Bedriftshelsetjenester

Anskaffelse av bedriftshelsetjenester for Fredrikstad kommune (inkl. Hvaler brannvesen), med avtale for 2 år og mulig forlengelse 2+2 år. Avtalen skal sikre lovpålagte oppgaver etter arbeidsmiljøloven med forskrifter, herunder systematisk HMS-arbeid, arbeidshelseundersøkelser/kontroller, rådgivning, rapportering til AMU/KAMU og opsjoner for yrkesvaksiner og kurs. Kontraktsoppstart 01.01.2027. Estimert verdi NOK 1,7–3 mill. eks. mva per år. (Kilde: Vedlegg 7b Bilag til avtale, Bilag 1 pkt. 2.0 og 3.0)

• Leverandøren skal besvare kravene i kravspesifikasjonen. For krav der informasjon er nærmere angitt i vedlegg, skal utfylt kravspesifikasjon vise hvor nærmere informasjon finnes; generell henvisning til vedlegg godtas ikke. (Krav om avklarte henvisninger til kravnummer.)Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 1.0 Innledning
• Leverandør skal beskrive sin løsning for krav til systematisk HMS-arbeid. Beskrivelsen skal være på maksimalt 2 sider.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.6
• Leverandør skal beskrive sin løsning for krav til organisatoriske og psykososiale forhold. Beskrivelsen skal være på maksimalt 1 side.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.7
• Leverandør skal beskrive sin løsning for krav til ergonomiske forhold. Beskrivelsen skal være på maksimalt 1 side.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.8
• Leverandør skal beskrive sin løsning for krav til yrkeshygiene. Beskrivelsen skal være på maksimalt 1 side.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.9
• Leverandør skal beskrive sin løsning for krav til arbeidsmedisin og arbeidshelse. Beskrivelsen skal være på maksimalt 1 side.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.10
• Leverandør skal beskrive sin løsning for opsjon - krav til vaksinering. Beskrivelsen skal være på maksimalt 1 side.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.11
• Leverandør skal beskrive sin løsning for opsjon - krav til kurs. Beskrivelsen skal være på maksimalt 1 side.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.12
• Leverandør skal (i forbindelse med eventuelle forbehold) informere om forbehold mot konkurransegrunnlaget/kontraktsvilkår med angivelse av kapittel/avsnitt, beskrivelse, årsak og konsekvenser. Dersom ingen forbehold: skrive «tilbudet leveres uten forbehold».Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 5.1 og 5.2
• Leverandøren skal legge ved sladdet utkast av tilbudet.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 6.0

