Innleie av bistand RAMS

Anskaffelsen gjelder innleie av inntil to konsulenter for faglig bistand innen RAMS (reliability, availability, maintainability, safety), vedlikeholdsutvikling, logistikk og flåtestyring. Konsulentene skal bl.a. analysere vedlikeholdsdata, utvikle prognose- og rapporteringsverktøy, oppdatere vedlikeholdsrelatert dokumentasjon og utarbeide beslutningsgrunnlag for vedlikeholdsstrategier, reservedeler og ressurs-/kapasitetsplanlegging. Kontrakten gjelder fra september 2026 til 31.12.2026, med opsjon(er) for forlengelse (samlet maks 12 måneder fra kontraktsoppstart).

• Leverandøren må ha oppfylt forpliktelser med hensyn til betaling av skatt og arbeidsgiveravgift (og merverdiavgift), med attest ikke eldre enn 6 måneder fra søknadsfristens utløp.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift fra skattemyndighetene (ikke eldre enn 6 måneder). Eventuelle restanser/misligheter må begrunnes. Utenlandske leverandører: tilstrekkelig dokumentasjon for oppfyllelse i staten de er etablert i. (Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten. (pkt. 3.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2
• Leverandøren skal disponere et etablert RAMS-fagmiljø med dokumentert erfaring fra RAMS-arbeid innen jernbane, annen transportsektor eller tilsvarende sikkerhetskritisk industri.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av RAMS-fagmiljø (antall ansatte og/eller faste tilknyttede ressurser som arbeider med RAMS-relaterte tjenester). (pkt. 3.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3
• Leverandøren skal levere liste over tre (3) mest relevante oppdrag gjennomført de siste fem (5) årene. Minst ett referanseoppdrag skal omfatte RAMS-arbeid knyttet til jernbanemateriell og/eller vedlikeholdsoptimalisering/vedlikeholdsprogrammer/analyse av vedlikeholdsdata el. arbeid relatert til drift og vedlikehold av rullende materiell.

  Dokumentasjon: Opplysninger per oppdrag: oppdragsgiver, oppdragets navn, meget kort beskrivelse av arbeidets art, tidsperiode, oppdragets verdi/omfang, kontaktperson hos oppdragsgiver med telefon og e-post. Oppdragsgiver kan kontakte referanser; leverandøren er ansvarlig for å dokumentere relevans. (pkt. 3.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3
• Leverandøren skal ha implementert tiltak og systemer for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i egen virksomhet og i leverandørkjeden.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens system for arbeidet. Dokumentasjonen skal inneholde: (i) leverandørens retningslinjer/policy for menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter, (ii) leverandørens etiske krav (code of conduct) el. lignende som gjelder for leverandører/underleverandører i leverandørkjeden, (iii) beskrivelse av rutiner/prosesser for aktsomhetsvurderinger. (pkt. 3.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4
• Leverandøren skal levere ESPD (europeisk egenerklæringsskjema) som foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav oppfylles og at det ikke foreligger grunner for avvisning.

  Dokumentasjon: ESPD fylles ut i Ivalua (ESPD/Spørreskjema). Kan lastes ned i Excelformat til bruk for underleverandører, der ESPD-besvarelse lastes opp som del av tilbudet. (pkt. 3.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.5
• Leverandører som omfattes av Ukrainaforskriften (restriktive tiltak) skal ikke kontraheres; leverandør skal levere egenerklæring om russisk involvering.

