Rammeavtale for kjøp av planleggings- og prosjekteringstjenester i Vestfold fylkeskommune

Rammeavtale for kjøp av planleggings- og prosjekteringstjenester i Vestfold fylkeskommune (samferdsel), basert på NS 8401 (prosjekteringsoppdrag) og NS 8402 (rådgivningsoppdrag). Oppdragsgiver planlegger parallelle rammeavtaler med 3–5 leverandører, varighet maks 4 år (2 år + opsjon 1+1 år). Tilbydere må kunne levere samtlige fagområder (20 hovedfag), og levere tilbud med timepriser for priskategorier og CV for oppdragsledere. Avrop skjer via direkte avrop og/eller minikonkurranser, der valg normalt baseres på laveste konkurransepris (timepris minus kvalitetsfradrag for oppdragslederkompetanse) i hovedkonkurransen.

• Leverandøren skal være lovlig etablert foretak/fellesskap.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon for registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: B.2.2.3
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig relevant erfaring (reguleringsplanfase, prosjekteringsfase og byggefase) siste 5 år.

  Dokumentasjon: Liste med inntil 10 kontrakter gjennomført eller gjennomføres. Skal beskrive oppdrag/arbeider, relevans, inkludert kontaktperson, tidsrom og kontraktverdi inkl. mva, samt andel underleverandører. For ikke sluttførte: hva som er utført/gjenstår.

  Kilde: B.2.2.4
• Leverandøren skal ha nødvendig kapasitet og faglig bredde til å oppfylle kontraktsforpliktelser gjennom kontraktsperioden.

  Dokumentasjon: Utfylt skjema for gjennomføringsevne: Vedlegg 3 – Mal tilbyders gjennomføringsevne. Krav om at oppdragsledere skal være fast ansatt hos tilbyder; øvrige kan være fra underleverandører med dokumentasjon.

  Kilde: B.2.2.5
• Miljøoppfølgingssystem.

  Dokumentasjon: Hvis sertifisert (f.eks. ISO 14001/EMAS eller tilsvarende/Miljøfyrtårn): sertifikat/godkjenning. Hvis ikke: kort beskrivelse av miljøfokus/systemer/tiltak (maks 1-2 sider utover innholdsfortegnelse).

  Kilde: B.2.2.6
• Kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Hvis sertifisert (f.eks. ISO): sertifikat/godkjenning. Hvis ikke: kort beskrivelse av system for kvalitetssikring (maks 1-2 sider utover innholdsfortegnelse).

  Kilde: B.2.2.7
• ESPD skal leveres og skal inneholde samlet erklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema for tilbyder (og separate ESPD for deltakere i leverandørfellesskap/støttende virksomheter).

  Kilde: B.2.1 og B.2.2.1
• Skatteattest (skatt- og merverdiavgiftattest) ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatt- og mva.-attest fra kompetent organ i hjemstat/etableringsland. For norske: skaffes via skatteetaten.no.

  Kilde: B.2.4
• Systematisk HMS-arbeid (egen erklæring i tilbudsbrev).

  Dokumentasjon: Egenerklæring i tilbudsbrevet (Vedlegg 1 – Mal tilbudsbrev).

  Kilde: B.2.5
• Hvis tilbyder støtter seg på andre virksomheter for erfaring/kapasitet: dokumentere rådighet over ressurser.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon iht. relevant kvalifikasjonskrav (for virksomheten) + forpliktelseserklæring. Separate ESPD for virksomheter som støttes.

