Rådgivning og gjennomføring av gjenbruk og redesign av interiør

Avtale om rådgivning og gjennomføring av gjenbruk og redesign av interiør. Leverandøren skal bistå med vurdering, utvikling og gjennomføring av tiltak på eksisterende møbler og inventar (ombruk, gjenbruk, reparasjon og redesign). Oppdraget er planlagt ferdigstilt feb.–mars 2027 i forkant av innflytting april 2027. Avtalen omfatter både operative tjenester (tiltak på produkter) og ikke-operative tjenester (rådgivning/leveransemodell: beslutningsstøtte, planlegging, koordinering, dokumentasjon og rapportering). Nye møbler anskaffes ikke.

• Leverandøren skal levere etterspurt dokumentasjon på kvalifikasjonskrav for tekniske/faglige og økonomiske/finansielle forhold.

  Dokumentasjon: Beskrives i Del A kap. 5.4 (dokumentasjon til tilbudet for å oppfylle kvalifikasjonskrav) og kap. 7 (forpliktelseserklæring, skatteattest, registrering, kredittvurdering, teknisk/faglig gjennomføringsevne, erfaring, samt miljø- og kvalitetssikringssystem).

  Kilde: Del A kap. 5.4 og kap. 7
• Forpliktelseserklæring ved støtte på andre foretaks kapasitet (økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/e.l. signert av støtteforetak (vedlagt mal), når leverandøren støtter seg på andre for å oppfylle krav.

  Kilde: Del A kap. 7.1; Del A vedlegg «Forpliktelseserklæring»
• Skatteattest (norske leverandører).

  Dokumentasjon: Attest fra skattedirektoratet for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist (innhentes av oppdragsgiver via eBevis).

  Kilde: Del A kap. 7.2
• Registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister (juridisk/organisatorisk stilling).

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest (innhentes via eBevis). Utenlandske: bekreftelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Del A kap. 7.3
• Økonomisk og finansiell kapasitet (kredittverdighet/soliditet).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). Ved manglende grunnlag: garantierklæring fra bank/liknende eller morselskapsgaranti eller annen egnet dokumentasjon.

  Kilde: Del A kap. 7.4
• Teknisk og faglig kvalifikasjoner: gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Kort overordnet beskrivelse: kjernekompetanse, organisering/eierforhold, hvordan kontrakten organiseres (inkl. hvilke deler underleverandør ivaretar). Ved bruk av underleverandør: forpliktelseserklæring etter 7.1.

  Kilde: Del A kap. 7.5
• Teknisk og faglig kvalifikasjoner: erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil 3 de siste 3 årene).

  Dokumentasjon: Oppdragsbeskrivelser som minimum inneholder: kundens navn, referanseperson (navn/telefon/e-post), kort beskrivelse, tidspunkt, omfang (beløp), dokumentert gjenbruk/redesign og dokumenterte miljøgevinster. Oppdragsgiver kan verifisere referanser.

  Kilde: Del A kap. 7.5
• Miljøledelsessystem (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Beskrivelse; ved sertifisering: kopi av gyldig sertifikat (hvis tiltak er omfattet av sertifiseringsordningen).

  Kilde: Del A kap. 7.5
• Kvalitetssikringssystem (ISO 9001 eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Beskrivelse; ved sertifisering: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del A kap. 7.5

