Harstad Kommune
Kjøp av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune
Bakgrunn
Harstad kommune med samarbeidskommuner har behov for å fornye og supplere møbler til kontorer, møterom og fellesarealer på flere lokasjoner. Behovet omfatter utskifting av eldre møbler, etablering av nye arbeids- og møteplasser samt oppgradering av møterom for å forbedre funksjonalitet og brukskvalitet.
Anskaffelsen skal dekke kommunens behov for helhetlige arbeids- og møtemiljøer som støtter ulike arbeidsformer. Kommunen etterspør møbelløsninger med god ergonomi, komfort, fleksibilitet og kvalitet, som tåler daglig bruk over tid. Løsningene skal fungere på tvers av ulike soner og lokaler, og være enkle å rengjøre og vedlikeholde.
Møblene skal benyttes i åpne kontorlandskap, cellekontorer, møterom i ulike størrelser samt resepsjons-, lounge- og samhandlingssoner. Anskaffelsen omfatter derfor et bredt spekter av møbeltyper og skal dekke kommunens behov for funksjonelle og sammenhengende møbleringsløsninger på tvers av lokasjoner.
Beskrivelse av oppdraget
Oppdraget gjelder levering av kontor- og møteromsmøbler.. Leveransen omfatter blant annet skrivebord, høydejusterbare arbeidsbord, ergonomiske kontorstoler, møtebord, møtestoler, oppbevaringsløsninger, skjermvegger samt lounge-, resepsjons- og samhandlingsmøbler.
Møblene skal dekke behov i åpne kontorlandskap, cellekontorer, små, mellomstore og store møterom samt resepsjons-, lounge- og samhandlingsområder. Anskaffelsen omfatter både utskifting av eksisterende møbler og innredning av nye arbeids- og møteplasser.
Leveransen skal være komplett og inkludere innbæring, montering, plassering og funksjonstesting. Det etterspørres møbler med god kvalitet, komfort og ergonomisk utforming, samt slitesterke og rengjøringsvennlige overflater. Møblene skal ha et helhetlig uttrykk og være egnet for fleksibel bruk og enkel ommøblering ved endrede behov.
For å redusere risikoen for strategisk prising skal tilbudte produkter og priser være representative for det reelle sortimentet, variasjon i størrelse, og det forventede behovet i avtaleperioden. Eventuelle vesentlige avvik i prisnivå mellom sammenlignbare produktkategorier kan bli gjenstand for nærmere vurdering.
Estimert verdi pr. kommune
Kommune............................ Estimat basert på statistikk............. Maksverdi
Harstad Kommune............... 8 000 000........................................ 12 000 000
Tjeldsund Kommune........... 2 400 000.......................................... 4 000 000
Lødingen Kommune............ 1 400 000.......................................... 3 000 000
Kvæfjord Kommune............ 1 400 000 ..........................................3 000 000
Ibestad Kommune ...............1 400 000......................................... 3 000 000
Sum.....................................14 600 000 ......................................25 000 000
Estimatene er ikke bindende for oppdragsgiverne, faktisk uttak avhenger av budsjett og prioriteringer.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Endringer i kunngjøringen
- Gjeldende versjonÅpne
- Denne versjonen (original)du er her
Original og alle versjoner er tilgjengelig her.
Sammendrag
Anbudsradar
Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) for kjøp/levering av kontor- og møteromsmøbler til Harstad kommune med samarbeidskommuner på flere lokasjoner. Rammeavtale over 2 år med opsjon 1+1 år, og leveransen skal være komplett inkl. innbæring, montering, plassering og funksjonstesting, samt oppfølging/service og kostnadsfri retur ved feil leveranser.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Firmaattest (registrering, signaturrett og prokura).
Dokumentasjon: Hentes automatisk via eBevis / firmaattest fra Foretaksregisteret.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 1 (Firmaattest) - Leverandøren skal ikke være under konkursbehandling, oppløsning eller tvangsoppløsning.
Dokumentasjon: Verifiseres automatisk via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 2 (Ikke under konkurs eller oppløsning) - Skatteattest (påbudt for anskaffelser over 500 000 kr ekskl. mva.).
Dokumentasjon: Kan ivaretas som kvalifikasjonskrav verifisert via eBevis.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 3 (Skatteattest) - Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten; kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff forvalt.
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 4 (Økonomisk og finansielle kapasitet) - Relevant erfaring: oppgi minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.
Dokumentasjon: Referanser oppgis i tilbudet (ingen ytterligere form i teksten).
