IR camera

UiO/IAKH skal anskaffe et høyoppløselig IR-reflektografi-system (IRR) for teknisk kunsthistorie og undervisning i kunstkonservering. Leveransen skal bl.a. omfatte IR-kamera med InGaAs-sensor som støtter far IR (>1,5 µm) og HDR (>10 000:1), MS Windows-tilpasset oppkjøpsprogramvare med automatisk stitching, kompatibelt makrolinse-, filter- og lysoppsett, stativ og reise-/transportkasser, samt forventet levetid 7-10 år, støtte/service og sluttbehandling. Kontraktsvilkår regulerer levering, dokumentasjon, garanti, mislighold, betaling, pris, innkallings-/rapporteringsplikt og sosiale/etiske krav.

• Leverandør skal kunne dokumentere (på forespørsel fra UiO) hvordan leverandør og eventuelle underleverandører søker å etterleve retningslinjene.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på forespørsel om etterlevelse fra leverandør og underleverandører.

  Kilde: Ethical Guidelines for Procurement – «At the request of UiO… be able to document…»
• Leverandør skal etterleve UiOs Code of Conduct (prinsipper for bærekraftig forretningspraksis) og levere iht. kontraktsvilkår.

  Dokumentasjon: Etterlevelse/overholdelse av Code of Conduct; ved manglende evne/vilje etter flere forespørsler kan UiO terminere kontrakt.

  Kilde: Ethical Guidelines for Procurement – «All procurements… require suppliers… comply…»

• Svar/kommentarer i leverandørens løsningsspesifikasjon (gul felt) per krav i vedlegg (Appendix 2), inkl. bekreftelse av oppfyllelse og beskrivelse/utdyping for A/B-krav.Kilde: Appendix 2 Supplier’s solution specification – «To be answered by the supplier» og «provide their responses/comments…»
• Prisinnlevering i pris-/betalingsvedlegg (Appendix 3a Price matrix), inkl. prisoppstilling som eksponerer alle kostnader/komponenter og enhetspriser; alternativer/opsjoner skal prises i matrisen.Kilde: Appendix 3a Price matrix – «The matrix shall include prices… Costs not included… are not accepted»; samt felter for opsjoner (laptop, serviceavtaler, reservedeler, etc.)
• Elektronisk faktura (EHF/Peppol for europeiske leverandører) og referanse til korrekt innkjøpsordrenummer; fakturalinjeinformasjon iht. krav.Kilde: Appendix 3 Price and payment terms – «Norwegian suppliers must use electronic invoices… (EHF)» og «Invoices must have a reference…»
• Dokumentasjon på tillatelser/sertifikater/godkjenninger etter forespørsel fra Kunden (hvis ikke avtalt at Kunden skal levere).Kilde: General contract terms – «At the request of the Customer, the Supplier will provide documentation…»
• Leverspesifikke leveringsdokumenter: manuals/instruksjoner/service-/MOM-dokumentasjon/tegninger m.m. samtidig med leveransen.Kilde: General contract terms – 4.3 Documentation