• Signert tilbudsbrev med opplysninger og bekreftelse av vedståelsesfrist og forpliktende underskrift.Kilde: Del A kap. 5.4 (Tilbudsutforming, tabell for dokumentasjon)
• Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (tekniske og faglige kvalifikasjoner) i «Kvalifikasjon – Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner»-fil.Kilde: Del A kap. 5.4 (filnavn/logisk dokumentasjon)
• Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (økonomiske og finansielle kapasitet) – «Kredittvurdering».Kilde: Del A kap. 5.4 (filnavn/logisk dokumentasjon)
• Forpliktelseserklæring(er) kun dersom leverandøren støtter seg på kapasitet fra andre foretak; sendes med filnavn «Forpliktelseserklæring <...>.pdf».Kilde: Del A kap. 5.4
• Avvik/forbehold skal leveres med utfylt «Besvarelsesmal – Leverandørens avvik» dersom avvik finnes.Kilde: Del A kap. 5.3 og 5.4; «Besvarelsesmal – Leverandørens avvik»
• Besvarelsesmal for bruk av lærlinger (dokumentasjon på lærebedrift/godkjenning, antall lærlinger, plan for kontraktsoppstart mv.).Kilde: Del A kap. 3.2; «Besvarelsesmal – Lærlinger»; Del A kap. 5.4
• Leverandøren skal levere hele Del B (bilag/vedlegg) i sine besvarelser: «Tilbud – <leverandørnavn>.pdf» (besvarelse av kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon) og utfylte bilag (bl.a. prisbilag og CV-mal).Kilde: Del A kap. 5.4 (dokumentasjon for oppfyllelse av kravspesifikasjon og tildelingskriterier)
• Prisbilag: vedlegg 3 Prisskjema skal være utfylt og vedlagt (Excel) i «Prisbilag – <leverandørnavn>.xls».Kilde: Del A kap. 5.4
• Bilag 4 Administrative bestemmelser: vedlegg/levering av ferdig utfylt CV-mal for nøkkelpersonell («Nøkkelpersonell – <leverandørnavn>.pdf»).Kilde: Del A kap. 5.4
• Sladdet tilbud: sladdet versjon av tilbudsdokumenter i én fil, i tillegg til usladdet der alle dokumenter skal leveres i sladdet versjon også når ingen sladding utføres.Kilde: Del A kap. 5.4 (Sladdet tilbud)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Operative tjenester (ombruk/fornying): fastpris/stykkpris per tiltak i Prisskjema 1 skal inkludere transport og lagring av møbler og inventar; fast pris dekker arbeid definert i prislinjen.Kilde: Del B Vedlegg 3 Instruks til tilbyder for pristabell 1
• Ikke-operativ leveranse: fastpris skal dekke helhetlig leveransemodell (rådgivning, beslutningsstøtte, planlegging, koordinering, dokumentasjon og rapportering) og ekskludere operative tjenester for gjennomføring av konkrete tiltak; baseres på estimert volum.Kilde: Del B Vedlegg 3 Instruks til tilbyder for pristabell 1 (prinsipper for prising og evaluering)
• Endringer i volum/tiltak skal ikke påvirke stykkpris i pristabell 1; pristabellens enhetspriser/kalkyleforutsetninger skal benyttes ved tilsvarende tiltak.Kilde: Del B Vedlegg 3 Instruks til tilbyder for pristabell 1
• Opsjoner (rent redesign): timepriser per fagrolle inngår ikke i evaluering, men danner grunnlag for tilleggstjenester; bestilles ved behov.Kilde: Del B Vedlegg 3 Instruks til tilbyder for pristabell 2
• Fast kontaktperson i kontraktsperioden; høy tilgjengelighet; endring varsles i rimelig tid og innsiktsoverføring skal ikke faktureres.Kilde: Bilag 1 Kundens behov- og kravspesifikasjon, minimumskrav M1
• Samspill og samarbeid tett med Kunden og interiørarkitekt for vurdering av funksjon, kvalitet, estetikk og estimert restlevetid.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M2
• Taushet: leverandørens ansatte som skal inn i lokaler skal signere taushetserklæring.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M3
• Montering og justering av møbler på anviste plasser inkludert i tjenesten.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M4
• Selvsyn og utprøving: Kunden skal kunne bekrefte kvalitet underveis og ved resultat.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M5
• Transport: leverandør skal hente og levere møbler hos Kunden (egen transport eller underleverandør).Kilde: Bilag 1 minimumskrav M6
• Bilpark ved transport: nullutslippsbiler eller Euroklasse 6 benyttes ved behov.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M7
• Overskuddsmaterialer: overskudd fra reparasjon/redesign skal alltid tilbys tilbake til Kunden; avhendes iht. gjeldende regler hvis Kunden ikke tar imot.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M8
• Rapport: detaljert rapport basert på klima- og miljøeffekter; leveres for hovedprosjekt innen 30. juni 2027.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M9
• Forsinkelse skyldes Leverandøren: skaffe egnede lånemøbler uten ugrunnet opphold og for egen regning.Kilde: Bilag 1 minimumskrav M10
• Fremdrift: leverandøren skal følge fremdriftsplan i Bilag 3; overordnet fremdriftsplan skal vise leveranse/montering innen utgangen av mars 2027.Kilde: Bilag 3 + Avtale/krav K2 (gjennomføring)
• Garantier og service: redegjørelse for garantitider (materialer og utført arbeid) og hvordan service/garanti understøtter forlenget levetid og videre ombruk.Kilde: Krav K3 (Bilag 1 evalueringskrav Kvalitet)
• Logistikk og mellomlagring: redegjøre for mellomlagring inkl. kapasitet, sikkerhet og forsikring, samt merking/sporbarhet; håndtering når møbler er i daglig bruk.Kilde: Krav K4 (Bilag 1 evalueringskrav Kvalitet)
• Lærlingkrav: leverandøren skal være tilknyttet lærlingordning; minst 10% av arbeidede timer utføres av lærlinger; minst én lærling som deltar. Fagfelt: møbeltapetsererfaget. (Dokumenteres ved oppstart og på anmodning; timelister ved anmodning.)Kilde: Del A kap. 3.2; Avtale Del B kap. 6
• Faktura og betalingskrav: fakturering etterskuddsvis per måned; EHF-faktura; merking med org.nr, bestillingsnummer og avtalenummer/saksnummer. Reise-/diett dekkes kun avtalt; utlegg dekkes hvis avtalt.Kilde: Avtale Del B kap. 10.1-10.2
• Informasjonssikkerhet: leverandør skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet/integritet/tilgjengelighet; holde Kundens data atskilt fra tredjeparts data.Kilde: Avtale Del B kap. 8
• Risiko for dokumentasjon/materialer: leverandøren har risiko og ansvar for materiale som skades/ødelegges mens det er under leverandørens kontroll.Kilde: Avtale Del B kap. 7
• Forsikring: leverandøren skal ha tilstrekkelige forsikringer til å dekke krav fra Kunden innenfor rammen av ordinære vilkår.Kilde: Avtale Del B kap. 13.1

