Kollektiv helseforsikring for utsendte i EU/EØS-området og ambulerende globalt

Utenriksdepartementet (UD) skal anskaffe gruppehelseforsikring for utsendte ansatte og medfølgende familie til utvalgte EU/EØS-land, samt helseforsikring for ambulerende personell (globalt, med reguleringsmessige/sanksjonsmessige unntak). Forsikringen skal gi omfattende dekning av nødvendige helsekostnader ved sykdom/skade mv. tilsvarende minst ytelser etter folketrygdloven 1997 kapittel 5. Det skal inngås kontrakt med én leverandør. Kontraktstid 1 år med opsjon for forlengelse totalt 6 år (1+1+1+1+1) og oppsigelsesklausul uten grunn. Prosedyre: forhandlet prosedyre (FOA del I og III).

• Skatte- og merverdiavgiftsbetaling: Leverandør må ha betalt skatter, trygdeavgifter og mva., dokumentert med skatteattest (norsk leverandør) eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: ESPD del III, del B (referert til) + for norske: attest ikke eldre enn 6 måneder fra Altinn/Skatteetaten. Ved rettstvist om forpliktelsene kan dokumentasjon om tvisten fremlegges.

  Kilde: RFT kap. 4.1 Tax certificate (referanse til ESPD del III B)
• Leverandør må være et lovlig etablert foretak/registrert enhet.

  Dokumentasjon: ESPD del IV A: norsk: selskapsattest/utskrift fra CCR. utenlandsk: bekreftelse på registrering i handelsregister/foretaksregister (evt. via BRIS-referanse).

  Kilde: RFT kap. 4.2 The service provider’s registration, authorization etc.
• Leverandør må ha nødvendig lisens/autorisasjon til å drive forsikringsvirksomhet (eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: ESPD del IV A: norsk: bekreftelse på gyldig konsesjon iht. finansforetaksloven. utenlandsk: dokumentasjon på tilsvarende autorisasjon der leverandøren er etablert (hvis relevant).

  Kilde: RFT kap. 4.2 (lisens/autorisasjon)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandøren må ha tilstrekkelig kredittverdighet/finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: ESPD del IV B. Dokumentasjon: kredittvurdering (med nøkkeltall) fra anerkjent ratingbyrå eller annen dokumentasjon som viser oppfyllelse, inkludert forklaring av ratingkode/skala. Bør baseres på siste årsregnskap.

  Kilde: RFT kap. 4.3 Economic and financial capacity
• Teknisk og faglig kapasitet: dokumentert relevant erfaring og kapasitet (særlig innen helseforsikring for utsendt personale/ekspats, reiseaktivt personell og/eller Europa).

  Dokumentasjon: ESPD del IV C: Beskrivelse av 3–5 mest relevante oppdrag fra siste 3 år med verdi, leveranse/implementeringstid og oppdragsgiver (om mulig). I tillegg: beskrivelse av gjennomsnittlig årlig bemanning siste 3 år, samt hvilke personellressurser som stilles til kontrakten.

  Kilde: RFT kap. 4.4 Technical and professional ability
• ESPD-egenmelding/ingen eksklusjonsgrunner (inkl. nasjonale eksklusjonsgrunner etter FOA § 24-2).

  Dokumentasjon: ESPD-skjema (selvdeklarasjon) og tilhørende vedlegg/dokumentasjon knyttet til utvelgelseskriteriene som del av forespørsel om deltakelse.

  Kilde: RFT kap. 4.5 The European Single Procurement Document (ESPD)
• Ved støtte fra andre selskaper: leverandør kan støtte seg på andre for kapasitet, men må levere separate ESPD-er/tilsvarende dokumentasjon og erklæringer om ressursstillelse.

  Dokumentasjon: Se ESPD del II C valg + separate ESPD-er per støtteyter. I tillegg erklæring om forpliktelse/commitment(s).

