2026/3232 - Avtale for service og vedlikehold av Saia PCD automatikkutstyr og Evolo SD anlegg ved Universitetet i Stavanger

Avtale for service og vedlikehold av Saia PCD automatikkutstyr og Evolo SD-anlegg ved Universitetet i Stavanger. Tjenestene omfatter bl.a. funksjonalitetstest, inspeksjon, programvareoppdateringer, backup/beskyttelse av data, fjernservice, investerings-/energiplanlegging, teknisk oppgradering, energianalyse og kalibrering. Avtalen gjelder i 3 år med automatisk fornyelse 1 år om gangen, med oppsigelsesfrister som angitt i invitasjonen.

• Tilbyder må ha lovlig firmaattest (norsk eller tilsvarende attest for utenlandske foretak).

  Dokumentasjon: Kreves i form av attest; evt. tilsvarende attest etter hjemlandets lovgivning. ESPD fylles inn nå (øvrig dokumentasjon ettersendes kun for innstilte før kontrakt).

  Kilde: Punkt 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen – Organisatorisk og juridisk
• Tilbyder må ha tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne (inkl. kredittvurdering).

  Dokumentasjon: ESPD nå; for innstilte kan det kreves revisorbekreftede årsregnskaper / dokumentasjon. StartBANK ID kan brukes/registreringsbevis kan leveres som alternativ.

  Kilde: Punkt 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen – Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder må ha tilstrekkelig og egnet personell/kapasitet til å gjennomføre service og vedlikehold på Saia PCD og Evolo SD-anlegg.

  Dokumentasjon: Oversikt over personell med kompetanse og erfaring (leveres for innstilte).

  Kilde: Punkt 4.2 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner (personell)
• Tilbyder må ha tilstrekkelig erfaring fra oppdrag knyttet til periodisk drift og vedlikehold på automatikken/SD-anlegg (inntil 3 relevante referanser siste 3 år).

  Dokumentasjon: Oversikt med kontraktsverdi, tidspunkt, kort beskrivelse og oppdragsgiver for inntil 3 referanser (leveres for innstilte).

  Kilde: Punkt 4.2 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner (erfaring/referanser)
• Ved støtte på andres kapasitet må tilbyder dokumentere reell disponering (solidaransvar for økonomi; avtale/erklæring for teknisk/faglig) og at støttende foretak leverer egen ESPD samt fullmakt til Statsbygg for skatteinnhenting.

  Dokumentasjon: Solidaransvarserklæring; for teknisk/faglig f.eks. forside på signert avtale eller egenerklæring fra underleverandør om samarbeid. Krever egen ESPD og fullmakt.

  Kilde: Punkt 4.2 (avsnitt om støtte på kapasitet)
• Tilbyder som innstilles til kontrakt må levere felles attest for skatt og merverdiavgift (Skatteattest) som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest bestilles i Altinn. For utenlandske foretak: tilsvarende attester.

  Kilde: Punkt 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift og fullmakt til Statsbygg
• Tilbyder (og ev. underleverandører brukt til kvalifisering) som innstilles må levere signert fullmakt til Statsbygg for utvidet rett til å innhente skatte-/avgiftsopplysninger fra Skatteetaten, og kontraktsfeste signeringsplikten nedover i leverandørkjeden.

  Dokumentasjon: Signert fullmakt (tjenesteyter; og underleverandør der de benyttes til å oppfylle kvalifikasjonskrav).

  Kilde: Punkt 4.3.1 Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Statsbygg

• ESPD (egenerklæringsskjema) skal fylles inn elektronisk i Mercellportalen for å bekrefte oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at avvisningsgrunner ikke foreligger.Kilde: Punkt 4.1 Kvalifisering - Tildeling (ESPD)
• Ved innstilling til kontrakt: dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav før kontrakt inngås.Kilde: Punkt 4.1 (innstilte før kontrakt)
• Innstilt tilbyder må levere utfylt «Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning».Kilde: Punkt 4.1 (sanksjoner/egenerklæring)
• Innlevert tilbud skal bestå av: (1) 02 Tilbudsskjema - timepris, (2) etterspurt dokumentasjon til tildelingskriterier (CV/oppdragsledermal), (3) 06 Statsbygg egenerklæringsskjema om sanksjonslovgivning; i tillegg ESPD fylles inn i Mercell.Kilde: Punkt 6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes?
• Elektronisk tilbud via Mercellportalen innen tilbudsfrist (31.07.2026 kl. 09:00). For sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Punkt 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist
• Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Punkt 6.6 Om Mercellportalen