  Kilde: B.2.3.2

• Tilbud skal leveres via Mercell TendSign (ikke e-post/papir).Kilde: B.1.2
• Tilbudsfrist: 31. august 2026 kl. 10:00 (sent innlevert medfører avvisning).Kilde: B.1.2 og B.3.2
• ESPD-skjema skal fylle ut og levere sammen med tilbudet (i TendSign).Kilde: B.2.1.1
• Tilbudsbrev skal leveres og være signert av person med myndighet; inneholder HMS-egenerklæring og sjekkliste.Kilde: B.3.3 og Vedlegg 1 – Mal tilbudsbrev
• Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav skal oversendes med struktur og redigering som angitt i kapittel E, komplett innen tilbudsfrist.Kilde: B.2.2.2 og B.2.2.3
• Timepriser (ekskl. mva.) skal oppgis i Vedlegg 5 – Mal for timepriser (for alle kategorier/tabeller som brukes).Kilde: B.3.9 og D.1.6
• CV for oppdragsledere (Vedlegg 6 – Mal CVer).Kilde: B.3.10 og E1
• Levering av øvrige vedlegg/maler som del av tilbudet i henhold til sjekkliste (Vedlegg 1 – Mal tilbudsbrev viser minimumspakkeliste).Kilde: E1 og Vedlegg 1
• Ved leverandørfellesskap: redegjørelse for foretaksform/roller, og signert dokument som bekrefter solidaransvar samt utpeker solidaransvarlig selskap; separate ESPD for hvert foretak.Kilde: B.2.3.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsstandarder: NS 8401 for prosjekteringsoppdrag eller NS 8402 for rådgivningsoppdrag (valg oppgis i hvert avrop).Kilde: A.3.4 og C1
• Organisering/oppdragsledere: oppdragsleder skal være fast ansatt hos leverandøren; tilbudte oppdragsledere er de som skal benyttes i avropene. Oppdragsleder har daglig administrativt og gjennomføringsansvar og er kontaktperson.Kilde: A.3.5, C.2.6, D.1.3
• Rapportering: rapport til avtalte milepæler; normalt månedlig (minst en gang i måneden) og senest 1 uke før kontraktsoppfølgingsmøte; vesentlige avvik varsles raskt og ved store avvik rapport hver 14. dag.Kilde: C.2.9
• Varsling og endringer: skriftlig og bruk av oppdragsgivers skjema for varsel om endring.Kilde: C.2.7
• Forsikring: leverandør skal levere forsikringsbevis før arbeidene starter og senest innen 14 dager etter kontraktsinngåelse; kopi ved fornyelse/endringer.Kilde: C.2.11
• Personell/rollebytte: ikke skifte ut/forflytte/redusere uten oppdragsgivers skriftlige samtykke; brudd kan medføre dagmulkt kr 10 000 per dag og total begrensning; kostnader ved utskifting bæres av leverandøren.Kilde: C.2.12
• SHA-krav ved arbeid på og langs vei: arbeidsvarslingsplan i tråd med håndbok N301; minstekrav til kurs (førstehjelp, arbeidsvarsling N301 kurs 1/2) og HMS-kort ved arbeid på anlegg.Kilde: C.2.13
• Kvalitetskrav: leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem (kvalifikasjonskrav) og utarbeide kontraktspesifikk kvalitetsplan før oppstart per oppdrag (inkl. kontrollplaner og SHA/YM ivaretakelse).Kilde: B.2.2.7, C.2.14.2
• Pris og timepriser: timepriser ekskl. mva. og inkluderer alle leverandørkostnader, indirekte kostnader, risiko og fortjeneste; flate satser uten tillegg for overtid/ugunstig tid. Reisekostnader og reisetid er begrenset og/eller ikke honorert etter vilkår. Timepriser faste i 1 år, deretter indeksregulering etter SSB produsentprisindeks tabell 14335.Kilde: C.2.20 og B.3.9 / B.3.10
• Fakturering: elektronisk EHF; betaling 30 dager fra mottak av korrekt faktura; krav om vedlegg (månedrapport for kostnader pr. avrop) og merking med ansvarsnummer/ID.Kilde: C.2.19
• Tilbakeholdelse/stans/heving ved mislighold: oppdragsgiver kan ha tilbakeholdsrett iht. NS 8401/8402; stansingsrett ubegrenset inntil brakt i orden; kontrakt kan heves ved vesentlig kontraktsbrudd.Kilde: C.2.1 og C.2.22