  Dokumentasjon: Egenerklæring om russisk involvering (Vedlegg S) der leverandør erklærer at det ikke er russisk involvering, og bekrefter at leverandøren ikke er russisk statsborger/ikke bosatt i Russland/ikke etablert i Russland og at eierskap ikke overstiger 50% av personer nevnt i erklæringen. (pkt. 1.10 + Vedlegg S)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.10; Vedlegg S

• Følgebrev til forespørsel om å bli kvalifisert (kvalifikasjonssøknad) – innlevering som del av forespørsel om deltakelse.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.7 (dokumentoversikt: Dokumentnr. 1) / Vedlegg K
• Eventuell forpliktelseserklæring for støtte fra andre virksomheter/underleverandører ved behov for å oppfylle kvalifikasjonskrav (bindende erklæring/avtale etter pkt. 3.6).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.7 (Dokumentnr. 2) / Vedlegg F
• Dokumentasjon som svarer på kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget (skriftlig grunnlag i kvalifikasjonsfasen).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.7 (Dokumentnr. 3)
• ESPD egenerklæringsskjema: besvares elektronisk i Ivalua under ESPD/Spørreskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.7 (Dokumentnr. 4)
• Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser (Vedlegg S) – skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.7 (Dokumentnr. 5) / Vedlegg S
• Tilbudsinnlevering (etter invitasjon): signert tilbudsbrev, jf. mal L.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (Dokumentnr. 1) / Vedlegg L
• Tilbud: leverandørens tilbud som inkluderer CV for tilbudte konsulent(er), timepriser og mulig oppstartsdato.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (Dokumentnr. 2) / Vedlegg (CV/timepris/oppsatt i tilbudet)
• Liste over eventuelle forbehold eller avvik til kontraktsvilkår eller kravspesifikasjonen.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (Dokumentnr. 4) / Vedlegg E
• Tilbud skal leveres elektronisk i Ivalua (vy-supplier). Tilbud mottatt etter tilbudsfrist avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsomfang/leveranse: faglig bistand under Kundens ledelse for å etablere/videreutvikle vedlikeholdsorganisasjon og gi analyser, prognoser og dokumentasjonsarbeid innen RAMS mv.; inntil to konsulenter. (SSA-B enkel, pkt. 1.1)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 1.1
• Varighet og opsjon: kontrakt fra september 2026 til 31.12.2026, med opsjon(er) for forlengelse én eller flere ganger (samlet maks 12 måneder fra kontraktsoppstart). Opsjon utøves senest 1 måned før utløp. (SSA-B enkel, pkt. 4.1)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 4.1
• Avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel, og skal betale allerede utført arbeid + dokumenterte omdisponeringskostnader + andre direkte kostnader som følge av avbestillingen. (SSA-B enkel pkt. 4.2)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 4.2
• Midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med min. 5 dagers varsel; Kunden erstatter dokumenterte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader. (SSA-B enkel pkt. 4.3)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 4.3
• Nøkkelpersonell: skifte av nøkkelpersonell hos Konsulenten krever Kundens godkjenning (kan ikke nektes uten saklig grunn); kostnader ved kompetanseoverføring ved bytte som skyldes Konsulenten bæres av Konsulenten. (SSA-B enkel pkt. 5.2)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 5.2
• Taushetsplikt: konfidensiell håndtering av informasjon, med varighet til 5 år etter avtalens opphør (med mindre lov/forskrift tilsier annet). (SSA-B enkel pkt. 5.3)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 5.3
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav om at ansatte direkte medvirkende ikke skal ha dårligere lønns-/arbeidsvilkår enn allmenngjort tariffavtale (der dekkes) eller landsomfattende tariffavtale (ellers), samt dokumentasjonsplikt og sanksjoner/dagbot ved brudd. (SSA-B enkel pkt. 5.4.1-5.4.3)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 5.4.1-5.4.3
• Vederlag og betaling: timepris (oppgitt som alternativ 2 i avtaleutkastet) og fakturering etterskuddsvis pr. måned; betaling 30 dager. Reise- og diettkostnader etter satser; ikke lunsj; reisekostnader til bestemte adresser kan ikke faktureres. (SSA-B enkel pkt. 6.1-6.2)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 6.1-6.2
• Elektronisk faktura: krav om EHF i godkjent standardformat for offentlige virksomheter, ellers kan Kunden holde tilbake betaling til krav oppfylles. (SSA-B enkel pkt. 6.2)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 6.2
• Prisendring: priser faste frem til 31.12.2026; senere justering ved utøvelse av opsjon iht. prisendringsmekanisme. (SSA-B enkel pkt. 6.5)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 6.5
• Opphavs- og eiendomsrett til resultater: rettigheter til resultater tilfaller Kunden når betaling er skjedd (med begrensninger i lov/annen avtale); Konsulenten beholder rettigheter til egne verktøy/metodegrunnlag; Kunden beholder rettigheter til egne data. (SSA-B enkel pkt. 7)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 7
• Mislighold/sanksjoner: prisavslag ved avhjelpning uten suksess; Kundens tilbakeholdsrett ved mislighold; heving ved vesentlig mislighold; erstatning begrenset til direkte tap og ikke indirekte tap. (SSA-B enkel pkt. 8.1-8.3.5)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 8.1-8.3.5
• Forsikringer: Konsulenten skal ha ansvars- og risikoforsikring tilstrekkelig for Kundens krav som følger av avtalen. (SSA-B enkel pkt. 9.1.2)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 9.1.2
• Force majeure og tvisteløsning: varslingsplikt ved ekstraordinære forhold; tvister søkes løst ved forhandlinger, deretter mekling; lovvalg/verneting ved Kundens forretningsadresse (norske domstoler, evt. voldgift avtales). (SSA-B enkel pkt. 9.4-10.3)Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 9.4, 10.1-10.3

