Hovedbankavtale

Trondheim kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse for inngåelse av hovedbankavtale. Avtalen skal leveres som rammeavtale med én (1) leverandør (FOA § 26-2) og omfatter daglige banktjenester som betalingsformidling, elektronisk filoverføring, oppgjørsordninger, verdipapiroppgjør, trekkramme, innskuddsrente og utbetalingskort. Avtaleperiode 01.05.2027–30.04.2031 med opsjon 1+1 år. Det er ikke adgang til deltilbud eller alternative tilbud.

• Leverandør skal fylle ut ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner, jf. at de som innstilles må dokumentere oppfyllelse før kontraktinngåelse.

  Dokumentasjon: ESPD (integrert i Mercell) og senere dokumentasjon ved innstilling (angitt dokumentasjonskrav i Mercell).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 4 (ESPD) og kap. 5 (Kvalifikasjonskrav)
• Skatteattest (for merverdiavgift og skatt) skal på forespørsel leveres for valgt leverandør dersom norsk; ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel/tilbud.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatt (for norsk leverandør).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.2 Skatteattest
• Miljøledelsessystem: Oppdragsgiver har ønsket å være fremoverlent og stiller kvalifikasjonskrav om miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon oppgitt i Mercell/konkurransen (konkret miljøsertifisering/rutiner fremgår av forespurt egenerklæring).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 (omtale av kvalifikasjonskrav om miljøledelsessystem) og vedlegg 8 Egenerklæring miljø
• Ved bruk av underleverandør: ESPD-skjema skal også fylles ut av underleverandør.

  Dokumentasjon: ESPD for underleverandør.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5 Kvalifikasjonskrav
• Dersom leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle krav til økonomisk/finansiell kapasitet eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det dokumenteres at leverandøren råder over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring eller tilsvarende dokumentasjon fra støttende virksomhet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5 Kvalifikasjonskrav

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen; tilbud etter frist skal avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.1 og 8.3
• Leverandør må ved innlevering bruke elektronisk signatur (for å bekrefte at aktuell leverandør har sendt inn tilbud).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.4
• Bekreftelse i Mercell: klikke «Gi tilbud» og «Jeg ønsker å tilby» / «Jeg ønsker ikke å tilby» (indikator, men ikke bindende).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.5
• Minimum vedlegges/innleveres i tilbudet: Vedlegg 3 – Leverandørens svar på kravspesifikasjonen (ferdig utfylt) og Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (ferdig utfylt); samt eventuell annen etterspurt dokumentasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.6
• Tilbudet skal utarbeides i henhold til Mercell-retningslinjer og konkurransegrunnlagets vedlegg; vedlegg skal merkes tydelig. ZIP/MSG-filer skal ikke lastes opp.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.6
• ESPD skal fylles ut i Mercell som foreløpig dokumentasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1 og 5
• Eventuelt manuelt ettersendingsgrunnlag: Dersom leverandør ikke samtykker til bruk av eBevis, må dokumentasjonen Oppdragsgiver ber om sendes inn manuelt.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3 eBevis

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtale med én leverandør (FOA § 26-2).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.1
• Avtaleperiode: 01.05.2027–30.04.2031, opsjon 1 + 1 år (prolongering ensidig), opsjon utløses 6 mnd før avtaleslutt. Oppdragsgiver kan si opp ved at maksimal verdi nås før perioden.Kilde: Kontrakt, pkt. 3 Avtaleperiode
• Lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med allmenngyldige/lansomfattende tariffavtaler; gjelder også underleverandør; leverandør skal på forespørsel dokumentere i kontraktsperioden.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6 Særlige vilkår; Kontrakt, pkt. 6
• Leverandøren er ansvarlig for kontraktsytelsene uavhengig av om ytelsen utføres via underleverandør (ansvar også for at underleverandører følger avtalekrav).Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.1.5
• Informasjonssikkerhet: høyt nivå gjennom hele leveransen; oppfylle lovverk/bransjestandarder; kryptering/forsegling ved filoverføring; råd/veiledning for bedring av rutiner og prosesser.Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.1.4
• Kundeservice: prioritet som kunde; minimum kontaktpersoner for ulike hovedområder; back-up ved fravær.Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.8.1
• Responstid for kritiske funksjoner: maksimal responstid 1 time på telefon og e-post for angitte kritiske funksjoner.Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.8.2
• Integrasjoner og filstandard: betalingsformidling skal levere/motta data i ISO 20022 XML, støtte ut- og inngående filer, returfiler og bankavstemmingsfiler.Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.4.8
• Nettbank-funksjoner: opprettelse/organisering av konti og betalinger, fullmaktsadministrasjon (fullmaktsregister og revisorrapporter), rapportering/historikk; samt evalueringskrav til brukervennlighet (oppetid, dashboard, rapporter, smarte/KI-funksjoner m.m.).Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.4.1 og 4.4.2
• Implementering: leverandør tar helhetlig ansvar; sømløs overgang og reetablering av avtalegiro; opplæring/rådgivning; implementeringsplan med milepæler, opplæring, kundesenter, ROS analyse; avtalen skal være i full drift fra 01.05.2027.Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.9.1–4.9.3
• Ved kontraktens utløp: omnummerering fra gammelt til nytt kontonummer innen 12 måneder fra kontraktsstart på ny avtale (ved overgang), og Oppdragsgiver skal ha tilgang til gamle data i minimum 12 måneder etter kontraktens utløp.Kilde: Kravspesifikasjon, krav 4.10.1 og 4.10.2

