Avinor AS - T- 192786 - Anskaffelse av avtale for innskuddspensjonstjenester med tilhørende risikodekninger

Konkurransen gjelder avtale om innskuddspensjon med tilhørende risikodekninger for Avinor AS og datterselskaper (Avinor Flysikring AS og Svalbard Lufthavn AS), inkludert uføre- og tilleggsgarantier (ektefelle/samboer og barnepensjon), samt krav til digital løsning, kapitalforvaltning, service og IT-/informasjonssikkerhet. Avtalen løper inntil 4 år med opsjon forlengelse inntil totalt 8 år.

• Leverandør kan støtte seg på tredjeparter (forpliktelseserklæring) for å oppfylle kvalifikasjonskrav knyttet til økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra garantist (inkl. D-U-N-S-nummer/organisasjonsnummer, firmaattest, årsregnskap/revisjonsberetning og ev. annen dokumentasjon).

  Kilde: Mal – Forpliktelseserklæring Innskuddspensjonstjenester (Forpliktelseserklæring)
• Leverandør kan støtte seg på tredjeparter (forpliktelseserklæring) for å oppfylle tekniske og faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra foretak (inkl. signatur og dokumentasjon avhengig av hvilke kvalifikasjonskrav foretaket bidrar til jf. x.x.).

  Kilde: Mal – Forpliktelseserklæring Innskuddspensjonstjenester (Forpliktelseserklæring)
• Ved bruk av underleverandører: oppgi navn/org.nr, oppgaver og andel av kontrakten; oppdragsgiver kan underkjenne valg.

  Dokumentasjon: Skjema for beskrivelse av underleverandører (inkl. navn og org.nr, leveranseområde og andel).

  Kilde: Beskrivelse av underleverandører
• Dersom leverandøren har avvik/forbehold: skal angis presist/entydig og med henvisning til punkt samt prismessige konsekvenser.

  Dokumentasjon: Skjema for avvik og forbehold (avviksliste med referanse til punkt og beskrivelse).