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

• Avtaleform: 1 leverandør for kjøp av bedriftshelsetjenester til kommunens tjenestesteder; avtaleperiode 2 år med mulig forlengelse 2+2 år. Kontraktsoppstart 01.01.2027.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 2.0
• Leverandør skal bistå i forebyggende arbeidsmiljøarbeid, risiko- og kunnskapsbasert, rettet mot reelle behov; oppdragsgiver skal være prioritert kunde. Leverandør skal kunne levere oversikt over tilgjengelige tjenester (inkl. dimensjonering: tid, pris, fagpersonell) som kan revideres årlig.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.1
• Leverandør skal føre journal og dokumentere etter gjeldende lover og forskrifter for personopplysninger og helsetjenester.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.1
• Tilgjengelighet: leverandør og tjenester skal være tilgjengelige under normal arbeidstid (virkedager 08:00-16:00), med mulig tilgjengelighet utover ved behov; tidspunkt for utførelse av oppdrag skal avpasses etter oppdragets art.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.3
• Årlig hovedplan innen utgangen av mars (årshjul) i nært samarbeid med HR, inkl. forslag til prosjektarbeid/satningsområder innen HMS; forventet variasjon i bestillinger gjennom året. Bestillinger hovedsakelig fra HR. Leverandør skal også bistå ved henvendelser fra arbeidstaker/verneombud/arbeidsmiljøutvalg.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.4
• Oppmøte/lokaler: personell må kunne møte på oppdragsgivers lokasjoner, og oppdrag ute ved behov. Leverandør må ha egne lokaler dimensjonert og utstyrt for avtalens art/omfang. Lovpålagte helseundersøkelser skal foregå i regionen (ca. 30 min reisetid) og i arbeidstakers arbeidstid.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.5
• Systematisk HMS-arbeid: leverandør skal bistå utvikling, gjennomføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet, med krav til rådgivning, årsrapporter og rapporter som beskriver helsefarlige arbeidsforhold og forslag til tiltak; gjøre seg kjent med oppdragsgivers HMS-systemer/verktøy/prosedyrer.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.6
• Deltakelse i utvalgsmøter og tilsyn: AMU minimum 6 ganger/år og KAMU (5 stk) minimum 5 ganger/år (totalt ca. 25). Skal bidra med faglige vurderinger/rekommandasjoner, oppdateringer og delta ved Arbeidstilsyn og oppfølging av pålegg.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.6
• Kompetanse og levering som faglig team (ikke fragmenterte tjenester): tverrfaglig kompetanse innen arbeidsmiljø/helse og risikovurderinger/arbeidsmiljøloven. Oppgir forventet kompetanse ved bl.a. lege (arbeidsmedisin), yrkeshygieniker, ergonomisk rådgiver, organisatorisk/psykososialt arbeidsmiljø og HMS-fagressurs; også faglige myndighets/oppgavekrav for lege innen særlige områder (vanndykkere, røyk/kjemikaliedykkere, sjølege/sertifikater, tunge kjøretøy/førerkort, asbest).Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.14
• Personell: kostnader ved å tilføre ny relevant kompetanse dekkes av leverandør; leverandør skal ha oppgitt personell (eller minst samme kompetansenivå) tilgjengelig; betydelige endringer skal varsles og godkjennes, og erstattes med tilsvarende eller bedre kompetanse til samme pris.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.13
• Kontaktperson: leverandør skal ha fast kontaktperson og etablere månedlige samarbeidsmøter (fokus på utførte oppdrag og timer for foregående måned) samt ha god kjennskap til personellkompetanse, kapasitet, og bestillings-/oppfølgingsrutiner.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.15
• Rapporter: leverandør skal levere rapporter i AMU og KAMU knyttet til leveranser og arbeidsmiljøfaktorer. Årsrapport: statistikk og økonomisk oversikt over forbruk + vurdering av oppdragsgivers HMS-utfordringer sett opp mot arbeidsmiljøloven. Tertialrapporter med gjennomførte oppdrag og antall timer per oppdrag; gjennomgås i statusmøter.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.16
• Språk: personell må beherske norsk muntlig og skriftlig. Personell fra land utenfor Skandinavia må ha bestått test minimum nivå B2 eller tilsvarende (oppdragsgiver kan etterspørre dokumentasjon på høyere/lavere nivå ved bestilling).Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.17
• Miljøkrav: ved behov for fysisk oppmøte hos oppdragsgiver skal leverandør kun bruke kjøretøy som er helelektriske eller drives av biogass/hydrogen (andre drivlinjer ikke tillatt).Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.18
• Pris/prisskjema: prisskjema skal være korrekt utfylt; alle priser skal fremkomme av prisskjemaet og inkludere samtlige kostnader for å oppfylle kontrakten. Ikke anledning til å fakturere administrasjonskostnader eller kostnader knyttet til møter/henvendelser om møtetidspunkt mv.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.2
• Tilleggstjenester/konsulent/rådgiver: prises pr time i linje 13 i prisskjema; tilleggstjeneste kan være bistand i ekstraordinære tilfeller (f.eks konflikter).Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 1 pkt. 4.2
• Prisregulering: etter utløpet av første avtaleår kan priser maksimalt justeres iht. konsumprisindeks (totalindeks); prisøkning skal varsles iht. frist, godkjennes skriftlig før ikrafttredelse, og etter prisendring er prisene faste i neste avtaleperiode og kan kun endres årlig. Prisregulering avtales som endringsavtale; leverandør skal levere revidert prisskjema.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 4 pkt. 4.2
• Opsjoner (ensidig rett for oppdragsgiver): yrkesvaksinering og kurs. Opsjonskravene fremgår av bilag 1 pkt. 4.11 og 4.12, og opsjonslinjer refereres i prisskjema (vaksiner linje 13-18; kurs linje 19-25).Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 4 pkt. 4.3 og Bilag 1 pkt. 4.11-4.12
• Bestilling/fakturering: bestilling via elektronisk innkjøpssystem; ordrenummer skal brukes som referanse i all fakturering; leverandør skal omgående bekrefte bestillinger med spesifikasjon (produkt, kvantum, pris, leveringsdato, leveringssted). Endringsmeldinger som endrer fastpris sendes som egen bestilling. Møtekostnader: partene dekker egne kostnader.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 3 pkt. 3.2-3.4
• Underleverandører: bilaget inneholder rubrikker for godkjente underleverandører (navn/org.nr./rolle), men konkrete navn er ikke fylt ut i teksten.Kilde: Vedlegg 7b, Bilag 3 pkt. 3.5

