Rammeavtale for kjøp av programvarelisenser

Rammeavtale for kjøp, leie, vedlikehold, supplering, administrasjon/forvaltning og rådgivning knyttet til programvarelisenser (volumlisensavtaler/LAR-status) til Telemark Innkjøpssamarbeid KO sine medlemskommuner og tilhørende IKT-driftsmiljøer. Leverandørrollen er forhandlerleddet/lisenspartner; oppdragsgiver vektlegger lisensadministrasjon, portal for lisensbestilling/forvaltning, support og rådgivning, samt at transaksjons-/avleveringskostnader ikke belastes. Avtalen gjelder fra 15.11.2026 i 2 år, med ensidig opsjon for forlengelse i inntil 2 år.

• Krav 1: Skatter og avgifter. Leverandør må levere plettfri skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (gjelder bare dersom valgt leverandør er norsk). Skatteattest ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest (eBevis via Artifik om samtykke). Utenlandske leverandører: attester fra tilsvarende myndigheter i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag §4 Krav 1 (s. 11-12)
• Krav 2: Firmaattest. Leverandør skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert i.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest (eBevis via Artifik om samtykke). Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag §4 Krav 2 (s. 11-12)
• Krav 3: Økonomi. Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for å kunne oppfylle kontrakten i hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vurderer økonomi basert på kredittopplysninger (Creditsafe). Ved behov kan det kreves supplerende dokumentasjon. Ved støtte på annet foretak: Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring.

  Kilde: Konkurransegrunnlag §4 Krav 3 (s. 12)
• Krav 4: Tekniske og faglige kvalifikasjoner/erfaring. Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk og faglig kompetanse og relevant erfaring til å gjennomføre leveransen tilfredsstillende.

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse for organisasjon/kompetanse/ressurser/gjennomføringsevne (max 1 A4). Beskrivelse av inntil tre relevante/tilsvarende leveranser siste tre år (oppdragsgiver, omfang, innhold). Referanser kan verifiseres. For nyoppstart: alternativ dokumentasjon (f.eks. nøkkelpersonell).

  Kilde: Konkurransegrunnlag §4 Krav 4 (s. 12-13)
• Krav 5: Kvalitetssikringssystem. Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres.

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse for kvalitetssikringssystemet (tilstrekkelig til vurdering). Ved ISO 9001/tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag §4 Krav 5 (s. 13)

• Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Artifik (KGV). Kun én innlevering per leverandør. Alt må være på norsk. Evt. manglende/ufullstendig obligatorisk dokumentasjon kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag §6 (s. 18)
• Tilbudets dokumentstruktur: Leverandøren skal levere tilbudsbrev (pdf) og obligatoriske dokumenter inkl.: skatteattest (hvis ikke eBevis), firmaattest (hvis ikke eBevis), redegjørelse for tekniske og faglige kvalifikasjoner (kvalifikasjonskrav 4), redegjørelse for kvalitetssikringssystem (kvalifikasjonskrav 5), utfylt kravspesifikasjon (Vedlegg 1), utfylt prisskjema (Vedlegg 2 excel), forbehold/avvik (Vedlegg 4 hvis aktuelt), forpliktelseserklæring (Vedlegg 6 hvis underleverandør), kvalitet-besvarelse (maks 12 A4 sider, PDF).Kilde: Vedlegg 3 Tilbudsbrev (dokumentliste) + Konkurransegrunnlag §6.1 (s. 18)
• Egenerklæring kravspesifikasjon: Avkryssing om at tilbyder oppfyller alle minstekrav i kravspesifikasjonen (Vedlegg 1).Kilde: Vedlegg 3 Tilbudsbrev (egenerklæring)
• Egenerklæring vedståelsesfrist: bekrefte vedståelse frem til oppgitt vedståelsesfrist i Artifik (kryss).Kilde: Vedlegg 3 Tilbudsbrev (egenerklæring)
• Egenerklæring Russisk involvering (Ukrainaforskriften): krysse av for at det ikke foreligger russisk involvering som overstiger grenseverdier; fylles i tilbudsbrev/Vedlegg 3.Kilde: Konkurransegrunnlag §2.11 + Vedlegg 3 Tilbudsbrev
• Prisskjema: Tilbyder skal fylle ut Vedlegg 2 prisskjema i Excel (ikke leveres som PDF). Alle felt skal besvares; ufullstendige/mangelfulle kan medføre tillegg (30%) eller avvisning ved >10% mangler.Kilde: Konkurransegrunnlag §5.1 (s. 14-15)
• Kvalitetsbesvarelse: leveres som ett samlet Word-dokument (opprettes/skrives av tilbyder) som innleveres som PDF. Maks 12 A4 sider; tydelige overskrifter; ikke tillatt å henvise til andre vedlegg/kravspesifikasjon/prisskjema/eksterne lenker. Kun innhold i besvarelsen evalueres.Kilde: Konkurransegrunnlag §5.2 + §6.1/rammer for tilbud (s. 14-15)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• A-krav 1: Overtakelse/videreføring av deltakernes eksisterende avtaler; leverandør skal kunne overta som LSP for Microsoftavtaler og som forhandler for øvrige produktområder. Overtakelse senest ved kontraktsinngåelse.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon A-krav 1A
• A-krav 2: Leverandør skal forestå salg/videresalg og leie av programvarelisenser samt support/vedlikehold; tilbud skal også inkludere rådgivning om valg av programvare og bistand til årlig intern lisenskontroll (Microsoft og andre lisenstyper meldt av oppdragsgiver).Kilde: Vedlegg 1 A-krav 2A
• A-krav 3: Levering av programvare innen produktområdene Microsoft, VMware/Omnissa, Adobe (med mer iht. prisskjema) og håndtering av nye/oppdaterte produkter/avtale-godkjenning; oppdragsgiver kan kjøpe annen programvare utenfor rammen.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 3A
• A-krav 4: Påslagsprosent. Maksimal påslagsprosent per produsent fast gjennom hele avtaleperioden (ikke negativ). Prisendringer i innkjøpspris >10% varsles/dokumenteres minst én måned før og godkjennes av oppdragsgiver før iverksettelse. Kampanje-/rabatter skal komme oppdragsgiver til gode.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 4A
• A-krav 5: Rådgivning/tjenester i konkurransedokumentene dekkes innen leverandørens påslagsprosent; særskilte tilfeller kan prises med egen timepris-linje i prisskjema.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 5A
• A-krav 6: Ved etablering beregnes ikke transaksjonskostnader/flyttekostnader.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 6A
• A-krav 7: Ingen avleveringskostnader (inkl. rapporter/dokumentasjon/konsulenttid ved bytte etter avtalens utløp).Kilde: Vedlegg 1 A-krav 7A
• A-krav 8: Mulighet for manuelle bestillinger (telefon/e-post m.m.), besvarelse uten ugrunnet opphold, bestillinger godkjent av deltagers kontaktperson; leverandør skal tilby portal for bestilling; levere ordrebekreftelse etter mottak.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 8A
• A-krav 9: Levering/tilgjengelighet: standardprodukter senest 3 virkedager etter bestilling. Ikke-standard: oppgi forventet tilgjengelighet; levering/aktivering innen maks 7 dager; avvik meldes innen 3 dager.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 9A
• A-krav 10-12: Fakturering: EHF elektronisk; pdf/papir godkjennes ikke og returneres; betalingsforfall 30 dager. Faktura må samsvare med bestilling/ordrebekreftelse; kronetillegg/ulovlige gebyrer ikke tillatt. Delfakturering kun etter skriftlig godkjenning. Returnerer ved feil mangelfull utfylling; kompensasjon ved feil/mangler (høyeste av 300 kr pr. faktura eller 2% av fakturaverdien).Kilde: Vedlegg 1 A-krav 10A-12A
• A-krav 13: Lisensadministrasjon/forvaltning: ingen automatisk fornyelse uten avklaring; endring i avtalesortiment avklares; nye produkter med samme påslagsprosent; varsle skriftlig maks 3 måneder før avtaleutløp og sende bekreftelse senest 14 dager før fornyelse; bistand til lisenstellinger vederlagsfritt (telling utføres av oppdragsgiver); minst 2 møter pr. år inkl. oversikt over innkjøpte lisenser senest 2 uker før møtene.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 13A
• A-krav 14: Vederlagsfri rådgivning ved behov; norsk språk i all kommunikasjon og norsk produktinfo/prisinfo. Krav til rådgivningsaktiviteter (strategi, kvalitetssikring av informasjonsflyt, lisensrådgivning i budsjett/økonomi, informasjon om endringer i lisensregler, implementeringsmøte per deltaker ved start, bistand ved prosjekter, referatskriving ved telefonsamtaler).Kilde: Vedlegg 1 A-krav 14A
• A-krav 15-16: Team/kompetanse og tilgjengelighet på norsk; oversikt over team med kontaktpersoner sendes innen 1. februar hvert år og ved endringer/forespørsel. Tilstrekkelig kapasitet/ gjennomføringsevne.Kilde: Vedlegg 1 A-krav 15A-16A
• A-krav 17-19: Sertifiserte supportavtaler/brukerstøtte (inkl. brukerstøtte ved installasjon/drift og ved bruk) og oversikt over inngåtte supportavtaler. Kunden skal ha innsyn i leverandørens innkjøpspris for aktuelle produkter innen 2 virkedager etter forespørsel. Reisekostnader/medgått tid for oppfølging av krav refunderes ikke (andre forhåndsavtalte reiseutgifter refunderes etter statens satser).Kilde: Vedlegg 1 A-krav 17A-19A
• SSA-K 2024 (ramme for avrop): Leverandøren skal oppfylle avtalte krav og frister, bistå etter behov og varsle om forhold som kan påvirke gjennomføring (generelle plikter).Kilde: Vedlegg 8 SSA-K 2024 pkt. 2.2.1 og 5.1.1
• Menneskerettigheter i leverandørkjeden: leverandør skal overholde kontraktsvilkår og ha policys/rutiner for aktsomhetsvurderinger senest innen 6 måneder etter kontraktsstart; plikt til rapportering ved avvik og mulighet for dokumentasjon/revisjon.Kilde: Vedlegg 7 Kontraktsvilkår menneskerettigheter (pkt. 1-4)