  Kilde: Skjema for avvik

• Besvare hvert vurderingskrav presist og med tydelig henvisning til relevant dokumentasjon, og benytte samme navn og nummerering i besvarelsen (i Vedlegg B.1 – Leverandørens besvarelse).Kilde: Vedlegg B.1 Leverandørens besvarelse (Vurderingskrav E(1)-E(5))
• Pris-/kostnadsdokumentasjon til priskriteriet: levere Vedlegg C Prisskjema (pris evalueres på totalpris for hele avtaleperioden ekskl. innskudd, inkludert opsjonsperiode; samt oppgi innskudd, premier og omkostninger per dekning per ansatt i excel).Kilde: Vedlegg B.1 Leverandørens besvarelse (E (1) pris) / Vedlegg C Prisskjema og premiematrise
• Beskrive fullstendig omkostningsmodell for administrasjons- og forvaltningskostnader (inkl. pris for eventuelle tilleggstjenester) og oppgi pris både ved bruk av A-melding og filoverføring dersom ulike administrasjonskostnader.Kilde: Vedlegg B.1 Leverandørens besvarelse (E (1) pris)
• Foreslå avtale for 4 år som beskriver mekanismer som påvirker kostnadsutvikling for risikodekninger samt administrasjons- og forvaltningsomkostninger (prisregulerings-/forutsigbarhetsforslag).Kilde: Vedlegg B.1 Leverandørens besvarelse (E (2) Forutsigbar utvikling av premier og omkostninger) / Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (krav om prisreguleringsavtale)
• Beskrive digitale løsninger og rutiner/systemer for ajourhold av pensjonsdata ved filoverføringsløsning og A-melding, inkl. hvilke forhold som må følges opp manuelt (konsernet benytter SAP).Kilde: Vedlegg B.1 Leverandørens besvarelse (E (3) Digitale løsninger)
• Beskrive kapitalforvaltning/fleksibilitet: valutasikringsgrad, plan for nedtrapping av aksjeandel, mulighet for investeringsprofiler innen arbeidsgivers kostnad, investeringsstrategi og eventuelle endringer i investeringsprofilene.Kilde: Vedlegg B.1 Leverandørens besvarelse (E (4) Kapitalforvaltning)
• Beskrive service og administrasjon: tilgjengelighet, responstid og oppfølging, samt dedikert kundeteam (navn, roller/ansvar) som skal delta i forhandlingsmøte og håndtere kontrakten; samt informasjonsmøter/webinar for ansatte.Kilde: Vedlegg B.1 Leverandørens besvarelse (E (5) Service og administrasjon)
• Dersom leverandør vil avdekke innsigelser/avvik: lever inn utfylt avviksskjema med referanse til punkt og eventuelle prismessige konsekvenser.Kilde: Skjema for avvik og forbehold
• Ved behov for å dokumentere etterlevelse av IT-minimumskrav: lever inn besvarelse/skjema for TEC CIS General og TEC Data Exchange (minstekrav med henhold/response).Kilde: Vedlegg B.2 TEC minimumskrav v2 (tabeller TEC-CIS-* og TEC-DATA-1)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Etiske krav: kontraktspart skal etterleve krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, klima- og miljø, anti-korrupsjon/straffbar forretningspraksis, dyrevelferd, og sikre etterlevelse i leverandørkjeden; brudd kan medføre misligholdstiltak.Kilde: Vedlegg D Etiske krav til kontraktsparter (Formål, Aksept, Grunnleggende rettigheter, BRUDD)
• Aktsomhetsvurderinger i tråd med åpenhetsloven: risikovurdering, stopp/forhindre/redusere, overvåking/effektvurdering, kommunikasjon til berørte parter, stanse aktivitet/gjenoppretting ved ansvar, kontinuerlig forbedring.Kilde: Vedlegg D Etiske krav til kontraktsparter (Aktsomhetsvurderinger)
• Oppfølging og dokumentasjon: Avinor/tredjepart kan gjennomføre oppfølging/inspeksjon/revisjon hos kontraktspart og underleverandører; kontraktspart skal dokumentere etterlevelse ved oppfordring og sikre inspeksjonsrett i kjeden så langt mulig.Kilde: Vedlegg D Etiske krav til kontraktsparter (Oppfølging og dokumentasjon)
• Meldeplikt ved brudd: kontraktspart skal umiddelbart melde fra om brudd og iverksette tiltak; Avinor kan kreve tiltaksplan; brudd kan gi midlertidig stans/erstatningskjøp, krav om bytte av underleverandør, heving og utestengelse fra nye konkurranser.Kilde: Vedlegg D Etiske krav til kontraktsparter (BRUDD PÅ DE ETISKE KRAVENE)
• HMS-arbeid: Avinor har systematisk HMS-arbeid med risikobasert tilnærming, nullvisjon, kartlegging av risiko, avvik/hendelser, og styringssystem med mål og handlingsplaner (krav/forventning til leverandører følger av HMS-basis).Kilde: Vedlegg A.2 HMS arbeid i Avinor (HMS-arbeid i Avinor)
• IT/infosec minimumskrav (TEC): TLS 1.2+ for data i transitt; ikke benytte svake/utdaterte krypteringsprotokoller; autorisasjon på serversiden for eksternt eksponerte API-er; tilgangskontroll (RBAC/ABAC) deny-by-default og server-side enforcement; MFA for alle innlogginger inkludert privilegerte/administrative; MFA ved sikkerhetssoner/tillitsgrenser/privilege elevation; varsling av sikkerhetshendelser innen 24t til csirt@avinor.no; informasjons-eierskap hos Avinor og vederlagsfri tilgang; need-to-know og minste privilegium; passordsikkerhet (minst 14 tegn, blokkere kompromitterte passord, rate limiting/brute-force beskyttelse).Kilde: Vedlegg B.2 TEC minimumskrav v2 (TEC-CIS-01, -02, -06, -11, -15, -22, -25, -28, -41)
• Datautveksling/integrasjon: løsning skal støtte sikre metoder for import/eksport (messaging, request-reply/REST/ETL/ELT, filoverføring, delta share) og muliggjøre standardiserte formater for eksport/import.Kilde: Vedlegg B.2 TEC minimumskrav v2 (TEC-DATA-1)
• Pris-/reguleringsmekanisme: det skal leveres forslag til prisreguleringsavtale som omfatter administrasjonskostnader, forvaltningskostnader og pris-/reguleringsmekanismer for risikodekninger; pris vurderes på totalpris for hele avtaleperioden inkludert opsjon.Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (krav om prisreguleringsavtale)
• Utsendelse/vilkår: ved plassering skal pensjonsavtaler/vilkår utstedes og undertegnes av begge parter før plassering; leverandør skal på forespørsel utarbeide skadestatistikk i redigerbart excel; kunne levere vilkår/skjema/forsikringsbevis på engelsk ved forespørsel.Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (forutsetninger ved plassering)