  Kilde: RFT kap. 4.6 Support from other companies

• Forespørsel om deltakelse må inneholde: bekreftelse på deltakelse signert av autorisert representant (vedlagt skjema i vedlegg 4).Kilde: RFT kap. 3.1 Structure of the request (punkt 1) + Vedlegg 4 request to participate
• Utfylt ESPD-skjema (selvdeklarasjon) og eventuelt separate ESPD-er fra støtteytere.Kilde: RFT kap. 3.1 (punkt 2) og 4.5/4.6
• Om relevant: erklæring om forpliktelse fra underleverandør(er) (resource commitment).Kilde: RFT kap. 3.1 (punkt 3) + Vedlegg 5 (Declaration of Commitment template)
• Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav i kap. 4, levert som egne vedlegg; separat dokumentasjon fra støtteytere dersom kapasitet benyttes.Kilde: RFT kap. 3.1 (punkt 4)
• Utfylt Vedlegg 8: selvdeklarasjon om overholdelse av gjeldende sanksjonslovgivning (signert; skal leveres separat for leverandør og evt. underleverandører).Kilde: RFT kap. 3.1 (punkt 5) + Vedlegg 8
• Forespørsel om deltakelse skal leveres via Mercell CTM innen frist (signering med digitalt sertifikat; alternativ: 'without certificate' + signert autentiseringsbrev via Mercell-melding innen frist).Kilde: RFT kap. 3.2 Submitting the request to participate
• Språk: dokumenter/kommunikasjon skal være på norsk eller engelsk.Kilde: RFT kap. 3.3 Language (og kap. 5.4)
• Tilbud (etter invitasjon) skal bestå av: (1) tilbudsbrev/cover letter (vedlegg 6) med navne-/kontaktopplysninger, bekreftelse av tilbudets gyldighetsdato (til Jan 1 2027), evt. reservasjoner og signatur; (2) leverandørens kontraktsvilkår (draft contract); (3) Appendix 2 med pris; (4) dokumentasjon til AC3 (foreslått løsning); (5) ev. redigert tilbud + begrunnelse for konfidensialitet etter kap. 5.7 (vedlegg 7).Kilde: RFT kap. 5.2 Structure of the tender
• Tilbud skal leveres via Mercell CTM innen tilbudsfristen og signeres digitalt (alternativ prosedyre uten sertifikat tilsvarende som for forespørsel).Kilde: RFT kap. 5.3 Submitting the tender
• Reservasjoner: skal angis presist og utvetydig i tilbudsbrevet med referanse til relevant seksjon, og konsekvens for pris.Kilde: RFT kap. 5.5 Reservations
• Konfidensialitet/offentlig innsyn: Vedlegg 7 skal fylles ut; ved konfidensialitet kreves både redigert versjon og separat dokument med begrunnelse (alternativt bekreftelse om ingen konfidensiell info).Kilde: RFT kap. 5.7 + Vedlegg 7

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten skal ha varighet 1 år med opsjon for forlengelse (1+1+1+1+1), ikke-eksklusiv.Kilde: RFT kap. 1.3 + Vedlegg 3 punkt 1; Bilag 3 punkt 1
• Leverandøren skal levere utkast til kontrakt som del av tilbudet, og UD sine nøkkelprinsipper skal innarbeides med forrang ved konflikt.Kilde: RFT kap. 1.3 + Vedlegg 3/ Bilag 3 innledning
• Kontraktsinnholdet skal innarbeide leverandørens respons på kravspesifikasjonen (Appendix 1) som kontraktsmessige forpliktelser.Kilde: Vedlegg 3 punkt 4; Bilag 3 punkt 4
• Personopplysninger: UD som behandlingsansvarlig; databehandleravtale etter GDPR art. 28 dersom leverandør behandler på vegne av UD. Kontrakt må beskrive ev. overføring utenfor EØS og rettslig grunnlag ved behov.Kilde: Vedlegg 3 punkt 7; Bilag 3 punkt 7
• Leveransen skal gjennomføres profesjonelt/effektivt, i tråd med forsikringsavtaleloven og god norsk forsikringspraksis; leverandør skal innhente nødvendige lisenser/tillatelser og oppfylle lovpålagte personvernplikter.Kilde: Vedlegg 3 punkt 8; Bilag 3 punkt 8
• Valg av lov: norsk rett; tvisteløsning ved norske domstoler (evt. voldgift avtales).Kilde: Vedlegg 3 punkt 9; Bilag 3 punkt 9

• Dokumentteksten angir ikke eksplisitt konkrete leverings-/servicenivåkrav (SLA) for responstid utover formuleringer som 'uten ugrunnet opphold' (RFT/Bilag 1).
• Det fremgår ikke i utdraget om det finnes egenandel, egenbetalingsbegrensninger eller nærmere refusjonsprosent utover henvisning til rettigheter/limitations i folketrygdloven-baserte vilkår.
• Noen detaljer om 'Estimated volumes' og hvilke volumer som skal brukes pr priskategori for AC1 er bare delvis angitt i Appendix 2 (samme pris pr kategori; eksakt beregningsmetode er beskrevet, men volumtabellens fulle omfang fremgår ikke utover disse rader).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt 4.5 i Bilag 1 (Kundens spesifikasjoner) står det at refusjonskrav skal behandles og utbetales «uten ugrunnet opphold» og at henvendelser skal besvares «uten ugrunnet opphold». Hvilke konkrete responstider (f.eks. for første svar på henvendelse og utbetalingsfrist fra komplett krav) gjelder som forventet/krav i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og planlegge kapasitet/servicenivå, og oppdragsgiver bør avklare hva «uten ugrunnet opphold» operasjonelt betyr.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.5

2. I Bilag 1 punkt 4.5 og punkt 4.6 beskrives krav til behandling/oppgjør av refusjoner og avregning mot premie. Hvordan praktiseres eventuelle egenandeler/co-pays, og finnes det refusjonsbegrensninger eller tak per medlem/tilfelle som ikke fremgår av utsnittet, utover henvisningene til folketrygdlovens kapittel 5?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring av egenbetalings-/refusjonstak kan leverandøren risikoberegne feil og prise feil premien.

