Om oppdraget

Gjennom denne anskaffelsen ønsker oppdragsgiver å inngå avtale med en leverandør.

Formålet med anskaffelsen er å innhente bistand til utvikling av et aktivitetsbasert arbeidsplasskonsept med tilhørende overordnede arealløsninger og konsepttegninger, samt å etablere et faglig grunnlag for beslutning om eventuell innføring, videre prosjektering og gjennomføring.

Arbeidet skal resultere i et beslutningsgrunnlag som ivaretar organisatoriske, arbeidsmiljømessige og arealmessige mål for Ålesund rådhus.

Beslutningsgrunnlag skal videre understøtte mål om en hensiktsmessig og effektiv arealutnyttelse, økt sambruk og samlokalisering av funksjoner der dette gir merverdi, gode arbeidsmiljøer, effektiv samhandling og en bærekraftig utvikling av rådhuset som arbeidsplass.

Merknader til avtalen: Oppdraget omfatter administrative arbeidsplasser og tilhørende fellesarealer i høyblokken og lavblokken, herunder kontorarbeidsplasser, møterom, resepsjon, servicetorg og relevante publikumsarealer. Oppdraget skal omfatte vurderinger av sambruk og samlokalisering av aktuelle funksjoner, forhåndsdefinert av oppdragsgiver innenfor oppdragets rammer. Tjenestesteder utenfor rådhuset omfattes ikke av oppdraget. Dersom det underveis oppstår behov for å vurdere tilgrensende arealer eller funksjoner for å sikre helhetlige løsninger, skal dette avklares med oppdragsgiver.

Tjenesteområde

• Arkitekt, ingeniør, inspeksjon 71000000
• Arkitekttjenester, arkitekt 71200000
• Arkitektur, ingeniørarbeid, planlegging 71240000
• Rådgivende ingeniør, byggerådgivning, RIB, RIE, RIV 71310000, 71315200
• Byggrelaterte tjenester 71500000
• Systemrådgivning, teknisk rådgivning 72224000

Tildelingskriterier

Tilbudsstrategi

• Oppdragsforståelse og metodikk teller 1 %. Bruk relevante referanser og beskriv konkret gjennomføring.
• Pris teller 3 %. Prisbildet bør være konkurransedyktig og lett å kontrollere.
• Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
• Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.

Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver

AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.

• I konkurransegrunnlaget/dokumentene: Hvilke konkrete tildelingskriterier og eventuell vekting legges til grunn for evaluering utover «totalsum til evaluering fra prisskjemaet»? Vennligst angi hele listen med kriterier og vekt/poengintervall.

  Utdraget viser at prisskjemaet brukes i evaluering, men tildelingskriterier/vekting er ikke tydelig. Leverandøren må forstå evalueringsmodellen for å vurdere hvordan tilbudet bør utformes.

  Tildelingskriterier (ikke vist i utdraget)
• Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er minstekravene i kvalifikasjonskravet «erfaring» (herunder: antall referanseprosjekter, hvilke typer/tema referansene skal dekke, og eventuelle krav til relevans/omfang/tidsperiode)? Dersom kravet er nærmere definert i et dokument som ikke følger med utdraget, ber vi om at teksten siteres/utdypes.

  Utdraget viser at leverandør skal fylle ut erfaring i skjema, men minstekravsformuleringen/kravinnholdet fremgår ikke. Dette kan påvirke hvorvidt tilbudet blir avvist eller hvordan referansene skal velges.

  Leverandørens erfaring (kvalifikasjonskrav) / utfyllingsskjema
• I prisskjemaet: Skal leverandøren fylle inn reelle priser i feltene «Pris pr. time» og dermed beregne sumfeltene, eller er «0» i sum/totalsummer kun et mal-/eksempelutdrag? Vennligst bekreft at leverte timepriser faktisk skal brukes til evaluering (og ikke at totalsum=0 på forhånd er en malverdi).