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode: 3 år fra oppstartsdato/ikrafttredelse; automatisk fornyelse 1 år om gangen. Oppsigelsesvarsler: kunde 3 mnd før fornyelse; leverandør 12 mnd; særregel ved nærmest alene om å levere vesentlige deler: 24 mnd varsel og første gang etter 4 år (min. samlet 6 år).Kilde: Punkt 2.3 Om avtalen
• Oppdragsleder: fast oppdragsleder som kontaktperson. Oppgaver inkluderer planlegging/koordinering, rapportering, fordeling av oppdrag, responstid, HMS-oppfølging, fakturakorrekthet og overlevering av FDVU-dokumentasjon samt reklamasjonsoppfølging. Oppdragsleders tid skal inkluderes i timesats (kan ikke faktureres særskilt).Kilde: Punkt 2.4 Oppdragsansvarlig
• Krav til utførende personell: personell som utfører service skal ha fagbrev eller høyere utdanning innen automasjon.Kilde: Punkt 2.5 Krav til utførende personell
• Lærlingekrav/ godkjent lærebedrift: leverandøren skal være godkjent lærebedrift og ha minst en lærling ansatt; lærlinger skal delta i kontraktarbeidet (også nevnt som seriøsitetskrav).Kilde: Punkt 1.4 Kontraktsbestemmelser (seriøsitetskrav) + Punkt 2.5
• Underleverandører: bruk skal godkjennes av Statsbygg; tilbyder har ansvar for underleverandørers ytelser som egne.Kilde: Punkt 2.6 Underleverandører + SSA-V (underleverandøransvar)
• Vedlikeholdsytelser skal leveres i henhold til PA-5601 (BAS) og PA-5602 (SD-anlegg) samt SSA-V/SSA-V bilag.Kilde: Punkt 2.2 Om oppdragene under avtalen (henvisning til PA og SSA)
• Dokumentasjon/rapportering: leverandøren skal rapportere jevnlig; og oppdatering av dokumentasjon ved vedlikehold/utbedringer. (Detaljert i SSA-V bilag og generell avtaletekst).Kilde: SSA-V (kap. 2.4.2 Oppdatering/rapportering i utdrag) + SSA-V bilag 1 og 5 (rapporterings-/feilrettingsfrister)
• Sanksjons- og skattekrav påvirker kontraktinngåelse: manglende signert fullmakt kan anses som vesentlig forbehold ved kontraktinngåelse; kan medføre avvisning.Kilde: Punkt 4.3.1 (fullmakt) + Punkt 4.1 (sanksjonslovgivning)
• Vederlag/timepriser: Oppdrag honoreres etter medgått tid (ikke fakturering av arbeid med estimater/tilbud). Kjøretid/spisepause faktureres ikke. Timepriser oppgis ekskl. mva. men inkl. nødvendige utgifter (inkl. reisetid, risiko og fortjeneste). Overtid prises etter angitte satser (1) 50% og (2) 100% på timesats; i tilbudet oppgis ikke eget beløp for overtid.Kilde: 02 Tilbudsskjema - timepris (timepriser/omkostninger/overtid)
• Materialer: påslagsprosent på netto inntakskost; dokumentasjon på faktura fra materialleverandør vedlegges faktura. Manglende oppfyllelse gir Statsbygg rett til betalingsstans.Kilde: 02 Tilbudsskjema - timepris (Materialer)
• Feilretting/frister og responstid for innmeldte feil: A kritisk feil påbegynnes senest 4 timer etter innmelding; B alvorlig feil samme arbeidsdag (ved innmelding innen kl. 08.00); C mindre alvorlig feil innen 5 arbeidsdager (ved innmelding innen kl. 12.00, 5 dager før).Kilde: SSA-V bilag 5 / Avtalens punkt 2.4.5.1 Generelt om håndtering av feil

