HØRINGSRUNDE - Anskaffelse av tanntekniske varer og tjenester

Anskaffelse av tanntekniske varer og tjenester til Innlandet fylkeskommunes fylkeskommunale tannhelsetjeneste (inkl. samarbeidende private tannleger). Det skal inngås rammeavtale med én leverandør (åpen anbudskonkurranse). Rammeavtale varighet: 2 år med ensidig forlengelsesrett 1+1 år. Estimat ca. 22 MNOK over 4 år, maksimalt uttak 30 MNOK eks. mva. Avtalen kan avsluttes dersom maksimalt uttak nås før avtaleperioden.

• Leverandør skal være registrert i faglig register/foretaksregister som kreves i etableringslandet. (Firmaattest for norske selskaper / bransje-/foretaksregisterdokumentasjon for utenlandske selskaper).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) eller dokumentasjon for registrering i bransjeregister/foretaksregister (utenlandske).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.1 Firmaattest
• God kredittverdighet, minst tilsvarende Dun & Bradstreet score A.

  Dokumentasjon: Ingen dokumentasjon vedlegges; oppdragsgiver innhenter selv. Ved behov kan alternativ egnet dokumentasjon fremlegges (særlig ved manglende score/misvisende bilde).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
• God erfaring fra tilsvarende oppdrag/leveranser (omtrent samme art/kompleksitet/størrelse/omfang) med tilhørende tjenester.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste relevante leveranser siste 3 år med oppdragsgiver, avtaletype, verdi, tidspunkt, mottaker (navn/e-post) og kort beskrivelse av innhold/omfang/forpliktelser. Referanser kontaktes ved behov.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.3 a Erfaring/referanser
• Tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet for gjennomføring av kontrakten, inkl. produksjon i Norge.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for organisering og ressurser (medarbeidere og utstyr) for gjennomføring av kontrakten, inkl. for produksjon i Norge.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.3 b Gjennomføringsevne og kapasitet
• Kvalitetssikringssystem for etterlevelse av lov om medisinsk utstyr, forskrift om medisinsk utstyr og EU 2017/745 (MDR) for tanntekniske arbeider. Gjelder også eventuelle underleverandører. Rutiner for sporbarhet, avvikshåndtering og kontroll av underleverandører.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikringssystemet og rutinene for regelverksetterlevelse.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.3 c Kvalitetssikringssystem (MDR) og sporbarhet/avvik
• Oppfyllelse av lov om helsepersonell.

  Dokumentasjon: Kopi av autorisasjonsbevis for tilbyders ledende tannteknikere (minimum 3) som godkjenner arbeider før levering (tanntekniker autorisert av Statens autorisasjonskontor). Tilsvarende for underleverandører/utenlandske tilbyder: tilsvarende dokumentasjon fra nasjonale myndigheter.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.3 d Lov om helsepersonell
• Krav til fellesskap av leverandører: Fellesskapet skal levere ESPD for deltakende leverandører, sørge for nødvendig dokumentasjon av oppfyllelse, og kan støtte seg på deltakeres/andre virksomheters kapasitet etter reglene. Solidaranvar skal erklæres.

  Dokumentasjon: ESPD per deltaker (Mercell), redegjørelse for felleskapet/rollene, erklæring om solidaransvar, samt samme dokumentasjon som individuelle leverandører.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.5 Fellesskap av leverandører
• Støtte på andre foretak/underleverandører for å oppfylle kvalifikasjonskrav (økonomi/teknisk-faglig), ikke for kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring eller annet bevis som viser rådighet over nødvendige ressurser (inkl. om solidaransvar for økonomi og hvilke arbeider som underleverandør skal stå for ved teknisk/faglig støtte). Tilbyder skal fylle ut ESPD med bruk av underleverandør og underleverandør skal levere selvstendig ESPD.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.6 Samarbeid – bruk av andre foretaks ressurser

