Reservert kontrakt - Rammeavtale for vaskeritjenester og leie av tøy. 2 gangs utlysning

Surnadal kommune skal inngå rammeavtale (reservert kontrakt) om vaskeritjenester og leie av arbeidstøy og flatt tøy, samt vask/innlevering/transport av privattøy for beboere i helse- og omsorgsenheter. Kontraktsperiode 3 år med opsjon 1+1 år (totalt mulig 5 år). Estimert verdi ca. 7 mill. NOK over 3 år inkl. opsjon. Ingen adgang til deltilbud.

• Oppfyllelse av vilkår for reservert kontrakt (§16-9): leverandør skal dokumentere at virksomheten kvalifiserer (f.eks. vedtekter, årsrapport, redegjørelse for virksomhetens formål e.l.).

  Dokumentasjon: Vedtekter/årsrapport/redegjørelse eller annen egnet dokumentasjon som viser at vilkårene for reservert kontrakt er oppfylt.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 Reservert kontrakt
• Leverandøren skal være registrert i relevant foretaks-/fag-/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon (oppdragsgiver henter selv fra Bisnode.no). Eventuelt annet egnet dokument dersom leverandør har saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag siste 3 år inkl. verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post), samt leverandørens begrunnelse for relevans. Kan også dokumenteres via kompetanse til personell leverandøren råder over.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet.

  Dokumentasjon: Opplysning om kompetanse hos nøkkelpersoner/kontaktpersoner/personell som skal håndtere leveransene, oversikt over CV-er samt eventuelle autorisasjoner (der påkrevd) og beskrivelse av formell utdannelse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Miljøledelse: leverandøren må være sertifisert for miljøledelse (ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn). Kan ikke støtte seg på andre.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon av sertifisering for ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn, eller dokumentasjon av miljøledelsessystem med systematisk arbeid for å redusere ytre miljøpåvirkning. Alternativt annen EØS-attest som tilsvarer EMAS/ISO 14001.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5 System for kvalitetssikring og miljøstandarder
• Kvalitetssikringssystem: leverandøren må ha velfungerende kvalitetssikringssystem. Kan ikke støtte seg på andre.

  Dokumentasjon: Sertifisering ISO 9001 (eller tilsvarende systemsertifikat fra akkrediterte sertifiseringsorganer) eller dokumentasjon på leverandørens kvalitetssikringssystem, inkludert at det viser tilfredsstillende kvalitetssikring av leveransen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.5 System for kvalitetssikring og miljøstandarder

