Avinor lufthavner: Leie av areal til forretningsvirksomhet innenfor retail

Avinor lyser ut en leiekonkurranse for retailvirksomhet i terminalbygg ved Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim lufthavn. Gjeldende retailkontrakter utløper i 2027. Konkurransen omfatter 29 leiekontrakter fordelt på 26 delkontrakter, med oppstartdato per delkontrakt angitt i konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal levere tilbud via TendSign, og Avinor kan gjennomføre forhandlinger før tildeling. Evalueringsgrunnlaget skjer per leiekontrakt/delkontrakt basert på Pris, Kvalitet og Miljø (kvalitetsjustert pris).

• Tilbyder skal oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav; manglende oppfyllelse medfører avvisning.

  Dokumentasjon: Innlevering av dokumentasjon som vurderes opp mot kvalifikasjonskrav (nærmere angitt i avsnitt 3.1 og relevante punkter 3.2).

  Kilde: Tilbudsforespørsel kap. 3.1 (Kvalifisering og avvisning)
• Økonomisk og finansiell kapasitet (tilsvarende krav i punkt 3.2.2). Tilbyder kan støtte seg på andre foretak.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon fra støttende foretak etter kvalifikasjonskravets punkt 3.2.2, samt forpliktelseserklæring (selvskyldner-/solidaransvar-erklæring) signert av støttende foretak, og firmaattest for støttende foretak. (Forpliktelseserklæring skal bekrefte solidarisk ansvar).

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3.1 (Støtte fra andre foretak) og 3.2.2
• Faglige kvalifikasjoner/erfaring fra relevant virksomhet (tilsvarende krav i punkt 3.2.3). Tilbyder kan støtte seg på andre foretak.

  Dokumentasjon: Utfylt erfaringsskjema/tabell for de siste 3 år i henhold til punkt 3.2.3, og ved ev. støtte: dokumentasjon fra støttende foretak etter 3.2.3, firmaattest for støttende foretak, samt forpliktelseserklæring.

  Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 3.1 (Støtte fra andre foretak) og 3.2.3; Vedlegg/skjema 01.5

• Tilbud skal leveres etter struktur beskrevet i konkurransegrunnlaget (kap. 3 / punkt om tilbudsstruktur) og i henhold til format/systematikk.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 1.3 (struktur), og 2.4 (format/systematikk)
• Tilbudet skal være skriftlig og utformet på norsk og/eller engelsk.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.6 (Språk)
• Tilbyder må bekrefte å ha lest og forstått personvernerklæring (GDPR) for innkjøpsprosesser.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.7 (Personvernerklæring om innkjøpsprosesser)
• Tilbyder må bekrefte å ha lest og forstått etiske krav til kontraktsparter.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.8 (Avinors etiske krav til kontraktsparter)
• Tilbudsbrev: Eget tilbudsbrev underskrevet av personer med fullmakt til å forplikte Tilbyder; fullmakt/dokumentasjon på fullmakt skal legges ved.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.9 (Tilbudsbrev)
• Tilbud må inneholde oppgitte opplysninger i tilbudsbrevet: tilknytning til delkontrakter, kontaktperson(er), samt skriftlige bekreftelser om personvernerklæring og etiske krav.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.9 (Tilbudsbrev)
• Vedlegg/innhold i tilbudet: dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, ferdig utfylt skjema for forbehold/avvik, Vedlegg B (Leie) utfylt i Excel «Price», Vedlegg C (Virksomhetsplan), Vedlegg D (Tegninger).Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.9 (Tilbudsbrev) – liste over tilbudsvedlegg
• Sladdet versjon av tilbudet (forretningshemmeligheter unntatt) skal leveres samtidig, også ved revidert tilbud.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 1.11 (Sladdet versjon av tilbud - offentleglova)
• Komplett tilbud per delkontrakt; Vedlegg C og Vedlegg D skal leveres som separate dokumenter per leiekontrakt. Enkelte punkter kan leveres som felles dokumenter ved flere delkontrakter.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.9 (Tilbudsbrev) og kulepunkt om per delkontrakt/Vedlegg C-D
• Vedlegg B (Leie) skal utfylles i Excel-filen «Price» (inkludert ved revidert tilbud).Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.10 (Tilbud leie / Vedlegg B)
• Vedlegg C: Besvarelse skal legges inn i tekstfelt i Word-fil, i angitt rekkefølge og nummerering iht. Vedlegg C. Ved revisjon skal tidligere tekst ikke slettes (overstrykes/utheves), og nye teksttillegg merkes.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.11 (Presentasjon av virksomheten)
• Vedlegg D: Tegninger/bilder/illustrasjoner kan flettes inn i Vedlegg C eller inkluderes i Vedlegg D; Vedlegg D anses som del av besvarelsen.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.12 (Tilbyders tegninger og bilder)
• Spørsmål/avklaringer sendes via TendSign; plikt til å avklare uklarheter før tilbud innleveres.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 1.7 (Tilleggsinformasjon)
• Innlevering kun via TendSign innen frist; innsending etter fristen eller via annet kommunikasjonsmiddel avvises.Kilde: Request for Tender pkt. 1.6 (Deadline for submission of tenders)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Avtaleforutsetning: kontraktspart må signere Avinors samordningsavtale (per lufthavn), i Leiekontrakten punkt 26.1.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 1.2 (forutsetning for Leiekontrakten)
• Avinor kan kreve forhandlinger og reviderte tilbud; revidert tilbud anses som nytt tilbud som erstatter tidligere og er bindende til vedståelsesfristens utløp.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 1.9 (vedståelsesfrist) og pkt. 4.1 (Forhandlinger)
• Avinor legger opp til leie-/omsetningsrisiko hos tilbyder (Avinor ikke ansvarlig for prognoser/estimater).Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.10 (ansvar og risiko for egen omsetning) og pkt. 2.10 (tilbudsleie)
• Etiske krav blir en del av kontraktsforpliktelsene; brudd kan medføre bl.a. stans, bytte av underleverandør, heving og diskvalifikasjon.Kilde: Etiske krav til kontraktsparter (kap. 6 BRUDD PÅ DE ETISKE KRAVENE)
• Forbehold/avvik kan føre til avvisning dersom de er vesentlige/ikke ubetydelige.Kilde: Tilbudsforespørsel pkt. 2.5 (Forbehold/avvik)

