Anskaffelse av 2 stk sidelastet renovasjonsbiler

Oppdragsgiver Reno-Vest Produksjon AS skal leie (finansiell leasing) 2 stk. nye sidelastede renovasjonsbiler. Leasingavtalen varer 6 år, uten km-begrensning i perioden. Leverandøren er formell eier i leasingperioden, mens kunden bærer risiko og kostnader ved bruk, vedlikehold og forsikring. Ved leasingperiodens slutt er kunden forpliktet til å kjøpe bilene til en fast utkjøpspris (prisskjema), som skal tilsvare ett månedsavdrag. Bilene skal leveres ferdig godkjent og klar til bruk på oppdragsgivers forretningssted i Sortland, innen siste akseptable leveringsfrist 1. desember 2027 (ønskelig raskere). Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling (to trinn: kvalifikasjon, deretter tilbud med første og revidert tilbud).

• Leverandøren skal ha lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske foretak: firmaattest. Utenlandske foretak: dokumentasjon/godtgjørelse for registrering i bransje-/foretaksregister som foreskrevet i hjemlandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.6 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder, basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet. Alternativt annet egnet dokumentasjon dersom oppdragsgiver krevde dokumenter ikke kan fremlegges.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.7 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• ESPD-skjema (for kvalifikasjonsfasen) skal brukes som egenerklæring for oppfyllelse/avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt elektronisk ESPD-skjema i Mercell (signering ikke nødvendig; tilbudsbrev skal signeres).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2 Om ESPD-skjemaet

• Søknad om å delta skal være skriftlig og på norsk/engelsk/svensk/dansk, med søknadsbrev som bl.a. inneholder dato, foretakets navn og postadresse, signatur fra person med fullmakt, samt kontaktperson og kontaktinfo.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.1 Utforming og levering av søknad om å delta
• Vedlegg til søknad: utfylt ESPD-skjema.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.1 Utforming og levering av søknad om å delta (ESPD)
• Vedlegg til søknad: firmaattest og kredittvurdering.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.1 Utforming og levering av søknad om å delta (firmaattest, kredittvurdering)
• Dersom leverandør støtter seg på underleverandører for økonomisk/finansiell kapasitet: forpliktelseserklæring fra hver underleverandør og eget separat ESPD-skjema for hver underleverandør.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.1 Utforming og levering av søknad om å delta (underleverandører) samt punkt 3.5 Adgangen til å støtte seg på andre virksomheter
• Tilbud skal være skriftlig på norsk eller engelsk, med tilbudsbrev som bl.a. inneholder dato, leverandørens navn og organisasjonsnummer, signatur/fullmakt, kontaktperson og kontaktinfo.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.2 Utforming og levering av tilbudet
• Tilbudsvedlegg/angivelse: utfylt Vedlegg 4 Prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.2 Utforming og levering av tilbudet
• Tilbudsvedlegg/angivelse: beskrivelse av tilbudte bilers kvalitet, funksjonalitet, service og garanti.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.2 (ref. tildelingskriterium kvalitet/service/garanti)
• Tilbudsvedlegg/angivelse: beskrivelse av klima- og miljøegenskaper som går utover kontraktens/lovkrav.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.2 (ref. tildelingskriterium klima og miljø)
• Tilbudsvedlegg/angivelse: forpliktende leveringstid i antall uker fra kontraktsignering til levering.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.2 (ref. tildelingskriterium leveringstid)
• Skatteattest: valgte leverandør skal sende inn skatteattest for skatt og merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist), uoppfordret og av eget tiltak.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4 Skatteattest
• Innlevering kun via elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy Mercell (ikke e-post).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.4 Levering av søknaden og tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Finansiell leasing: leverandøren/leasingselskapet er formell eier i leasingperioden; kunden bærer risiko og kostnader ved bruk, vedlikehold og forsikring. Kunden skal kjøpe bilene ved leasingperiodens slutt til fast utkjøpspris (tilsvarende ett månedsavdrag).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 Hva som skal anskaffes; Vedlegg 3 Spesielle kontraktsbestemmelser punkt 1.3 og 1.4
• Leasingperiode: 6 år (72 måneder).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3; Vedlegg 3 punkt 1.4
• Ingen begrensning i antall kjørte kilometer i leasingperioden.Kilde: Vedlegg 3 punkt 1.5 Avtalt, inkludert kjørelengde
• Service under leasingperioden skal tilbys for å sikre at bilene oppfyller kravspesifikasjonen; service skal ikke hindre alminnelig bruk og skal prioriteres ved innlevering for å ferdigstilles raskt. Årlig serviceavgift skal fremgå av prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 3 punkt 2.1.2 Service
• Leveringssted og status: bilene skal overleveres på oppdragsgivers forretningsadresse Sortland, ferdig godkjent og klar til bruk; alle kostnader for levering inkluderes i tilbudt pris.Kilde: Vedlegg 1 kravspesifikasjon punkt 6 Leveringssted
• Forbehold/avvik kan gi dårligere vurdering eller avvisning; eventuelle forbehold må være tydelig listet med henvisning til konkurransegrunnlagspunkter og prising av konsekvenser.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.3 Forbehold og avvik
• Forsinkelse: ved forsinket levering foreligger dagmulkt (4 promille av kontraktssummen pr. hverdag, min. 1.000 kr; maks 15%).Kilde: Vedlegg 2 Standard kontraktsvilkår punkt 6.1.4 Dagmulkt; samt Konkurransegrunnlag Vedlegg 1 punkt 7 Leveringstid (dagmulkt omtalt)

