Forbruksvarer, kontor og renhold, Rammeavtale

Rammeavtale for Trondheim kommune (inkl. utvalgte samarbeidspartnere) på forbruksmateriell/kontorartikler og renholds-/papir-/plastprodukter, samt etiketter til etikettskrivere. Avtalen gjelder 01.12.2026–01.12.2028 med opsjon 1+1 år. Det kan ikke gis deltilbud eller alternative tilbud. Tilbudet skal prises for begge prislistene (Ark 1 og Ark 2) og alle varelinjer må fylles ut. Avrop skal skje uten ny konkurranse i rammeavtaleperioden, elektronisk via e-handel (punch-out) og med EHF-faktura.

• Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav dokumenteres via ESPD (egenerklæring) og senere dokumentasjon for innstilte leverandører.

  Dokumentasjon: ESPD i Mercell; innstilte leverandører må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse iht. dokumentasjonskrav i Mercell.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 5.1 og kap. 6
• Skatteattest (gjelder norsk leverandør).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatt på forespørsel, ikke eldre enn 6 måneder fra fristen for å levere forespørsel/tilbud (når relevant). For bygge- og anleggskontrakter også underleverandører; her nevnes underleverandørskatteattest ved bygge- og anlegg.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 4.2 Skatteattest
• Hvis leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet, må det dokumenteres rådighet over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra virksomhetene det støttes på (eksempel oppgitt).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• ESPD om avvisningsgrunner: norske avvisningsgrunner etter anskaffelsesforskriften § 24-2 gjelder.

  Dokumentasjon: ESPD del III (avvisningsgrunner) i Mercell; senere dokumentasjon for innstilte.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5.2 Nasjonale avvisningsgrunner

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfrist (I Mercell er det ikke mulig å levere etter fristen).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 9.1 Innleveringsfrist og punkt 9.3 Innlevering av tilbudet
• Ved innlevering kreves elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell leverandør.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 9.4 Elektronisk signatur
• Tilbudet skal bekreftes i Mercell (Gi tilbud / Jeg ønsker å tilby el. Jeg ønsker ikke å tilby); dette er en indikator.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 9.5 Bekreftelse
• Tilbudet skal utarbeides i henhold til Mercell-retningslinjer og konkurransegrunnlaget/vedlegg. Vedlegg må merkes tydelig. ZIP-/MSG-filer skal ikke lastes opp.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 9.6 Innhold og organisering av tilbudet
• Siden det evalueres på pris: varelinjene i Vedlegg 2 Tilbudsskjema (Ark 1 og Ark 2) skal fylles ut/besvares for begge deler; i Ark 3 skal timespris oppgis i rute D3.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 1.4 Deltilbud (samt vedlegg 1/vedlegg 2 beskrivelse i teksten)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaletype/varighet: Rammeavtale 01.12.2026–01.12.2028, opsjon 1+1 år på uendrede vilkår; opsjon utløses 3 måneder før utløp. Oppdragsgiver kan si opp ved nådd maksimal verdi.Kilde: Kontrakt (Rammeavtale), punkt 3 Avtaleperiode
• E-handel/punch-out: Avtalen er ikke gjeldende før punch-out er klargjort; alle bestillinger via e-handel.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2.2 E-handel og Vedlegg 1 absolutte krav punkt 6 + Kontrakt punkt 12 E-handel
• Leveringsvilkår: DDP (Incoterms 2020) inkl. lossing til anvist sted. Levering i avtalt tidsrom/etter avtalt maksimal leveringstid og håndtering av forsinkelser/kansellering ved overskridelse.Kilde: Kontrakt punkt 11.1 Leveringsbetingelser samt Vedlegg 1 absolutte krav 1.3 og 5.1
• Leverandør skal ha fast kundekonsulent og fast avtaleansvarlig; standard produktsortiment skal i utgangspunktet være lagervare (unntak merkes).Kilde: Vedlegg 1, absolutte krav 2.3 og 2.1
• Retur/feilretting: feillevering håndteres med kostnadsfri henting/levering; ved feilleveranse grunnet feilvalg fra oppdragsgiver krediteres hele beløpet minus returavgift/frakt.Kilde: Vedlegg 1, absolutte krav 2.5 og 5.3 + Kontrakt punkt 14 Retur og feilleveranse
• Lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med allmenngyldige eller landsomfattende tariffavtaler; gjelder også underleverandør. Dokumentasjon ved forespørsel.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7 Særlige vilkår og Kontrakt punkt 6 Lønns- og arbeidsvilkår
• Etisk handel og menneskerettigheter i leverandørkjeden (ILO/UN-konvensjoner; aktsomhetsvurderinger, policys/rutiner innen 6 måneder etter kontraktsstart; kontraktsoppfølging og sanksjoner/mulkt).Kilde: Kontrakt punkt 7 Etisk handel og punkt 8 Kontraktsvilkår for menneskerettigheter
• Bærekraft og rapportering: årlig rapportering innen 1. april på bærekraftsdata knyttet til leveransen (ESRS-prinsipper/Scope 1-3 m.m.).Kilde: Kontrakt punkt 9 Bærekraft og samfunnsansvar
• Miljøkrav/transport: oppfylle miljøkrav i avtalen; krav til kjøretøy (minst Euroklasse 6/VI); nullutslipp/biogass-krav for ulike vekt-/personkapasitetsgrupper fra fastsatte datoer; dokumentasjon og kurs i økonomisk kjøring m.m.Kilde: Kontrakt punkt 11.5 Miljø (inkl. 11.5.1 og 11.5.2) og Vedlegg 1 absolutte krav 7.5–7.7
• Varekatalog og endringer i sortiment: leverandør skal oppdatere elektronisk varekatalog og informere ved utskifting/nyheter; erstatningsvarer/nye varer må dokumenteres og godkjennes.Kilde: Kontrakt punkt 11.3 Varekatalog og 11.4 Endringer i varesortiment
• Fakturering: EHF (elektronisk handelsformat) for alle kjøp, krav om merking med OrderReferenceID og evt. BuyersReference ved manglende ordrenummer; vedlegg i PDF/TIF maks 5MB.Kilde: Kontrakt punkt 13 Faktura (13.1–13.3)