• Dokumentteksten inneholder ikke kapittel D2 minikonkurranse direkte av overgang til evaluering for kvalifisering ved avrop utover generelle rammer, og hele innholdet i kapittel C.2.20/C.2.29/C.2.30 etc. for avrop-opsjoner er ikke komplett i utdraget.
• Kravspesifikasjon kapittel D.1.7 er delvis presentert (flere hovedfag er beskrevet, men det er sannsynlig at resten av hovedfag og minstekrav for antall kandidater fortsetter utenfor utdraget).
• Kildeteksten viser tildelingskriterier kun for hovedkonkurransen (K1 og P). Detaljert tildelingsmodell for minikonkurranser/ev. dialog beskrives kun generelt (vekting kan variere).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kapittel B.3.8 står at konkurransepris beregnes som S = P – K1 og at «K1» kan gi inntil kr 600 fradrag fra leverandørens tilbudssum. Kan oppdragsgiver bekrefte om K1-fradraget beregnes som et fast fradragsbeløp (kroneverdi) innenfor 600, eller om det skal beregnes som en poeng-/skalafunksjon som så konverteres til kroneverdi? Hvis det er en formel, ber vi om å få den spesifisert.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig forståelse av hvordan kvalitetskriteriet (K1) omregnes til fradrag kan ha direkte utslag på tilbudt konkurransepris og prissetting.

   Kilde: B3.8 Oppdragslederes kompetanse (K1) / fradragsmodell

2. I kapittel B.2.2.5 og D.1.3 fremgår det at oppdragsledere er faste og skal være fast ansatt hos tilbyder, mens øvrige tilbudte ressurser kan være ansatte eller hos underleverandør. Kan oppdragsgiver avklare hvordan evalueringen av K1 påvirkes dersom én eller flere oppdragsledere blir tilbudt via et leverandørfellesskap (konsortium) eller støtte fra annen virksomhet, gitt at oppdragslederne skal være fast ansatt hos «tilbyder»? Skal oppdragslederne i så fall være ansatt i den juridiske enheten som er tilbyder (kontraktsmotpart), eller kan de være ansatt i en annen deltaker/underleverandør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart ansvars- og ansettelsesgrunnlag kan påvirke både kvalifikasjonsoppfyllelse og hvordan oppdragsgiver anser at oppdragslederne faktisk er tilgjengelige.

   Kilde: B.2.2.5 Gjennomføringsevne / C.2.6 Organisering og styring / D.1.3 Oppdragsledere

3. I kapittel D.1.7 er det angitt minstekrav til antall kandidater per hovedfag (f.eks. Hovedfag 1: min. 4 kandidater inkl. fagansvarlig, Hovedfag 3: min. 2, Hovedfag 13: min. 5). Kan oppdragsgiver bekrefte om «kandidater» tolkes som separate personer (ikke «pluss fagansvarlig» i tillegg til minstekravet), og hvordan man skal telle når samme person kan dekke flere hovedfag (fremgår i D.1.4)? Kan én og samme person dekke kravet for flere hovedfag samtidig, og i så fall hvordan sikres minstekravet «per hovedfag»-nivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feiltelling av kandidater per hovedfag kan føre til avvisning eller feil ressursoppsett i tilbudet.

   Kilde: D.1.7 Beskrivelse av hovedfagene / D.1.4 Fagansvarlige

4. I kapittel D.1.7.12 står det at prosessleder og datastøtte skal være sertifisert av Statens vegvesen og at «Gjeldende versjon av Anslag skal benyttes». Kan oppdragsgiver presisere om sertifiseringen må dokumenteres i tilbudet (vedlegg/CV), eller kun være oppfylt innen oppstart av det første avropet/oppdraget der rollen brukes? I tillegg: hvilken «gjeldende versjon» av Anslag skal legges til grunn ved tilbudsinnlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis sertifiseringskravet må være oppfylt og dokumentert ved tilbudsfrist, må dere dokumentere annerledes enn hvis kravet kun gjelder ved oppstart.