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leveransen skal gjennomføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard, og være i tråd med kontraktskrav; leveres egnet for Kundens formål og beskyttet ved tilstrekkelig emballering.Kilde: General contract terms – 4.1 Deliverable
• Leveringstid/sted/måte iht. avtale; standard leveringsbetingelse DAP (INCOTERMS 2020) hvis ikke annet avtalt.Kilde: General contract terms – 4.2 Time and place of delivery
• Garanti: minimum 2 år (med mindre annet avtales), fra leveringstidspunkt; leverandør skal utbedre/erstatte for å fjerne mangler for egen regning.Kilde: General contract terms – 4.4 Warranty; samt Appendix 7 / endringer til 4.4 i dokumentet (viser endring til «Appendix 1 Buyer’s requirement specification»)
• Mangler: Kunden kan kreve retting/omlevering (eller tilsvarende) for leverandørens regning; frister «rimelig tid»/avtalte frister; ved manglende retting kan Kunden skaffe fra annen leverandør og kreve prisreduksjon.Kilde: General contract terms – 9.3 Correction and re-delivery; 9.5; 9.6
• Kontraktspris omfatter alle direkte/indirekte kostnader for leveransen og er normalt ikke gjenstand for prisregulering i kontraktperioden.Kilde: General contract terms – 6.1 Price and price regulation
• Faktura betales innen 30 kalendardager etter mottak av gyldig faktura; leverandør kan ikke oppdra fordring til tredjepart for inkasso uten skriftlig samtykke.Kilde: General contract terms – 6.3 Invoicing
• Konfidensialitet og begrenset deling til underleverandører/tredjeparter kun ved behov og med tilsvarende konfidensialitetsplikt.Kilde: General contract terms – 3.4 Confidentiality
• Underleverandører: bruk krever Kundens forhåndssamtykke (skriftlig); samtykke skal ikke urimelig holdes tilbake; leverandør er fullt ansvarlig for underleveranser.Kilde: General contract terms – 10.2 Use of subcontractors and third parties
• Sosial ansvarlighet/etisk handel: produksjon av varer skal være i tråd med internasjonalt anerkjente FN-/ILO-konvensjoner og nasjonal lov; leverandør skal følge åtte grunnleggende ILO-konvensjoner og sikre at underleverandører gjør det; ved brudd skal tiltak iverksettes eller samarbeid avsluttes.Kilde: General contract terms – 11.4 Ethical trade; samt Ethical Guidelines for Procurement (hovedprinsipper)

• Tildelingskriterier (navn/vekt/tekst) fremgår ikke av innsendt dokumenttekst.
• Det står både «garanti minimum 12 måneder» i Appendix 1 og «garanti normalt 2 år» i General contract terms; endringer/precedens vedr. garantilengde er ikke fullt avklart i teksten som er vist (Appendix 7 viser endringstekst men ikke hele sammenhengen).
• Leveringsdato/framdriftsplan og konkrete leveringstider er ikke utfylt i Appendiks (f.eks. «Fill out…»), så eksakt leveransekalender er ikke mulig å utlede av teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Appendix 3a Price matrix er standard garantilengde oppgitt som 12 måneder, mens General Contract Terms punkt 4.4 ellers angir 2 år. Kan UiO bekrefte at garantien i denne konkurransen skal være i tråd med Appendix 1 (minimum 12 måneder) og at eventuelle utvidelser kun gjelder dersom de er tilbudt og priset i Appendix 3a?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer riktig prising og risikoplassering når dokumentene peker på ulike garantilengder.

   Kilde: General contract terms punkt 4.4 og Appendix 1 (Warranty of at least 12 months) / Appendix 3a (Standard warranty: 1 year)

2. Appendix 6 endrer General Contract Terms punkt 4.4 ved «warranty period is two (2) years…» til «1 General requirements in Appendix 1 Buyer’s requirement specification». Kan UiO bekrefte at den faktiske garantiregelen som gjelder for kontrakten er minimum 12 måneder (og at eventuell lengde utover dette kun styres av tilbudt/prolonged warranty i Appendix 3a)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hvilken tekst som faktisk blir kontraktfestet når generalvilkår endres via endringsmatrisen.

   Kilde: Appendix 6 Changes to the general contractual wording (Clause 4.4)

3. Appendix 4 Administrative provisions sier: «Project- and progress plan [Fill out…]» og «Delivery times [To be completed…]». Hvilke konkrete datoer/leveringstider (inkl. frister for levering, montering/placement og eventuelt opplæring) skal leverandøren legge til grunn i tilbudet og prisingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete leveransefrister er det vanskelig å prise logistikk, bemanning og eventuelle forsinkelsesrisikoer riktig.

   Kilde: Appendix 4 Administrative provisions (Project- and progress plan / Delivery times / Routines for order acquisition…)

4. I Appendix 4 framgår at leverandøren er ansvarlig for transport, levering, lossing og plassering ved leveringsadressen, og at risikoen bæres til dette er fullført. Kan UiO bekrefte om det også forventes montering/oppstilling og funksjonstest på stedet som del av leveransen (og i så fall hvordan dette skal dokumenteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør om «installation»/test er inkludert i leverandørens ansvar og hva som kreves for å anse leveransen som fullført.

