Kjøp av renholdstjenester - PREKVALIFISERING

Nordre Follo kommune skal inngå kontrakt om renholdstjenester for geografisk avdeling Sør (ca. 50 bygg, 65 000 m²). Leveransen omfatter daglig renhold og periodisk renhold (samt renholdsrelaterte serviceoppgaver som avfallsbehandling og etterfylling av sanitærartikler). Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, innledet med en prekvalifiseringsfase (kvalifikasjonsanmodning). Kontraktstildeling skjer etter evaluering av kvalifiserte leverandører og etterfølgende forhandlinger.

• Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: norske selskaper skal levere firmaattest fra Brønnøysundregistrene; utenlandske selskaper skal levere godtgjørelse på registrering i relevant foretaks-/fag-/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) eller registreringsgodtgjørelse (utenlandske).

  Kilde: Pkt. 4 Kvalifikasjonskrav / Suitability: Enrolment in a trade register
• Godkjent renholdsbedrift i henhold til Arbeidstilsynets ordning.

  Dokumentasjon: Gyldig dokumentasjon på godkjenning fra Arbeidstilsynet.

  Kilde: Pkt. 4 Kvalifikasjonskrav / For service contracts: authorisation...
• Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet. Krav: konkursrating tilsvarende B (moderat konkursrisiko) fra Proff Forvalt (Proff AS) eller bedre. Nyetablerte kan dokumentere med annen egnet dokumentasjon (ref. FOA §16-4).

  Dokumentasjon: Normalt vurderes via Proff Forvalt (ingen innsending kreves). Ved støtte på morselskap: morselskapsgaranti. Ved saklig grunn uten konkursrating i Proff: årsregnskap/utdrag, bankerklæring eller ansvarsforsikringsbevis.

  Kilde: Pkt. 4 Kvalifikasjonskrav / Economic and financial standing
• Teknisk og faglig kapasitet: erfaring fra sammenlignbare oppdrag (renhold av formålsbygg som skoler/barnehager, helse-/omsorgsbygg, administrasjons-/kontorbygg, kultur-/idrettsbygg, øvrige offentlige/ private formålsbygg). Oppdragene må være sammenlignbare mht. art, kompleksitet og omfang.

  Dokumentasjon: Ferdig utfylt Vedlegg B «Leverandørens relevante referanseprosjekter». Leverandøren skal oppgi de 2 (kun 2) mest relevante oppdrag i løpet av de 3 siste årene; relevans dokumenteres gjennom beskrivelsen.

  Kilde: Pkt. 4 Kvalifikasjonskrav / Technical and professional ability + Pkt. 5 Utvelgelseskriterier
• Kvalitetssystem: tilfredsstille kravene til ISO 9001:2015 (tilsvarende attestater aksepteres).

  Dokumentasjon: Attest utstedt av uavhengige organer for kvalitetssikringsstandarder. Annen dokumentasjon kan godtas ved manglende mulighet til å få attest innen frist (må dokumenteres tilsvarende kvalitet).

  Kilde: Pkt. 4 Kvalifikasjonskrav / Quality assurance schemes and environmental management standards

• Kvalifikasjonsanmodning skal leveres elektronisk i Mercell-portalen (pre-kvalifisering).Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av kvalifikasjonsanmodning + Pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Elektronisk signatur av tilbudet ved levering; tilbyder kan bli bedt om signatur via løsning hos Commfides/ Buypass/ BankID.Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av kvalifikasjonsanmodning
• Følgende dokumenter skal lastes/legges inn i Mercell: (1) Ferdig utfylt Vedlegg B «Leverandørens relevante referanseprosjekter»; (2) Attest utstedt av uavhengige organer for kvalitetssikringsstandarder (ISO 9001); (3) Eventuelt Vedlegg A – Forpliktelseserklæring; (4) Gyldig dokumentasjon på godkjenning fra Arbeidstilsynet.Kilde: Pkt. 7.2 Tilbudets utforming
• Ved støtte på kapasitet fra andre virksomheter: separate ESPD for underleverandører/andre som det støttes på, og dokumentasjon/forpliktelseserklæring for tilgang til nødvendige ressurser (evt. solidaransvar ved økonomisk/finansiell kapasitet).Kilde: Pkt. 4 Kvalifikasjonskrav + ESPD-krav beskrevet i Pkt. 4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsvarighet: 2 år.Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Opsjon på forlengelse: 1 + 1 år og 1 + 1 år (maksimalt samlet 6 år).Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Kontraktsregulering: NS 8431:2025.Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Signering skjer elektronisk i Mercell; leverandør må sørge for at kontrakten signeres av person med fullmakt.Kilde: Pkt. 3.1 Kontrakt
• Skatteattest (valgt leverandør på forespørsel): merverdiavgift og skatt dersom valgt leverandør er norsk. Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen.Kilde: Pkt. 3.2 Skatteattest
• Mulig virksomhetsoverdragelse: overgangsperiode kan være inntil 5 måneder ved oppstart ved virksomhetsoverdragelse, eller inntil 6 måneder hvis ingen virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kap. 16. Scenariene skal ikke påvirke prissetting; leverandør må legge til grunn oppdragsgivers behov for overgangsperiode.Kilde: Pkt. 1.3 Virksomhetsoverdragelse

• Dokumentteksten viser overskrift og mange punkter, men selve «Kravspesifikasjon» (Vedlegg 01) er ikke gjengitt; kontrakts-/utførelseskrav utover det som fremgår av hovedteksten kan derfor ikke trekkes ut fra denne teksten.
• Utv/elgelseskriteriet er angitt som knyttet til kvalifikasjonskravet C (tekniske/faglige kvalifikasjoner) og referanseprosjekter; øvrige detaljer om forhandling/ev. endelig tildelingsmodell (etter forhandling) fremgår ikke av den viste teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I pkt. 1.3 «Virksomhetsoverdragelse» beskrives to scenarioer for overgangsperiode (inntil 5 måneder ved virksomhetsoverdragelse og inntil 6 måneder uten). Kan kommunen bekrefte om leverandøren skal prise disse overgangsperiodene som en del av kontraktsverdien/om det kun er et endret oppstartstidspunkt uten endring i enhetspriser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om overgangsperioden skal inn i prissammenstillingen, og hvordan eventuelle kostnader i implementering skal håndteres.