• Deler av konkurransegrunnlagsteksten viser henvisninger til punktnumre som ikke er korrekt gjengitt i utdraget (f.eks. ‘Feil! Fant ikke referansekilden’ i punkt 2.1/3.3), slik at eksakt kilde for noen feilreferanser ikke lar seg verifisere.
• KGV/Mercell-frister (faktiske datoer og klokkeslett) for innlevering av søknad og tilbud fremkommer delvis; kvalifikasjonsfrist og tilbudsfrist er angitt, men reviderte tilbudsfrist og tildeling er tentative.
• Detaljer om kontraktsvilkår for leasing utover innhold i Vedlegg 3 (f.eks. punkt 6.1.4 i kontraktsvilkårene nevnt i teksten) er ikke fullt ut gjengitt i utdraget, utover dagmulktformelen i Standard kontraktsvilkår.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 punkt 5 Service og garanti beskrives oppdragsgivers ønsker til garanti (lengde/omfang) og at alle kostnader knyttet til garantier skal være inkludert i tilbudt pris. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er minimum akseptabel garantiperiode og eventuelle minimumskrav til garantienes innhold, samt hvordan dere vil vurdere «lengde og omfang» dersom vi tilbyr ulike garantityper (f.eks. teknisk garanti vs. slitedelsdekning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar minimum og evalueringsprinsipp for garanti er nødvendig for å prise riktig og dokumentere forskjeller som gir uttelling i tildelingen.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 5 Service og garanti; Konkurransegrunnlag punkt 6.1 Kvalitet, funksjonalitet, service og garanti

2. I Vedlegg 1 punkt 5 beskrives krav/forutsetninger om verksted innen 10 km av Sortland, at verkstedet kan ta imot for diagnostisering samme dag som feil oppstår innen ordinær åpningstid, og at planlagt service må kunne utføres etter arbeidstid. Kan oppdragsgiver presisere om det er et krav at «samme verksted» oppfyller alle punktene, eller om funksjonene kan oppfylles gjennom samarbeid mellom flere verksteder/underleverandører (f.eks. ett som diagnostiserer og ett som reparerer/leverer etter arbeidstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forhandlings- og tilbudsprising av serviceapparat avhenger av om ett eller flere verksteder kan brukes, og hvilke forpliktelser som må ligge i kontraktspartens opplegg.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 5 Service og garanti

3. Vedlegg 1 oppgir at vektsystem for kamvekt og RFID-lesere skal være kompatibelt med eksisterende system, samt «åpen API» for kommunikasjon mot fagsystem. Kan oppdragsgiver opplyse hvilket konkret system/fagsystem som menes (produsent/leverandør), og eventuelt tilgjengelig API-dokumentasjon/kravspesifikasjon (f.eks. protokoll, autentisering, dataformat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompatibilitet og API er sentralt for både løsning og kost, og det må avklares hva som er «eksisterende system» for å unngå feilprising og avvik.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 3 Tekniske krav – Øvrige ønskede funksjonaliteter (vektsystem/RFID/åpen API)