   Kilde: D.1.7.12 Hovedfag 12, Kostnadsregning etter anslagsmetoden

5. I kapittel C.2.20 fremgår det at kostnader knyttet til møter og befaringer ikke honoreres for «samarbeidsmøter for rammeavtalen» (og også at reisekostnader innen geografisk område Vestfold ikke honoreres). Kan oppdragsgiver avklare hvordan dette slår ut i minikonkurranser/ direkte avrop for henholdsvis NS 8401 (fastprisoppdrag) og NS 8402 (medgått tid)? Spesifikt: regnes tidsbruk til oppstartsmøte, kontraktsoppfølgingsmøter og prosjekteringsmøter i disse avropene som «innenfor oppdraget» som skal være inkludert i fastpris/omforent budsjett, eller er det enkelte møte-typer som skal frikobles honorering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Møte- og reisehonorering kan gi betydelig prisspredning; uklare føringer kan medføre feil prising eller tvist om fakturering.

   Kilde: C.2.20 Pris, honorar og utgifter. Prisregulering (møter og befaringer) samt C.2.15 Møter

6. I kapittel C.2.17 er det angitt at oppdatert fremdriftsplan skal leveres «en gang hver mnd. og senest 1 uke før kontraktsoppfølgingsmøte fra og med første kalendermåned etter oppstart». Kan oppdragsgiver avklare hva som regnes som «oppstart» i avrop: dato for signert avropsavtale, dato for oppstartsmøte, eller faktisk første arbeidsdag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt definisjon av milepæl/oppstart har betydning for planlegging, rapportering og risiko for mislighold/dagmulkter knyttet til frister.

   Kilde: C.2.17 Spesielle krav i fremdriftsplanen (NS 8401 punkt 9.1 / NS 8402 punkt 8)

7. I kapittel C.2.12 og C.2.13 fremgår det at oppdragsgiver normalt kan nekte utskiftning (saklig grunn) og at leverandøren må betale dagmulkt ved utskiftning selv om samtykke nektes, med unntak hvis forholdet rettes innen rimelig frist. Kan oppdragsgiver beskrive hva som i praksis anses som «rimelig frist» for retting, og hvordan dette vil kommuniseres (typisk i varsel/svar skjema)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandør er det viktig å forstå den praktiske terskelen for å unngå dagmulktskostnader ved endringer i bemanning/kompetanse.

   Kilde: C.2.12 Personell og anvendt arbeidskraft

8. I kapittel C.2.1 pålegges rapportering etter skatteforvaltningsloven § 7-6 innen 14 dager etter at arbeidet er påbegynt, og tilsvarende for underleverandører «i alle ledd». Kan oppdragsgiver bekrefte hvem som skal være leverandørens kontaktpunkt/løsningsansvar for rapporteringsskjema RF 1199 og hvordan dere forventer at leverandøren får nødvendige opplysninger fra underleverandører i tid (praktisk prosess/frist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker intern prosess og tidsplan for bemanning og underleverandørvalg før oppstart.

   Kilde: C.2.1 Rapportering i samsvar med skatteforvaltningsloven § 7-6

9. I kapittel D.2.1 står det at oppdragsgiver kan variere tildelingskriterienes vekting i minikonkurranser og at «det kan bli aktuelt i enkelttilfeller å ha minikonkurranse med dialog». Kan oppdragsgiver bekrefte om dialog vil medføre mulighet til å justere timepriser eller kun tilbudt gjennomføringserfaring/team (uten at timepris brytes), og om tildelingsgrunnlaget for minikonkurranser alltid vil bygge på timepriser fra rammeavtalen (slik det står i D.2.1 om at timepriser benyttes).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare regler for «dialog» og endringsadgang kan påvirke hvordan dere best forbereder tilbud og eventuelle oppdateringer underveis.

   Kilde: D.2.1 Generelt for begge avropsmekanismene / D.2.3 Forespørsler om minikonkurranse