• Dokumentet viser kun innhold i vedlegg 7b; tildelingskriterier (navn/vekt/beskrivelse) er ikke oppgitt i utdraget, selv om bilagets innholdsfortegnelse antyder tildelingskriterier (avsnitt/Bilag 2).
• Flere konkrete opplysninger er ikke fylt ut i teksten (f.eks. godkjente underleverandører i Bilag 3 pkt. 3.5 og kontaktperson-navn/epost/telefon i Bilag 3 pkt. 3.6 er presentert som ‘Sett inn navn’ etc.).
• Krav om spesifikk responstid utover tilgjengelighet under normal arbeidstid er ikke konkretisert (pkt. 4.3 omtaler ‘tilgjengelighet’ og ‘avpasse tidspunkt’, men ingen terskel/minutter er angitt).
• Det er beskrevet at leverandør skal levere rapporter og delta i møter/AMU/KAMU, men omfang/struktur for rapportformat utover års-/tertialinnhold er ikke nærmere spesifisert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 punkt 4.3 omtales kun tilgjengelighet «under normal arbeidstid» (08:00–16:00) og at leverandør må kunne avpasse tidspunkt for utførelse av oppdrag. Hvilken konkret responstid/tilgjengelighetsstandard (f.eks. antall timer/døgn for oppstart av oppdrag eller svar på henvendelser) forventes for henholdsvis (i) bestillinger fra HR, (ii) henvendelser fra arbeidstaker/verneombud/AMU/KAMU, og (iii) oppmøte ved behov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig kapasitet og responstid, og teksten mangler terskler/minutter utover normal arbeidstid.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.3

2. I Bilag 1 punkt 4.4 skal leverandør utarbeide årlig hovedplan og gjennomføre møte/årshjul innen utgangen av mars. Kan oppdragsgiver bekrefte: (a) om møtet er ett felles møte eller flere, (b) forventet varighet og deltakere fra kommunen, og (c) om hovedplanen skal leveres i et fast format/mal (og i så fall hvor den er beskrevet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Å fastsette omfang og arbeidsbelastning i planlegging er nødvendig for riktig time-/prissetting og bemanningsplan.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.4

3. I Bilag 1 punkt 4.6–4.10 og 4.16 fremgår det at leverandør skal levere årsrapport/tertialrapporter og rapporter til AMU/KAMU. Hvilke konkrete rapportformat og minimumsinnhold forventes for (i) årsrapporten, (ii) tertialrapporten, og (iii) rapporter knyttet til hver arbeidsmiljøfaktor (f.eks. hvilke faktorer som skal inngå i rapporteringen, og om det er obligatoriske tabeller/oversikter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan levere på riktig nivå og strukturere rapportering dersom minimumskravene til format/innhold avklares.