4. I Vedlegg 1 punkt 2 Tekniske minstekrav står det bl.a. «Styrt løpeaksel» og «Minimum 8 000 kg tillatt nyttelast» samt «Geartype automat – coverterdrift» og «4 hjulsdrift». Kan oppdragsgiver bekrefte om disse punktene er absolutte minstekrav som må være oppfylt ved levering, og i så fall om det finnes toleranser/alternative tekniske løsninger (f.eks. annen drivlinjegeometri som gir tilsvarende funksjon, men ikke samme betegnelse) som ikke vil gi avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av hva som teller som oppfyllelse av minstekrav påvirker om leverandøren kan tilby tekniske alternativer uten å miste pris/evaluering.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 2 Tekniske krav – Minstekrav

5. I Vedlegg 1 punkt 1 behovs- og funksjonsbeskrivelse står det at det for noen leverandører kan være nødvendig at chassisleverandør og påbygger går sammen, og at kontraktspart vil være chassisleverandør. Kan oppdragsgiver presisere hvilke krav som gjelder for kontraktspartens ansvar overfor dere (f.eks. fullt ansvar for påbyggerleveransen, garantiansvar, samt hvem som skal stå for levering og godkjenning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ved tilbud og struktur (kontrakts-/underleverandørrolle) må leverandør forstå ansvarsgrensene for å kunne gi korrekt forpliktende tilbud og garantier.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 1 Behovs og funksjonsbeskrivelse

6. I Konkurransegrunnlag punkt 6.1 «Pris» og Vedlegg 4 Prisskjema står det at leasingavgift per måned skal inkludere «alt som er tilbudt, herunder … levering på det tilbudte leveringssted, lovpålagt kjøretøykontroll og garantier etc.», og at det ikke skal tilbys andre kostnader enn rader/kolonner i prisskjemaet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete kostnadskomponenter som forventes å ligge i leasingavgiften (f.eks. vinter-/sommerdekk, periodisk kontroll, serviceintervaller, administrasjon), og hvordan dere ser på eventuelle engangskostnader som normalt ville vært fakturert separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig innenfor prisskjemaets låste oppsett må leverandøren vite hvilke kostnader som absolutt skal inn i de avtalte prissatsene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 Pris; Vedlegg 4 Prisskjema

7. I Vedlegg 3 Spesielle kontraktsbestemmelser for leasing punkt 1.4–2.1.3 fremgår det at leasingperiode er 6 år, og at kunden ved opphør skal kjøpe kjøretøyene for «tilsvarende ett månedlig leasingavdrag». Kan oppdragsgiver bekrefte at utkjøpsprisen skal være lik ett månedlig leasingavdrag eks. mva. slik det fremgår av Vedlegg 4 (og dermed identisk med månedlig leasingavgift), og at det ikke i tillegg kommer andre avgifter/kostnader for eierskifte som ikke er inkludert i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utkjøp og kostnadsmodell må være entydig for at leverandøren skal kunne prise kapitalbinding og risiko korrekt.

   Kilde: Vedlegg 3 punkt 1.4 og 2.1.3; Vedlegg 4 «Pris utkjøp … identisk med månedlig leasingavgift»

8. I Vedlegg 3 punkt 2.1.2 «Service» står det at tilbudt årlig serviceavgift skal framgå av prisskjemaet, og at gjennomføring av service ikke skal hindre kundens bruk; arbeidet skal prioriteres for rask tilbakelevering. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «uten opphold» i praksis (maks. antall dager bilen kan være ute av drift ved planlagt service/reparasjon), og om dette skal dokumenteres med service-/reparasjonstid som evalueres under tildelingskriteriet service?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Servicenivå (out-of-service) påvirker driftskost og leverandørens planlegging, og bør avklares for å kunne levere et konkurransedyktig og etterprøvbart tilbud.

   Kilde: Vedlegg 3 punkt 2.1.2 Service; Konkurransegrunnlag punkt 6.1 Kvalitet, funksjonalitet, service og garanti

9. I Konkurransegrunnlag punkt 6.1 tildelingskriteriet «Leveringstid» (5%) står det at om det ikke oppgis leveringstid, legges 1. desember 2027 til grunn for evalueringen, og at leveringstid vurderes i antall uker fra kontraktsignering til levering. Kan oppdragsgiver bekrefte om «kontraktsignering» er tidspunktet da begge parter har signert, og hva som regnes som «levert» (dato for overlevering på Sortland + ferdig godkjent og klar til bruk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av start- og sluttdato er avgjørende for leverandørens forpliktende leveringstid og korrekt prising av logistikk/risiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1 Leveringstid; Vedlegg 1 punkt 6 Leveringssted og punkt 7 Leveringstid; Konkurransegrunnlag punkt 6.2 «kontrakt inngås»