   Kilde: 1.3 Virksomhetsoverdragelse og oppstarts-tidspunkt

2. Scenario 1 og 2 legger opp til at overgangsperioden skal brukes til hhv. gjennomføring av virksomhetsoverdragelse og kommunens interne omstilling/overtallighet. Hvilke konkrete leveranser/renholdsaktiviteter forventes i overgangsperioden fra valgt leverandør (f.eks. bemanning, opplæring, faktisk utførelse av renhold i angitte bygg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising og bemanningsplan avhenger av hvorvidt valgt leverandør faktisk skal utføre renhold i overgangsperioden eller kun implementere/forberede oppstart.

   Kilde: 1.3 Virksomhetsoverdragelse og oppstarts-tidspunkt

3. Kontrakten skal reguleres av NS 8431:2025. Kan kommunen oversende/peke ut eventuelle kontraktsvilkår i Vedlegg 04A/04B eller øvrige bilag som fraviker NS 8431 på sentrale punkter for leverandørrisiko (f.eks. endrings-/opsjonsregime, regulering av priser, betalingsbetingelser, sanksjoner, krav til KPI/rapportering eller overtakelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: NS 8431 er standard, men avvik kan flytte betydelig risiko til leverandør. Leverandøren må forstå avvikene før den prises.

   Kilde: 3.1 Kontrakt; samt Vedlegg 04 A/04 B

4. Pkt. 2.1 beskriver at avvik kan medføre avvisning og at tilbud over budsjettgrensen kan avvises. Kan kommunen presisere hvilken «budsjettgrense» som gjelder (omtrentlig nivå eller beregningsgrunnlag) og hvordan den vurderes etter forhandlinger (f.eks. timepriser/enhetspriser vs. total sum)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne vurdere avvisningsrisiko og justere prisstruktur må leverandøren forstå hvordan budsjettgrensen kontrolleres.

   Kilde: 2.1 Anskaffelsesprosedyre (avvisning og budsjettgrense)

5. Det fremgår at daglig renhold og periodisk renhold samt «renholdsrelaterte serviceoppgaver» inngår, men kravspesifikasjonen (Vedlegg 01) er ikke gjengitt i utdraget. Kan kommunen bekrefte hvordan omfanget er strukturert i Prisskjema (Vedlegg 03) – hvilke kostnads-/prislinjer som gjelder (f.eks. m², frekvens, separate jobbkategorier for periodisk renhold og serviceoppgaver)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prisskjemaets oppbygning og hvilke aktiviteter som prises for å unngå feilprising.

   Kilde: 6 KRAV (Vedlegg 01); samt 8 VEDLEGG (Vedlegg 03 Prisskjema)

6. Kvalifikasjonskravet C: erfaring vurderes på «de 2 mest relevante oppdrag i løpet av de 3 siste årene». Kan kommunen presisere hva som regnes som «innen de 3 siste årene» (f.eks. kontraktsperiode start/slutt, dato for avslutning eller signering), og om referansene må være innen spesifikke byggkategorier for å gi poeng?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger av tidsvinduer og relevans kan påvirke valg av referanser i Vedlegg B.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav og 5 UTVELGELSEKRITERIER (Vedlegg B)

7. I utvelgelsen (pkt. 5.1) brukes poeng basert på «relevans, omfang og kompleksitet». Kan kommunen beskrive hvordan dette praktisk vektes (f.eks. omfang vektlegges mest, hvilke indikatorer oppdragsgiver ser etter i beskrivelsene, og om det brukes en skala/poengmodell)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig evalueringslogikk gjør at leverandøren kan dokumentere referansene målrettet i Vedlegg B.

   Kilde: 5.1 Evaluering av utvelgelseskriterie

8. Det fremgår at leverandøren skal være godkjent renholdsbedrift iht. Arbeidstilsynets ordning, og at kvalitetssystem ISO 9001:2015 kreves (alternativ dokumentasjon ved manglende mulighet). Kan kommunen bekrefte hvilken dokumentasjon som aksepteres dersom ISO-sertifikat ikke kan fremskaffes innen fristen (f.eks. påbegynt sertifiseringsprosess, revisjonsrapport, sertifiseringsavtale)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke erstatningsdokumenter som faktisk vil bli godkjent for å oppfylle kvalifikasjonskravene.

   Kilde: 4 KVALIFIKASJONSKRAV (godkjenning Arbeidstilsynet; ISO 9001:2015) og 7.2 Tilbudets utforming

9. Under pkt. 4/ESPD står det «Subcontracting proportion» (oppgi eventuelt andel som skal underleveres). Kan kommunen bekrefte hvordan oppgitt underleverandørandel skal påvirke kvalifikasjonsvurderingen, og om det er konkrete begrensninger for underleverandør (f.eks. tak på underleveranse eller at bestemte deler må utføres av leverandør selv)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ved å bruke underleverandører kan leverandøren påvirke både kvalifikasjonsoppfyllelse og prissetting, og må forstå eventuelle begrensninger/konsekvenser.

   Kilde: 4 Kvalifikasjonskrav (Subcontracting proportion)