• Detaljer om eksakt innhold i «tilbud påført filstruktur» utover listet i 6.4 er ikke oppgitt i utdraget (f.eks. om spesifikke vedlegg/filnavn utover nevnte dokumentnummer).
• Kildeteksten viser at kontrakts-/tjenestenivådetaljer finnes i SSA-V bilag 5/1, men hele bilagene er ikke fullt gjengitt (noen felter som «Osv.» er ufullstendige).
• Tilbudsskjema (02) inneholder evalueringsmatrise med anslag og prosentfordeling; eksakte time-/kostnadsanslag utover de som er synlige er ikke nødvendigvis komplette (f.eks. mangler NOK-beløp for hasteoppdrag og enkelte tabellverdier).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det at timepriser skal oppgis ekskl. mva., men «inkludert alle nødvendige utgifter» (herunder indirekte kostnader, reisetid, reise- og parkeringskostnader, diett, risiko og fortjeneste), og at kjøretid og spisepause ikke skal faktureres. Kan dere bekrefte hvordan dette skal forstås i praksis for: (i) tid brukt på reise mellom kl. 0700–1700, (ii) parkering (faktureres kun som kostnad hvis den er en faktisk utgift, eller er alt inkludert i timesats?), og (iii) diett som egen kostnad vs inkludert i timesats?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke tids-/kostnadselementer som faktisk kan tas ut i tillegg til timesatsene, for å prise riktig og unngå avvik/risiko ved fakturering.

   Kilde: 02 Tilbudsskjema – timepris (Timepriser)

2. I «Om overtid» står det at det ikke skal oppgis beløp for overtid i tilbudsskjemaet, og at overtid beregnes som tillegg i prosent til «den aktuelle fagkategorien» (50 % for kl.17.00–21.00 og frem til kl.12.00 på lørdag, og 100 % etter kl.21.00 mandag–fredag og etter kl.12.00 på lørdag). Kan dere avklare om overtidsberegningen skal anvendes på alle relevante timetyper (automasjonsingeniør/faglært/ufaglært/lærling), og bekrefte hvordan overtidsberegning skal skje dersom personen jobber på tvers av fagkategori eller hvis det utføres arbeid med blandede oppgaver samme dag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unøyaktig tolkning av overtidsberegning på ulike fagkategorier kan gi feil kalkyle og potensielle tvister ved timeføring.

   Kilde: 02 Tilbudsskjema – timepris (Om overtid)

3. For materialer skal tilbyder oppgi en påslagsprosent på «reell netto inntakskost». Kan dere bekrefte hvilken dokumentasjon dere normalt vil godta for å verifisere «reell netto inntakskost» i denne avtalen (fakturaer fra materialleverandør vs verifiserte og daterte prislister), og om det er krav til at rabatter/mellomledd dokumenteres spesifikt per leveranse eller om en overordnet dokumentasjonsmetode er tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påslagsmodellen innebærer løpende dokumentasjonskrav; leverandøren må sikre at leverandørprosesser og prising støtter forventet dokumentasjonsnivå.

   Kilde: 02 Tilbudsskjema – timepris (Materialer)

4. Statsbygg skal «godkjenne nødvendigheten før innleie» av (i) spesialutstyr og (ii) innleie av tilhørende spesialtjenester. Kan dere beskrive deres godkjenningsprosess og hva som regnes som godkjent bestilling (f.eks. e-post/ordre i forkant)? Videre: gjelder godkjenning kun teknisk nødvendighet, eller også pris/leverandørvalg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger forutsigbarhet om hvilke innleiekostnader som kan faktureres med påslag, og hvordan/ når godkjenning må innhentes.

   Kilde: 02 Tilbudsskjema – timepris (Innleie av spesialutstyr) og (Innleie av tilhørende spesialtjenester)

5. Hasteoppdrag: Det fremgår at dere kan fakturere «tillegg pr. utrykning ved hasteoppdrag = NOK … ekskl. mva.» og at «disse summer dog ikke inngår i kontraktssummen». Kan dere avklare (i) om hasteoppdrag likevel omfattes av timeprisene og påslagene (materialer/innleie), eller om hasteoppdrag er en separat vederlagsmodell kun bestående av fast utrykningstillegg, (ii) hvilke betingelser som utløser hasteoppdrag (definisjon/trigger), og (iii) hvordan dere mener at «antall hasteoppdrag: 3» skal forstås (opsjon, forventning eller cap)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare grensesnitt mellom ordinær timeprising og hasteoppdrag kan gi vesentlig feil tilbudskalkyle og risiko for underprising/overprising.

   Kilde: 02 Tilbudsskjema – timepris (Hasteoppdrag)

6. Tildelingsmodellen i 02 angir «timer og beløp er anslag» med 400 timer fordelt på fagkategorier og material-/innleierammetall (A: 400 timer; B: 250.000 kr; C: 50.000 kr; D: 50.000 kr) samt vektfaktor 100% normal arbeidstid. Kan dere bekrefte hvordan «prosentandelene» (20/60/10/10) er ment å påvirke evalueringen: er det kun lønnsdelen som vektlegges slik, og gjelder vektfaktorene kun «normal arbeidstid» (ikke overtid), eller inkluderer de også eventuelle konsekvenser av overtid ved realisering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig hva som inngår i evalueringsgrunnlaget for å kunne prise og vurdere konkurransestrategi (særlig mellom fagkategorier og kostnadstyper).

   Kilde: 02 Tilbudsskjema – timepris (Tilbudsevalueringen)

7. Kvalitet (tildeling 30%): Det fremgår at CV/opplysninger om oppdragsleder skal leveres i «07 - Mal for CV – Oppdragsleder» og at det kan tilbys én person, samt at det skal gis «referanseprosjekter med overføringsverdi de siste årene (maks 3 referanseoppdrag)». Kan dere bekrefte om evalueringsvektingen innebærer at alle tre referanseoppdrag må være levert med samme detaljnivå/struktur for å få uttelling, og om referansene må være direkte knyttet til Saia PCD/Evolo SD vedlikehold eller om «automatikk/SD vedlikehold» generelt er tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som gir mest uttelling i kvalitetsdelen for å bruke ressursene riktig og sikre at innholdet oppfyller deres forventning.

   Kilde: 01 Åpen anbudskonkurranse - tilbudsinvitasjon (4.4 Tildelingskriterier)

8. Oppdragsleder: Det står at oppdragsleders utførelse «er å anse som intern saksbehandling» og at det ikke kan faktureres. Samtidig står det at oppdragsleder forventes å delta på oppstartsmøte og øvrige kontraktsoppfølgingsmøter. Kan dere opplyse hvor mange møter det normalt planlegges per år (anslag) og varighet per møte, slik at vi kan vurdere bemannings-/kostnadsoppsett uten å legge det feil i timeprisen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Møteomfang påvirker intern ressursbruk; uten anslag kan leverandøren risikere å prise feil eller mangle planlegging for kapasitet.

   Kilde: 01 Tilbudsinvitasjon (2.4 Oppdragsansvarlig)

9. Kontraktsvilkår: I SSA-V fremgår det at «Samhandlingsplanen skal ferdigstilles i samarbeid med Kunden», at underleverandører ikke kan skiftes ut uten godkjenning, og at nøkkelpersonell ikke kan skiftes ut uten godkjenning. Kan dere bekrefte hvor i bilagene (særlig bilag 5/1 eller bilag 6) dere lister: (i) hvilke personer som er «nøkkelpersonell», og (ii) hvilke konkrete tjenestenivåer/standardiserte kompensasjoner som gjelder (jf. bilag 5/1), slik at vi kan forstå konsekvensene for bemanning og mislighold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må identifisere nøkkelpersonell og faktiske tjenestenivå/kompensasjoner for å kunne vurdere kontraktsrisiko og organisering før tilbud.

   Kilde: 03 SSA-V Generell avtaletekst (punkt 2.3.2, 5.2.2 og bilagsreferanser til bilag 5/1)

10. I 02 Tilbudsskjema står det at tilbudet skal leveres i henhold til «tilbud påført filstruktur» (med filnavn og nummerering), og at tilbydere skal følge nummerering uten undermapper. Kan dere bekrefte eksakt hvilke filnavn som forventes i Mercell for: (1) «02 Tilbudsskjema - timepris», (2) CV-malen «08 - Mal for CV – Oppdragsleder», og (3) «06 Statsbyggs egenerklæringsskjema om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning» (dersom disse avviker fra dokumenttitlene), slik at vi unngår teknisk avvik som kan gi avvisning?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Teknisk feil i filstruktur/filnavn kan i praksis medføre avvisningsrisiko; leverandøren bør få bekreftet forventet opplasting i denne konkurransen.

    Kilde: 01 Tilbudsinvitasjon (6.4 Hva skal leveres – hvilken filstruktur skal benyttes?)