Traktor

Vegårshei kommune skal kjøpe en traktor til kommunal drift, inkludert vintervedlikehold (brøyting/strøing), transport og generelle vedlikeholdsoppgaver. Maskinen skal være egnet for helårsbruk og høy belastning, og avtalen inkluderer medfølgende service- og vedlikeholdsavtale. Det er også en opsjon på innbytte av kommunens eksisterende traktor.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister (norske selskaper: firmaattest ikke eldre enn 6 måneder; utenlandske: dokumentasjon på registrering).

  Dokumentasjon: Firmaattest (ikke eldre enn 6 måneder) eller godtgjørelse på registrering i relevant register i etableringsstaten.

  Kilde: Pkt. 8.4 Leverandørens registrering, autorisasjoner mv.
• Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap basert på siste kjente regnskapstall; nøkkeltall og vurdering av betalingsevne.

  Kilde: Pkt. 8.5 Krav til økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha et implementert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat (f.eks. ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende) eller egenerklæring med beskrivelse (miljøpolicy/mål, tiltak, rutiner for oppfølging og måling, kontinuerlig forbedring) samt oversikt over relevante oppdrag de 3 siste årene.

  Kilde: Pkt. 8.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner (miljøledelsessystem og erfaring/ referanser)
• Dersom tilbyder støtter seg på underleverandør/samarbeidspartner for kvalifikasjonskrav, skal det leveres nødvendig dokumentasjon for hver part.

  Dokumentasjon: ESPD for underleverandør/samarbeidspartner samt signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale som bekrefter rådighet over nødvendige ressurser.

  Kilde: Pkt. 8.3 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere
• ESPD skal leveres som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner (og for underleverandører ved støtte).

  Dokumentasjon: Utfylt og generert ESPD-fil innlevert som del av tilbudet.

  Kilde: Pkt. 8.2 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

• Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp (absolutt frist).Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Komplett tilbud skal leveres elektronisk i KGV; vedlegg lastes opp i pdf eller annet alminnelig format, som separate dokumenter.Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Det er ikke nødvendig med elektronisk signatur; verifikasjon skjer ved at tilbyder har signert, skannet inn og lastet opp mal for tilbudsbrev.Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal minst bestå av: Tilbudsbrev (forpliktende signatur) i henhold til mal.Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (Tilbudsbrev) og Del 1 Vedlegg 1
• Egenerklæring om taushetsplikt (opplysninger tilbyder mener er unntatt innsyn) skal leveres.Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (Egenerklæring taushetsplikt) og Del 1 Vedlegg 2
• Eventuelle avvik skal oppgis presist og leveres i avviksmal. (Avvik kan medføre avvisning dersom vesentlige.)Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (Avvik) og Del 1 Vedlegg 3
• Forpliktelseserklæring skal leveres dersom tilbyder ønsker å støtte seg på underleverandører/samarbeidspartnere.Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (Forpliktelseserklæring) og Del 1 Vedlegg 4
• ESPD (og evt. ESPD for underleverandører/samarbeidspartnere ved støtte) skal leveres.Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (ESPD) samt Del 1/ pkt. 8.2
• Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (leverandørs egen + evt. underleverandørers) skal leveres.Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (Kvalifikasjonskrav)
• Kravspesifikasjon/kontrakts krav: Leverandøren skal besvare kravspesifikasjon i bilag 1 og levere kontraktens vedlegg bilag 2 med løsningsbeskrivelse.Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (Kravspesifikasjon/ Kontrakts krav; Tildelingskriterium kvalitet) og Del 2 bilag 1/2
• Pris (tildelingskriterium pris): Utfylt prisskjema (bilag 4a); hele skjemaet må være korrekt utfylt.Kilde: Pkt. 7.2.2 Innhold og struktur (Tildelingskriterium pris) samt Pkt. 9/ tabell tildelingskriterier og Bilag 4a