• Oppdragsgivers kontaktperson og flere konkurransedatoer/fremdriftsdetaljer er referert til i Artifik, men finnes ikke i teksten som er oppgitt ("Se i Artifik for viktige datoer").
• Konkurransens konkrete kvalifikasjonskrav 4-5 er gjengitt i dokumenttekst, men det er ikke oppgitt hvilke eksakte kravspørsmål/formatlevering utover redegjørelsesomfang (for eksempel hva som kreves i kvalifikasjonsdokumentets struktur).
• SSA-K 2024 sin konkrete avropsmekanikk (bilag 4/bilag 7/avtalens endelige spesifikasjon) er ikke inkludert utover generell avtaletekst; enkelte kontraktsfrister og prisbestemmelser kan derfor være i bilag som ikke er vedlagt i teksten her.
• Forbehold/avvik og obligatoriske vedlegg nr. 5, 8, 9, 10 osv. er nevnt i vedleggsoversikt, men selve innholdet/kravene for disse bilagene er ikke trukket ut i denne teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. 1. I konkurransegrunnlaget vises det til «Se i Artifik for viktige datoer/fremdriftsplan». Kan dere bekrefte hvilke konkrete datoer som gjelder for tilbudsfrist, vedståelsesfrist og eventuelle frister for spørsmål/tilleggsinformasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må sikre at vi innretter tilbudets tidsplan og vedståelse korrekt mot publiserte datoer i KGV.

   Kilde: 1.7 Fremdriftsplan; 2.6 Spørsmål til konkurransen; 2.4 Vedståelsesfrist

2. 2. Rammeavtalen skal ha varighet fra 15. november 2026, med opsjon på forlengelse inntil 1 år av gangen (maks 2 år). Kan dere presisere hvordan «skriftlig varsel» håndteres i praksis (form/kanal og frist), og om det er noen forventet prosess for avklaringer før/ved oppstart av opsjonsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging, bemanning og risikovurdering knyttet til leveranse-/supportforpliktelser.

   Kilde: 1.3 Avtaleperiode

3. 3. Kvalifikasjonskrav 4–5 krever redegjørelse (én A4 side for organisasjon/kompetanse, inntil tre referanser, og kort redegjørelse for kvalitetssikringssystem; evt. ISO 9001/tilsvarende). Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at leverandøren skal strukturere/redigere disse redegjørelsene (f.eks. rekkefølge, overskrifter og om dere forventer dokumentasjon vedlagt som kopi utover sertifikat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Format/struktur kan være utslagsgivende for om kvalifikasjonskravene anses tilstrekkelig dokumentert og dermed om tilbudet får bli evaluert.

   Kilde: 4 KVALIFIKASJONSKRAV (Krav 4 og Krav 5)

4. 4. I ESPD og kvalifikasjonsdelen fremgår det at skatteattest hentes via eBevis via Artifik dersom dere har samtykke. Kan dere bekrefte om leverandøren alltid bør ha samtykke i Artifik for å unngå avvik i dokumentasjon, eller om det er akseptabelt å laste opp attest manuelt ved å nekte eBevis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å redusere risiko for at tilbudet feilaktig blir vurdert som mangelfull dokumentasjon.