• I prisskjemaet i utdraget står enkelte «Pris / stk» og «Totalpris» som «0»/«#VALUE!» for flere linjer; grunnlaget for reell evaluering (konkrete priser) fremgår ikke av teksten.
• Tilhørende «minimumskrav»-tabell henviser til Bilag 2 (leverandørens løsningsbeskrivelse), men selve evaluerings-/tildelingsmalene fra Del A kap. 8.3 er ikke fullt detaljert i utdraget utover K1-K4 og miljøpunktene.
• Avtaletekst viser generelle kontraktsvilkår (mislighold, erstatning, heving), men spesifikke dagbot/konkrete frister for enkeltdel-leveranser er ikke oppgitt i den medfølgende teksten utover overordnet mars 2027 og rapportfrist 30. juni 2027.
• «Tidligere flyttet virksomhet» og omfangstall for møbler finnes ikke som konkrete mengder i utdraget; det omtales at omfang kan fastsettes senere i samarbeid.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det at «totalprisen fremkommer i prisskjemaet» vil bli evaluert, men utdraget viser «0»/«#VALUE!» på flere linjer i vedlegg 3 Prisskjema. Kan dere bekrefte hvilke konkrete prisskjema-linjer (kostnadskomponenter) som faktisk inngår i evaluert totalpris, og om alle linjer må fylles med faktiske enhetspriser som grunnlag for en korrekt totalpris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke priser som teller i evalueringen for å kunne prise riktig og unngå å levere et tilbud som får utilsiktet lav/høy totalpris.

   Kilde: Del A kap. 8.3 Tildelingskriterier (Pris) og Del A kap. 5.4 Tilbudsutforming / Vedlegg 3 Prisskjema

2. Når dere bruker lineær poengmodell for priskriteriet («nullpunkt ved det doble av laveste konkurransepris»), kan dere beskrive hvordan dere beregner «laveste konkurransepris» – er det lavest evaluerte totalpris blant alle innkomne tilbud, og gjelder det også tilbud som eventuelt inneholder avvik (så lenge tilbudet ikke avvises)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i beregningsgrunnlaget kan påvirke leverandørens prisstrategi og forståelsen av hvordan tilbud rangeres.

   Kilde: Del A kap. 8.4.2 Evaluering av pris / kostnad

3. Under kvalitetskriteriet oppgis delkriteriene «Kompetanse og erfaring hos nøkkelpersonell», «Gjennomføring», «Garanti og service» og «Logistikk», men dokumentutdraget viser ikke nærmere vekt/underpunkter per del. Kan dere utdype hvilke konkrete elementer som vurderes under hver del, og hvordan disse delene vektlegges innenfor 45 % kvalitetsrammen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger mer presis forståelse av hvilke leveranser/tekstbidrag som gir uttelling for å kunne optimalisere tilbudets innhold.