• Manglende eksplisitte vekt-/rangeringstall for tildelingskriterier (E (1)-E (5)) i utdraget; kun kriterietekst er tilgjengelig.
• Avtalens eksakte varighet (fylles inn som [TBA], [4] år og opsjon [2] ganger) fremgår med plassholdere; konkrete årstall er ikke synlige i teksten.
• Kvalifikasjonskrav utover støtteerklæringer/underleverandør/avvik fremgår ikke som konkrete minimumskrav i utdraget (kun relevante maler/supplerende skjema).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg C Prisskjema/premiematrise står innskudd, risikopremier og flere kostnadselementer med verdi 0 (f.eks. «Innskudd ... Premie», «Sum risikopremie», «Sum adm.omkostninger aktive», «Sum kostnader pensjonister»). Kan Avinor bekrefte at dette er kun et ferdig mal-oppsett og at leverandøren skal fylle inn faktiske satser/kroneverdier i disse feltene, samt at evalueringen baseres på de utfylte feltene (ikke på 0-verdiene i malen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik det er vist i dokumentet kan flere sentrale pris-/premiekomponenter fremstå som 0. Leverandøren må sikre riktig utfylling og at evalueringen faktisk tar utgangspunkt i leverandørens beregninger.

   Kilde: Vedlegg C Prisskjema og premiematrise (faner: Avinor AS, Avinor Flysikring AS, Svalbard Lufthavn AS, Samlet for Avinor konsernet)

2. I Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon oppgis at «Det skal leveres forslag til prisreguleringsavtale» og at «Pris vil bli vurdert ut fra totalpris for hele avtaleperioden, inkludert opsjonsperioden». Kan Avinor presisere hva prisreguleringsavtalen skal inneholde (minimum), og om denne avtalen skal inngå som et eget vedlegg i tilbudet eller beskrives i Vedlegg B.1/E (2) besvarelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet til prisreguleringsavtale er nevnt, men plassering/format er uklart for tilbudsutformingen. Dette påvirker både dokumentstruktur og hvor leverandøren skal forankre pris- og risikomekanismer.

   Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (avsnitt om prisreguleringsavtale og evalueringsgrunnlag)

3. Av Vedlegg A.1 fremgår det at «Av t a l e n løper i inntil [4] år ... opsjon inntil [2] ganger ... samlet maksimalt inntil [8] år» (med plassholdere). Kan Avinor bekrefte konkret avtaleperiode (år) og antall og lengde på opsjoner (år per opsjon), samt fra hvilken dato avtalen skal løpe (undertegning eller annen dato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varighet påvirker totalpris-evaluering og fremtidige kostnads-/premiejusteringsmekanismer. Leverandøren må prise korrekt horisont før tilbud.

   Kilde: 0.0 Avtale om tjenestekjøp - Innskuddspensjon med risikodekning / «AVTALENS FORMÅL OG VARIGHET»

4. I Vedlegg A.1 står det at «Tilbudet er å forstå i samsvar med tilbudsforespørselen dersom evt. forbehold/unntak ikke er beskrevet» og at justeringer for endringer i medlemsmasse, pensjonsgrunnlag, endringer i dekninger og endring i G «skal legges til grunn i endelige premier og omkostninger». Kan Avinor beskrive hvilke endringer som forventes å gi prisoppgjør etter «plasseringstidspunktet» (og hvordan dette vil bli beregnet), og om disse endringene påvirkes av prisreguleringsavtalen i E (2)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare grenseflater mellom justeringer, prisreguleringsmekanisme og evaluert totalpris kan gi feil prissetting og feil tilbudsrisiko.

   Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (retningslinjer for datagrunnlag, plasseringstidspunkt og justeringer)

5. Vedlegg A.1 beskriver «Innskuddsfritak og premiefritak ved uførhet» med krav om nedsatt arbeidsevne på minst 20 % og varighet «12 måneders sammenhengende sykdom». Kan Avinor presisere hvordan Avinors krav skal håndteres ved (i) forverring/oppfylling senere i forløpet, (ii) tilbakefall/avbrudd før 12 måneder, og (iii) dokumentasjonskrav/regel for beregning av uføregrad knyttet til innskudds- og premiefritak?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et forsikringsfaglig utløserbilde som påvirker premieberegning og leveranseansvar. Leverandøren må forstå praktisk regelanvendelse for å kunne prise riktig.

   Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (avsnitt: «Innskuddsfritak og premiefritak ved uførhet»)

6. E (2) ber om «et forslag til en avtale for 4 år» om forhold/mekanismer som påvirker kostnadsutvikling for risikodekninger og administrasjons-/forvaltningsomkostninger. Kan Avinor bekrefte at det kun er dette 4-årige dokumentet som skal inngå i tilbudet for E (2), selv om evalueringen tar hensyn til «totalpris for hele avtaleperioden inkl. opsjon»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om evalueringsgrunnlaget for opsjonsperioden skal utledes av 4-årsreglene, eller om opsjonsperioden skal prissettes med separate mekanismer.

   Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (tildelingskriterium kvalitet: E (2))

7. I Vedlegg A.1 fremgår at ansatte skal kunne velge standardiserte investeringsprofiler «basert på indeks forvaltning», og E (4) ber om fleksibilitet (valutasikringsgrad), plan for nedtrapping av aksjeandel og «muligheter» for endringer i senere år. Kan Avinor presisere hvilke minimumskrav som gjelder for (i) antall/typer investeringsprofiler, (ii) krav til valutasikringsgrad (intervall/mål), og (iii) hva som ligger i «arbeidsgivers kostnad» (dvs. om kostnadsnivået er begrenset/fastsatt i avtalen eller følger av leverandørens standard)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Investeringsvalgene og nedtrappingsmekanismene er sentrale for både kvalitetsevaluering og premieberegning/forvaltningskostnader. Uklare minimumsrammer kan gi feil tilbudsdesign.

   Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (avsnitt: «Investeringsvalg ... indeks forvaltning» og tildelingskriterium kvalitet: E (4))

8. Vedlegg A.1 krever at «Det skal gjøres fradrag for alle fripoliser som er registrert i Norsk Pensjon» og at medlemslister skal vise brutto ytelse, fripoliser til fradrag og netto forsikret uføreytelse. Kan Avinor presisere hvilke input leverandøren får ved kvalifisering (format og variabler), og om fradraget skal beregnes etter en definert formel/regel (henvisning til lov/regelverk eller intern Avinor-metode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fripolise-fradraget påvirker netto forsikret ytelse og dermed premie. Leverandøren må forstå beregningsgrunnlaget før tilbud.

   Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (avsnitt: «Det skal gjøres fradrag for alle fripoliser ...» og «Datagrunnlaget ... sendes til de som blir kvalifisert»)

9. I tildelingskriterium kvalitet E (3) bes det om rutiner/system for ajourhold ved filoverføring og A-melding, inkludert «hvilke forhold som må følges opp manuelt». Kan Avinor presisere hva som forventes av leverandørens ansvar for datakvalitet ved feil i A-melding/fil (f.eks. korrigeringstid, rettingsprosedyre og hvem som bærer kostnader), og om det finnes krav til tidsfrister for feilhåndtering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manual oppfølging og datakorreksjon påvirker både kostnadsstruktur og operasjonell risiko. Leverandøren må avklare ansvarsdeling og tidskrav før prising/tilbudstekst.

   Kilde: Vedlegg A.1 Kravspesifikasjon (tildelingskriterium kvalitet: E (3))

10. Vedlegg E – Avinors mal for endringsavtale viser et skjema for «Endringer i priser» og «Beskrivelse av endringen» men uten utfyllingsdetaljer i utdraget. Kan Avinor bekrefte hvilken prosess som gjelder for prisendringer ved «ekstraordinære forhold» i hovedavtalen (forhandling, dokumentasjon, tid til effekt), og om endringsavtalen er eneste formelle dokumentasjonskrav for å aktivere prisjustering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Prisklausuler og endringsmekanismer påvirker leverandørens økonomiske risiko. Leverandøren må forstå prosess og formalia for å unngå tvister.

    Kilde: 0.0 Avtale om tjenestekjøp - Innskuddspensjon med risikodekning / «OM MULIGE ENDRINGER I AVTALEN» samt Vedlegg E – Avinors mal for endringsavtale