Ultrafast spectroscopy system

ANSK-26-0135: Ultrafast spectroscopy system. Leveranse og installasjon/oppstart med FAT/SAT og signert godkjenningsprotokoll. Tilhørende opplæring, støtte i garantiperioden, vedlikeholds-/serviceavtaler (fullservice og vedlikehold) samt opsjoner (ekstra serviceår og forlenget garanti). Kontraktsoppfølging knyttes til krav om etterlevelse av grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD, ILO-kjernekonvensjoner m.m.), inkludert policy, due diligence-rutiner, rapportering og sanksjoner ved brudd (CAP, suspensjon, krav om bytte av underleverandører, opphør).

• Tilbyder må inkludere alle elementer/del-leveranser som trengs for at utstyret kan fungere som tiltenkt, herunder dokumentasjon i engelsk språk, programvare (nyeste versjon ved levering), reservedelsliste med priser, og alle relevante dokumenter (vedlikeholds-/bruks-/commissioning certificates).Kilde: Appendix 1_2, Req. 1.A Deliverables
• Tilbyder skal spesifisere og prise service-/vedlikeholdsavtaler for første garantiår (full service og maintenance agreement) og fylle inn hva som inngår i hver avtale samt prise i Appendix 3, Table 2.Kilde: Appendix 1_2, Req. 10.A/B Service + Appendix 3 (Table 2)
• Tilbyder skal oppgi pris for hovedleveransen i Appendix 3, Table 1 (inkl. alle kostnader fra tilbyder fram til SAT og formell overtakelse).Kilde: Appendix 1_2, Req. 11.A All costs ... + Appendix 3, Table 1
• Tilbyder skal levere/oppgi forventet leveringstid i uker fra PO-dato (kortere leveringstid skal favoriseres).Kilde: Appendix 1_2, Req. 14.B Delivery time
• Tilbyder skal spesifisere/oppgi tekniske parametre for hver modul (laser, OPA, transient absorption spectrometer, delay line, UV/Vis og NIR detektorer, long-lifetime extension, programvare/API, samt miljø/energiforbruk mv.) der det er angitt «Please specify».Kilde: Appendix 1_2, Teknisk krav (15.A og etterfølgende spesifikke delkrav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

