4-UDE-2026 3PL-tjenester for Sommerskolen Oslo - 2 gangs utlysning

Anskaffelsen gjelder 4-UDE-2026 3PL-tjenester (lagerløsning) for Sommerskolen Oslo, med ansvar for telling, lagring, lageroversikt, bestilling fra lister/underleverandører, pakking av kurskit, distribusjon/transport til skoler og kurssteder, samt henting/retur og returhåndtering. Oppdraget er sesongpreget (hovedintensitet mars–juni) og omfatter løpende oppdatering og tilgjengeliggjøring av lagerstatus/oversikter til SO.

• Støttevirksomhet kan støtte leverandørers oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (ESPd/dokumentasjon kreves for støttevirksomhet).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring og ev. egne ESPD-skjema/tilhørende dokumentasjon fra støttevirksomhet.

  Kilde: Vedlegg 2 Del III Åpen anbudskonkurranse – Forpliktelseserklæring

• Tilbudsbrev skal leveres med bekreftelse på at leverandøren har lest/forstått konkurransegrunnlag og kontrakt/bilag, og at det vil leveres i henhold til dokumentene.Kilde: Vedlegg 3 Mal for tilbudsbrev – TILBUDSBREV
• Eventuelle avvik skal oppgis i tilbudsbrev, jf. konkurransegrunnlagets punkt 3.11.Kilde: Vedlegg 3 Mal for tilbudsbrev
• Kryss av for om avvik foreligger (JA/NEI) og vedståelsesfrist skal være bindende frem til frist i konkurransegrunnlagets punkt 3.3.Kilde: Vedlegg 3 Mal for tilbudsbrev
• Tilbudsbrev skal signeres av person med adgang til å forplikte virksomheten; firmaattest/fullmakt ved behov skal vedlegges hvis signerer ikke fremkommer av firmaattest.Kilde: Vedlegg 3 Mal for tilbudsbrev
• Opplysninger i tilbudsbrev: kontaktperson (navn, telefon, e-post) for tilbudet.Kilde: Vedlegg 3 Mal for tilbudsbrev
• Forpliktelseserklæring skal leveres dersom leverandør støtter seg på støttevirksomhet for å oppfylle kvalifikasjonskrav; støttevirksomhetens rådighet må bekreftes.Kilde: Vedlegg 2 Del III Åpen anbudskonkurranse – Forpliktelseserklæring

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

25.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Elektronisk betaling/oppgjør: all betaling og oppgjør skal skje med elektronisk betalingsmiddel og kunne dokumenteres.Kilde: Bilag 6 Endringer i Avtalen etter avtaleinngåelsen – SSA-O bilag (nytt punkt 3.8)
• Krav om elektronisk utbetaling av lønn: lønn/vederlag til arbeideres bankkonto uten kostnad for arbeideren.Kilde: SSA-O bilag (nytt punkt 3.9)
• Krav om yrkesmessig integritet og dokumentasjonsplikt ved berettiget tvil; Oslo kommune kan heve/kreve utskiftning ved manglende dokumentasjon.Kilde: SSA-O bilag (nytt punkt 3.10)
• Oppdragsgivers rett til revisjon og stedlig kontroll: Leverandør må vederlagsfritt stille ressurser og oversende dokumentasjon; omfatter også underleverandører; tillitsvalgte kan ikke nektes adgang.Kilde: SSA-O bilag (nytt punkt 3.11)
• Krav om oppfyllelse av skatte- og avgiftsforpliktelser; attest for skatt/merverdiavgift (ikke eldre enn 6 måneder) kan kreves; gebyr ved brudd.Kilde: SSA-O bilag (nytt punkt 3.13)
• Begrensning i antall underleverandører i vertikal kjede (maks. [ett ledd] angitt) og regler ved brudd.Kilde: SSA-O bilag (nytt punkt 3.14)
• Transport/utslipp: Leverandør skal kun benytte nullutslippskjøretøy (batterielektrisk/hydrogen) eller biogasskjøretøy som minimum oppfyller euroklasse 6/VI.Kilde: SSA-O bilag (nytt punkt – kjøretøykrav)
• Lønns- og arbeidsvilkår og dokumentasjonsplikt: ikke dårligere vilkår enn allmenngjort/lovsikret tariff; dokumentasjon kan kreves; rett til dagbot ved brudd.Kilde: SSA-O bilag (Bilag 6 – krav til lønns- og arbeidsvilkår, samt SSA-O generell tekst punkt 5.5 og dokumentasjon)

• Kvalifikasjonskrav utover støttevirksomhet fremgår ikke av innsendt tekst (henviser til konkurransegrunnlagets punkt 4.2, men innhold er ikke inkludert).
• Tildelingskriterier og vekting fremgår ikke av den vedlagte teksten (ingen konkrete kriterier/vekter er trukket ut).
• I SSA-O bilag er enkelte detaljer om underleverandørlledd markert som [ett ledd] (ikke utfylt), som gjør nøyaktig terskel usikker.
• Tilbudsbrev viser til konkurransegrunnlagets punkt 3.11 og 3.3, men selve teksten i konkurransegrunnlaget er ikke inkludert; kun henvisning er tilgjengelig.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 4 (kravspesifikasjonen) står det under 1.2–1.3 at leverandøren skal stille med fast kontaktperson og at denne skal ha ansvar for løpende oppfølging. Kan oppdragsgiver bekrefte at kontaktpersonen ikke nødvendigvis må være den som fysisk utfører alle lager- og logistikkaktiviteter, men at den (rolle) har styring/oppfølging og sørger for stedfortredelse ved fravær?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandøren er det viktig å prise riktig bemanning/organisering og unngå at man tolker kravet som at samme person må utføre alt.