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtale om kjøp av traktor med evt. tilhørende tjenester innenfor bilag 1. Opsjoner spesifiseres i bilag 1 og innebærer ingen forpliktelse for oppdragsgiver med mindre uttrykkelig sagt.Kilde: Standard varekjøp, pkt. 1.2 og 1.3-1.4
• Levering skjer DDP (Incoterms 2020) på avtalt leveringssted innen Vegårshei kommune; leveringssted avtales ved kontraktinngåelse.Kilde: Bilag 3 Administrative bestemmelser pkt. 1-2
• Betaling innen 30 dager etter mottatt faktura (EHF). Ingen godkjenning av leveransen ved betaling; fakturering kun når leveransen er komplett i henhold til bestilling.Kilde: Bilag 3 Administrative bestemmelser pkt. 3.1-3
• Varen skal leveres i samsvar med avtalens krav til egenskaper, og med nødvendige godkjenninger/sertifikater/tillatelser for bruk. Leveres fri for rettsmangler og leverandøren holder oppdragsgiver skadesløs for tredjemannskrav i relasjon til varene.Kilde: Standard varekjøp pkt. 2.1-2.3
• Leverandørens varsling ved hindringer (hindres til rett tid) skal skje uten ugrunnet opphold, og kunne dokumenteres.Kilde: Standard varekjøp pkt. 2.6
• ILO-kjerne konvensjoner: Kontrakten inneholder krav om etterlevelse, og oppfølging gjennom avtaleperioden.Kilde: Del III pkt. 5.1 ILO-kjerne konvensjoner; Standard varekjøp pkt. 2.7
• Garanti: Leverandøren har ansvar for feil/mangler i 24 måneder etter at leveransen er mottatt; reparasjon/bytte uten ugrunnet opphold for egen regning.Kilde: Standard varekjøp pkt. 6
• Misligholdsbeføyelser ved forsinkelse: dagbot 2–to–promille av total bestillingssum pr. kalenderdag (med minimum kr. 1000 og tak 10%).Kilde: Standard varekjøp pkt. 3.4.1
• Dagbot ved brudd på administrative bestemmelser/faktureringsrutiner ved gjentatte eller vesentlige brudd; dagbot frem til retting er dokumentert.Kilde: Standard varekjøp pkt. 3.4.2
• Leverings-/kontraktsendringer etter avtaleinngåelse skal gjøres skriftlig og undertegnes; føres i bilag 6.Kilde: Standard varekjøp pkt. 7 og Bilag 6
• Underleverandører: Leverandøren kan bruke underleverandører med mindre annet avtales, men er ansvarlig for hele leveransen; oppdragsgiver kan underkjenne ved saklig grunn.Kilde: Standard varekjøp pkt. 2.4
• Tvisteløsning: norsk rett; først forhandlinger, ev. mekling, deretter norske domstoler (eller voldgift i Norge kan avtales).Kilde: Standard varekjøp pkt. 10

• Kravspesifikasjon detaljer (Bilag 1) er stort sett listet som A/A* og ønskede krav, men selve komplette kravtabellen (inkl. alle delpunkter) er ikke gjengitt fullt ut i utsnittet; enkelte kravpunkter kan være ufullstendige eller utelatt.
• Standardkontrakten for service-/vedlikeholdsavtale er ikke gjengitt i teksten; kun pris for serviceavtale og krav til responstid/service (Bilag 1) fremgår.
• Kontraktens eksakte leveringsdato/leveringstid er ikke utfylt i bilag 3 (står som [fyll inn avtalt leveringstid]).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (kravtabellen) står det at leverandøren skal oppnå «hastighet på 50 km/t», men «Kontraktsobjektet» og/eller «Admin. bestemmelser» angir ikke avklart hvilken dokumentasjon som skal leveres for å dokumentere dette (f.eks. typegodkjenning, fabrikantdata, testrapport). Hvilken konkret dokumentasjon ønsker oppdragsgiver at vi legger ved for å bevise oppfyllelse av kravet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og risikovurdere kravoppfyllelse må leverandør vite hva som godtas som dokumentasjon for 50 km/t.

   Kilde: Bilag 1 – Generelle krav til traktoren (krav «Traktoren skal oppnå hastighet på 50 km/t.») / Del III pkt. 7.2.2 (Kvalitet)

2. I Bilag 1 er flere krav merket med A* (relativ/forhandlingsmessig element), bl.a. «Automatisk samspill mellom motor og transmisjon for optimalt effektuttak og drivstofføkonomi», «responstid på 12 timer ved kritiske feil, og oppstart reparasjon innen 24 timer», «Leverandør skal kunne tilby midlertidig løsning innen 48 timer», samt enkelte førerhyttekrav. Kan oppdragsgiver presisere hvordan disse A*-kravene faktisk evalueres (hvilke forbedringer utover minimum gir poeng, og hva som kreves for å få best score)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelings- og evalueringspraksis for A*-kravene påvirker både tilbudsinnhold og prisegrunnlag for leverandør.

   Kilde: Bilag 1 – Kravpunkter merket A*; Del III pkt. 7.2.2 og pkt. 9 (Miljø) samt pkt. 10.1.2 (Evaluering kvalitet)

3. I Bilag 1 står «Leverandøren skal levere utkast til avtale om lånetraktor som benyttes i kontraktsperioden ved behov» som et absolutt krav (A). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilket minimum innhold dere forventer at utkastet skal ha (f.eks. pris/vederlag ved bruk, betingelser for utlån, varighet, kostnadsdeling, transport/tilbakelevering, ansvar/risiko og krav til tilgjengelighet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten kravspesifisert minsteinntak kan leverandør bruke tid/ressurser på feil mal, og det kan gi risiko for avvisning dersom oppdragsgiver tolker utkastet som utilstrekkelig.