• Kvalifikasjonskrav utenom skatteattest/ESPD er ikke konkretisert i den gjengitte teksten (f.eks. eksakte miljøkrav detaljer i Mercell).
• Tildelingskriterier (navn, vekter) er oppgitt som «i Mercell-portalen», men disse konkrete opplysningene fremgår ikke av tekstutdraget.
• Beløp/estimater for kontraktens omfang og beregninger (2,8 MNOK/år og maks verdi 60 MNOK) er oppgitt i dokumentet, men uten full kontekst for tildeling/prismodell utover det som ligger i vedlegg 2.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 4.2.4 «Marginbeskyttelse» er det angitt at NOWA-referanserenten endres i kontraktsperioden. Kan dere presisere hva som menes med NOWA (referanserente) og hvordan marginbeskyttelsen praktisk beregnes og dokumenteres (f.eks. hvilken formel/tilnærming, tidspunkt for justering og krav til etterbetaling/kompensasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå beregningsmekanisme og dokumentasjonskrav for å prise og kunne styre renterisiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.2.4 (Marginbeskyttelse)

2. Kravspesifikasjonen punkt 4.2.5 «Tidsinnskudd» beskriver rentebetingelser basert på daglig 3m NIBOR + oppgitt margin frem til oppsigelse, og at renta i oppsigelsesperioden kan tilsvare renta på toppkontoen. Kan dere avklare: (1) om oppsigelsestid og oppsigelseshendelse er leverandør- eller oppdragsstyrt, (2) hvordan renta i oppsigelsesperioden skal beregnes/avgrenses, og (3) om marginen skal være identisk med marginen tilbudt i prisskjema (vedlegg 2.14) eller om den kan avvike?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydeligheter rundt «oppgitt margin» og beregningsperiode påvirker både prissetting og etterlevelse.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.2.5 (Tidsinnskudd) + Vedlegg 2 Prisskjema pkt. 2.14 (Tidsinnskudd)

3. I kravspesifikasjonen punkt 4.4.9 «Datautveksling» står det at utveksling mellom leverandørene og datasentralene minimum skal skje 4 ganger per døgn (bankdager), og at nettbankene skal kunne kommunisere online med leverandørens systemer. Kan dere presisere hvilke konkrete systemer/datasentraler dette gjelder i Trondheim kommunes oppsett (inkl. eventuelle tredjepartene dere viser til i punkt 2.10), samt hva som menes med «minimum 4 ganger per døgn» (frekvens per filtype, batch-vindu, og hva som regnes som bankdag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite integrasjonsomfang og forventet gjennomføringsnivå for å prise kapasitet og arkitektur.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.4.9 (Betalingsformidling - Datautveksling) + 2.10 (Sentrale systemer)