   Kilde: Bilag 1 punktene 4.6 og 4.16

4. I Bilag 1 punkt 4.5 står det at helseundersøkelser skal foregå «i regionen, ca 30 min reisetid». Hvordan definerer oppdragsgiver «regionen» i praksis (kommuner/avstand/tilgjengelige klinikker), og gjelder 30 min reisetid likt for alle typer undersøkelser (individuelle helsekontroller vs. gruppetilbud som f.eks. nattevakter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til reise-/leveringsmodell påvirker logistikk, kapasitet og kostnader, og må være presist før tilbudsprising.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.5

5. I Bilag 3 punkt 3.5 listes «godkjente underleverandører», men feltene er ikke utfylt i utdraget («Sett inn navn på UL»). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke underleverandører som faktisk er godkjent, og for hvilke deler av leveransen de er godkjent (f.eks. yrkeshygiene, laboratorietjenester, vaksinasjon, spesialundersøkelser) samt eventuelle begrensninger i bruk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis deler av tjenesten krever underleverandør, må leverandøren sikre at det tilbudte leveranseoppsettet er i tråd med godkjenningene og prise uten unødig risiko.

   Kilde: Bilag 3 punkt 3.5

6. I Bilag 3 punkt 3.6 «Partenes representanter» står det «Sett inn navn/epost/mobil/telefon». Kan oppdragsgiver oppgi hvem som er oppdragsgivers kontaktperson/avtaleansvarlig og driftsansvarlig (daglig kontakt), og hvem som er leverandørens aktuelle kontaktpunkt i den månedlige møtestrukturen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forpliktelsen om månedlige fora og oppfølging krever avklart mottaker/kanal for bestillinger, status og rapportering.

   Kilde: Bilag 3 punkt 3.6 og Bilag 1 punkt 4.15

7. I Bilag 1 punkt 4.11–4.12 (opsjoner vaksinering og kurs) står det at oppdragsgiver har ensidig rett til å utløse opsjonene. Kan oppdragsgiver beskrive forventet «bestillingsmønster» (f.eks. tidspunkt i året, volumintervaller og hvor ofte kurs etterspørres), og om oppgitte opsjonspriser i prisskjema skal dekke alle kostnader også ved korte frister/omdisponering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsprising kan gi stor forskjell i risiko og ressursplan dersom frekvens og bestillingspraksis ikke er avklart.

   Kilde: Bilag 1 punktene 4.11 og 4.12 samt Bilag 4 punkt 4.3

8. I Bilag 1 punkt 4.6 og 4.7–4.10 fremgår det at leverandør skal gjøre kartlegging/risikovurdering og foreslå forebyggende tiltak innen flere fagområder. Hvordan forventes leveransen «dimensjonert» for et oppdrag: er det krav om et fast produkt (f.eks. antall timer per aktivitet, typisk rapport/leveranse etter hver kartlegging, samt oppfølgingstid), eller skal dette tilpasses fra case til case innenfor minimumskrav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilket «leveranseprodukt» og arbeidsomfang oppdragsgiver forventer per bestilling for å unngå underprising/avvik.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.1 og 4.6

9. I Bilag 1 punkt 4.14 beskrives krav til kompetanse for flere roller (lege/yrkeshygieniker/ergonom/organisatorisk/psykososial/HMS-kompetanse). For enkelte underpunkt (f.eks. sjølege/sertifikasjonspliktig arbeid og særskilte eksponeringer) er ikke regelverksdetaljer gjengitt i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete forskrifter/sertifikatkrav som er aktuelle for kommunens roller (f.eks. røyk- og kjemikaliedykking, vanndykking, førerkort, sjøfolk), slik at vi kan dokumentere korrekt kompetanse og myndighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompetansekrav knyttet til sertifikater/attester må samsvare med faktiske lovkrav for å unngå avvisning/kontraktsrisiko.

   Kilde: Bilag 1 punkt 4.14

10. I Bilag 1 punkt 4.18 «Krav til miljø» står det at leverandør ved behov for oppmøte fysisk skal benytte helelektriske/biogass-/hydrogenkjøretøy, og at andre drivlinjer ikke er tillatt. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette håndheves i praksis (f.eks. ved behov for kjøring til lokasjoner utenfor leverandørens dekningsområde, og om bruk av leiebil er tillatt dersom drivlinjekravet oppfylles), samt om det finnes unntak/dispensasjonstilfeller?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Transportpolicy påvirker kostnader og operativ gjennomføring; oppklaringer reduserer risiko for brudd på minimumskrav.

    Kilde: Bilag 1 punkt 4.18