• Konkret vekting (prosentsatser) for Pris/Kvalitet/Miljø fremgår ikke av den innhentede teksten; det refereres til prioriteringstabell uten synlig vekt i utdraget.
• Oppstartdato per delkontrakt (tabell i punkt 1.3.1) er ikke gjengitt i utdraget, så eksakt kontraktsperiode per lot kan ikke trekkes ut.
• Konkret innhold i kvalifikasjonskravene 3.2.2 og 3.2.3 (terskelnivåer/kravformuleringer) er ikke inkludert i utdraget; kun støtte-/dokumentasjonsmekanismer er synlige.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 4.2.2 og i vedlagt evalueringsmodell ("Kvalitetsjustert pris") vises beregningsformelen, men jeg finner ikke de konkrete faktorene og/eller vektede poeng-/maksverdier som skal benyttes for henholdsvis Pris, Kvalitet og Miljø per delkontrakt. Kan dere bekrefte hvor disse faktorene er oppgitt (og oppgi eksakt tabell/linje), og om det er én felles faktorstruktur for alle delkontrakter eller ulike per delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og optimalisere tilbudet riktig når kvalitet/miljø omgjøres til kroner gjennom en modell med konkrete faktorer/verdier.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 4.2 (tildelingskriterier/prioritering) og vedlegg "01.9 Evalueringsmodell" ("Kvalitetsjustert pris").

2. I Tilbudsforespørselen punkt 1.3.1 henvises det til en tabell som viser eksakt oppstartdato for den enkelte leiekontrakt/delkontrakt, men tabellen er ikke synlig i utdraget. Kan dere bekrefte at oppstartdato per leiekontrakt fremgår av et konkret punkt/tabell i konkurransegrunnlaget, og eventuelt oversende eller peke til korrekt dokument/side?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsperiode påvirker prissetting (bl.a. leie, investeringer, bemanning og logistikkavhengigheter) og må avklares før tilbud.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 1.1 (henvisning til tabell i punkt 1.3.1).

3. Tilbudsforespørselen punkt 4.2.2 sier at tildeling skjer basert på beste forhold mellom Pris, Kvalitet og Miljø, og at det er prioritert rekkefølge i en tabell. Kan dere utdype hvordan prioritert rekkefølge slår ut i evalueringsmodellen for Kvalitetsjustert pris (hvilke elementer som påvirkes av prioriteringen), og bekrefte om prioriteringen kun gjelder faktorer (f.eks. faktor for Kvalitet/Miljø vs Pris) eller også maks oppnåelige poeng i omregningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende å forstå hvordan prioritering påvirker kroner per score for å kunne prioritere ressurser i virksomhetsplanen.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 4.2 ("Prioritering av tildelingskriterier") og "01.9 Evalueringsmodell".