Kilde: Konkurransedetaljer – Kvalifikasjonskrav, nr. 5 (Referanser)
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Elektronisk innlevering av tilbud (påkrevd).Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk innlevering
- Elektronisk signering er valgfritt.Kilde: Innleveringsvilkår – Elektronisk signering
- Tilbud skal leveres på norsk.Kilde: Innleveringsvilkår – Tillatte språk
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 24.08.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Klima og miljø | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Kvalitet | 40 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Pris | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Leveransen skal være komplett: innbæring, montering, plassering og funksjonstesting.Kilde: Oppdragets beskrivelse – Beskrivelse av oppdraget
- Møblene skal leveres kostnadsfritt ferdig montert og plassert i angitt rom/etter bestillers plassering (med unntak ved Kan kravet oppfylles).Kilde: Bilag 1 / Kravspesifikasjon – Krav montering og plassering
- Leveringstid: fra mottatt bestilling til ferdig levert og montert i oppdragsgivers lokaler maks 8 uker; døgnmulkt ved forsinkelse.Kilde: Bilag 1 / Kravspesifikasjon – Leveringstid
- Retur av feil leverte varer og reklamasjoner skal skje kostnadsfritt når avtalt med bestillende enhet.Kilde: Bilag 1 / Kravspesifikasjon – Retur
- Oppfølgingsservice: kostnadsfritt i avtaleperioden, inkludert justering, etterstramming og avdekking av feil som dekkes av garanti/reklamasjon.Kilde: Bilag 1 / Kravspesifikasjon – Krav oppfølgingsservice
- Fast kontaktperson tilgjengelig 08:00–16:00, med dokumentasjonskrav (navn og kontaktinfo). Statusmøter årlig og oppfølgingsmøter ved behov.Kilde: Bilag 1 / Kravspesifikasjon – Fast kontaktperson
- Kvalitets- og produktkrav: minst 5 års garanti mot material- og produksjonsfeil; fabrikkmerket eller digital tilgjengelig produktinformasjon; reservedeler/slitedeler tilgjengelig minst 10 år (eller erstatningsdel); steg-for-steg instruksjoner og servicemanualer digitalt gratis.Kilde: Bilag 1 / Kravspesifikasjon – Produktgaranti; Produktinformasjon om demontering, reparasjon og tilgang på reservedeler
- Miljø/produktkrav: ingen flammehemmere; brannkrav med standarder (NS-EN 1021-2 for stoppede møbler; NS-EN 597-2 for madrasser/stoppede sengebunner); ikke bruk av PVC (unntak for elektriske kabler); robust tekstilstandard/dokumenterte testkrav (tekstiler).Kilde: Bilag 1 / Kravspesifikasjon – Brannsikkerhet og å unngå bruk av flammehemmere; Unngå bruk av PVC; Robuste tekstiler på møbelprodukter
- Elektronisk fakturering med EHF: EHF faktura obligatorisk til kommunene; godkjente formater EHF v3.0 eller nyere og PEPPOL BIS Billing v3.0 eller nyere.Kilde: Vedlegg/ Dokument – Krav til merking av EHF faktura, pkt. 1 Krav om elektronisk fakturering
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Teksten viser kun generelle avvisnings-/ESPD-retningslinjer for straffedommer/skattemessige forhold/insolvens m.m., men beskriver ikke eksplisitt hvilke tilleggsdokumenter som må lastes inn utover firmaattest/konkurs/skatteattest via eBevis og referanser.
- Flere produkt- og kvalitetskrav i bilag 1 er formulert med “Kan kravet oppfylles” uten utfylling i teksten, så graden av dokumentasjonskrav per delkrav kan ikke utledes fullt ut for alle punkter.
- Prisskjemaets innhold/format og hvordan “tilknyttede prisskjema”-data konkret vektes i evalueringen er ikke beskrevet i detalj i utsnittet (kun at miljø/klima og pris vurderes via prisskjema).
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
I bilag 1 (Kravspesifikasjon) står flere steder «Kan kravet oppfylles» og det er beskrevet dokumentasjonsmåter (f.eks. Møbelfakta/sertifikat, testrapporter). Kan dere bekrefte hvilken dokumentasjon som skal lastes inn for hvert delkrav i selve tilbudet (hvilke konkrete dokumenttyper og om det skal gjelde alle produktkategorier eller bare de relevante)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilken dokumentasjon som forventes for å dokumentere hvert kvalitets-/miljøkrav, ellers er det risiko for manglende tilbudsoppfyllelse eller unødvendig ressursbruk.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 3.1–3.14 (f.eks. «Møbler med høy kvalitet…», «Produktinformasjon om demontering…», «Robuste tekstiler…», «Miljøvennlig emballasje», «Unngå bruk av PVC»)Bilag 1 beskriver «Møbelproduktene… skal minst overholde fastsatt nivå som listet opp hos møbelfakta (Møbelfakta/).» Hvilke konkrete krav-/nivåer i Møbelfakta er relevante for denne konkurransen (og gjelder dette for alle produktkategorier i anskaffelsen, eller bare enkelte)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uten å vite hvilke Møbelfakta-nivåer som er forventet per produktkategori kan leverandøren prise feil produkter/alternativer eller levere dokumentasjon som ikke samsvarer med tersklene.