16.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Supplier skal i kontraktsperioden etterleve kontraktsytelsesklauslene 1–4 om menneskerettigheter i leverandørkjeden (policy, due diligence, risikostyring, offentliggjøring og retting/remediering).Kilde: Contract performance clauses for safeguarding basic human rights in the supply chain, avsnitt «The Supplier shall... comply with clauses 1-4»
• Produkt/tjenester skal produseres under vilkår som er konsistente med kravene om ILO-kjernekonvensjoner, barnerettigheter (UNCRC art. 32) og nasjonal arbeidslovgivning. Høyeste standard skal gjelde ved konflikt mellom internasjonale konvensjoner og nasjonal lov.Kilde: Klausjon 1 (Compliance with international conventions and national legislation in the country of production)
• Innen kontraktsstart (eller senest innen 6 måneder) skal leverandøren ha vedtatt policy og rutiner for due diligence, inkludert: styre-/ledelsesforankring, ansvarlig person på ledelsesnivå, risikaanalyser og tiltak for å stanse/forebygge/mitigere avvik, samt offentliggjøring av due diligence-informasjon.Kilde: Klausjon 2 (Policies and routines for due diligence)
• Hvis leverandøren har forårsaket negative virkninger, skal leverandøren sørge for eller samarbeide om avhjelp/kompensasjon til berørte (remediation og compensation).Kilde: Klausjon 2.6
• Leverandøren skal sikre etterlevelse av kravene i egne operasjoner og i leverandørkjeden, og informere kontraherende myndighet uten ugrunnet opphold dersom den blir kjent med brudd i leverandørkjeden.Kilde: Klausjon 3 (Contract follow-up)
• Kontraherende myndighet kan kreve dokumentasjon/tiltak for etterlevelse, bl.a. policy/rutiner, oversikt over produksjonsenheter, utfylt self-assessment spørreskjema, risikovurdering og rapport, møter, relevante rapporter (uavhengig), vurdering/revisjon hos leverandør og revisjon i leverandørkjeden.Kilde: Klausjon 3.1–3.8
• Sanksjoner ved brudd på klausjon 1–3 eller ufullstendig dokumentasjon: krav om retting med Corrective Action Plan (CAP) innen 4 uker (evt. kortere), midlertidig suspensjon (erstatskjøp ikke brudd), krav om å bytte underleverandør(er) ved alvorlige/rejiterende brudd (kostnadsfritt for kunden) og oppsigelse/termination ved alvorlige brudd/rejiterende brudd/CAP ikke etterleves.Kilde: Klausjon 4 (Sanctions), 4.1–4.4
• Om underleverandører: leverandøren skal kommunisere kravene i menneskerettighetsklausul-dokumentet og bidra til underleverandørers etterlevelse.Kilde: Contract performance clauses..., innledende avsnitt om subcontractors
• Leveranse skal gjennomføres profesjonelt/effektivt til høy faglig standard, i samsvar med kontraktskrav og gjeldende lovgivning; leverandøren skal skaffe nødvendige tillatelser/sertifikater/approvasjoner (med mindre kunden gir disse).Kilde: General contract terms - Goods, clause 4.1
• Levering iht. avtalt sted/tid/måte; DDP/Incoterms 2020 (leveres fritt hos avtalt sted; uten VAT ved utenlandsk leverandør).Kilde: General contract terms - Goods, clause 4.2
• Dokumentasjon skal leveres samtidig med leveransen (product sheets, bruksanvisninger, service documents, MOM, tegninger, skjemaer mv.).Kilde: General contract terms - Goods, clause 4.3
• Garanti: minimum 12 måneder i utstyrsspesifikasjonen; garantitiden starter etter Site Acceptance Test (SAT) og formell aksept; garantidekning/innhold skal spesifiseres. (I generelle vilkår: standard 2 år, med ansvar for feil/reparasjon/omlevering).Kilde: Appendix 1_2, Req. 2.A Warranty + General contract terms - Goods, clause 4.4
• Leverandøren skal arrangere testing og aksept: functional/performance/system integrations m.m.; gjennomføre FAT (hvis aktuelt) og obligatorisk SAT etter installasjon; avvik og feil skal rapporteres umiddelbart og leverandør skal starte retting/foreslå løsning.Kilde: Appendix 5 - Testing and approval, avsnitt «Testing», «Phase 1 - FAT», «Phase 2 - SAT»
• Endelig levering/ferdigstillelse anses først når komplett aksepttest (SAT) er gjennomført og godkjent av begge parter; avvik fra kontrakt/tender skal dokumenteres i approval protocol med korrigeringsplan.Kilde: Appendix 5 - Testing and approval, «We emphasize that final delivery...»
• Opplæring: fysisk opplæring for bruk og grunnleggende vedlikehold, inkludert on-site training med minimum 1 person fra leverandør og minimum 3 fra kjøper; tilbud om at kjøpers faglige og tekniske personell kan være til stede ved levering og signering av godkjenningsprotokoll.Kilde: Appendix 1_2, Req. 3.A Training
• Support i tilbudet/garantiperioden: e-post og telefon support skal være inkludert; normal responstid skal beskrives; dersom leverandør ikke kan reparere innen responstiden, skal det tilbys lånekomponenter/låneutstyr (betingelser skal beskrives).Kilde: Appendix 1_2, Req. 5.A Support + Req. 6.B Response time + Req. 8.B If the supplier is unable... loan parts/equipment
• Leverandøren må tilby vedlikeholds-/serviceavtaler for første år etter nærmere spesifikasjon og prise (full service og maintenance), og klienten inkluderer prisene i evalueringen.Kilde: Appendix 1_2, Req. 10.A/B Service agreement
• Elektrisk/strøm: utstyret skal akseptere norsk strøm (240 V 50 Hz eller 380 V/400 V 50 Hz) og være enkelt å oppgradere mht. hardware/software.Kilde: Appendix 1_2, Req. 9.A Electricity/power
• Betaling: fakturering etter fullført levering og signert authentication protocol; NET 30 dager etter mottak av gyldig faktura (i vedlegg nevnt som betaling ved aksept/signert protokoll).Kilde: Appendix 3 (Table 4 Payment plan) + General contract terms - Goods, clause 6.3
• Elektronisk faktura (EHF/Peppol) skal brukes.Kilde: Appendix 3, Invoicing-krav (EHF: NO974767880; NTNU Peppol: 0192:974767880)