   Kilde: 4 KVALIFIKASJONSKRAV (Krav 1 – Skatter og avgifter)

5. 5. Tildelingskriteriet «Pris (50 %)» evalueres på totalpris i prisskjemaet, og det beskrives en konsekvens dersom enkelte varelinjer ikke er besvart: pris settes til «dyreste tilbyder + 30 %», og tilbud kan avvises hvis manglende priser utgjør mer enn 10 % av totalt antall priser. Kan dere avklare hvordan dere regner «andel av totalt antall priser» (antall varelinjer vs. antall beløpsfelter), og hvordan dere håndterer linjer som ikke er relevante for oss fordi vi ikke kan tilby enkelte produkter/tjenester?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker vår prismatrise og risiko for feil evaluering eller avvisning ved eventuelle utilgjengelige leveranser.

   Kilde: 5.1 Tildelingskriterium: Pris (50 %)

6. 6. For tildelingskriteriet «Kvalitet (50 %)» skal besvarelsen være i ett samlet Word-dokument (maks 12 sider A4) og leveres som PDF. Kan dere bekrefte hva som menes med «tydelige overskrifter» og om sideformat/marger automatisk kan variere, så lenge skrifttype er Aptos str. 10, eller om dere har konkrete krav til marger/linjeavstand som må følges?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer at vi ikke havner utenfor evalueringsrammen grunnet tekniske sidekrav, selv om innholdet er korrekt.

   Kilde: 5.2 Tildelingskriterium: Kvalitet (50 %)

7. 7. I delkriteriet «Kompetanse» skal dere vektlegge partnerstatuser/sertifiseringer «fra prisskjema» og erfaring med store kunder. Kan dere bekrefte hvordan dere kobler partnerstatus til «prisskjema» (altså: om partnerstatus skal beskrives i prisskjema-celler, eller om dere bare mener at partnerstatus skal være dokumenterbar via prisskjema/leveranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: En uklar kobling kan føre til at vi beskriver kompetanse på en måte som ikke matcher evalueringsgrunnlaget, og dermed gir lavere score.

   Kilde: 5.2.1 Delkriteriet 1: Kompetanse – 40%

8. 8. Delkriteriet «Oppdragsforståelse» ber om at tilbyder beskriver blant annet «lisensportalen», «automatisering av lisensbestilling», «lisensoptimalisering», og «rapport på eierskap og forbruk (beholdning)». Kan dere presisere om dere forventer at vi beskriver konkrete funksjonskrav slik de inngår i kravspesifikasjonen/vedlegg 1, eller om dere kun evaluerer vår prosessbeskrivelse (uten å gi produkt-/datablad)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker omfang og type informasjon vi må gi i Word-besvarelsen for å treffe evalueringskravet uten å bryte reglene om ikke å henvise til produktark.

   Kilde: 5.2.2 Delkriteriet 2: Oppdragsforståelse – 50%

9. 9. SSA-K 2024 er vedlagt som generell avtaletekst, men flere av relevante felter (f.eks. bilag 4, bilag 5 og bilag 7) fylles ut av partene. Kan dere avklare hvilke frister/tidspunkter og eventuelle økonomiske rammer som «skal/kan» fylles inn i bilagene av leverandøren i denne konkurransen (særlig leveringstidspunkt, godkjenningsprøve og eventuelle øvre rammer for bistandsplikt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må prise og planlegge riktig for avtalens faktiske SLA-/tids-/kostnadsforpliktelser når bilag fylles ut.

   Kilde: 1.6 Vedleggsoversikt; 1.5 Kontraktsvilkår; SSA-K 2024 (bilagsstruktur og punkter 2.2.5, 2.2.6, 2.2.7 og 6.1/6.5 i SSA-K)

10. 10. Under SSA-K 2024 fremgår det at disposisjonsrett til programmer løper uten tidsbegrensning med mindre annet er avtalt i bilag 7, og at leverandøren kan gjennomføre revisjon for å verifisere begrensninger. For denne rammeavtalen mot forhandlerleddet: kan dere bekrefte hvilke konkrete begrensninger (om noen) som er forventet/akseptert i bilag 7, og hvilke leveranse-/lisensmodeller dere planlegger å bestille under (f.eks. tidsubegrenset disposisjonsrett vs. abonnement/periodelisens)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er sentralt for både prisstruktur og risikoprofil knyttet til disposisjonsrett, tilbakelevering/sletting ved opphør og revisjonsadgang.

    Kilde: SSA-K 2024 punkt 8.2.1/8.2.2 og bilag 7 (Pris og prisbestemmelser)