   Kilde: Vedlegg 4, krav 1.2–1.3

2. I Vedlegg 4 krav 2.2–2.4 fremgår det at stedfortreder(e) skal være tilgjengelig og at leverandøren skal beskrive intern informasjonsflyt/kompetanseoverføring slik at flere ressurser kan overta uten kvalitetstap eller forsinkelser. Hvilke minimumskrav til antall stedfortredere og tilgjengelighet (f.eks. dekning i sommerperioden, ukedager/helger) forventes fra leverandøren?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om dekning og tilgjengelighet påvirker bemanningskostnader og risiko for ikke å oppfylle “må krav”.

   Kilde: Vedlegg 4, krav 2.2–2.4

3. Vedlegg 4 krav 3.3–3.4 krever at lagerbeholdningen oppdateres fortløpende, og at lageroversikten skal være tilgjengelig for oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver presisere: (1) hva som menes med “fortløpende” (f.eks. daglig, per hendelse/registrering, eller innen X timer/døgn), og (2) hvordan tilgjengeligheten skal skje (f.eks. lesetilgang til WMS, rapporter, API)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: “Fortløpende” og “tilgjengelig” er sentrale for driftsoppsett/WMS-integrasjon og for korrekt prising.

   Kilde: Vedlegg 4, krav 3.3–3.4

4. I Vedlegg 5 ansvarsfordeling står det at SO leverer “lister og grunnlagsdata”, mens leverandøren skal oppdatere endringer fortløpende. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke leverings-/oppdateringsfrekvenser som gjelder for listene (standardutstyrslister og kursspesifikke lister), og hvor ofte endringer normalt kommuniseres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Frekvens og endringsomfang påvirker bemanningsbehov, planlegging og beregning av avvik/ekstraarbeid.

   Kilde: Vedlegg 5, “Lister og grunnlagsdata” og “Dokumentasjon og oppfølging”

5. I Bilag 6 (endringer i den generelle avtaleteksten) punkt 3.8–3.10 innføres flere seriøsitets-/betalingskrav (elektronisk betaling, EHF/elektronisk betalingsmiddel, elektronisk utbetaling av lønn, samt dokumentasjonsplikt og gebyrer). Kan oppdragsgiver bekrefte at disse kravene gjelder for leverandøren som arbeidsgiver (og eventuelle underleverandører der det er relevant), og at kontraktsprisen skal kompensere for dette innenfor rammene av tilbudsprisen (uten tillegg med mindre bilag 5 spesifiserer noe)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om kravene innebærer fakturerbare tillegg eller kostnader som må tas i tilbudsprisen.

   Kilde: Vedlegg 4 (Bilag 6), punkt 3.8–3.10

6. Vedlegg 6 prisskjema har flere enhetspriser og volum kun som estimat (og frakt er spesifikt Oslo og omegn). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal prise: (1) avvik/ekstraarbeid når faktisk volum/antall linjer avviker fra estimatet, og (2) hvordan “kolli” skal telles ved retur når en pakkeenhet kan være sammensatt (samme definisjon som i prisskjema: eske/pakkkeenhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presis telle-/prislogikk reduserer risiko for feilprising og uenighet i faktura og oppgjør.

   Kilde: Vedlegg 6 (Prisskjema) + definisjon i teksten under tabellen

7. I Vedlegg 4 krav 4.5 og også i avtaleteksten/bilag fremgår krav om nullutslipps- eller biogasskjøretøy (Euroklasse 6/VI). Kan oppdragsgiver presisere hva som kreves dokumentert i tilbudet og/eller ved oppstart for å dokumentere kjøretøykravet (f.eks. kjøretøylisten, vognkort, CO2-klasse, kontrakt med transportør), og om kravet gjelder for både leveranser til kurssteder og henting/retur?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav og hvilke transportetapper som omfattes påvirker både leverandørens leveransemuligheter og risiko/administrasjon.

   Kilde: Vedlegg 4, krav 4.5 (samt Vedlegg 4 “Kravspesifikasjonen” generelt)

8. Vedlegg 4 krav 4.8 krever at leverandøren utarbeider og følger plan for distribusjon og innhenting i samarbeid med oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver angi forutsatt “mal” eller minimumskrav til planen (innhold, detaljeringsnivå, tidshorisont) og når planen må være levert (dato/frist i forhold til oppstart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planleggingsarbeid og leveringsdato for plan kan påvirke tilbudt timebruk og operativ kapasitet i sesongstart.

   Kilde: Vedlegg 4, krav 4.8

9. I Vedlegg 4 krav 4.9–4.11 og Vedlegg 6 prisskjema fremgår det at ettersendinger, mangler og sortering/videre håndtering skal håndteres etter føringer. Kan oppdragsgiver konkretisere hvordan oppdragsgiver gir føringer ved mangler (f.eks. godkjenningsflyt, e-post/SO-system), og innen hvilken tidsfrist slike føringer normalt gis etter varemottak/return?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tid til avklaringer påvirker lagerarbeid, “ekstraarbeid/avvik”-forbruk og leveringssikkerhet.

   Kilde: Vedlegg 4, krav 4.9–4.11 (og Vedlegg 6 “Ekstraarbeid / avvik”)