• Dokumentet inneholder ikke tydelige tildelingskriterier/vekting for hele anskaffelsen (kun at serviceavtale-priser inkluderes i pris-evaluering).
• Kvalifikasjonskrav (tilbyderkrav) er ikke trukket ut fordi de ikke finnes i den medsendte tekstutdraget; det kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert.
• Det fremgår at sanksjoner/termination følger «sanction provisions in the main contract», men selve hovedkontrakten og prosedyrene for å utløse disse er ikke gitt utover klausjon 4-tillegg.
• Generelle kontraktvilkår (varer) har enkelte overlappende elementer (f.eks. garanti 2 år) som kan komme i konflikt med minimum 12 måneder i vedlegg; prioritet mellom dokumenter er ikke analysert her utover eksisterende generelle konfliktregler.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Appendix 5 står det at SAT skal utføres etter installasjon/montering, og at leverandøren må presentere planlagte steg i SAT «prior to the delivery». Kan dere bekrefte hva som er forventet leveranse-/dokumentasjonsnivå for SAT-planen (om den skal vedlegges tilbudet, fremlegges før levering, eller kun etter kontraktinngåelse), og om det finnes en fast mal for SAT-plan/avviksskjema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite når og hvordan SAT-planen skal inngis for å unngå risiko for forsinkelse/uenighet i godkjenningen og for å prise riktig innsats.

   Kilde: Appendix 5 - Testing and approval (Introduction, Phase 2 - Site Acceptance Test (SAT), krav om å presentere planlagte steg)

2. I Appendix 5 punktet om avvik fremgår det at avvik/feil/defekter skal rapporteres «immediately» til leverandøren ved bruk av avviksskjema, og at leverandøren plikter å starte korrigerende arbeid umiddelbart eller foreslå løsning. Hvilken «deviation form»/mal skal brukes (finnes det vedlegg/mal i konkurransegrunnlaget), og hvordan skal partene dokumentere tidspunktet for varsel/oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt håndtering av avvik er kritisk for å kunne styre fremdrift, kostnader og tvisteløsning rundt SAT og takeover.

   Kilde: Appendix 5 - Testing and approval (Testing, avvik skal rapporteres umiddelbart ved deviation form)

3. Appendix 1_2 pkt. 2A angir minimum 12 måneders garanti, og sier at garantiperioden starter etter SAT. Samtidig beskriver General Contract Terms for Goods at garantien starter ved «delivery in accordance with clause 7.1». Kan dere bekrefte at garantiperioden i denne konkurransen skal regnes konsekvent fra SAT «date from-to» i signert approval protocol (og at klausjon 4.4 i General Contract Terms ikke endrer dette i praksis)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre korrekt og konsistent garanti-start for å dimensjonere risiko og kostnader i tilbudet.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. 2A Warranty) og General contract terms - Goods (clause 4.4 Guarantee, clause 7.1 Time of delivery)

4. I Appendix 1_2 pkt. 10 A/B skal leverandøren prise vedlikeholdsavtaler i første år, og det oppgis at begge prisene brukes i pris-evaluering, men det er uklart hvordan «første år» sammenfaller med at garantien starter etter SAT. Kan dere bekrefte fra hvilken dato vedlikeholdsavtalene skal gjelde (SAT-akseptdato, leveringsdato, eller kontraktsdato), og hva som er «coverage»/innholdskrav (reiser, reservedeler, kalibrering/servicemålinger) for hhv. full service og maintenance (uten reise/reservedeler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike startdatoer og ulik definisjon av innhold vil påvirke bemanning, reservedelsbeholdning og prising av service.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. 10A/10B Service; priser i Appendix 3 Table 2; samt at første år knyttes til warranty period)