• Dokumenttekst mangler eksplisitte datoer/innleveringsfrist og vedrører ikke de faktiske Mercell-fristene; disse er henvist til Mercell-portalen uten konkrete klokkeslett/dato i utdraget.
• Konkurransegrunnlaget viser at kvalifikasjonskrav finnes i Mercell-portalen, men selve kvalifikasjonslisten/kravene er ikke gjengitt i teksten.
• Vedlegg 1 beskriver mange absolutte krav, men tildelingskriterienes eksakte interne vekting for 'Miljø' og delkomponentenes fullstendige vektsatser fremstår delvis (noen av vekter er oppgitt, men ikke hele tabellen i utdraget).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 (Kravspesifikasjon og tildelingskriterier) fremgår det at pris/ miljø evalueres, men den fullstendige vektingen for «Miljø» og eventuelle delkomponenters vektsatser fremstår ikke klart i utdraget. Kan dere bekrefte eksakt vekting for tildelingskriteriet «Miljø» (og underkriterier/delkomponenter), samt eventuelt hvordan dette trekkes inn i total poengsum?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig evalueringsoppsett/vekter for å kunne vurdere riktig risikoprofil og optimalisere tilbudets prising og miljø-tiltak.

   Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon og tildelingskriterier», pkt. 8 og ev. vektingstabell/«Miljø».

2. Vedlegg 2 Tilbudsskjema (Ark 1 og Ark 2) viser at tilbyder må prise «alle varelinjene» for begge deler, og at det vil bli vurdert miljømerking og at det kan innhentes vareprøver på 5–10 % av totalt sortiment. Kan dere avklare: (1) hvordan dere velger hvilke varelinjer som tas til vareprøver, (2) om vareprøvene kan leveres etter bestilling/innkalling etter tilbudsfrist, og (3) hvem som dekker kostnader/transport for vareprøvene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring av valgmekanisme og økonomisk/operasjonelt ansvar for vareprøver kan leverandøren få feil kostnads- og ressursestimat.

   Kilde: Vedlegg 2 «Tilbudsskjema», Ark 1/Ark 2 (avsnittet om vareprøver 5–10 % og miljømerking).

3. I Vedlegg 3 «Liste over kjøretøy_2026_23702.xlsx» oppgis det at kjøretøy parkeres/score­es etter «hver hele uke» kjøretøyene er i bruk, og at kjøretøy «under bestilling» skal dokumenteres med forventet leveringsdato (ukenummer) samt sannsynlig dato for bruk. Kan dere presisere (1) hva som menes med «uke» (mandag–søndag eller annen definisjon), og (2) hvordan score beregnes dersom kjøretøy ikke kan benyttes hele uken (f.eks. innfasing midt i uke eller kansellering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av tidsdefinisjon og konsekvens ved avvik er nødvendig for å kunne planlegge og legge riktig nivå på miljøbidraget i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 3 «Liste over kjøretøy_2026_23702.xlsx», ark «INFORMASJON» (ukescore) og dokumentasjonskrav.