• Fylle ut og levere egenerklæring (ESPD) i Mercell. Del IV seksjon a: samlet erklæring om oppfyllelse av samtlige kvalifikasjonskrav.Kilde: Regler for gjennomføring / Etterspurt dokumentasjon; ESPD del III (integrert i Mercell)
• Tilbudsbrev med angitte minimumselementer (firmanavn, aksept av krav/vilkår, evt. forbehold/unntak, habilitetsforhold, forretningshemmeligheter, kort beskrivelse av tilbyder/underleverandører, definering av ord/uttrykk, kontaktopplysninger og signatur-/fullmaktsopplysninger).Kilde: Tilbudsbrev, pkt. 4
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav ved forespørsel: oppdragsgiver innhenter/kan be om dokumenter (f.eks. skatteattest for valgt leverandør på forespørsel, samt dokumentasjon for tekniske kvalifikasjoner ved behov).Kilde: Regler for gjennomføring, pkt. Skatteattest; Etterspurt dokumentasjon
• Ved innlevering: tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen frist. Tilbud kan endres frem til tilbudsfristens utløp. Kan bli bedt om elektronisk signatur under innlevering.Kilde: Regler for gjennomføring, pkt. 2.19 Innlevering av tilbud
• Vedlegg/utfylling i prisskjema: komplett utfylt prisskjema i Excel-skjemaet (fyll kun gule felt; ikke endre grå felt). Leveres elektronisk. Feil/ukomplett prisskjema kan medføre avvisning.Kilde: Tildelingskriterier (Pris); samt Veiledende priser/Prisskjema
• Vedlegge leverandørens daterte veiledende prisliste (Excel-lesbar) som er kilde for veiledende prisene oppgitt i prisskjemaet (vedlegges elektronisk i Excel-format).Kilde: Tildelingskriterier (Veiledende priser)
• Hvis tilbud inngis av fellesskap: hvert foretak skal levere egne ESPD-versjoner som del av tilbudet i Mercell, samt redegjørelse for fellesskapet og solidaransvar.Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.5 Fellesskap av leverandører
• Hvis tilbyder støtter seg på andre foretak: forpliktelseserklæring for relevante foretak/ressurser og selvstendig ESPD for underleverandør/samarbeidspartner.Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 6.6 Samarbeid – bruk av andre foretaks ressurser
• Kravspesifikasjon/krav i tilbudsskjema: beskrivelser som etterspørres (digital fil-støtte, bestillingsløsning, kurs, logistikk, faktureringsrutiner, samsvarsdokumentasjon, beredskap m.m.) skal besvares i tilbudet/tilhørende del (konkretisert i kravtabell).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 (Krav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Rammeavtale varighet 2 år, med ensidig rett til forlengelse 1+1 år; skriftlig melding senest 3 måneder før utløp dersom ikke forlenges.Kilde: Generelt om anskaffelsen / Avtaleperiode
• Oppdragsgiver kan avslutte avtalen hvis maksimalt uttak nås før avtaleperiodens utløp (maks uttak 30 MNOK eks. mva de neste fire år).Kilde: Omfang og kontraktsverdi / Avtaleperiode
• Åpningstid: minimum 0800–1530 alle virkedager, samt gjennomsnittlig kort ventetid på telefon.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Åpningstider og tilgjengelighet)
• Språk/kommunikasjon: ledende tanntekniker må kunne kommunisere flytende på norsk; ordreseddel skal kunne fylles ut på norsk.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Språk)
• Håndverksmessig kvalitet: levere varer av høy faglig, teknisk og håndverksmessig kvalitet.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Håndverksmessig kvalitet)
• Garanti material- og fabrikasjonsfeil: alle varer minimum 2 års garanti; garanti utover dette inngår i evaluering.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Material- og fabrikasjonsfeil) og Tildelingskriterier 30 %
• Digital fil-mottak og støtte for produksjon av tanntekniske arbeider (krav til mottak/produksjonsstøtte beskrives).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Digital filer)
• Bestillingsløsning: brukervennlig digital bestillingsløsning; leverandør skal beskrive tilbudt løsning/demonstrasjon.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Bestillingsløsning)
• Produksjonstid (fast protetikk helproteser): samlet leverandørstyrt produksjonstid maks 24 virkedager (fast protetikk helprotese), med trinnvise maksimumskrav; ekskl. postgang/transport i Norge og tid som arbeidet venter klinisk prøving/godkjenning/tilbakemelding.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Maksimal leverandørstyrt produksjonstid helproteser) og trinnvist tidskrav
• Produksjonstid (fast protetikk generelt): produksjonstid ekskl. forsendelse i Norge pr bestilling maks 9 virkedager.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Krav til produksjonstid – fast protetikk)
• Produksjonstid (partielle proteser og reparasjoner): rebasering/reparasjoner i Norge maks 1 virkedag; crom-kobolt/titan maks 9 virkedager; øvrige varer maks 9 virkedager. Oppdragsgiver kan velge Norge eller utlandet.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Krav til produksjonstid – partielle proteser og reparasjoner)
• Akutt/tidskritisk arbeid: oppdragsgiver kan ved behov bruke annen leverandør dersom avtaleleverandør ikke kan levere innen nødvendig frist.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Akutt/tidskritisk arbeid)
• Samsvarsdokumentasjon: levere dokumentasjon som viser oppfyllelse av krav til medisinsk utstyr; individuelt tilpassede arbeider skal leveres med erklæring for individuelt tilpasset utstyr (tilgjengelig for nedlastning).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Samsvarsdokumentasjon)
• Kvalitetskontroll ved underleveranse: arbeider sendt til underleverandør skal kvalitetskontrolleres av autorisert tanntekniker hos leverandør før videresending.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Kvalitetskontroll av tanntekniker)
• Hygienerutiner: avtrykk behandles som smittebærende; desinfiseringskrav iht. lov om vern mot smittsomme sykdommer (1994-08-05).Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Hygienerutiner)
• Sikkerhet og beredskap: leverandør skal beskrive plan for å opprettholde leveranser under nødsituasjoner (krig, naturkatastrofer, pandemi m.m.) og beskrive produksjonssteder/alternativer og transportplaner.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Sikkerhet og beredskap)
• Kursing: leverandør skal kunne tilby kurs online i egenregi; oversikt over kurs gjennomført de siste årene etterspørres.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Kursing)
• Logistikk: beskrive anbefalt logistikkløsning i Norge som kan redusere klimaavtrykk uten å påvirke leveringstid/kostnad; oppgi frakttider og priser for oppdragsgiver.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Logistikk)
• Fakturering/rutiner: bekrefte at faktureringsrutiner i avtaleutkastet aksepteres/forstås; vedlegge eksempel på testfaktura.Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 8.2 Krav (Faktureringsrutiner) og Vedlegg A (Avtale)

• Dokumentteksten inneholder primært innholdsfortegnelse og deler av krav-/evalueringsoppsett, men ikke hele avtalens standard/særlige avtalevilkår (kun utdrag fra vedlegg A). Utdraget kan mangle flere kontraktsforpliktelser.
• Kravspesifikasjonen oppgir flere krav som tydelig skal besvares i tilbudet, men eksakt hvilket skjema/format disse beskrives i er ikke fullt angitt i teksten.
• I tildelingsdelen er det omtale av 'Pris normalisert' og GRIP, men konkrete evalueringspunkter innen 'kvalitet' er ikke gjengitt (kun overordnede kriterier).
• Avtaleperiode/oppstartdato og utfyllingsfelter (xx.xx.xxxx) er ikke konkrete i teksten, da de er markert som fyll-inn.