   Kilde: Bilag 1 punktene 4.5 og 4.6 samt punkt 3.3

3. I Appendix 2 (Tender prices) fremgår det at pris premieres per priskategori og multipliseres med «Estimated Volume», med eksempelvolumer (50/40/50/10). Kan oppdragsgiver bekrefte at disse volumene (50 for EU/EØS employee without accompanying family, 40 for EU/EØS employee w/ family without children, 50 for EU/EØS employee w/ family with children, og 10 for World/mobile personnel) skal brukes som faste volumgrunnlag for AC1-prising i hele kontraktsperioden (inkl. opsjonsår), uten justering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: AC1 evalueres på totalpris multiplisert med estimerte volum. Manglende avklaring gir risiko for feil priskalkyle.

   Kilde: RFT punkt 6.1 (AC1) og Appendix 2 (Tender prices)

4. I Bilag 1 punkt 3.1 fremgår det at lokalansatte ikke er dekket, og at besøkende familie ikke er dekket. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan forsikringen håndterer gråsoner/typiske avvik, f.eks. familie som midlertidig oppholder seg i tjenestelandet uten å være «fast bosatt» ved familie-definisjonen, eller barn som fyller 18 år midt i forsikringsperioden? Skal dekning opphøre ved 18-årsdagen eller ved slutten av dekning/avtaleperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slike grenseflater påvirker antall dekningsberettigede og dermed forventede skader og pris.

   Kilde: Bilag 1 punkt 3.1 (definisjoner for medfølgende familie, alder)

5. Bilag 1 punkt 4.1 beskriver inn-/utmelding: ambulerende personell gjøres sentralt av forsikringstaker, øvrig personale av hver utenriksstasjon. Hvordan skal leverandøren rent praktisk motta inn- og utmeldingsdata (format/filstruktur, minimumsfrister for endringer, og hvordan sikres korrekt kategorisering til riktig priskategori ved endring i løpet av året)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Administrativ løsning og prosesskostnader påvirker total kost og leveransekvalitet, og trolig også korrekt premieavregning.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.1 og 4.6

6. I Bilag 1 punkt 4.6 kreves et årlig oppgjør ved motregning. Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke avregningsmekanismer som skal benyttes ved endringer gjennom året (f.eks. proratering per måned/uke/dag, og om oppgjør skjer per medlem eller aggregeres per priskategori)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi korrekt pris må leverandøren forstå avregningslogikken ved opptak/uttak som skjer etter nyttår eller i løpet av året.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.6

7. I Bilag 1 punkt 4.5 nevnes at leverandøren «tilrettelegger for direkteoppgjør» der mulig, særlig ved høye kostnader. Er det et bestemt forventet servicenivå eller minimum for direkteoppgjør (f.eks. andel av saker, terskelbeløp, hvilke land/sykehustyper), eller er dette kun et «ønskelig» krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Direkteoppgjør kan gi betydelig kost/risiko (kredittid og refusjonsflyt). Leverandøren må vite hvor styrende kravet er.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.5

8. RFT punkt 6.1 (AC3) sier at evalueringen vektlegger «medical networks i landene hvor policyholderne vil residere». Kan oppdragsgiver avklare hvilke konkrete land/typer tilbydere som vil gi best uttelling (f.eks. krav om direkte avtaler med bestemte sykehus/leverandørkjedene, eller om generell tilknytning/tilgang via nettverk uten forhåndsavtaler er tilstrekkelig)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: AC3 kan gi stor tildelingsmessig effekt. Leverandøren må forstå hva som anses som «medical network» i denne konkurransen.

   Kilde: RFT punkt 6.1 (AC3) samt Bilag 1/oppgavespesifikasjonen under AC3 (henvisning til Appendix 1)

9. RFT punkt 1.3 sier at leverandørens tilbudte kontraktsvilkår er en «essensiell del» og at avvisning kan skje dersom vilkår ikke kan aksepteres. Hvilke typer endringer i standardvilkår erfarer oppdragsgiver typisk at medfører vesentlige avvik i denne anskaffelsen (særlig knyttet til ansvar/limitations, prisregulering, endringsklausuler og opplysnings-/rapporteringstilgang nevnt i AC2)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette reduserer risiko for å levere et tilbud som blir forkastet under forhandling/etterfølgende avklaring, og gjør det mulig å tilpasse kontraktstilbudet før endelig innlevering.

   Kilde: RFT punkt 1.3 og punkt 6.1 (AC2)