4. I punkt 2.9 (Tilbudsbrev) står det at tilbudet skal angi hvilke delkontrakt(er) tilbudet omfatter. I tillegg står det at "Tilbyder skal innlevere komplett tilbud per delkontrakt" og at Vedlegg C og D skal leveres som separate dokumenter per leiekontrakt. Kan dere bekrefte hvordan vi skal håndtere tilfeller der en leverandør leverer flere delkontrakter: skal Tilbudsbrev og sladdet versjon være per delkontrakt eller kan deler leveres samlet (hvis innholdet er likt), og hvilke konkrete dokumenter skal alltid være separate per delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik innleverings-/dokumentlogikk kan gi feil i tilbudsstruktur som kan gi avvisningsrisiko eller evalueringsulempe.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.9 (Tilbudsbrev) og punkt 2.9 siste avsnitt (innleveringskrav/dokumentinndeling).

5. Tilbudsforespørselen punkt 2.10 sier at Vedlegg B "Leie" skal utfylles i Excel-filen "Price", og at det gjelder Omsetningsbasert leie. Kan dere spesifisere/peke til hvilke parametere som inngår i "Omsetningsbasert leie" i Vedlegg B (f.eks. prosentsatser, eventuelle terskler og hvilke grunnlag omsetningen beregnes på), og bekrefte hvor tilbyderne kan finne de eksakte beregningskolonnene i Excel-filen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke leiekomponenter som faktisk evalueres/prises for å levere riktig og sammenlignbart prissatt tilbud.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.10 (Vedlegg B Leie) og punkt 4.2.2 (Pris/dokumentasjon i excel "Price").

6. I punkt 2.2 beskrives tilgang til Datarom og Styrende dokumenter via sikkerhetsavtaler/tilganger, og at Avinor ikke kan pålegges ansvar for estimater/prognoser oppgitt. Kan dere bekrefte om Datarom inneholder dokumentasjon/estimater som påvirker både Omsetningsbasert leie og eventuelle Kvalitet/Miljø-krav, og i så fall hvilke typer informasjon som er relevante for prising (særlig for omsetningsgrunnlag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis sentrale forutsetninger for pris ligger i Datarom, må leverandøren raskt sikre tilgang og beregningsgrunnlag før innlevering.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.2 (Datarom) og punkt 2.10/4.2.2 (Pris).

7. I punkt 1.8 fremgår det at det avholdes felles informasjonsmøte og befaring, men at det også er mulig å befare øvrige lufthavner etter avtale. Kan dere bekrefte om det er forventet/forutsettes at alle tilbydere befaringer alle lufthavnene de leverer på, eller om det er tilstrekkelig å befare kun de lufthavnene som inngår i den felles befaringen? Videre: er det noen forskjeller i hva som typisk kan avklares per lufthavn som påvirker tilbudets utforming/prising?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk planlegging av befaring påvirker kostnad og mulighet til å avklare forhold som kan gi direkte utslag i kvalitet/risiko.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 1.8 (informasjonsmøte og befaring).

8. Kvalifikasjonskravene i punkt 3.2.2 (økonomisk og finansiell kapasitet) og 3.2.3 (faglige kvalifikasjoner) er i utdraget ikke gjengitt som konkrete krav/terskler, men det er beskrevet dokumentasjon/oppfølging. Kan dere vennligst bekrefte de eksakte kvalifikasjonskravformuleringene (inkludert terskelverdier) i 3.2.2 og 3.2.3, eller peke til eksakt hvor disse kravene fremgår i konkurransegrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite tersklene/kravene for å vurdere dokumentasjonsopplegg, ev. støtte fra andre foretak og risiko for avvisning.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 3.2.2 og 3.2.3 (Kvalifikasjonskrav) – innholdet er ikke synlig i utdraget.

9. For forbehold/avvik: I punkt 2.5 fremgår det at vesentlige avvik kan føre til avvisning etter konsesjonskontraktforskriften. Kan dere bekrefte hvordan Avinor vil behandle typiske avvik knyttet til (i) kommersielle/operasjonelle forutsetninger og (ii) forhold som påvirker logistikk/sikkerhetsgodkjennelse ("Kjent leverandør") omtalt i Underbilag A1? Gi gjerne eksempler på hva som normalt anses ubetydelig vs vesentlig i denne konkurransetypen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere avviksstrategi og risikobilde før tilbud, særlig for kontraktsnære forhold i luftfarts- og sikkerhetsrammer.

   Kilde: Tilbudsforespørsel punkt 2.5 (Forbehold/avvik) og Underbilag A1 (Varelogistikk og omtale av "Kjent leverandør" i lufthavns-/terminalspesifikke kapitler).