   Kilde: Del A kap. 8.3 Tildelingskriterier (Kvalitet) samt Del A kap. 8.4.1 Evaluering av kvalitative tildelingskriterier

4. Under miljøkriteriet står det at dere vurderer: «Metode for vurdering av restlevetid», «Metode for beregning av klima- og miljøeffekter», «Håndtering av overskuddsmateriell» og «Produksjon og transport», og at de to første teller mest. Kan dere presisere hva dere konkret forventer at leverandøren beskriver for hver av de fire punktene (format/omfang, og om det skal knyttes til konkrete tiltak, beregningsmetode og/eller dokumentasjonstall)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkret forventningsavklaring kan leverandøren gi for generiske beskrivelser som ikke treffer evalueringsgrunnlaget.

   Kilde: Del A kap. 8.3 Tildelingskriterier (Miljø)

5. Det fremgår av pkt. 1.2.1 at oppdraget skal ferdigstilles i perioden februar–mars 2027 og i forkant av innflytting april 2027. Kan dere opplyse om det finnes konkrete milepæler for leveranse/rapportering (utover «rapportfrist 30. juni 2027» som er nevnt i avtaledel), og eventuelt hvordan dagbot/kontraktsmessige konsekvenser håndteres ved forsinkede enkeltdelleveranser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne planlegge kapasitet og risikopris hvis det finnes milepælsstyring og konkrete sanksjoner knyttet til frister/del-leveranser.

   Kilde: Del A kap. 1.2.1 Anskaffelsens formål (fremdrift) og Del A kap. 8.3 Tildelingskriterier (Gjennomføring/oppfyllelse) (samt kontraktsbilag del B, jf. Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan)

6. Kravspesifikasjonen ligger i Del B (Bilag 1) og leverandørens svar skal inn i Bilag 2. Kan dere bekrefte hvor «metode for vurdering av restlevetid» og «metode for beregning av klima- og miljøeffekter» er nærmere spesifisert i Bilag 1 (hvilke antakelser/verktøy/data som dere forventer at leverandøren bruker), slik at vi kan prise og beskrive korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke forutsetninger og metoder som etterspørres for å kunne levere sammenlignbare og evalueringsrelevante metoder.

   Kilde: Del A kap. 8.1 Kravspesifikasjon (Bilag 1) og Del A kap. 8.3 Tildelingskriterier (Miljø)

7. I pkt. 3.2 om lærlinger er «minst 10 % av arbeidede timer» og «minst én som deltar skal være lærling» samt fagfelt møbeltapetsererfaget. Kan dere presisere hvordan dere forventer at timeandelen beregnes i denne typen rådgivnings-/gjennomføringsoppdrag (gjelder det kun utførende arbeid i prosjektet, eller også rådgivning/ledelse), og hvordan kravet dokumenteres overfor SPK?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av hva som regnes som «arbeidede timer» er nødvendig for korrekt etterlevelse og for å unngå risiko i tilbudets gjennomføringsplan.

   Kilde: Del A kap. 3.2 Krav om bruk av lærlinger

8. Tildelingsmodellen oppgir «relativ poengmodell (endogen)» for kvalitative kriterier der beste tilbud gis 10 poeng og andre gis poeng ut fra relevante forskjeller. Kan dere beskrive hvordan dere normalt skiller mellom tilbud som fremstår «best» innen hvert delkriterium (hvilke typiske forbedringer gir 9–10 vs 6–8, osv.), slik at vi kan kalibrere ambisjonsnivået i besvarelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger en praktisk forståelse av terskler/grad av forbedring for å utforme dokumentasjonen målrettet.

   Kilde: Del A kap. 8.4.1 Evaluering av kvalitative tildelingskriterier

9. Det oppgis at «Avtalen vil ikke omfatte anskaffelse av nye møbler», men møbleringsplanene i vedlegg viser både ombruk/ombytting og «ny innkjøp» for enkelte rom. Kan dere klargjøre hvilke deler av leveransen som må leveres som ombruk/redesign, og hvilke eventuelle «ny innkjøp» som dere uansett håndterer selv (eller hvordan disse prises og omfattes/ikke omfattes av denne avtalen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om hvor grensen går mellom ombruk/redesign levert av leverandør vs. kundens/andre parters innkjøp påvirker kostnadsberegning og tilbudets omfang/risiko.

   Kilde: Del A kap. 1.2.1 Anskaffelsens formål (avtalen omfatter ikke nye møbler) og Del B (vedlegg/møbleringsplaner)