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 3.1 «Møbler med høy kvalitet etter produktstandard»For kvalitetskravet knyttet til ISO 14024 Type I miljømerke: Kan dere bekrefte om dere krever at leverandøren skal levere lisensnummer og et dokument som viser hvilke standarder som er oppfylt, men at disse kun kan gjelde for de produkter som faktisk er miljømerkede (og ikke nødvendigvis hele sortimentet)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet rundt omfanget av miljømerke-/lisenskrav påvirker både produktvalg og dokumentasjonsopplegg.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 3.1 «Møbler med høy kvalitet…» (lisensnummer/ISO 14024 Type I)I bilag 1 «Robuste tekstiler…» er det angitt nivåer og testmetoder (f.eks. pilling, Martindale, fargeekthet). Kan dere presisere om dokumentasjonen skal dokumentere sluttproduktet (møbeltrekket som en integrert del), eller om det er tilstrekkelig at produsent av tekstil dokumenterer for tekstilen (som så leveres i de aktuelle møbelmodellene)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvor testrapportene må hentes fra og hvilke erklæringer leverandøren må kunne fremskaffe for hver tekstilvariant.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 3.5 «Robuste tekstiler på møbelprodukter»Bilag 1 «Enkel rengjøring av møbler» sier at avtagbare trekk skal være merket med type materiale og vaskeanvisning, og at trekk kan vaskes ved bestemte grader (60/40/30). Kan dere bekrefte om dere forventer at merking/vaskeanvisning er del av leveransen (praktisk/innvendig på produktet), og hvordan dere vil at dette skal dokumenteres i tilbudet (f.eks. bilder, datablad, prøvetrekkdokumentasjon)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hva som er krav til fysisk merking ved levering vs. dokumentasjon i tilbudet, for å sikre at kravet kan oppfylles og ikke blir et avvik ved leveranse.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 3.6 «Enkel rengjøring av møbler»Bilag 1 «Produktgaranti»: Kan dere bekrefte at kravet «minimum 5 års garanti mot material- og produksjonsfeil» gjelder alle produktkategorier dere bestiller under rammeavtalen, inkludert f.eks. modul-/skillevegger og tekstil-/polstrede komponenter, og at garantien skal være inkludert i enhetsprisene (ikke som opsjon)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Garantivilkår og hvor de skal prises inn påvirker risiko, margin og hvilken prisstruktur leverandøren bør tilby.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 3.3 «Produktgaranti»Bilag 1 «Krav montering og plassering» sier «Møblene skal kostnadsfritt være ferdig montert og plassert… Unntak: Kan kravet oppfylles». Kan dere avklare hva som eventuelt kan utgjøre et «unntak» i denne konkurransen, og om noen produktgrupper kan leveres uten montering/plassering (i så fall hvilke)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare unntak kan gi leverandøren feil kostnadsforutsetning og risiko for pris-/leveranseavvik.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 3.13 «Krav montering og plassering»Bilag 1 «Leveringstid»: Det står at levering/montering fra mottatt bestilling skal være maks 8 uker og at det påløper døgnmulkt ved forsinkelser. Kan dere opplyse døgnmulkt-sats og hvordan den beregnes (og om den gjelder både levering og montering, eller kun samlet ferdig leveranse)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Mulkt er en direkte økonomisk risikofaktor som leverandøren må kunne kalkulere og vurdere leveransegjennomførbarhet opp mot.
Kilde: Bilag 1 Kravspesifikasjon 4.3 «Leveringstid»Tildelingskriteriene oppgir vekting: Klima og miljø 30%, Pris 30%, Kvalitet 40%, og «pris vurderes via prisskjema». Kan dere beskrive hvilken informasjon i prisskjemaet som gir poeng under klima/miljø (f.eks. hvilke kolonner/ytelsestall som skal brukes) og hvilken metode dere bruker for å omregne tilbudte «miljømerkede produkter» til poeng innen 30%?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig hvordan klima/miljø-delen prises og evalueres for å kunne optimalisere produktmiks og pris uten å risikere lav uttelling.
Kilde: Konkurransegrunnlag «Tildelingskriterier» (Klima og miljø 30%, Pris 30%, Kvalitet 40%) samt Bilag 1 2.1 «Miljømerkede produkter…»Rammeavtalen angir varighet 2 år (1+1 år) og estimert verdi per kommune, men «faktisk uttak… ikke bindende». Kan dere gi et praktisk anslag for hvordan bestillingene typisk fordeles per kommune og produktkategori (f.eks. antall bestillinger per år eller forventet volumfordeling), slik at vi kan prise kapasitet, inntransport/montering og reservedels-/servicekostnader riktig?
Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om uttak ikke er bindende, trenger leverandøren et realistisk volum-/frekvensbilde for å prise ressursbruk og serviceoppgaver riktig i en kontrakt med leverings- og serviceforpliktelser.
Kilde: Konkurransegrunnlag «Beskrivelse av oppdraget» (komplett levering/innbæring/montering/funksjonstesting) og «Estimert verdi pr. kommune… estimatene er ikke bindende» samt Bilag 1 «Service», «Levering og leveringssted»
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →