Renovasjonstjenester for næringsavfall

Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og III) for innsamling, transport og behandling av næringsavfall for Harstad kommune og samarbeidskommunene (Harstad, Kvæfjord, Tjeldsund og Lødingen). Konkurransen er organisert med 2 delkontrakter: (1) Lødingen kommune og (2) Harstad/Kvæfjord/Tjeldsund kommune. Leveransen omfatter periodisk henting og bestillingsoppdrag, håndtering av flere avfallsfraksjoner (bl.a. matavfall, glass/metall, papp, plast, restavfall, farlig avfall, EE-avfall, konfidensielt avfall, smitteavfall), digital sporbarhet/kundeportal og rapportering. Kontraktsmal: NS9430 med endringer. Oppstart 01.04.2027, varighet til 31.03.2032 med opsjoner 1+1 år. Tildeling basert på pris (50%), miljø (30%) og kvalitet (20%).

• Leverandøren skal ha tredjepartssertifisert miljøledelsessystem eller -standard (dokumenteres med EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende). Dersom i prosess: bekreftelse fra akkrediteringsorgan og beskrivelse; gyldig attest oversendes innen utløpet av første avtaleår.

  Dokumentasjon: Attest/sertifikat for EMAS/ISO 14001/Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Ved prosess: bekreftelse + beskrivelse av utført/gjenstår.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav (nr. 1 Miljøstyringssystem)
• Leverandøren skal fremlegge skatteattest (skatter og avgifter betalt). Verifiseres automatisk via eBevis (Altinn-samtykke).

  Dokumentasjon: Skatteattest via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav (nr. 2 Skatteattest) / Delkontrakt 2 – Kvalifikasjonskrav (nr. 3)
• Firmaattest fra Foretaksregisteret (registrering, signaturrett og prokura). Hentes automatisk via eBevis.

  Dokumentasjon: Firmaattest via eBevis.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav (nr. 3 Firmaattest) / Delkontrakt 2 – Kvalifikasjonskrav (nr. 4)
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting. Dokumentasjon: beskrivelse av metoder for kvalitetssikring; ved ISO 9001 eller tilsvarende kan kopi av gyldig sertifikat legges ved.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring, ev. kopi av gyldig ISO 9001/tilsvarende sertifikat.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav (nr. 4 Kvalitetsikringssystem) / Delkontrakt 2 – Kvalifikasjonskrav (nr. 1 Kvalitetsikringssystem)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig). Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff Forvalt AS.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver-innhenting via Proff Forvalt AS (ingen særskilt innsendt dokumentasjon angitt).

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav (nr. 5 Økonomisk og finansiell kapasitet) / Delkontrakt 2 – Kvalifikasjonskrav (nr. 5)
• Dokumentasjon av relevant erfaring gjennom referanser: oppgi inntil tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.

  Dokumentasjon: Referanseliste (inntil 3) med opplysninger om tilsvarende oppdrag.

  Kilde: Delkontrakt 1 – Kvalifikasjonskrav (nr. 6 Referanser) / Delkontrakt 2 – Kvalifikasjonskrav (nr. 6 Referanser)
• Avvisningsgrunner aktivert via ESPD (straffedommer, skatte-/avgifts-/trygdeavgiftsmislighold, insolvens/interessekonflikter/alvorlige feil i yrkesutøvelsen).

  Dokumentasjon: ESPD i konkurransen.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – ESPD aktivert og avvisningsgrunner A-C (for begge delkontrakter)

• Tilbudet skal leveres elektronisk (gjennom Hyyr/KGV).Kilde: Prosedyre / Regler for kommunikasjon (kommunikasjon via KGV)
• ESPD skal fylles ut (aktiveres i konkurransen).Kilde: Kvalifikasjonskrav – ESPD (aktivert)
• Elektronisk innlevering: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår (felles)
• Elektronisk signering: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår (felles)
• Leverandør skal fylle ut vedlagt prisskjema og levere som vedlegg til tilbudet i Excel-format. Alle priser i NOK ekskl. mva., inkludert alle kostnader.Kilde: Vedlegg 6 - Tildelingskriterier (Pris)
• Vedlegg 6 Tildelingskriterier skal besvares i besvarelse knyttet til kravspesifikasjonen (kvalitet og miljø), inkludert må-krav bekreftelse i svarboks.Kilde: Kravspesifikasjon (1.2 Kvalitet må-krav; 2.2 Miljø må-krav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.09.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppstart 01.04.2027, slutt 31.03.2032. Opsjoner: 1 + 1 år. Opsjonsår utløses automatisk med mindre oppdragsgiver gir beskjed senest 6 måneder før utløp.Kilde: Varighet / Tilleggsinformasjon (for begge delkontrakter)
• NS9430:2022 med endringer i generell kontrakt (kontraktsmal NS9430 med endringer).Kilde: Kontraktsmal (begge delkontrakter)
• Kundeportal: leverandør skal opprette/drifte nettbasert løsning som viser avfallsmengder, fraksjon, sorteringsgrad, beholderdata, hentefrekvens og pris, med aggregert nivå. Løsningen skal være operativ 6 måneder etter oppstart av tjenesteleveransene. Data oppdatert minst ukentlig.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (Kundeportal, Vektregistrering)
• Vektregistrering: kjøretøy skal ha vekt på chassis for automatisk registrering av vekt, og leverandør skal overføre vektregistreringer til kundeportalen.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (11 Vektregistrering)
• Planlegging i oppstartsfasen: levere utkast til tømmekalender ved kontraktsoppstart, revidert/endelig forslag innen 10 måneder, forslag til endringer i beholdere/lokasjoner innen 10 måneder, og implementere innen 1 år etter oppstart.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (12 Ruteplanlegging og behovskartlegging)
• Avfallsplaner: enhetsvise avfallsplaner skal utarbeides innen 16 uker etter kontraktssignering og oppdateres fortløpende.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (13 Henterutiner/avfallsplan)
• Løpende avvikshåndtering: dokumentere avvik ved fotografering og sende avviksmelding via kundeportal for bl.a. feil/overfylte hentesteder og feil avfallsinnhold (store gjenstander, farlig avfall mv.).Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (20 Tilgang til hentesteder; 21 Avvik)
• Mottaks-/sorteringsanlegg: anlegg skal være godkjent; vektanlegg og system for registrering/innsyn; sporbarhet nedstrøms så langt mulig; alternativ mottaksordning ved driftsavbrudd/vedlikehold.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (23 Krav til mottaks- og sorteringsanlegg)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre at egne og underleverandørers/innleides ansatte har lønns- og arbeidsvilkår i tråd med relevante forskrifter/tariff, og dokumentere på forespørsel. Egenrapportering innen 1 måned etter kontrakt signert.Kilde: Vedlegg 10 Kontraktskrav, lønns- og arbeidsvilkår
• Betaling av lønn via bank mv.: krav om bankutbetaling og dokumentasjonsplikt; kan ilegges dagbot og tilbakehold.Kilde: Vedlegg 12 Kontraktsvilkår betaling via bank (01)
• Fakturering: elektronisk fakturering (EHF) obligatorisk til kommunene, og det er krav til innhold/adressering.Kilde: Vedlegg 9 Krav til merking av EHF faktura (1 Krav om elektronisk fakturering)

• Ulike kvalifikasjonskrav fremstår som likelyt, men delkontrakt 1 har også et eget punkt om miljøstyringssystem som ikke identifiseres eksplisitt i delkontrakt 2 sin kvalifikasjonsliste (men miljøkrav fremgår også av kvalifikasjons-/kravspesifikasjon og tildeling). Det er uklart om miljøstyringssystem er identisk mellom delkontraktene eller om det finnes forskjeller i hele dokumentet utover utdraget.
• Krav til lærlinger (1 lærling) fremgår i Vedlegg 1, men det er uklart om dette er et kvalifikasjonskrav eller kontrakts-/utførelseskrav i selve vurderingsoppsettet (teksten klassifiserer som krav i kravspesifikasjon).
• Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1) er svært omfattende; kun deler av kontrakt-/utførelseskravene er eksplisitt oppsummert i utdraget. Andre eventuelle må-krav i Vedlegg 1 kan forekomme.
• Tildelingskriteriene viser hva leverandøren skal beskrive, men det er uklart om det finnes andre konkrete må-krav/dokumentasjonskrav til tildeling utover kravspesifikasjonens svarboks-bekreftelser.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I delkontrakt 1 (Lødingen) og delkontrakt 2 (Harstad/Kvæfjord/Tjeldsund) fremgår det at leverandøren skal ha tredjepartssertifisert miljøstyringssystem (miljøledelsessystem/standard). Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet til miljøstyringssystem er identisk mellom delkontraktene (sertifiseringstyper, ev. «i prosess»-løsning og frist for oversendelse av gyldig attest innen utløpet av første avtaleår), eller beskrive eventuelle forskjeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av miljøstyringskravet kan påvirke tilbudets kvalifikasjonsoppfyllelse og fremdriftsplan for sertifisering.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav – Miljøstyringssystem (Delkontrakt 1 og Delkontrakt 2, punkt om tredjepartssertifisert miljøledelsessystem).

2. Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1) stiller krav om lærling: «for denne avtalen kreves at én (1) lærling utfører arbeid på kontrakten». I tillegg nevnes lærlinger i konkurransegrunnlaget. Kan oppdragsgiver klargjøre om lærlingekravet er et absolutt kvalifikasjonskrav som må være oppfylt ved tilbudslevering/kontraktsinngåelse, eller et kontrakts-/utførelseskrav som kan oppfylles i løpet av kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravets status (kvalifikasjon vs. kontraktskrav/oppstartskrav) påvirker dokumentasjon og risiko for manglende oppfyllelse på tilbudstidspunktet.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – Lærlinger (punkt 3).

3. Tildelingskriteriet «Miljø – Forbedre og optimalisere avfallshentingen og behandlingen» viser til målbar miljøeffekt og at kostnadselement skal beskrives. Kan oppdragsgiver presisere hvilken type miljøeffekt som vektlegges (f.eks. redusert antall tømminger, redusert transportkilometer, økt materialgjenvinning/sorteringsgrad), og om det finnes forventede beregnings-/dokumentasjonsmetoder for å dokumentere «målbar» effekt i besvarelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan miljøeffekten skal underbygges for å gi riktig kvalitet i tildelingssvar og unngå evaluering på feil grunnlag.

   Kilde: Vedlegg 6 – Tildelingskriterier (Miljøkriteriet, punkt om forbedre/optimalisere avfallshentingen og behandlingen).

4. Vedlegg 6 ber leverandøren «beskrive nedstrømsløsningen … helt frem til sluttbehandling», og at alle ledd skal vises. For fraksjoner der sluttbehandling kan endres i løpet av kontraktsperioden: Kan oppdragsgiver avklare hvordan tilbyder skal beskrive dette (f.eks. plan A/B, tidslinje/år for endring, eller om det er tilstrekkelig å beskrive forventet nedstrømsløsning for kontraktsstart og hvordan endringer håndteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker om leverandøren må etablere/prise flere mulige nedstrømsløp og hvordan man skal formulere usikkerhet i tildelingssvaret.

   Kilde: Vedlegg 6 – Tildelingskriterier (Miljøkriteriet, første kulepunkt om nedstrømsløsningen helt frem til sluttbehandling).

5. I Vedlegg 1 punkt 10 «Kundeportal» og punkt 11 «Vektregistrering» står det at vektregistrering skal overføres til kundeportalen og at data skal oppdateres minst ukentlig. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke krav som gjelder for datagrunnlag og format (f.eks. hva som forventes av felt i kundeportalen: vekt per beholder/laster, tidspunkt, feilkoder), og om det finnes krav til rapportformat/eksport for kontroll og revisjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og løsningsdesign for IT-integrasjon og rapportering avhenger av konkrete datakrav/format.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – Kundeportal (punkt 10) og Vektregistrering (punkt 11).

6. Vedlegg 1 punkt 12 krever at leverandøren leverer «utkast til tømmekalender» samtidig med kontraktsoppstart, og at revidert endelig forslag leveres innen 10 måneder, samt implementering innen 1 år. Kan oppdragsgiver presisere om «tømmekalender» kun gjelder faste oppdrag per lokasjon, og hvordan oppdragsgiver ønsker at ekstra tømminger/hastebestillinger skal håndteres i kalenderen (f.eks. som egne bestillingsrutiner utenfor kalenderen), slik at tilbudet kan beskrive riktig arbeidsmåte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avgrensning av hva som skal inngå i kalenderleveransen gir riktig planlegging og unngår avvik i oppstartsleveranser.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – Ruteplanlegging og behovskartlegging (punkt 12, tabell og beskrivelser av tømmekalender/oppdateringer).

7. Vedlegg 1 punkt 23 beskriver krav til mottaks- og sorteringsanlegg, inkludert sporbarhet «så langt som mulig, helst frem til endelig sluttbehandling», og at leverandør skal legge frem dokumentasjon på transport og sluttbehandling på forespørsel. Kan oppdragsgiver presisere om det forventes at tilbyder i tilbudet også skal identifisere konkrete sluttbehandlingsanlegg per fraksjon (for alle fraksjoner), eller om dette primært skal dokumenteres/utdypes ved forespørsel i kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker om leverandøren må sikre og dokumentere konkrete nedstrømsledd allerede i tilbudet, og dermed risiko og kostnadsbilde.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon – Krav til mottaks- og sorteringsanlegg (punkt 23).

8. Ved NS9430 med endringer (Vedlegg 5) fremgår dagmulkt-satser og at oppdragsgiver kan kreve dagmulkt ved ulike forhold (inkl. «overskridelse av avtalte tidsfrister for lukking av kontraktsavvik …» og annet knyttet til økonomisk/avtalebrudd). Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete «tidsfrister for lukking av kontraktsavvik» som gjelder i denne avtalen (hvor i konkurransegrunnlaget/kontraktsbilag de er angitt), og hvordan leverandør skal dokumentere at avvik er lukket for å unngå dagmulkt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt kan utløses av vilkår med tidsfrister. Leverandøren må forstå hvilke frister som faktisk gjelder og dokumentasjonskravene.

   Kilde: Vedlegg 5 Endringer i den generelle kontrakten.pdf (NS9430 endring – Dagmulkt, premiss c) og d) og henvisning til tidsfrister for lukking av kontraktsavvik).

9. I Vedlegg 9 «Krav til merking av EHF faktura» står det krav om at faktura skal merkes med kontraktsnummer i format YY/0000 (og evt. -tall for delkontrakt). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket kontraktsnummerformat som skal brukes for delkontrakt 1 vs. delkontrakt 2 i praksis (hvilket «-tall» som gjelder), og om leverandøren kan bruke OrderReference som midlertidig løsning ved tekniske forhold frem til kontraktsnummer er tilgjengelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil kontraktsnummer-/referanseformat kan medføre retur av faktura og forsinket betaling; leverandøren må planlegge korrekt fakturaprosess.

   Kilde: Vedlegg 9 – Krav til merking av EHF faktura (pkt. 3.1/4.1 om kontraktsnummerformat og bruk av OrderReference).