   Kilde: Bilag 1 – Responstid service og reparasjon (krav «Leverandører skal levere utkast til avtale om lånetraktor…»)

4. I Bilag 1 er det et absolutt krav at «Forslag til serviceavtale skal utarbeides og leveres med tilbudet». Kan oppdragsgiver opplyse om serviceavtalen skal være basert på en fast mal (vedlegg) som finnes i Del 2, eller om vi skal utarbeide en helt egen serviceavtale fra bunnen av? Hvis det finnes en mal: vennligst bekreft hvor den er angitt.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsbruk og tilbudskostnad avhenger av om det finnes en eksisterende avtale-mal som skal fylles ut eller om leverandør må utvikle dokumentet selv.

   Kilde: Bilag 1 – Responstid service og reparasjon (krav «Forslag til serviceavtale skal utarbeides og leveres med tilbudet.») / Del II Bilag 3-ramme (hvis relevant)

5. Opsjonen «Innbytte av dagens traktor» omtales i Bilag 1 og prisskjema. Hvilken verdi/vederlagslogikk skal vi legge til grunn for opsjonen: Er innbyttepris et fast fratrekk (slik prisskjemaet indikerer), eller skal det være justeringer av tilstand/utstyr/periodisk ettersyn? Hvis justeringer er tillatt, hvilke kriterier og dokumentasjon skal benyttes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise opsjonen riktig må leverandør vite om innbytte er et fast beløp eller om det ligger en mekanisme for justeringer/forhandling ved leverandørskifte.

   Kilde: Bilag 1 – Opsjon «Innbytte» (krav nr. 12.1) / Del III pkt. 9.1 (Pris – totalpris og innbytte) / Bilag 4a Prisskjema (Traktor – Innbytte)

6. Bilag 3 oppgir «Avtalt leveringstid er [fyll inn avtalt leveringstid]». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken konkret leveringstid/leveringsdato som er lagt til grunn for kontrakten (og om dette er uendret fra estimert tid i Bilag 3)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid påvirker både planlegging, eventuelle innkøp/produksjonslead time og risiko for dagbot ved forsinkelse.

   Kilde: Bilag 3 – Administrative bestemmelser (pkt. 2 Leveringstid og leveringssted)

7. I Bilag 3 står levering som DDP (Incoterms 2020) og at leveringssted avtales innad i Vegårshei kommune. Kan oppdragsgiver presisere leverings-/hentestruktur og hva som skal inngå i DDP for oss i praksis (f.eks. tilkomstkrav, behov for kran/montering, lossing på adresse, kostnad for klargjøring/avlevering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP kan medføre kostnader og logistikkansvar som må prissettes korrekt, særlig for tungt utstyr og vinter-/driftsklarhet.

   Kilde: Bilag 3 – Administrative bestemmelser (pkt. 1 Leveringsvilkår og pkt. 2 Leveringstid og leveringssted)

8. Kravet i Bilag 1 om «responstid på 12 timer ved kritiske feil, og oppstart reparasjon innen 24 timer» og «midlertidig løsning innen 48 timer» er knyttet til service og vedlikehold. Kan oppdragsgiver definere hva som regnes som «kritiske feil» og hva som regnes som «oppstart reparasjon» (f.eks. første kontakt, frambud, oppmøte på lokasjon, reservedel levert, eller faktisk reparasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis definisjon reduserer risiko for uenighet ved kontraktsoppfølging og påvirker bemanning/beredskapskostnader.

   Kilde: Bilag 1 – Responstid service og reparasjon (A* krav om 12/24/48 timer)

9. I Bilag 1 er det flere tekniske spesifikasjoner med «eller tilsvarende» (f.eks. dekk «Nokian … eller tilsvarende», og enkelte funksjoner knyttet til førerkomfort/utstyr). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «tilsvarende» skal vurderes i praksis (hvilke minimumsparametere må dokumenteres, og hvem bestemmer ekvivalens)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis «tilsvarende» ikke er klart avklart, kan leverandøren risikere avviksvurdering/avvisning eller dårlig evalueringsscore pga. ulik tolkning av ekvivalens.

   Kilde: Bilag 1 – Generelle krav til traktoren (dekk «… eller tilsvarende», samt øvrige «eller tilsvarende»-formuleringer) / Del III pkt. 7.2.2 (dokumentasjon og kravoppfyllelse)