  Utdraget viser at pris-/sumfelter står som 0. Leverandøren må sikre at de innleverer korrekt pris og ikke risikerer avvisning/feil evaluering.

  Prisskjema.xlsx – Hovedleveranse (fase 1) og Opsjon (fase 2)
• Prisskjemaet oppgir «Estimert antall timer … er ikke bindende for faktisk medgått timeforbruk». Hvordan vil oppdragsgiver regulere vederlaget hvis faktisk timeforbruk i fase 1 og/eller opsjonsfase avviker fra estimatet (f.eks. betaling etter medgåtte timer per timepris, og gjelder det også eventuelle avtalte minimum/ikke-bindende omfang)?

  Timeestimater er ikke bindende, men leverandøren må forstå betalingsmekanismen for å kunne prise riktig risiko knyttet til avvik i timeforbruk.

  Prisskjema.xlsx – innledningstekst om 750 timer fase 1 og 650 timer opsjonsfase
• I prisskjemaet: Hvilke kostnader skal i praksis inkluderes i timeprisene, og hvilke kostnader skal kunne faktureres separat? Konkret: gjelder oppdragsgivers krav «Møter, transport- og reisekostnader skal inngå i tilbudte priser» for alle reiser (inkl. satser for utgifter) og for eventuelle reise- og oppholdsutlegg i felt/befaring, eller finnes det egne retningslinjer for refusjon/kompensasjon?

  Krav om at reise/transport inngår i priser påvirker kalkulasjon. Leverandøren trenger presisering av hva som faktisk kan kreves refundert vs. må prises inn.

  Prisskjema.xlsx – «Møter, transport- og reisekostnader skal inngå i tilbudte priser»
• Databehandleravtalen punkt 6: Hvem skal bekrefte og hvordan praktiseres «skriftlig forhåndsgodkjennelse» ved bruk av nye underleverandører/tredjeparter (prosess, behandlingstid, format)? Kan oppdragsgiver angi forventet responstid for godkjenning/avslag slik at leverandøren kan planlegge leveransen?

  Databehandleravtalen gir oppdragsgiver rett til å kreve forhåndsgodkjenning. Leverandøren trenger forutsigbarhet rundt prosess og tidsbruk for å unngå kontraktsrisiko og forsinkelser.

  Databehandleravtale – punkt 6. Bruk av underleverandører og overføring av personopplysninger
• Databehandleravtalen punkt 6: Det står at «Dersom avtalen gjelder behandling av sensitive personopplysninger skal behandling av slike opplysninger skje i Norge» og at samtykke kan nektes på fritt grunnlag. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete typer «sensitive personopplysninger» som forventes behandlet i denne anskaffelsen, og om det er forventet at slike opplysninger i det hele tatt vil inngå i leveransen?

  Leverandøren må forstå sannsynlighet og omfang av behandling av sensitive opplysninger for å vurdere gjennomførbarhet, underleverandørbruk og eventuelle kostnader for compliance.

  Databehandleravtale – punkt 6 (samt punkt 3 «Oversikt over typer personopplysninger …»)
• Databehandleravtalen (KI-delen): Skal leveransen inneholde «Generativ KI» eller annen KI, og i så fall: er det forventet at verktøyet faktisk bruker KI i behandling av personopplysninger (valg «Ja/Nei» i avtalen)? Oppdragsgiver bes bekrefte hvordan dette skal fylles ut i databehandleravtalen knyttet til denne konkurransen.

  I utdraget står spørsmålsfelter/checkboxer for KI (Ja/Nei, formål, type KI), men svar er ikke fylt ut. Leverandøren må vite forventet KI-omfang for å prise, beskrive løsning og sikre at avtaleteksten blir korrekt.

  Databehandleravtale – avsnitt «Bruk av KI» (spørsmåls-/avkrysningsfeltene)

Konkurransedokumenter

Dokumentpakken er hentet automatisk fra VISMA_TENDSIGN og samlet som ZIP-fil.

Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.

Åpne original dokumentportal

Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.