• Egenerklæring om at kvalifikasjonskravene oppfylles, levert i elektronisk egenerklæringsskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (innledende del)
• Dokumentasjon som viser oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, skal legges ved tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (innledende del)
• Skatteattest for merverdiavgift og skatt sammen med tilbudet (gjelder dersom valgte leverandør er norsk), ikke eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta/tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.3 Skatteattest
• Tilbudsbok/tilbudsbrev skal fylles ut med «Egenerklæring om taushetspliktige opplysninger» for å angi hvilke deler som ønskes unntatt offentlighet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.4 Offentlighet og taushetsplikt
• Sladdet og offentlig versjon av tilbudet (ved oversendelse av ordinært tilbud), for innsynshåndtering.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.5 Sladdet tilbud
• Prisskjema (Vedlegg 1) skal innleveres i utfylt stand i elektronisk versjon i Excel-format. Priser oppgis i NOK ekskl. mva.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6 Innlevering av tilbud; Vedlegg 1 Prisskjema-estimat
• Kravspesifikasjon (Vedlegg 2) skal returneres i utfylt stand: A-krav besvares Ja/Nei; B-krav besvares (kolonne eller som vedlegg) og merkes iht. kravspesifikasjonens punkt.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6 Innlevering av tilbud; Vedlegg 2 Oppdragsgivers kravspesifikasjoner
• Tilbud skal leveres via Mercell elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (ikke post eller e-post).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6 Innlevering av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode 3 år, opsjon forlengelse 1+1 år (totalt mulig 5 år). Opsjon utløses automatisk; hvis ikke utløses må oppdragsgiver gi skriftlig beskjed minst 3 måneder før ikrafttredelse.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.3 Kontraktsperiode
• Levering/henting: punktlig henting og levering til tjenestesteder; frakt og tralleleie inkludert i prisene; levering og henting to ganger per uke (jf. prisskjema).Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 1.2 og Prisskjema (Vedlegg 1)
• Avtalte priser skal være faste i 1 år fra avtaleinngåelse, deretter mulighet for prisregulering en gang per år. Alle priser eks. mva og inkl. alle direkte/indirekte utgifter/avgifter inkl. transport; ordre- og fakturagebyr regnes som utgifter.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 1.1 Pris
• Emballasje/utstyr: all nødvendig emballasje (traller, vogner, tøy- og plastsekker, trekk m.m.) holdes av leverandør; teknisk vedlikehold av vogner følges opp av leverandør. Pris for traller/vogner/sekker skal være inkludert i prisene.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 1.3
• For bortkommet leid tøy skal priser oppgis i prisskjemaet.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 1.4
• Plan for implementering av avtale (fremdriftsplan og forventet ressursbruk).Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 2.1
• Beskrivelse av bestillingsløsning, kvalitetssystem og kundeservice/samarbeid og oppfølging.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 2.2
• Leveranseønsker: ønskelig levering 2 dager per uke; pris for ekstralevering ved behov.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.1
• Ved helligdag: nytt leveringstidspunkt skal avtales med oppdragsgiver minimum 14 dager i forkant.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.2
• Hasteleveranser: leverandøren skal ha løsning for hasteleveranser ved f.eks. smitteutbrudd eller andre hendelser.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.3
• Håndtering/rutiner for rent tøy: rent tøy leveres i separate traller for hver avdeling og oppbevares på disse trallene; krav til plass og oppgi trallmål.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.4
• Distribusjon: beskrive om intern distribusjon eller leveranse til ett mottakspunkt; pris ved intern distribusjon.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 3.5
• Privat tøy/beboer tøy: krav til merking, rutiner for umerket tøy, sporbarhet per avdeling og per beboer; privattøy skal kunne leveres direkte til avdeling; skadet/bortkommet privattøy skal erstattes.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 4.1-4.2
• Rutiner for skittent tøy: mottak, sortering, smittehåndtering, vaskestandard, kvalitetskontroll og sporbarhet.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 5.1
• Smittevern/hygienekrav: vask av tekstiler til helseinstitusjoner/hjemmetjeneste etter bransjestandardene oppgitt; leverandøren skal kunne motta smittetøy og behandle forsvarlig uten tillegg i pris. Transportutstyr skal rengjøres/desinfiseres etter bransjestandard.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 7.1-7.2
• Miljø: leverandøren skal levere tjeneste som er Svanemerket eller merket med tilsvarende miljømerkeordning; dersom ikke godkjent ved kontraktsinngåelse skal godkjenning dokumenteres innen 12 måneder.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 8.1
• Fakturering: levere eFaktura i EHF-format; faktura skal inneholde beskrivelse av vare/tjeneste, leveringssted, leveringsdato og kontaktperson. Ved underleverandører er leverandøren ansvarlig for å utstede faktura.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg 2), pkt. 9.1

• Kravspesifikasjonen er delvis presentert i utdrag; omfanget av A- og B-krav (bokstaver/punkter A-Krav/KRAV) fremgår ikke fullt ut av teksten.
• I utdraget er det uklart om noen punkter (f.eks. RFID/Rutiner/transportutstyr) gjelder som A-krav eller B-krav; i kilden ser vi primært kravtekst, ikke avkryssingslogikk for hvert krav.
• Evalueringsmetode beskriver ulike delkomponenter (kvalitet, oppfølging, leveransesikkerhet samt miljø) men konkret oppdeling og hvilke B-krav som teller for hvert delkriterium fremgår ikke i detalj.
• Det fremgår at opsjonen utløses automatisk, men varselrutine for oppdragsgiver ved ikke-utløsning (3 måneder) er det eneste som er eksplisitt nevnt; øvrige kontraktsmekanismer er ikke angitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 6.4 om RFID-merking står det at dersom dere ikke kan tilby arbeidsklær med RFID (eller tilsvarende) ved kontraktsinngåelse, skal dere innen 12 måneder dokumentere at dette kan tilbys og hva det eventuelt vil medføre prismessig. Skal prismessige konsekvenser beskrives som endring i enhetspriser i prisskjemaet (Vedlegg 1), eller forventes det at det ikke endrer prisene og kun dokumenteres teknisk/planlagt leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan leverandøren skal prise og priseuromheten rundt en eventuell milepæl innen 12 måneder.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 6.4 RFID-merking (eller tilsvarende)

2. Kravspesifikasjonen punkt 1.1 sier at avtalte priser er faste i 1 år fra avtaleinngåelse, deretter mulighet for prisregulering én gang per år. Hvilken prisreguleringsmekanisme vil oppdragsgiver benytte (f.eks. indeks, KPI, lønns-/energikomponenter), og hvordan skal reguleringen dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne beregne risiko og prise riktig ved prisregulering etter første år.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 1.1 Pris

3. I punkt 3.1 i kravspesifikasjonen fremgår at det er ønskelig med levering 2 dager per uke, og at tilbyder skal gi pris på ekstralevering ved behov. Skal leverandøren i tillegg prise en fast leveringsfrekvens (innenfor de 2 dagene) uavhengig av faktisk volum, eller er det kun ekstralevering utover 2 dager som skal prises separat i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet om hva som ligger i basisleveransen kontra opsjon/ekstrakostnader kan gi feil budsjettering og tilbudspris.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 3.1 Leveransefrekvens og ekstralevering