4. Kravspesifikasjonen punkt 4.4.8 «Filutveksling og format» krever ISO 20022 XML for all data knyttet til betalingsformidling og støtte for utgående/inngående filer, retur-/avregningsreturfiler og bankavstemming. Kan dere bekrefte hvilke konkrete ISO 20022 meldingssett/typer dere forventer (f.eks. innbetaling/utbetaling-varianter) og hvor dere beskriver disse i vedlegg/teknisk dokumentasjon (hvis dette finnes i Mercell-portalen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise og bygge riktig må meldingsspesifikasjoner og forretningsvarianter være tydelige.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.4.8 (Betalingsformidling – Filutveksling og format)

5. Kravspesifikasjonen punkt 4.4.11 «Dekningskontroll» definerer dekningsprinsipp (utbetalinger skal gjennomføres hvis toppkonto innenfor trekkrettighet) og prinsippet om «ingen uberettiget avvisning». Kan dere avklare hvordan dette skal håndteres ved (1) teknisk/regelbasert avvisning i bankens betalingsmotor, (2) situasjoner der dekning vurderes på tidspunktet for initiering vs. gjennomføring, og (3) hvilke betalingsoppdrag (f.eks. bestemte filtyper/oppdragstyper) som eventuelt kan avvises selv om prinsippene ellers skulle tilsi ikke-avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå juridisk/operasjonelt avvik mellom «skal ikke avvises» og reelle betalingsregler for å redusere risiko og feilprising.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.4.11 (Dekningskontroll)

6. Kravspesifikasjonen punkt 4.4.12 «CM - Analyse» sier at Oppdragsgiver har opsjon på kjøp av Cash Management analyser, og at tilbyder skal beskrive formål, gjennomføring, ressursinnsats, tidsbruk/kostnadsrammer og «hva Oppdragsgiver ikke betaler for (gratis)», samt oppgi dokumentasjon for sammenlignbare analyser. Kan dere avklare om CM-analysen prises som del av fastprisen/opsjonsrammen eller som en separat time-/pakkepris, og om det finnes prisrammer/anslag for evaluering/opsjon i kontrakten (eller må leverandør foreslå disse fullt ut i beskrivelsen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsprising og kostnadsstruktur må være forståelig for leverandørens margin og tilbudets sammenlignbarhet.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.4.12 (CM - Analyse) + Vedlegg 2 (relevant pris-/opsjonsføring hvis finnes)

7. I kravspesifikasjonen punkt 4.8.1 og 4.8.2 stilles krav til kontaktpersoner og maksimal responstid (1 time telefon og e-post) for kritiske funksjoner. Kan dere avklare hva som regnes som «kritiske funksjoner» i praksis (f.eks. verdipapiroppgjør, betalingsoppgjør, utbetalingsfiler) og om responstiden gjelder alle virkedager/hele døgnet, samt hva som menes med «responstid» (første svar/tilgjengelighet vs. løsning/tiltak)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Responstid og definisjon av «kritisk» påvirker bemannings- og beredskapskostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.8.1 (Kundeteam) og 4.8.2 (Responstid - kritiske funksjoner)

8. I kravspesifikasjonen punkt 4.9.1 «Implementering» er det listet flere leveranser (integrasjon mot alle systemer, reetablere avtalegiro, klargjøre dokumenter for underskrift, overføre/avslutte kontoer osv.) og krav om at avtalen skal være i full drift fra 01.05.2027. Kan dere dele forventet «implementeringsomfang» i en grov milepæl-/aktivitetsoversikt (f.eks. hvilke integrasjoner som skal være ferdig innen hvilke datoer), og bekrefte om det finnes en implementeringsdato/forberedelsesfase før 01.05.2027 som dere legger til grunn for leverandørens kostnader og fremdrift?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en konkret milepælsplan kan leverandøren feilestimere prosjektinnsats og risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4.9.1 (Implementering) + 4.9.3 (Implementeringsplan)

9. Kontrakten punkt 3 om avtaleperiode og opsjoner: Oppdragsgiver har opsjon på 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Kan dere bekrefte hvordan eventuelle prisjusteringer etter kontraktens punkt 13.2 «1 gang per år» håndteres ved opsjonsforlengelse (dvs. følger prisregulering også i opsjonsår, og i så fall fra hvilket tidspunkt/indeks og hvordan påvirker «uendrede vilkår» pristilpasninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå sammenheng mellom «uendrede vilkår» og årlige prisjusteringer for å kunne prise totaløkonomi.

   Kilde: Kontrakten 3 (Avtaleperiode) + 13.2 (Regulering av øvrige priser)