Anskaffelse - Konsulenttjenester, Fremtidens arbeidsplasser, 2026

Dokumentutdrag inneholder krav om sladdet tilbud ved taushetsplikt/forretningshemmeligheter, samt en databehandleravtale med plikter og vilkår for behandling av personopplysninger (inkl. bruk av KI), og vedlegg med prissetting/ressurskategorier i prisskjema og teamkrav. Det er også vedlegg/tegninger for ulike etasjer på Ålesund rådhus (ikke anskaffelsesrettede krav).

• Erfaring (leverandør skal fylle ut referanseprosjekter i tilbudet).

  Dokumentasjon: Utfylte referanseoppdrag i «Leverandørens erfaring (kvalifikasjonskrav).xlsx» med oppdragsgiver, kontaktperson, tidsperiode, oppdragsbeskrivelse og kontraktsverdi.

  Kilde: Leverandørens erfaring (kvalifikasjonskrav).xlsx, ark «Referanseprosjekter»

• Leverandøren skal levere sladdet versjon av tilbudet ved tilbudsinnlevering.Kilde: Vedlegg - Forretningshemmeligheter.docx, avsnitt «Vi ber om at det leveres en sladdet versjon av tilbudet...»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

27.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Opplysninger som leverandøren anser som forretningshemmeligheter skal begrunnes (konkurransemessig betydning) og unntas etter forvaltningsloven §13 og offentleglova §13; oppdragsgiver avgjør hva som unntas offentlighet.Kilde: Vedlegg - Forretningshemmeligheter.docx, innledning
• Databehandler skal behandle personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig kun etter instruksjoner, lovlig grunnlag og for å oppfylle Tjenesteavtalen; databehandleravtalen regulerer all behandling knyttet til [arkivsaksnummer/avtalenavn/signert dato].Kilde: Databehandleravtale_Alesund_kommune.pdf, punkt 1 og 4
• Sikkerhet: Databehandler skal sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet (GDPR art. 32), dokumentere rutiner/tiltak og kunne fremlegge dokumentasjon ved forespørsel.Kilde: Databehandleravtale_Alesund_kommune.pdf, punkt 4 og punkt 7
• Varsling ved brudd: Databehandler skal varsle behandlingsansvarlig skriftlig uten ugrunnet opphold, og meldingen skal minst inneholde angitt innholdsstruktur (bruddets art, kontaktpunkt, konsekvenser, tiltak).Kilde: Databehandleravtale_Alesund_kommune.pdf, punkt 7
• Tilsyn/sikkerhetsrevisjon: Databehandler skal legge frem sikkerhetsrevisjoner/tilhørende dokumentasjon for behandlingsansvarlig på forespørsel og uoppfordret ved organisatoriske/tekniske endringer.Kilde: Databehandleravtale_Alesund_kommune.pdf, punkt 8
• Underleverandører og tredjepart: nye underleverandører/tredjepart krever skriftlig forhåndsgodkjenning; ikke-overføring uten slik godkjenning; geografiske begrensninger for behandling/lagring utenfor EU/EØS (inkl. krav for sensitive opplysninger).Kilde: Databehandleravtale_Alesund_kommune.pdf, punkt 6
• Bruk av KI: Forbud mot å bruke kundedata (inkl. prompter/vedlegg/output) til trening/modellforbedring av generelle eller kundedelte modeller, med mindre kommunen har gitt uttrykkelig skriftlig samtykke til avgrenset formål; tillatt behandling kun for drift/sikkerhet og rettslige forpliktelser.Kilde: Databehandleravtale_Alesund_kommune.pdf, avsnitt «Bruk av KI»
• KI-betingelser knyttet til automatiserte avgjørelser: KI-tjenesten skal ikke brukes til helautomatiske individuelle avgjørelser med rettsvirkning/tilsvarende betydelig effekt med mindre særskilt avtalt rettslig grunnlag og nødvendige garantier foreligger.Kilde: Databehandleravtale_Alesund_kommune.pdf, avsnitt «Særlig om automatiserte avgjørelser»
• Prisskjema/ressursrammer (kontraktsmessig disposisjon): timepriser skal oppgis per ressurskategori; møter/transport-/reisekostnader skal inngå i tilbudte priser; minimum tre dedikerte ressurser der én er oppdragsansvarlig (seniorrådgiver).Kilde: Prisskjema.xlsx, ark «Prisskjema»

• Det fremgår ikke eksplisitt hvilke tildelingskriterier og vekting som gjelder, utover at prisskjemaet skal brukes til evaluering (ingen kriterietekst/vekt i utdraget).
• Kvalifikasjonskravet «erfaring» mangler selve minstekravsformulering (kun skjema/innfylling) i utdraget.
• Databehandleravtalen viser plassholder [arkivsaksnummer/avtalenavn/signert dato] og noe informasjon om kundedata/KI-skjemaet er delvis utfylt (usikker på endelig omfang og faktisk ja/nei).
• Prisskjemaet inneholder konkrete timeestimat for fase 1 og opsjon fase 2, men i utdraget er pris-/summefelter «0» (usikkert om det er mal/eksempel eller reell verdi).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget/dokumentene: Hvilke konkrete tildelingskriterier og eventuell vekting legges til grunn for evaluering utover «totalsum til evaluering fra prisskjemaet»? Vennligst angi hele listen med kriterier og vekt/poengintervall.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at prisskjemaet brukes i evaluering, men tildelingskriterier/vekting er ikke tydelig. Leverandøren må forstå evalueringsmodellen for å vurdere hvordan tilbudet bør utformes.