5. Appendix 1_2 pkt. 11A fastslår at alle kostnader frem til SAT og formell takeover skal inkluderes i tilbudet. Appendix 3 Table 1 angir også at priser skal inkludere «insurance, packing, shipping- and handling costs» og at for utenlandske leverandører skal «assembly etc. and any on-site service/maintenance» gis i egen prislinje. Kan dere bekrefte hva som i denne konkurransen skal regnes som (a) «assembly», (b) «on-site service/maintenance» og (c) leverandørens kostnader frem til SAT, slik at vi kan plassere kostnader korrekt i Table 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil kostnadsplassering mellom fastprislinjer og separat on-site-linje kan gi feil totalpris/risiko i kontrakt og ved evaluering.

   Kilde: Appendix 1_2 (Req. 11A All costs… until SAT and formal takeover) samt Appendix 3 Table 1 (NB! for foreign suppliers egen prislinje)

6. Appendix 8 sier at «All available options shall be valid for a period of up to 5 years after both parties have formally signed the contract and the approval protocol.» Samtidig beskriver Appendix 1_2 opsjoner om utvidet service og utvidet warranty. Kan dere bekrefte om opsjonsperioden (5 år) skal løpe fra signert approval protocol ved første leveranse (SAT), eller fra kontraktsinngåelse, og om opsjoner kan utløses for flere leveranser/fremtidige konfigureringer dersom det skulle komme endringer i leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjoners ikrafttredelse og varighet påvirker tilbudets forutsetninger, prisstrategi og leveransekapasitet.

   Kilde: Appendix 8 - Options (valid for a period of up to 5-five- years after both parties have formally signed the contract and the approval protocol) og Appendix 1_2 (Req. 72B/73B)

7. Appendix 9 beskriver «change catalogue» og at det skal føres dato, hvem som initierte, referanse til hvor i kontrakten endringen hører hjemme, og at formatting skal følge strikethrough/bold. Kan dere bekrefte hvor vi finner «Reference»-feltets forventede format (f.eks. punkt-/klausjonsnummer eller vedleggs-/tabellreferanse), og om oppdragsgiver har en standardmal for endringskatalogen som skal brukes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringshåndtering i praksis krever korrekt dokumentasjon og referansestruktur for å unngå uenighet om krav og kostnadskonsekvenser.

   Kilde: Appendix 9 - Changes of the delivery subsequent to the formation of the Contract (table columns and formatting instructions)

8. General Contract Terms for Goods clause 9.8 sier dagbøter = 0,15 % av total kontraktpris eks. mva per kalenderdag, begrenset til 100 dager. I denne konkurransen: hva er de kontraktsmessige «deadlines» som kan utløse dagbøter for denne leveransen—kun leveringsdato (inkl. SAT), eller også interne milepæler i testing/avvikskorreksjoner i SAT? Kan dere beskrive hvordan dagbøter knyttes til SAT («delivery completed when SAT completed and approved»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise risiko korrekt må leverandøren vite hvilke frister som faktisk utløser økonomiske sanksjoner.

   Kilde: General contract terms - Goods (clause 9.8 Daily penalties) og Appendix 5/General contract terms (leveranse fullført ved SAT godkjenning)

9. Appendix 5 beskriver at FAT «should/shall» dokumenteres etter internasjonale regler (IEC 61551 hvis relevant). Kan dere avklare om FAT er obligatorisk i denne anskaffelsen (shall vs should i teksten), hvor FAT skal gjennomføres (fabrikk), og om det finnes et minimum krav til FAT-rapportens innhold/format i tillegg til IEC-regelshenvisningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: FAT-omfang og krav til dokumentasjon kan være en betydelig kostnadsdriver, og «should/shall» må avklares for å gi riktig tilbud.

   Kilde: Appendix 5 - Testing and approval (Phase 1 - Factory Acceptance Test (FAT): «should/shall … document that FAT has been conducted…»)