: A.05 Vedlegg 5 – Endringslogg – Reviderte konkurransedokumenter

7. I konkurransegrunnlaget fremgår det at «Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse» og «ingen tilbudsbefaring», men at dokumentasjon skal leveres for evaluering (inkl. utfylt prisskjema og løsningsbeskrivelse). For å unngå tolkning som skaper avvik: kan dere bekrefte om dere har et teknisk basisgrunnlag for eksisterende miljø som leverandør må hensynta (f.eks. gjeldende utskriftssystem/utskriftsadministrasjon, sikker sone, integrasjoner), og i så fall hvor dette er beskrevet i SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1 eller andre bilag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklarte forutsetninger kan leverandøren beskrive feil løsning og risikere avvik eller feilkalkulert etablerings-/integrasjonskost.

   Kilde: Pkt. 2.5 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring + Pkt. 7.1 Kvalitet (SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1) + endringslogg om «sikker sone»

8. SSA-L generell avtaletekst og leieavtalen omtaler installasjon, dokumentasjon, og at utstyr skal leveres med identifikatoroversikt. Kan dere bekrefte konkrete krav til format og hyppighet for leverandørens «oversikt over identifikatorer» (CSV m.m.) ved utrulling (enkeltleveranser vs. samlet), og om serienummer/MAC-adresse skal leveres per leveringsordre eller samlet per segment/lokasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leveransemetode, kvalitetssikring og ressursbruk i etableringsfasen og kan påvirke godkjenning/oppstartstid.

   Kilde: B.10.2 SSA-L Bilag 10 Vedlegg 2 – Kontraktsvilkår for leie av utstyr (leieavtalen) pkt. 2.1.3 Dokumentasjon

9. I konkurransegrunnlaget fremgår det at det ikke kan leveres alternative tilbud/parallelltilbud og at det ikke er anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen. Samtidig skal leverandøren fylle ut SSA-L prisskjema og løsningsbeskrivelse. Kan dere avklare hvordan dere håndterer eventuelle segmentvariasjoner i leveranse (f.eks. ulik maskintype/konfigurasjon per segment/lokasjon) innenfor kravet om å levere ett samlet tilbud, og hvordan dette skal beskrives i «Leverandørens løsningsbeskrivelse» (SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan det praktisk skal dokumenteres at forskjellige løsninger innenfor samme tilbud fortsatt oppfyller kravene uten å havne i «avvik» eller feil dokumentasjon.

   Kilde: Pkt. 6.1.1 Tilbud på hele eller deler av leveransen + Pkt. 6.1.2/6.1.3 + Pkt. 7.1 Kvalitet (SSA-L Bilag 1 Vedlegg 1)

10. SSA-L generell avtaletekst omtaler informasjonssikkerhet og databehandleravtale. I konkurranseutdraget er det ikke synlig hvilke sikkerhets-/personvernkrav som er satt i bilag til SSA-L (f.eks. hva som er «styringssystem for informasjonssikkerhet» i praksis og eventuelle krav til sikkerhetsrevisjoner, rapportering og underleverandører). Kan dere bekrefte hvor leverandøren finner: (1) eventuelle konkrete krav til sikkerhetsrevisjoner og rutiner for avviksmelding (utover generisk tekst), (2) krav til underleverandører for sikker print/managed print, og (3) om det finnes krav om at løsningens «sikker sone» må kjøre uten internettilgang?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Sikker print og personsensitive data gjør at detaljer om sikkerhetskrav og underleverandørbruk må være avklart før prising/tilbudsdokumentasjon for å unngå vesentlige avvik og kontraktsrisiko.

    Kilde: SSA-L pkt. 6.1/6.2 + B.11 Databehandleravtale (Bilag 11) + endringslogg om «sikker sone» definisjon