   Kilde: Appendix 4 Administrative provisions (Place(s) of delivery) og General contract terms punkt 7.1

5. I Appendix 4 under «Routines for order acquisition…» står at leverandøren skal sende ordrebekreftelse som inneholder «Delivery time» og informasjon om eventuelle partial deliveries. Vil UiO angi om dette gjelder per stykk/ordre (call-off) eller én samlet leveranse, og hvilke krav som gjelder for partial deliveries (f.eks. om de kan medføre endringer i pris eller betalingsplan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påvirker leveransemodell, bemanningsplan og hvordan leverandøren bør prise og rapportere delleveranser.

   Kilde: Appendix 4 Administrative provisions (Routines for order acquisition, handling and follow-up)

6. For «HDR (above 10 000: 1)» og «far IR (above 1.5 µm)» ber UiO om at kravene oppfylles, men ikke om testmetode/definisjon. Kan UiO bekrefte hvilken spesifikasjon/standard (målemetode, lys-/kontrastbetingelser og hvordan HDR:1 skal dokumenteres) som skal legges til grunn for evaluering og aksept?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandører kan ellers levere «tilsynelatende like» produkter med ulike måleoppsett, som kan gi tvist eller feilprising.

   Kilde: Appendix 1 Buyer’s requirement specification (Camera and Sensor Specifications: far IR og HDR)

7. Kravet sier «acquisition software compatible with MS Windows that allows for automatic stitching» og at leverandøren kan tilby «large area scanning» med stitching. Kan UiO presisere hva som forventes for «automatic stitching» (fullstendig automatisk vs semi-automatisk), og hvilke parametere (typisk synsfelt/størrelse, overlappskrav, maks oppløsning etter stitching) som skal demonstreres dokumenteres i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer evaluerbarhet og hva som reelt må leveres i programvaren for å oppfylle kravet.

   Kilde: Appendix 1 (Software and Image Processing)

8. Appendix 3a Price matrix har egne linjer for «Support og service … Unlimited within the warranty period» samt «Implementation costs: installation, training, delivery», og General contract terms har bestemmelser om daily penalties ved fristoverskridelser. Kan UiO bekrefte om «installation» og «training» er inkludert i fast pris (og hvordan det skal tids- og omfangsmessig avgrenses), og om installasjon/training er betinget av leveringsaksept eller kan leveres før accept?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påvirker tilbudspris, ressursplan og risiko for at tidsfrister slår inn før leveransen er ansett levert.

   Kilde: Appendix 3a Price matrix (Implementation costs; Support og service) og General contract terms punkt 7.1 / 9.8

9. I Appendix 3a er det egne kostposter for «Necessary consumables», «Components/ spare parts» og «Other costs related to the purchase», samt opsjoner som «Annual comprehensive/full service agreement…» og «Annual preventive service agreement…». Kan UiO bekrefte hvilke av disse som skal prises som obligatoriske inngående poster (må være i evalueringsgrunnlaget) vs. hvilke som kun er opsjoner, og om alle linjer må fylles ut for at tilbudet skal være komplett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forhindrer at leverandøren utelater kostnader som UiO senere mener er inkludert, og reduserer risiko for avvisning/feil evaluering.

   Kilde: Appendix 3a Price matrix (Innhold: consumables/spare parts/other costs og Options)

10. UiO stiller krav om «Sustainability» (forventet levetid 7–10 år, dokumentasjon, reservedels-/service-tilgjengelighet og end-of-life/take-back/recycling). Hvilken dokumentasjon forventer UiO som minimum for å kunne verifisere levetid og reservedels-/service-tilgjengelighet (f.eks. skriftlig bekreftelse, reservedelspris-/tilgjengelighetsløfte, policy for take-back, konkret tidsperiode)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et evalueringsrelevant krav hvor leverandøren må vite hvilke bevis som må leveres for å få uttelling og unngå tvil etter signering.

    Kilde: Appendix 1 Buyer’s requirement specification (Sustainability)