4. I kravspesifikasjonen punkt 3.4 står det at rent tøy skal leveres i separate traller for hver avdeling, at det skal oppbevares på trallene, og at det skal være plass til to traller i hvert rom (areal 4,5 m²). Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) hvor mange avdelinger/rom som skal dekkes i nytt og gammelt bygg, og (2) hvilket antall traller per avdeling dere forventer at leverandøren skal stille med (eller om antallet kan variere etter kapasitet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall traller og logistikkoppsett påvirker både kostnader og svar på tildelingskriterier knyttet til leveransesikkerhet/kvalitet.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 3.4 Traller per avdeling og romkapasitet

5. Kravspesifikasjonen punkt 3.5 beskriver at tilbyder kan tilby intern distribusjon eller levere til ett mottakspunkt, og at pris skal oppgis for intern distribusjon. I prisskjemaet fremgår at intern distribusjon gjelder til 5 linøytelager i nytt bygg og 3 i gammelt bygg. Skal leverandøren uansett levere på disse mottakspunktene, og i så fall: hva skiller «intern distribusjon» fra «ett mottakspunkt» i praksis (hvor i verdikjeden utføres transporten)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå logistikkansvaret og leveranseomfanget for å prise riktig og levere riktig besvarelse.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 3.5 (intern distribusjon vs mottakspunkt)

6. I kravspesifikasjonen punkt 3.6 kreves det at tilbyder spesifiserer størrelse på kjøretøy som forventes å bruke. Finnes det begrensninger/forutsetninger ved mottaks- eller leveringssteder (tilkomst, vektbegrensning, lav takhøyde, av-/pålastingssoner), og kan oppdragsgiver angi hvilke kjøretøystørrelser som er praktisk relevante?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ukjente rammevilkår for logistikk/tilkomst kan gi feil forutsetninger, og dermed operasjonell risiko for leveranseavvik.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 3.6 Spesifiser størrelse på kjøretøy

7. I kravspesifikasjonen punkt 7.1 kreves vask etter bransjestandarder («Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler i helseinstitusjoner» og «Hygienekrav for vaskeri som behandler tekstiler til næringsmiddelbedrifter»), og at leverandøren uten tillegg i pris kan motta smittetøy og behandle forsvarlig. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke kategorier smittetøy dere forventer at leverandøren skal håndtere (f.eks. prosentandel/volum eller typiske situasjoner) og eventuelle spesifikke krav til prosess (separasjonsprinsipp, temperatur/regime, desinfeksjonsmetode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker krav til prosesskapasitet og kostnadsstruktur, og må være avklart før leverandøren priser håndteringsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 7.1 Kvalitet og smittevern

8. Kravspesifikasjonen punkt 7.2 krever at alt transportutstyr (traller, vogner, biler, sekker osv.) rengjøres og desinfiseres etter bransjestandarden. Skal denne rengjørings-/desinfiseringsprosessen skje ved hvert hjem-/tilbakehenting (syklisk), eller er det tilstrekkelig med rutinebasert rengjøring etter fast frekvens?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frekvens og operasjonskrav påvirker bemanning, tid og kostnader, og dermed prising av hele logistikkopplegget.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 7.2 Rengjøring og desinfeksjon av transportutstyr

9. I kravspesifikasjonen punkt 2.2 bes dere beskrive bestillingsløsning, kvalitetssystem og hvordan dere samarbeider og følger opp kvalitet sammen med oppdragsgiver, samt tilgjengelig kundeservice. Hvilke konkrete «rapporterings-/oppfølgingsaktiviteter» forventer oppdragsgiver (f.eks. avviksbehandling, månedlig rapport, møtehyppighet, SLA eller svartider), og finnes det et ønsket format eller minimumsløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet kvalitet/oppfølging/leveransesikkerhet (40%) krever konkretitet; leverandøren må vite hva oppdragsgiver faktisk evaluerer og forventer.

   Kilde: Vedlegg 2 – Oppdragsgivers kravspesifikasjoner, punkt 2.2 Beskrivelse av bestillingsløsning, kvalitetssystem og kundeservice

10. I prisskjemaet fremgår både «Kommunens eiendom – kun vask» og «Arbeidstøy leie og vask», og det er også poster for «Privat pasienttøy – kun vask». Kan oppdragsgiver beskrive hvilken del av tekstilvolumet som typisk ligger i hver kategori (arbeidstøy/leid, kommunens eiendom, privattøy) og eventuelle forventede endringer i kontraktsperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Estimatet i Vedlegg 1 ligger til grunn for prising. Andelsfordeling mellom kategorier påvirker leverandørens kostberegning og kapasitet.

    Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema-estimat (poster under «Arbeidstøy leie og vask», «Privat pasienttøy – kun vask» og «Kommunens eiendom – kun vask» )