4. I Vedlegg 3 fremgår at «Utslippsfri transport» evalueres via rangering A–E (nullutslipp = 10, elsykkel = 10, biogass = 8, biodrivstoff = 2, fossil = 0), og at det også skal inn opp kjøretøy som ikke gir uttelling dersom de inngår i totalbildet. Kan dere bekrefte hvordan dere scorer når leverandøren har blandet bilpark: (1) er total poengsum summen av poeng pr kjøretøy pr uke uavhengig av gruppeinndeling, eller (2) beregnes det egne delsummer pr gruppering (under/over 7,5 tonn og/eller >8 personer) som så kombineres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolking kan gi vesentlig utslag på hvor leverandøren prioriterer ressursene for å få best mulig effekt i evalueringsutfallet.

   Kilde: Vedlegg 3 «Liste over kjøretøy_2026_23702.xlsx», ark «INFORMASJON» (rangering A–E og to grupperinger).

5. Vedlegg 2 (Ark 1) og Vedlegg 2 (Ark 2) har felter om «Miljømerket produkt?», «Navn på miljømerke», og «Dokumentasjon ... (lisensnummer)». Kan dere avklare hvilken dokumentasjon som kreves for å gi uttelling/aksept ved evalueringsformålet: (1) holder lisensnummer/egen bekreftelse, eller (2) må leverandør legge ved dokumentasjon/proof i selve tilbudet, og (3) hvis dokumentasjon kun ettersendes: hva er frist og format?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå dokumentasjonsnivå og innsendingstidspunkt for å unngå avvik/trekk og for å prise inn reell etterlevelseskostnad.

   Kilde: Vedlegg 2 «Tilbudsskjema», Ark 1/Ark 2 (miljømerke-feltene).

6. I konkurransegrunnlaget punkt 2.2 om e-handel og punkt 3.1 om rammeavtalens varighet/opsjon fremgår start-/sluttdato for rammeavtalen. Kan dere bekrefte hvordan dette slår ut for avropene som Trondheim kommune og samarbeidspartnerne gjør løpende: (1) om leveranser skal følge rammeavtalens datoperiode uansett bestillingsdato, og (2) om det kan gjøres avrop fra en samarbeidspartner som kommer inn senere (nevnes TRV og at utgangsdato 01.12.2028 er lik) – gjelder samme leveranse- og prisvilkår for hele perioden for alle avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klare føringer på hvilke perioder som gjelder ved avrop/innfasing er viktig for prissetting (lager/kapasitet) og kontraktsrisiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 2.2 og punkt 3 (varighet/opsjon) samt punkt 1.7.1 (inn/utgang for samarbeidspartnere/TRV).

7. Konkurransegrunnlaget punkt 9.3–9.5 beskriver innlevering via Mercell og elektronisk signatur, men ikke hvordan dere håndterer situasjonen der tilbyder har «åpnet tilbudet» og gjort endringer flere ganger innen fristen. Kan dere bekrefte at det «sist innleverte» alltid regnes som endelig tilbud, og om alle vedlegg (særlig Excel-ark som Vedlegg 2 og Vedlegg 3) følger med og må oppdateres ved ny innlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette reduserer risiko for at leverandøren ved en feil leverer et «uferdig» eller inkonsistent tilbudssett, noe som kan gi avvisning eller feil evaluering.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 9.3 (siste levert tilbud regnes som endelig) og punkt 9.4–9.6.

8. I konkurransegrunnlaget punkt 4.6 om avvisning fremgår at «Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår ... vil bli betraktet som avvik». Kan dere bekrefte om leverandøren kan vedlegge egne standardbetingelser i tilbudet (og i så fall hvor de kan legges), eller om slike vilkår i praksis må utelukkes for å unngå avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som utgjør et «vesentlig avvik»/forbudt henvisning for å unngå utilsiktet avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 4.6 «Avvisning» (henvisning til standardiserte leveringsvilkår).

9. Rammeavtalen er angitt som «rammeavtale med én (1) leverandør» under FOA § 26-2, samtidig som oppdragsgiver beskriver at det skal være best tilbud og at avrop skjer uten ny konkurranse. Kan dere beskrive hvordan prisene i Vedlegg 2 (enhetspriser pr linje) skal reguleres i avtaleperioden ved endrede innkjøpskostnader: (1) ingen regulering, (2) indeksregulering, eller (3) prisjustering etter nærmere avtalestruktur (og hvor dette er regulert i kontrakt/vedlegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden tilbudet bygger på prisliste/enhetspriser for et stort volum, er mekanismen for prisregulering sentral for lønnsomhetsberegning og risikoprising.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 3.1 (FOA § 26-2 og avrop uten ny konkurranse) og punkt 2.1 (kontraktsbestemmelser/vedlagte kontrakt).