   Kilde: Tildelingskriterier (ikke vist i utdraget)

2. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er minstekravene i kvalifikasjonskravet «erfaring» (herunder: antall referanseprosjekter, hvilke typer/tema referansene skal dekke, og eventuelle krav til relevans/omfang/tidsperiode)? Dersom kravet er nærmere definert i et dokument som ikke følger med utdraget, ber vi om at teksten siteres/utdypes.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at leverandør skal fylle ut erfaring i skjema, men minstekravsformuleringen/kravinnholdet fremgår ikke. Dette kan påvirke hvorvidt tilbudet blir avvist eller hvordan referansene skal velges.

   Kilde: Leverandørens erfaring (kvalifikasjonskrav) / utfyllingsskjema

3. I prisskjemaet: Skal leverandøren fylle inn reelle priser i feltene «Pris pr. time» og dermed beregne sumfeltene, eller er «0» i sum/totalsummer kun et mal-/eksempelutdrag? Vennligst bekreft at leverte timepriser faktisk skal brukes til evaluering (og ikke at totalsum=0 på forhånd er en malverdi).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at pris-/sumfelter står som 0. Leverandøren må sikre at de innleverer korrekt pris og ikke risikerer avvisning/feil evaluering.

   Kilde: Prisskjema.xlsx – Hovedleveranse (fase 1) og Opsjon (fase 2)

4. Prisskjemaet oppgir «Estimert antall timer … er ikke bindende for faktisk medgått timeforbruk». Hvordan vil oppdragsgiver regulere vederlaget hvis faktisk timeforbruk i fase 1 og/eller opsjonsfase avviker fra estimatet (f.eks. betaling etter medgåtte timer per timepris, og gjelder det også eventuelle avtalte minimum/ikke-bindende omfang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Timeestimater er ikke bindende, men leverandøren må forstå betalingsmekanismen for å kunne prise riktig risiko knyttet til avvik i timeforbruk.

   Kilde: Prisskjema.xlsx – innledningstekst om 750 timer fase 1 og 650 timer opsjonsfase

5. I prisskjemaet: Hvilke kostnader skal i praksis inkluderes i timeprisene, og hvilke kostnader skal kunne faktureres separat? Konkret: gjelder oppdragsgivers krav «Møter, transport- og reisekostnader skal inngå i tilbudte priser» for alle reiser (inkl. satser for utgifter) og for eventuelle reise- og oppholdsutlegg i felt/befaring, eller finnes det egne retningslinjer for refusjon/kompensasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav om at reise/transport inngår i priser påvirker kalkulasjon. Leverandøren trenger presisering av hva som faktisk kan kreves refundert vs. må prises inn.

   Kilde: Prisskjema.xlsx – «Møter, transport- og reisekostnader skal inngå i tilbudte priser»

6. Databehandleravtalen punkt 6: Hvem skal bekrefte og hvordan praktiseres «skriftlig forhåndsgodkjennelse» ved bruk av nye underleverandører/tredjeparter (prosess, behandlingstid, format)? Kan oppdragsgiver angi forventet responstid for godkjenning/avslag slik at leverandøren kan planlegge leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Databehandleravtalen gir oppdragsgiver rett til å kreve forhåndsgodkjenning. Leverandøren trenger forutsigbarhet rundt prosess og tidsbruk for å unngå kontraktsrisiko og forsinkelser.

   Kilde: Databehandleravtale – punkt 6. Bruk av underleverandører og overføring av personopplysninger

7. Databehandleravtalen punkt 6: Det står at «Dersom avtalen gjelder behandling av sensitive personopplysninger skal behandling av slike opplysninger skje i Norge» og at samtykke kan nektes på fritt grunnlag. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete typer «sensitive personopplysninger» som forventes behandlet i denne anskaffelsen, og om det er forventet at slike opplysninger i det hele tatt vil inngå i leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå sannsynlighet og omfang av behandling av sensitive opplysninger for å vurdere gjennomførbarhet, underleverandørbruk og eventuelle kostnader for compliance.

   Kilde: Databehandleravtale – punkt 6 (samt punkt 3 «Oversikt over typer personopplysninger …»)

8. Databehandleravtalen (KI-delen): Skal leveransen inneholde «Generativ KI» eller annen KI, og i så fall: er det forventet at verktøyet faktisk bruker KI i behandling av personopplysninger (valg «Ja/Nei» i avtalen)? Oppdragsgiver bes bekrefte hvordan dette skal fylles ut i databehandleravtalen knyttet til denne konkurransen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: I utdraget står spørsmålsfelter/checkboxer for KI (Ja/Nei, formål, type KI), men svar er ikke fylt ut. Leverandøren må vite forventet KI-omfang for å prise, beskrive løsning og sikre at avtaleteksten blir korrekt.

   Kilde: Databehandleravtale – avsnitt «Bruk av KI» (spørsmåls-/avkrysningsfeltene)