• Kvalifikasjonskrav knyttet til «tilgjengelig RAMS-fagmiljø» og referanser er beskrevet, men det fremgår ikke eksplisitt om dette gjelder alle tilbydere eller om det er unntak/tillegg for støtte fra andre virksomheter utover generell støttebestemmelse (pkt. 3.6).
• I SSA-B enkel-utkastet er det flere felter markert som skulle fylles ut (f.eks. bemyndiget representant for Leverandøren i punkt 2.1, nøkkelpersonell, oppstartsdato/arbeidsstartdato). Det er dermed uklart hvilke konkrete verdier som faktisk blir kontraktsfestet.
• Konkurransegrunnlaget viser timepris som 50% kriterium og tilgjengelighet som oppstartsdato (10%), men den konkrete skalerings-/poengsettingsmetoden er ikke angitt utover «relativ modell» (beste besvarelse får høyeste poeng).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kvalifikasjonskravene i punkt 3.3 bes dere om å «disponere et etablert RAMS-fagmiljø» og levere «liste over tre (3) mest relevante oppdrag» mv. Gjelder kravet om at RAMS-fagmiljø og referanseoppdrag skal være knyttet til leverandøren selv, eller kan RAMS-fagmiljø/referanser bygges på dokumentert støtte fra andre virksomheter etter punkt 3.6?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om kvalifikasjonen kan støttes via andre selskaper (og i så fall hvordan dette dokumenteres), slik at man ikke risikerer avvisning eller feil kvalifikasjonsgrunnlag.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3 og 3.6

2. Når leverandøren støtter seg på andre virksomheter etter punkt 3.6: Hvordan skal det praktisk dokumenteres at de støttende virksomhetene «skal utføre arbeidene som krever slike kvalifikasjoner» – forventes det at dette avklares allerede i kvalifikasjonsfasen, eller først i tilbuds-/forhandlingsfasen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning kan påvirke både kvalifikasjonssøknaden og hvor bindende forpliktelsesgrunnlaget blir før tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.6

3. I SSA-B enkel, punkt 2.1 (Partenes representanter) er Leverandørens «bemyndiget representant» angitt med felter som skal fylles ut. Hvilke(n) person(er)/rolle(r) skal leverandøren legge inn her i tilbudsfasen – og forventes dette å være identisk med «bemyndiget representant fra leverandør» i Tilbudsbrev (vedlegg L), eller kan dette være ulike personer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik utfylling kan gi formelle feil i tilbud/kontrakt og skape unødvendig avklaring i etterkant.

   Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 2.1; Vedlegg L (Tilbudsbrev)

4. SSA-B enkel, punkt 4.1 («Arbeidet skal påbegynnes: (dato)») er ikke utfylt i utkastet. Skal «oppstartsdato» som oppgis i tilbudet være samme dato som i SSA-B enkel punkt 4.1, og hvordan vil oppdragsgiver bruke/fastsette denne datoen ved evaluering (timepris 50%, kvalitet 40%, tilgjengelighet 10%)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilken dato som faktisk blir kontraktsfestet og hvilken dato som styrer evalueringen av kriteriet tilgjengelighet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1; SSA-B enkel 2026 pkt. 4.1; Konkurransegrunnlag pkt. 5.2 (oppstartsdato i tilbud)

5. Tildelingsmodellen beskrives som «relativ modell, hvor den beste besvarelsen på hvert kriterium får høyeste poeng». Kan oppdragsgiver spesifisere beregningen for de tre tildelingskriteriene (særlig hvordan poeng for «Tilgjengelighet - oppstartsdato 10%» skaleres når flere konsulenter/tilbudsvarianter leveres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig poengsettingsmetode kan føre til feil prising/planlegging og uforutsigbar evaluering ved forhandling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 og 7.1

6. Dere skriver at «Leverandørene kan levere tilbud på 1 eller flere konsulenter» og at oppdragsgiver kan velge sammensetningen som gir «beste forholdet mellom pris og kvalitet». Hvilken sammenstilling vil bli evaluert når det leveres tilbud med ulikt antall konsulenter (1 vs 2) – evalueres begge kriterier (tidpris/kompetanse/tilgjengelighet) for én konsulent, to konsulenter, eller på en annen måte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Evalueringen må være forståelig for å kunne gi riktig tilbud (f.eks. pris og bemanningsalternativ) og for å unngå at leverandør blir «uheldig» evaluert pga. antall konsulenter.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.3; pkt. 5.2/5.3; pkt. 7.1

7. Kontraktsavbestilling (SSA-B enkel pkt. 4.2) innebærer at kunden betaler: (1) beløp til gode for allerede utført arbeid, (2) dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell og (3) andre direkte kostnader. Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell» (f.eks. bortfall av annen oppdragstid, interne kostnader, reise, tid allokert), og hvilke kostnadstyper som typisk godtas/ikke godtas?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens risikobilde og prising, spesielt siden kontrakten er kort (sept–des) og det kan være begrenset tid til å hente inn kostnader.

   Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 4.2

8. SSA-B enkel pkt. 4.3 gir kunden rett til å kreve midlertidig stans med 5 dagers varsel, og da skal kunden erstatte dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering samt andre direkte kostnader. Samme avklaringsspørsmål: Hva regnes som «andre direkte kostnader» i praksis, og hvordan fastsettes omfanget dersom konsulentressursen kan benyttes på andre oppgaver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det finnes en mulig «dobbelttelling»- eller avgrensningsrisiko for leverandørens kostnader som bør avklares før tilbud.

   Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 4.3

9. I SSA-B enkel pkt. 6.1 står «Reise- og diettkostnader dekkes etter følgende satser», men satser er ikke synlig i utdraget, og det står at lunsj ikke faktureres. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke satser som gjelder (inkl. eventuelle begrensninger), og om/under hvilke forutsetninger konsulenten kan fakturere reiseutgifter utover «til andre lokasjoner»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende synlige satser gjør det vanskelig å prise utlegg korrekt og kan skape avvik senere i fakturering.

   Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 6.1

10. I SSA-B enkel pkt. 6.2 skal alle fakturaer for løpende timer vedlegges «detaljert spesifikasjon av påløpte timer». Hvilket format/innhold krever oppdragsgiver for timelister (f.eks. tidsintervall, arbeidsbeskrivelse, oppgave/koststed, konsulentnavn, referanse til leveranse/aktivitetskode)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne innrette faktureringsrutiner og dokumentasjon for å unngå betalingsforsinkelser eller tvister om fakturagrunnlaget.

    Kilde: SSA-B enkel 2026 pkt. 6.2